財務(wù)報銷審批流程清單（線上審批版）一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的財務(wù)報銷線上化管理，覆蓋日常運(yùn)營中各類費(fèi)用支出的審批流程。典型應(yīng)用場景包括：員工日常費(fèi)用報銷：如辦公用品采購、交通費(fèi)、通訊費(fèi)、差旅費(fèi)等常規(guī)支出；業(yè)務(wù)專項費(fèi)用報銷：如市場推廣活動費(fèi)、客戶招待費(fèi)、項目采購費(fèi)等與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的支出；員工墊付費(fèi)用報銷：如員工為公司業(yè)務(wù)先行墊付的款項（如展會門票、快遞費(fèi)等）；跨部門協(xié)作費(fèi)用分?jǐn)偅荷婕岸鄠€部門共同承擔(dān)的費(fèi)用（如聯(lián)合活動場地費(fèi)、設(shè)備共享費(fèi)等）。二、線上審批全流程操作指南（一）第一步：報銷申請發(fā)起操作人：費(fèi)用申請人（員工）操作系統(tǒng)：企業(yè)財務(wù)管理系統(tǒng)/OA系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)等）具體步驟：登錄系統(tǒng)：通過企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄財務(wù)管理系統(tǒng)，進(jìn)入“報銷管理”模塊；選擇報銷類型：根據(jù)實際支出勾選報銷類型（如“差旅費(fèi)”“辦公費(fèi)”“招待費(fèi)”等），系統(tǒng)自動匹配對應(yīng)審批模板；填寫基本信息：申請人姓名、所屬部門、聯(lián)系方式、報銷日期；報銷事由（需簡明扼要，如“項目市場調(diào)研差旅費(fèi)”“部門Q3辦公耗材采購”）；幣種（默認(rèn)人民幣，涉及外幣需注明匯率及折算金額）。錄入費(fèi)用明細(xì)：按行填寫費(fèi)用明細(xì)，每行需包含：費(fèi)用發(fā)生日期、費(fèi)用類別（系統(tǒng)下拉選擇，如“市內(nèi)交通費(fèi)”“住宿費(fèi)”“餐補(bǔ)”等）、金額（精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位）、發(fā)票/憑證號碼、業(yè)務(wù)說明（如“北京-高鐵票”“酒店住宿3晚”等）；若同一類別有多筆費(fèi)用，可合并填寫，但需注明總筆數(shù)及總金額。附件：必傳附件：合規(guī)發(fā)票（電子發(fā)票需PDF原件，紙質(zhì)發(fā)票需拍照，保證清晰完整）、費(fèi)用相關(guān)證明材料（如行程單、采購合同、驗收單等）；可選附件：特殊情況說明（如超標(biāo)準(zhǔn)報銷的申請理由、提前預(yù)支費(fèi)用的說明等）。提交申請：檢查信息無誤后，“提交”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至下一審批環(huán)節(jié)（部門負(fù)責(zé)人審核）。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核操作人：申請人所在部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）審核重點(diǎn)：費(fèi)用發(fā)生的真實性（是否為部門業(yè)務(wù)必需支出）；費(fèi)用預(yù)算的合理性（是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)）；報銷金額的準(zhǔn)確性（費(fèi)用明細(xì)與附件是否匹配，計算是否正確）。操作步驟：登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“待辦事項”查看需審核的報銷申請；逐項核對申請人填寫的報銷信息、的附件是否完整合規(guī)；審核通過：“同意”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：“駁回”，需填寫駁回理由（如“發(fā)票抬頭錯誤”“超出部門預(yù)算”“缺少采購合同”等），申請人修改后可重新提交。