銷售合同管理規(guī)范及審核流程一、銷售合同管理規(guī)范及審核流程概述銷售合同是企業(yè)與客戶之間明確權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的核心法律文件，規(guī)范化的合同管理與審核流程能夠有效降低經(jīng)營風(fēng)險、提升履約效率、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。本規(guī)范旨在建立覆蓋合同全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，從合同發(fā)起、起草、審核、簽署到履約跟蹤、歸檔等環(huán)節(jié)形成閉環(huán)管理，為企業(yè)銷售業(yè)務(wù)開展提供制度保障。（一）適用范圍與核心價值1.適用企業(yè)類型本規(guī)范適用于各類以產(chǎn)品銷售或服務(wù)提供為主營業(yè)務(wù)的企業(yè)，包括但不限于制造業(yè)、貿(mào)易企業(yè)、技術(shù)服務(wù)型企業(yè)等，尤其適合合同數(shù)量較多、金額較大、客戶類型復(fù)雜的企業(yè)。2.適用合同類型涵蓋企業(yè)與客戶簽訂的所有銷售類合同，具體包括：產(chǎn)品買賣合同（如標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、定制化產(chǎn)品、原材料銷售等）；服務(wù)類合同（如安裝調(diào)試、技術(shù)支持、運維服務(wù)等）；含銷售性質(zhì)的合作協(xié)議（如代理經(jīng)銷、渠道合作、框架協(xié)議等）；其他具有銷售合同性質(zhì)的書面文件。3.核心價值風(fēng)險防控：通過標(biāo)準(zhǔn)化審核流程，識別并規(guī)避合同條款中的法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險及商業(yè)風(fēng)險；效率提升：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時限，減少合同流轉(zhuǎn)中的重復(fù)溝通與延誤；合規(guī)保障：保證合同內(nèi)容符合《中華人民共和國民法典》《公司法》等相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度要求；數(shù)據(jù)追溯：規(guī)范的合同檔案管理為后續(xù)履約、爭議解決、業(yè)績統(tǒng)計提供完整數(shù)據(jù)支撐。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解銷售合同管理流程分為“合同發(fā)起—合同起草—合同審核—合同簽署—合同履約—合同歸檔”六個核心階段，每個階段明確責(zé)任部門、操作要點及輸出成果，保證流程可追溯、可管控。（一）合同發(fā)起：明確需求與立項依據(jù)1.發(fā)起條件業(yè)務(wù)部門接到客戶采購需求后，需先確認(rèn)以下條件是否滿足，再啟動合同發(fā)起流程：客戶資信狀況良好（通過企業(yè)征信系統(tǒng)或過往合作記錄核實）；產(chǎn)品/服務(wù)價格、交付周期、付款方式等關(guān)鍵條款已與客戶初步達(dá)成一致；涉及定制化產(chǎn)品或特殊服務(wù)的，需提供技術(shù)確認(rèn)單或需求說明書。2.操作步驟（1）填寫《合同立項申請表》：由業(yè)務(wù)專員發(fā)起，填寫內(nèi)容包括客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人等）、合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量）、合同金額（含含稅價、不含稅價）、預(yù)計簽訂日期、交付地點、付款方式等關(guān)鍵信息（詳見模板1）。（2）部門負(fù)責(zé)人審批：業(yè)務(wù)部門經(jīng)理對立項申請的合理性、客戶資信情況進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合公司銷售策略及利潤要求，審批通過后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。3.輸出成果《合同立項申請表》（需業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)）（二）合同起草：規(guī)范內(nèi)容與要素完整1.起草原則合法性：條款不得違反法律法規(guī)，雙方權(quán)利義務(wù)對等，避免“霸王條款”；明確性：合同術(shù)語規(guī)范，數(shù)量、價格、時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要素需量化表述，避免模糊用語（如“大概”“左右”）；完整性：包含《民法典》規(guī)定的合同必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、地點方式、違約責(zé)任、爭議解決等）。