行政文件歸檔管理制度文件分類及存儲指引一、適用范圍與工作場景本指引適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會團(tuán)體（以下統(tǒng)稱“單位”）的行政文件歸檔管理工作，旨在規(guī)范文件從產(chǎn)生到歸檔全流程的分類與存儲操作，保證文件管理有序、高效，保障文件信息的完整性、安全性與可追溯性。（一）適用對象部門文件經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)本部門日常行政文件的形成、初步整理與提交歸檔；檔案管理員：負(fù)責(zé)文件的接收、分類、編號、存儲、保管及借閱服務(wù)；部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對本部門文件歸檔工作的審核與監(jiān)督；單位管理層：負(fù)責(zé)對文件歸檔管理制度的審批與資源協(xié)調(diào)。（二）適用文件類型涵蓋單位在行政管理活動中形成的各類紙質(zhì)及電子文件，主要包括但不限于：管理類文件：會議紀(jì)要、通知公告、請示報告、工作總結(jié)、規(guī)章制度等；人事類文件：員工入職離職材料、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)檔案等；財(cái)務(wù)類文件：報銷單據(jù)、發(fā)票、預(yù)算報表、審計(jì)報告、合同付款憑證等；合同類文件：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、補(bǔ)充函、招投標(biāo)文件等；項(xiàng)目類文件：項(xiàng)目立項(xiàng)書、可行性研究報告、驗(yàn)收報告、項(xiàng)目總結(jié)等；其他類文件：單位資質(zhì)證書、榮譽(yù)獎牌、對外函件、影像資料等。（三）典型工作場景年度文件歸檔：每年12月底，各部門完成本年度文件的整理歸檔，提交至檔案管理部門；新員工入職培訓(xùn)：人力資源部組織新員工學(xué)習(xí)文件分類與存儲規(guī)范，明確文件經(jīng)辦職責(zé)；部門文件移交：部門人員調(diào)整或文件交接時，按規(guī)范完成文件分類、編號與移交登記；審計(jì)/檢查支持：內(nèi)外部審計(jì)或檢查時，檔案管理員根據(jù)需求快速定位并提供相關(guān)文件。二、文件分類與存儲操作流程（一）文件收集與初步篩選操作目標(biāo)：保證應(yīng)歸檔文件完整收集，剔除無保存價值的文件。文件收集范圍部門經(jīng)辦人需在文件形成后3個工作日內(nèi)，將紙質(zhì)文件正本（含附件）及電子版一并收集，保證文件內(nèi)容清晰、簽字蓋章完整；涉及多個部門聯(lián)合形成的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，協(xié)辦部門配合提供副本。初步篩選標(biāo)準(zhǔn)歸檔范圍：反映單位主要職能活動、具有查考利用價值的文件，包括政策性文件、業(yè)務(wù)性文件、憑證性文件等；剔除范圍：臨時性、參考性資料（如未經(jīng)審批的草稿、過期通知）、重復(fù)文件（僅保留最終版本）、無實(shí)際內(nèi)容的空文件。示例：行政部收到“2024年春節(jié)放假通知”草稿、定稿及電子版，僅保留定稿紙質(zhì)版（含領(lǐng)導(dǎo)簽字）及電子版，草稿予以剔除。（二）文件分類與標(biāo)識操作目標(biāo)：按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行科學(xué)分類，便于后續(xù)檢索與管理。一級分類：按部門劃分根據(jù)文件形成部門，將文件劃分為一級類目，類目名稱與部門名稱一致，如“行政部”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”“市場部”等。二級分類：按文件類型劃分在一級類目下，根據(jù)文件性質(zhì)劃分二級類目，統(tǒng)一采用以下標(biāo)準(zhǔn)：二級類目代碼類目名稱包含文件類型示例A管理類會議紀(jì)要、通知公告、請示報告、規(guī)章制度B人事類勞動合同、入職材料、績效考核、培訓(xùn)檔案C財(cái)務(wù)類報銷單據(jù)、發(fā)票、預(yù)算報表、審計(jì)報告D合同類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、補(bǔ)充函E項(xiàng)目類立項(xiàng)書、可行性報告、驗(yàn)收報告、項(xiàng)目總結(jié)F其他類資質(zhì)證書、榮譽(yù)獎牌、對外函件、影像資料三級分類：按年度或問題劃分管理類、人事類、財(cái)務(wù)類文件：按年度劃分三級類目，如“2024年”“2023年”；合同類、項(xiàng)目類文件：按項(xiàng)目名稱或合同編號劃分三級類目，如“項(xiàng)目”“2024-HZ-001號”；其他類文件：按文件性質(zhì)劃分三級類目，如“資質(zhì)證書”“榮譽(yù)獎牌”。