行政辦公樓采購流程規(guī)范為規(guī)范行政辦公樓各項(xiàng)物資、服務(wù)及小型工程的采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，確保采購過程的公開、公平、公正，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本流程規(guī)范。本規(guī)范適用于行政辦公樓日常運(yùn)營(yíng)所需的各類采購活動(dòng)。一、需求提出與審批（一）需求提出各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購需求申請(qǐng)表》。需求表應(yīng)明確以下內(nèi)容：1.采購標(biāo)的：詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的品名、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)要求、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等；如為服務(wù)類，需明確服務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限等。2.預(yù)估金額：根據(jù)市場(chǎng)行情或歷史采購價(jià)格，估算單項(xiàng)及總采購金額。3.需求日期：明確希望物資到貨或服務(wù)開始的具體時(shí)間。4.需求理由：簡(jiǎn)述采購的必要性及用途。5.其他特殊要求：如供貨地點(diǎn)、安裝調(diào)試、售后服務(wù)等。需求部門負(fù)責(zé)人需對(duì)《采購需求申請(qǐng)表》的真實(shí)性、合理性及必要性進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)。（二）需求審批《采購需求申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按以下權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：1.小額采購：達(dá)到一定金額標(biāo)準(zhǔn)以下的常規(guī)性采購，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.中額采購：超過小額標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到另一規(guī)定金額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購，需報(bào)請(qǐng)分管行政工作的單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.大額及特殊采購：超過中額標(biāo)準(zhǔn)的采購，或涉及特殊、專用、定制化的物資與服務(wù)，以及對(duì)單位運(yùn)營(yíng)有重大影響的采購項(xiàng)目，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)需提交相關(guān)會(huì)議集體審議決策。審批過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)需求的合理性、預(yù)算的符合性及采購的必要性進(jìn)行復(fù)核。二、采購方式的確定根據(jù)采購項(xiàng)目的金額、性質(zhì)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)程度及相關(guān)規(guī)定，行政部門在獲得有效審批后，會(huì)同財(cái)務(wù)部門（如需要）確定適宜的采購方式：1.公開招標(biāo)：通常適用于采購金額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的項(xiàng)目。需嚴(yán)格遵守國(guó)家及地方關(guān)于招投標(biāo)的法律法規(guī)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于采購金額較大，但符合條件的潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的情況。一般邀請(qǐng)三家及以上合格供應(yīng)商參與投標(biāo)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判/詢價(jià)采購：適用于采購金額相對(duì)不大、技術(shù)規(guī)格相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、市場(chǎng)上貨源充足的通用類物資或服務(wù)?？上蛉壹耙陨瞎?yīng)商發(fā)出詢價(jià)單或談判邀請(qǐng)，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。4.單一來源采購：僅適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的特殊情況，如專利產(chǎn)品、專有技術(shù)服務(wù)等。需提供充分的證明材料并按規(guī)定報(bào)批。5.直接采購/零星采購：適用于采購金額較小、市場(chǎng)價(jià)格透明且單次采購金額在規(guī)定限額以下的零星物品，或因緊急情況（如突發(fā)事件處理）需立即采購的少量物資?？赏ㄟ^比價(jià)（至少兩家）或直接向信譽(yù)良好的供應(yīng)商采購。三、采購執(zhí)行（一）供應(yīng)商的選擇與詢價(jià)/招標(biāo)1.信息收集：行政部門應(yīng)通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商庫篩選、同行推薦等多種渠道，收集符合資質(zhì)要求的潛在供應(yīng)商信息。2.資質(zhì)審查：對(duì)入圍供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、供貨能力、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信譽(yù)、售后服務(wù)能力等進(jìn)行必要的審查。3.詢價(jià)/招標(biāo)文件制作與發(fā)送：根據(jù)確定的采購方式，制作詢價(jià)單、談判文件或招標(biāo)文件，并向符合條件的供應(yīng)商發(fā)送。文件應(yīng)包含采購標(biāo)的的詳細(xì)要求、報(bào)價(jià)方式、履約期限、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任等核心條款。4.響應(yīng)文件接收與開啟：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)接收供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單或投標(biāo)文件，并按規(guī)定程序開啟。（二）采購文件評(píng)審與供應(yīng)商確定1.組建評(píng)審小組：對(duì)于招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等采購方式，應(yīng)組建由相關(guān)部門代表（如需求部門、行政部門、財(cái)務(wù)部門，必要時(shí)可邀請(qǐng)技術(shù)專家）組成的評(píng)審小組。2.評(píng)審原則：評(píng)審應(yīng)遵循公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，以價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、履約能力、供應(yīng)商信譽(yù)等為主要評(píng)審因素，綜合考量，而非單純以最低價(jià)格作為唯一選擇標(biāo)準(zhǔn)。3.確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商：評(píng)審小組根據(jù)評(píng)審結(jié)果，出具評(píng)審報(bào)告，提出中標(biāo)或成交候選人建議，按審批權(quán)限報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，確定最終供應(yīng)商。4.結(jié)果通知：向中標(biāo)或成交供應(yīng)商發(fā)出書面通知，并將結(jié)果告知其他參與供應(yīng)商。四、合同簽訂、履約驗(yàn)收與付款（一）合同簽訂確定供應(yīng)商后，行政部門應(yīng)根據(jù)采購結(jié)果及相關(guān)法律法規(guī)，與供應(yīng)商簽訂書面采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。合同文本需經(jīng)單位法律顧問（如有）或相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送財(cái)務(wù)部門等相關(guān)單位備案。（二）履約與驗(yàn)收1.合同履行：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付物資或提供服務(wù)。行政部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況。2.到貨/服務(wù)確認(rèn)：物資到貨后，行政部門應(yīng)會(huì)同需求部門共同對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量等進(jìn)行初步核對(duì)。3.驗(yàn)收：*常規(guī)驗(yàn)收：對(duì)于一般辦公用品、低值易耗品等，由行政部門與需求部門共同對(duì)照采購需求和合同約定進(jìn)行驗(yàn)收。*專業(yè)驗(yàn)收：對(duì)于技術(shù)含量較高的設(shè)備、工程或服務(wù)，可組織相關(guān)技術(shù)人員或委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。*驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收合格后，應(yīng)填寫《采購物資/服務(wù)驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，由參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對(duì)驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，按合同約定進(jìn)行退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（三）付款結(jié)算1.票據(jù)審核：供應(yīng)商按合同約定提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)憑證（如驗(yàn)收單、送貨單等）。2.付款申請(qǐng)：行政部門根據(jù)采購合同、驗(yàn)收合格證明、合規(guī)發(fā)票等，填寫《付款申請(qǐng)單》，按財(cái)務(wù)審批流程報(bào)請(qǐng)審批。3.財(cái)務(wù)付款：財(cái)務(wù)部門對(duì)相關(guān)憑證的合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。五、采購檔案管理與監(jiān)督檢查（一）檔案管理行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購全過程資料的收集、整理、歸檔工作。采購檔案包括但不限于：《采購需求申請(qǐng)表》及審批文件、采購方式審批文件、詢價(jià)單、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證等。檔案保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督：?jiǎn)挝粌?nèi)部審計(jì)部門（如有）或指定的監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期或不定期對(duì)采購流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效益性。2.責(zé)任追究：對(duì)在采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，應(yīng)按規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。3.流程優(yōu)化：定期對(duì)采購流程進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情