（三）第三步：財務(wù)部門復(fù)核操作人：財務(wù)專員/財務(wù)主管復(fù)核重點(diǎn)：票據(jù)合規(guī)性：發(fā)票真?zhèn)危赏ㄟ^稅務(wù)平臺驗證）、發(fā)票抬頭（需為公司全稱）、稅號、開票日期、發(fā)票內(nèi)容與實際支出是否一致（如“辦公用品”發(fā)票不能開成“餐飲費(fèi)”）；附件完整性：是否按規(guī)定了發(fā)票及證明材料（如差旅費(fèi)需附行程單、住宿發(fā)票）；報銷標(biāo)準(zhǔn)：是否符合公司費(fèi)用管理制度（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)人均標(biāo)準(zhǔn)等）；流程規(guī)范性：是否完成前序?qū)徟h(huán)節(jié)，申請人信息是否完整。操作步驟：登錄系統(tǒng)，接收部門負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)來的報銷申請；逐一復(fù)核上述重點(diǎn)內(nèi)容，必要時可通過系統(tǒng)聯(lián)系申請人補(bǔ)充材料；復(fù)核通過：“復(fù)核通過”，系統(tǒng)根據(jù)金額自動流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)；復(fù)核不通過：“駁回”，注明駁回原因（如“發(fā)票無效”“附件缺失”“超標(biāo)準(zhǔn)報銷未附申請說明”等），退回至申請人或部門負(fù)責(zé)人（根據(jù)問題環(huán)節(jié)決定）。（四）第四步：領(lǐng)導(dǎo)審批（分級授權(quán)）操作人：根據(jù)報銷金額確定審批領(lǐng)導(dǎo)（如分管副總、總經(jīng)理等）審批權(quán)限劃分（示例）：5,000元（含）以下：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)復(fù)核即可完成；5,000-20,000元（含）：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)主管+分管副總；20,000元以上：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)主管+分管副總+總經(jīng)理。操作步驟：登錄系統(tǒng)，查看需審批的報銷申請（系統(tǒng)自動顯示當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)及歷史審批記錄）；審批重點(diǎn)：大額支出的必要性、是否符合公司戰(zhàn)略或項目計劃、是否超出授權(quán)權(quán)限；審批通過：“同意”，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至財務(wù)支付環(huán)節(jié)；審批不通過：“駁回”，填寫駁回理由（如“支出與項目無關(guān)”“預(yù)算不足”等），流程退回至前一環(huán)節(jié)或申請人。（五）第五步：報銷款項支付操作人：出納操作步驟：收到財務(wù)復(fù)核通過的報銷申請后，核對最終審批金額與申請人信息；通過企業(yè)網(wǎng)銀/銀行對公賬戶支付款項，或?qū)有劫Y系統(tǒng)發(fā)放至員工個人賬戶（如墊付費(fèi)用報銷）；支付完成后，在系統(tǒng)中更新支付狀態(tài)（“已支付”“支付中”“支付失敗”），并記錄支付日期、流水號；若支付失敗（如賬戶信息錯誤），及時聯(lián)系申請人更新信息，重新支付。（六）第六步：電子檔案歸檔操作人：財務(wù)專員操作步驟：系統(tǒng)自動將審批完成的報銷申請（含附件、審批記錄）歸檔至“電子檔案庫”，按“部門+日期+報銷號”分類存儲；歸檔后，申請人及部門負(fù)責(zé)人可通過“報銷查詢”模塊查看歷史報銷記錄及支付狀態(tài)；定期（如每月）導(dǎo)出歸檔數(shù)據(jù)，備份至本地服務(wù)器或云端，保證數(shù)據(jù)安全。