文件標(biāo)識與標(biāo)簽紙質(zhì)文件：在文件首頁右上角粘貼“文件分類標(biāo)簽”，標(biāo)注“一級類目-二級類目-三級類目”，如“行政部-A-2024年”；電子文件：在文件名中體現(xiàn)分類信息，格式為“[一級類目]-[二級類目]-[三級類目]-[文件名稱]-[日期]”，如“行政部-A-2024年-春節(jié)放假通知-20240115”。（三）文件整理與編號操作目標(biāo)：對分類后的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，賦予唯一編號，保證文件有序排列。文件排序規(guī)則紙質(zhì)文件：按“時間順序+重要性”排列，如會議紀(jì)要按會議日期先后排列，重要文件（如紅頭文件）置于前面；電子文件：按“文件形成日期”排序，文件夾名稱格式為“[一級類目]-[二級類目]-[三級類目]”，如“行政部-A-2024年”。文件編號規(guī)則采用“部門代碼-二級類目代碼-年度-流水號”組合編號，具體規(guī)則部門代碼：用部門名稱首字母大寫表示（如行政部“XZB”，人力資源部“RLB”）；二級類目代碼：按表1中的代碼（如管理類“A”，人事類“B”）；年度：文件形成年份的后兩位（如2024年用“24”）；流水號：按當(dāng)年該類文件數(shù)量從“001”開始順序編制，每年清零。示例：行政部2024年第15份管理類文件，編號為“XZB-A-24-015”。文件裝訂要求紙質(zhì)文件：左側(cè)裝訂，對已裝訂的文件（如合同）需加裝“文件檔案袋”，檔案袋封面標(biāo)注編號、名稱、形成日期、頁數(shù)；電子文件：每份文件單獨(dú)存儲（PDF格式），避免將多個文件合并為一個文件，重要文件需加密存儲，密碼由檔案管理員統(tǒng)一管理。（四）文件存儲與保管操作目標(biāo)：為文件提供適宜的存儲環(huán)境，保證文件實(shí)體與信息的安全。紙質(zhì)文件存儲存儲設(shè)備：使用符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的鐵皮柜，柜體標(biāo)識清晰（如“行政部-A-2024年”）；排列順序：按“一級類目-二級類目-三級類目”順序排列，每個類目內(nèi)按編號從小到大排列；環(huán)境要求：庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，遠(yuǎn)離水源、火源、強(qiáng)磁場，定期通風(fēng)（每周1-2次）。電子文件存儲存儲介質(zhì)：使用單位內(nèi)部服務(wù)器或?qū)Ｓ糜脖P，禁止存儲在個人電腦或移動硬盤；備份要求：實(shí)行“本地備份+異地備份”雙機(jī)制，本地每日備份1次，異地每月備份1次，備份數(shù)據(jù)加密并定期驗(yàn)證可讀性；權(quán)限管理：按崗位設(shè)置訪問權(quán)限，部門經(jīng)辦人僅能訪問本部門文件，檔案管理員擁有最高權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。特殊文件保管涉密文件：按單位保密管理規(guī)定單獨(dú)存儲，鎖入密碼柜，僅限授權(quán)人員查閱；音像文件：刻錄成光盤并標(biāo)注編號，存放在防磁柜中，定期檢查光盤質(zhì)量；實(shí)物文件（如獎牌、禮品）：陳列于專用展示柜，登記造冊，定期除塵。（五）文件借閱與銷毀管理操作目標(biāo)：規(guī)范文件借閱流程，保證文件安全，及時清理無保存價值的文件。文件借閱流程借閱申請：借閱人填寫《文件借閱申請表》（見表3），注明文件編號、名稱、借閱原因、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理員；審批權(quán)限：普通文件由部門負(fù)責(zé)人審批，涉密文件需由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；借閱登記：檔案管理員核對申請表無誤后，登記《文件借閱登記表》（見表4），將文件交借閱人，借閱期限一般不超過5個工作日；歸還檢查：借閱人歸還文件時，檔案管理員檢查文件是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后登記歸還信息。