2.操作步驟（1）使用標(biāo)準(zhǔn)模板：優(yōu)先選用企業(yè)已制定的《銷售合同（標(biāo)準(zhǔn)版）模板》，根據(jù)客戶需求調(diào)整個性化條款（如定制化產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、特殊交付要求等）。（2）填寫合同核心要素：當(dāng)事人信息：客戶名稱、地址、法定代表人需與營業(yè)執(zhí)照一致，個人客戶需提供身份證號；標(biāo)的物信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、品牌、數(shù)量、單價（含是否含稅）、總價（大寫與小寫一致）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：明確執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)（需附技術(shù)附件）；履約條款：交付時間（具體到年月日）、交付地點（如“買方指定倉庫”）、運輸方式及費用承擔(dān)；付款方式：分期付款的需明確每期金額及支付節(jié)點（如“預(yù)付款30%發(fā)貨前支付，到貨款60%驗收合格后支付，質(zhì)保金10%質(zhì)期滿后支付”）；違約責(zé)任：明確逾期交貨、逾期付款、質(zhì)量不合格等情形的違約金計算方式（通常為合同總額的0.05%-0.1%/天）；爭議解決：約定訴訟管轄地（如“賣方所在地人民法院”）或仲裁機(jī)構(gòu)（如“中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易仲裁委員會”）。（3）內(nèi)部復(fù)核：業(yè)務(wù)專員完成起草后，需對照《合同起草要素檢查表》（詳見模板2）逐項核對，保證無遺漏或錯誤。3.輸出成果《銷售合同（草案）》（含電子版及簽字掃描件）、《合同起草要素檢查表》（三）合同審核：多維度風(fēng)險把控合同審核是風(fēng)險防控的核心環(huán)節(jié)，采用“業(yè)務(wù)初審—法務(wù)復(fù)審—財務(wù)終審”三級審核機(jī)制，根據(jù)合同金額及復(fù)雜程度可增加相關(guān)部門（如技術(shù)部、采購部）會簽。1.業(yè)務(wù)初審：商業(yè)條款合理性審核審核部門：業(yè)務(wù)部門審核要點：客戶信息準(zhǔn)確性（名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）；產(chǎn)品/服務(wù)與需求一致性（規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等）；價格是否符合公司定價政策，是否存在低于成本價銷售風(fēng)險；交付周期與產(chǎn)能匹配度，能否按約定時間履約；付款方式是否有利于企業(yè)現(xiàn)金流，預(yù)付款比例是否合理。審核時限：1個工作日內(nèi)完成，審核通過后在《合同審核意見表》（詳見模板3）中填寫意見并簽字。2.法務(wù)復(fù)審：法律合規(guī)性審核審核部門：法務(wù)部（或外聘法律顧問）審核要點：合同主體合法性：客戶是否為依法設(shè)立的企業(yè)，法定代表人是否有權(quán)代表公司簽約（需核對營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）；條款合法性：是否存在無效條款（如“爭議解決約定為公司所在地仲裁”但公司未注冊地仲裁），違約責(zé)任是否顯失公平；權(quán)利義務(wù)對等性：是否存在單方面加重企業(yè)義務(wù)、減輕客戶責(zé)任的條款；知識產(chǎn)權(quán)條款：涉及專利、商標(biāo)、軟件著作權(quán)等的，需明確歸屬及侵權(quán)責(zé)任；附件完整性：技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等附件是否與沖突，是否具有同等法律效力。審核時限：2個工作日內(nèi)完成，重大復(fù)雜合同可延長至3個工作日，審核不通過需注明具體修改意見并退回業(yè)務(wù)部門。3.財務(wù)終審：財務(wù)與稅務(wù)風(fēng)險審核審核部門：財務(wù)部審核要點：價格構(gòu)成合理性：單價、總價是否含稅，發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及稅率是否符合規(guī)定；付款節(jié)點與現(xiàn)金流匹配：分期付款的節(jié)點是否與企業(yè)收入確認(rèn)、成本支出周期匹配，避免資金占用；稅務(wù)合規(guī)性：合同中是否明確稅費承擔(dān)方（如“本合同價格為含稅價，由賣方開具增值稅專用發(fā)票”），避免稅務(wù)爭議；財務(wù)相關(guān)條款：質(zhì)保金比例是否符合公司財務(wù)制度，違約金是否需代扣代繳個人所得稅等。審核時限：1個工作日內(nèi)完成，審核通過后簽字確認(rèn)。