三、財務(wù)報銷申請單模板（線上版）基本信息字段名稱填寫說明示例申請人姓名員工工號+姓名（工號：A001）所屬部門申請人所在部門全稱市場營銷部聯(lián)系方式申請人手機(jī)號碼1385678報銷日期業(yè)務(wù)實際發(fā)生日期或集中報銷日期2023-10-08報銷類型系統(tǒng)下拉選擇（差旅費(fèi)/辦公費(fèi)等）差旅費(fèi)報銷事由簡明說明支出目的區(qū)域客戶拜訪差旅費(fèi)幣種默認(rèn)人民幣，外幣需標(biāo)注人民幣（CNY）申請總金額所有費(fèi)用明細(xì)合計（元）3,580.00費(fèi)用明細(xì)清單序號費(fèi)用發(fā)生日期費(fèi)用類別金額（元）發(fā)票號碼業(yè)務(wù)說明12023-10-05高鐵費(fèi)850.000112023001001北京-上海（G102次）22023-10-05住宿費(fèi)1,200.000112023001002上海酒店（2晚，標(biāo)準(zhǔn)間）32023-10-06市內(nèi)交通費(fèi)120.000112023001003地鐵、出租車費(fèi)用42023-10-06餐補(bǔ)1,410.0001120230010043天餐補(bǔ)（150元/天）合計3,580.00附件清單附件名稱附件類型時間文件大小備注北京-上海高鐵票發(fā)票（PDF）2023-10-0714:301.2MB電子發(fā)票住宿費(fèi)發(fā)票發(fā)票（PDF）2023-10-0714:320.8MB電子發(fā)票差旅行程單證明材料（JPG）2023-10-0714:350.5MB部門負(fù)責(zé)人簽字審批流程記錄審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時間部門審核李*（市場部經(jīng)理）同意2023-10-0809:15財務(wù)復(fù)核王*（財務(wù)主管）同意2023-10-0810:30分管副總審批趙*（分管副總）同意2023-10-0811:45支付狀態(tài)出納（劉*）已支付（流水號：2023100800123）2023-10-0815:00四、操作要點(diǎn)與常見問題提示（一）票據(jù)規(guī)范要求發(fā)票需為“增值稅普通發(fā)票”或“增值稅專用發(fā)票”，抬頭必須為公司全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致），稅號準(zhǔn)確無誤；電子發(fā)票需PDF原件，截圖、紙質(zhì)發(fā)票拍照需清晰（可辨認(rèn)發(fā)票代碼、號碼、金額等信息）；發(fā)票內(nèi)容需與實際支出一致，如“會議費(fèi)”發(fā)票不能開具“禮品”，“咨詢費(fèi)”需附咨詢服務(wù)合同；連號發(fā)票需逐張，不得合并開具（如多張小額發(fā)票需分別列明細(xì)）。（二）報銷時限管理常規(guī)費(fèi)用需在業(yè)務(wù)發(fā)生后15個工作日內(nèi)提交報銷申請，逾期需在申請中注明原因（如“出差延遲返回”），部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；差旅費(fèi)可在出差結(jié)束后7個工作日內(nèi)集中提交，需附出差審批單（系統(tǒng)內(nèi)或紙質(zhì)版）；月度最后一周（25-31日）截止當(dāng)月報銷申請，逾期順延至次月處理。（三）審批權(quán)限設(shè)置嚴(yán)格按照公司《財務(wù)管理制度》劃分審批權(quán)限，不得越級審批或代簽；分管副總審批時，需同步查看該筆費(fèi)用是否在項目預(yù)算內(nèi)（系統(tǒng)可關(guān)聯(lián)項目模塊）；總經(jīng)理審批僅限20,000元以上支出或特殊事項（如突發(fā)應(yīng)急費(fèi)用），需附總經(jīng)理辦公會決議（如適用）。（四）附件標(biāo)準(zhǔn)所有附件需命名規(guī)范，格式為“附件名稱+日期+發(fā)票號”（如“高鐵票_20231005_0112023001001”）；單個附件大小不超過10MB，超過需壓縮或分卷；項目類報銷需附項目立項批復(fù)、驗收報告等材料，跨部門費(fèi)用需附費(fèi)用分?jǐn)傉f明（各部門負(fù)責(zé)人簽字）。（五）異常情況處理發(fā)票丟失：需填寫《發(fā)票丟失說明》（部門負(fù)責(zé)人簽字），附稅務(wù)部門開具的《發(fā)票掛失/丟失證明》，財務(wù)部門審核后可憑其他憑證報銷；緊急報銷：如遇突發(fā)事件（如客戶緊急接待），可通過系統(tǒng)“綠色通道”