文件銷毀流程銷毀鑒定：每年12月，檔案管理員會同部門負(fù)責(zé)人對超保管期限的文件進(jìn)行鑒定，形成《文件銷毀清單》（見表5）；審批報備：《文件銷毀清單》需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報上級檔案管理部門備案（如需）；銷毀執(zhí)行：由2名以上人員共同監(jiān)銷，紙質(zhì)文件采用粉碎或焚燒方式（符合環(huán)保要求），電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)銷毀完成。三、標(biāo)準(zhǔn)化工具表格（一）文件分類目錄表用途：明確各部門文件分類標(biāo)準(zhǔn)，便于文件歸類與檢索。一級類目（部門）二級類目代碼二級類目名稱三級類目劃分標(biāo)準(zhǔn)示例三級類目行政部A管理類按年度劃分2024年、2023年行政部B人事類按年度劃分2024年、2023年財(cái)務(wù)部C財(cái)務(wù)類按年度劃分2024年、2023年市場部D合同類按合同編號劃分2024-HT-001號項(xiàng)目部E項(xiàng)目類按項(xiàng)目名稱劃分辦公樓建設(shè)項(xiàng)目（二）文件歸檔登記表用途：記錄文件歸檔信息，保證文件可追溯。文件編號文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)保管期限存放位置經(jīng)辦人歸檔日期XZB-A-24-0152024年春節(jié)放假通知行政部2024-01-15210年行政部-A-2024年-01柜張*2024-01-20RLB-B-24-0082024年第一季度員工考勤表人力資源部2024-03-301530年人力資源部-B-2024年-02柜李*2024-04-03（三）文件存儲位置索引表用途：快速定位文件存放位置，提高檢索效率。一級類目二級類目三級類目存放區(qū)域柜體編號起始編號結(jié)束編號負(fù)責(zé)人行政部A2024年01檔案室01XZB-A-24-001XZB-A-24-100王*財(cái)務(wù)部C2024年02檔案室05CWB-C-24-001CWB-C-24-080趙*市場部D2024-HT-001號03檔案室02SCB-D-24-HT001-001SCB-D-24-HT001-020劉*（四）文件借閱申請表用途：規(guī)范文件借閱審批流程，保證文件安全。借閱人所屬部門借閱日期文件編號文件名稱借閱原因借閱期限部門負(fù)責(zé)人簽字檔案管理員簽字歸還日期陳*行政部2024-05-10XZB-A-23-0452023年度工作總結(jié)年度總結(jié)撰寫3個工作日（簽字）（簽字）2024-05-12周*財(cái)務(wù)部2024-05-15CWB-C-24-0122024年4月預(yù)算報表審計(jì)檢查2個工作日（簽字）（簽字）2024-05-16（五）文件銷毀清單用途：記錄待銷毀文件信息，保證銷毀合規(guī)。序號文件編號文件名稱形成日期保管期限銷毀原因鑒定人審批人監(jiān)銷人銷毀日期1XZB-A-18-0052018年春節(jié)放假通知2018-01-2010年保管期限已滿張*李*王、趙2024-03-152RLB-B-19-0122019年員工入職登記表（已離職人員）2019-05-1030年員工離職滿5年，無查考價值劉*陳*王、孫2024-03-15四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險規(guī)避（一）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一性管理風(fēng)險點(diǎn)：各部門對文件分類理解不一致，導(dǎo)致同類文件歸入不同類目，影響檢索效率；規(guī)避措施：制定《文件分類標(biāo)準(zhǔn)手冊》，組織全員培訓(xùn)，檔案管理員定期檢查各部門分類情況，每季度召開協(xié)調(diào)會解決分類爭議。（二）編號規(guī)則規(guī)范性控制風(fēng)險點(diǎn)：編號重復(fù)、編號格式錯誤，導(dǎo)致文件無法唯一識別；規(guī)避措施：檔案管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號，建立《文件編號臺賬》，定期核對編號唯一性，新員工上崗前重點(diǎn)培訓(xùn)編號規(guī)則。（三）存儲環(huán)境安全保障風(fēng)險點(diǎn)：紙質(zhì)文件受潮、蟲蛀，電子文件丟失、損壞；規(guī)避措施：檔案庫房配備溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲防霉藥劑，每日記錄溫濕度；電子文件定期備份（每季度驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)可讀性），服務(wù)器安裝殺毒軟件，定期進(jìn)行安全巡檢。（四）借閱流程合規(guī)性要求風(fēng)險點(diǎn)：借閱手續(xù)不全、文件丟失或損壞、涉密文件外泄；規(guī)