4.審核通過標(biāo)準(zhǔn)三級審核均通過后，形成《合同審核意見表》（匯總各環(huán)節(jié)審核意見），合同進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；任一環(huán)節(jié)審核不通過，需退回業(yè)務(wù)部門修改，修改后重新啟動審核流程。（四）合同簽署：規(guī)范生效與用印管理1.簽署權(quán)限管理根據(jù)合同金額及類型，明確不同層級的簽署權(quán)限：合同金額≤10萬元：由業(yè)務(wù)部門經(jīng)理簽署；10萬元＜合同金額≤50萬元：由分管銷售副總簽署；合同金額＞50萬元：由總經(jīng)理簽署。2.操作步驟（1）打印合同文本：審核通過的合同需打印一式兩份（或三份，客戶聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)、公司檔案聯(lián)），保證文本清晰、無修改痕跡（若有修改需加蓋騎縫章）；（2）雙方簽字蓋章：企業(yè)方：由授權(quán)簽字人在指定位置簽字并加蓋公司公章（或合同專用章），公章需清晰可辨，覆蓋簽字部分；客戶方：需客戶法定代表人簽字或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），并加蓋客戶公章（個人客戶簽字按手印即可）；（3）收回合同原件：業(yè)務(wù)專員在簽署后3個工作日內(nèi)收回客戶已簽字蓋章的合同原件，核對無誤后掃描存檔，并將原件交至檔案管理部門。3.輸出成果《合同簽署登記表》（詳見模板4，記錄合同編號、簽署日期、簽署人、份數(shù)等信息）（五）合同履約：動態(tài)跟蹤與風(fēng)險預(yù)警合同簽署后進(jìn)入履約階段，業(yè)務(wù)部門需全程跟蹤履約進(jìn)度，保證按約定交付產(chǎn)品/服務(wù)、收取款項，同時識別并處理履約過程中的異常情況。1.履約跟蹤內(nèi)容交付跟蹤：生產(chǎn)/服務(wù)部門按合同約定時間完成交付后，業(yè)務(wù)專員需獲取客戶簽收證明（如送貨單、驗收單），并在《合同履約跟蹤表》（詳見模板5）中記錄交付時間、地點、簽收人等信息；驗收跟蹤：若合同約定需客戶驗收（如定制化產(chǎn)品），業(yè)務(wù)專員需協(xié)助客戶完成驗收，獲取《驗收合格證明》，明確驗收結(jié)論及質(zhì)保期起算時間；收款跟蹤：財務(wù)部根據(jù)合同約定的付款節(jié)點，向客戶開具發(fā)票，業(yè)務(wù)專員配合財務(wù)催收款項，記錄每筆收款時間、金額，逾期未收款的需啟動催收流程并上報銷售副總。2.異常情況處理延遲交付：因企業(yè)原因（如生產(chǎn)延誤）導(dǎo)致延遲交付的，業(yè)務(wù)部需提前3日通知客戶并協(xié)商延遲期限，避免承擔(dān)違約責(zé)任；因客戶原因（如地址變更、需求調(diào)整）導(dǎo)致延遲的，需書面確認(rèn)變更內(nèi)容并補(bǔ)充協(xié)議；質(zhì)量爭議：客戶提出質(zhì)量異議的，技術(shù)部需在2個工作日內(nèi)到場核實，若確屬企業(yè)責(zé)任，負(fù)責(zé)維修、更換或退款；若非企業(yè)責(zé)任，需提供檢測證明并說明理由；客戶違約：客戶逾期付款的，業(yè)務(wù)部發(fā)送《催款通知書》，超過15日未支付的，法務(wù)部可考慮通過法律途徑解決。（六）合同歸檔：規(guī)范存儲與查閱管理合同履約完成后（或終止后），需及時歸檔，保證合同文本、附件、往來函件等資料的完整性與安全性，便于后續(xù)查閱、審計或爭議解決。1.歸檔范圍合同文本（原件及掃描件）；審核過程中的《合同立項申請表》《合同審核意見表》；與合同相關(guān)的附件（技術(shù)協(xié)議、驗收單、發(fā)票復(fù)印件、催款函等）；履約過程中的重要記錄（如客戶簽收單、溝通郵件截圖等）。2.操作步驟（1）整理資料：業(yè)務(wù)專員將合同及相關(guān)資料按“合同編號+客戶名稱”分類整理，保證資料齊全、順序清晰；（2）檔案編號：按照“年份（4位）-部門代碼（2位，如銷售部為01）-合同流水號（3位）”規(guī)則編制檔案編號（如2024-01-001）；（3）歸檔存儲：電子檔案：至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或OA系統(tǒng)），設(shè)置查閱權(quán)限（僅業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、法務(wù)部相關(guān)人員可查閱）；紙質(zhì)檔案：裝入檔案袋，封面注明合同編號、名稱、簽訂日期、歸檔日期等，移交至檔案室存放，檔案室需建立《合同歸檔目錄》（詳見模板6）登記在冊；（4）查閱權(quán)限：因工作需要查閱合同檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員批準(zhǔn)后，在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶出或復(fù)?。ㄌ厥馇闆r需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)）。三、核心工具模板模板1：合同立項申請表項目內(nèi)容合同名稱如“設(shè)備銷售合同”客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼客戶聯(lián)系人聯(lián)系電話合同標(biāo)的產(chǎn)品名稱：________；規(guī)格型號：________；數(shù)量：________合同金額（元）含稅價：________；不含稅價：________；稅率：________預(yù)計簽訂日期________年______月______日交付地點付款方式□預(yù)付款______%□到貨款______%□質(zhì)保金______%（質(zhì)保期______個月）業(yè)務(wù)部門意見□同意立項□不同意立項（原因：______________________）負(fù)責(zé)人簽字：______日期：______銷售副總審批□同意□不同意（原因：______________________）簽字：______日期：______模板2：合同起草要素檢查表檢查項目是否完整備注（如需修改請注明）當(dāng)事人信息（名稱、地址、法定代表人等）□是□否標(biāo)的物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌等）□是□否價格條款（單價、總價、含稅情況）□是□否質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)）□是□否履約條款（交付時間、地點、方式）□是□否付款方式（金額、節(jié)點、賬戶信息）□是□否違約責(zé)任（違約金、賠償范圍）□是□否爭議解決方式（訴訟/仲裁）□是□否附件完整性（技術(shù)協(xié)議、圖紙等）□是□否起草人：______日期：______模板3：合同審核意見表合同編號合同名稱審核環(huán)節(jié)□業(yè)務(wù)初審□法務(wù)復(fù)審□財務(wù)終審審核部門審核人審核日期審核意見業(yè)務(wù)初審意見（示例：客戶聯(lián)系人信息需補(bǔ)充手機(jī)號，交付時間需明確具體日期）法務(wù)復(fù)審意見（示例：違約金比例建議調(diào)整為0.05%/天，爭議解決方式需明確為“賣方所在地人民法院”）財務(wù)終審意見（示例：付款節(jié)點需明確“質(zhì)保金支付需提供質(zhì)保期滿證明”，發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票）審核結(jié)論□同意簽署□修改后重審□不同意簽署審核人簽字：______日期：______模板4：合同簽署登記表合同編號客戶名稱合同金額（元）簽署日期企業(yè)方簽署人客戶方簽署人合同份數(shù)原件存放部門備注：模板5：合同履約跟蹤表合同編號客戶名稱履約階段計劃時間實際時間履約情況說明負(fù)責(zé)人附件（如簽收單、驗收單）□交付□驗收□收款□交付□驗收□收款備注：模板6：合同歸檔目錄檔案編號合同名稱客戶名稱簽訂日期歸檔日期存放位置（如檔案室X柜）查閱權(quán)限四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點與執(zhí)行要點（一）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：條款表述模糊（如“盡快交付”“質(zhì)量良好”）、權(quán)利義務(wù)不對等、違約責(zé)任缺失，易引發(fā)爭議?？刂拼胧簝?yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，非標(biāo)條款需經(jīng)法務(wù)部審核；涉及金額、時間、數(shù)量等關(guān)鍵要素需量化，避免使用“大約”“左右”等模糊詞匯；違約責(zé)任條款需明確違約情形、計算方式及上限，避免“承擔(dān)一切損失”等籠統(tǒng)表述。（二）客戶資信調(diào)查不足風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：與資信不良的客戶簽約，導(dǎo)致貨款拖欠、合同無法履行?？刂拼胧盒驴蛻艉灱s前需通過“信用中國”“天眼查”等平臺核實企業(yè)信用，或要求客戶提供近3年財務(wù)報表；老客戶若逾期付款超過2次，需重新評估資信狀況，必要時提高預(yù)付款比例或要求提供擔(dān)保。（三）審核流程執(zhí)行不到位風(fēng)險風(fēng)險表現(xiàn)：審核環(huán)節(jié)遺漏（如未進(jìn)行法務(wù)復(fù)審）、審核意見未落實，導(dǎo)致合同存在隱性風(fēng)險。控制措施：通過OA系統(tǒng)設(shè)置審核流程節(jié)點，未完成上一環(huán)節(jié)審核不得進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；審核