合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)化模板風(fēng)險(xiǎn)控制工具指南一、適用范圍與核心目標(biāo)本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及其他經(jīng)濟(jì)組織（以下簡稱“單位”）的合同全生命周期管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控及配套模板應(yīng)用，規(guī)范合同從起草到歸檔的各環(huán)節(jié)操作，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理效率，保障單位合法權(quán)益。核心目標(biāo)包括：統(tǒng)一合同管理標(biāo)準(zhǔn)、明確各崗位職責(zé)、識別并控制潛在風(fēng)險(xiǎn)、保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、強(qiáng)化合同履行過程監(jiān)控。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同起草：需求明確與文本初擬操作主體：業(yè)務(wù)部門（根據(jù)合同性質(zhì)確定，如銷售合同由銷售部門起草，采購合同由采購部門起草），法務(wù)部門提供合規(guī)支持。操作內(nèi)容：需求梳理：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作意向（如客戶需求、采購計(jì)劃等），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等核心要素，形成《合同需求確認(rèn)單》（需部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)）。文本初擬：優(yōu)先使用單位制定的《合同示范文本》（如《買賣合同示范文本》《服務(wù)合同示范文本》），無示范文本時(shí)參考行業(yè)通用模板；保證合同主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/負(fù)責(zé)人、地址、聯(lián)系方式）準(zhǔn)確無誤，避免與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)書等文件不一致；明確合同爭議解決方式（優(yōu)先約定單位所在地法院訴訟或仲裁，仲裁需明確具體仲裁機(jī)構(gòu)）、合同生效條件（如簽字蓋章之日起、附條件生效等）及不可抗力條款。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對合同內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核對需求與文本的一致性，簽署《合同初審意見表》。輸出成果：《合同（草案）》《合同需求確認(rèn)單》《合同初審意見表》。（二）合同審核：合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)把控操作主體：法務(wù)部門（主導(dǎo)審核）、財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)條款審核）、業(yè)務(wù)部門（配合補(bǔ)充說明）。操作內(nèi)容：法務(wù)審核（必審環(huán)節(jié)）：審核合同主體資格：對方是否為合法存續(xù)的企業(yè)、事業(yè)單位或其他組織，必要時(shí)要求提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書（如簽約人為非法定代表人）；審核合同內(nèi)容合法性：是否符合法律法規(guī)（如《民法典》《反不正當(dāng)競爭法》等）、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定及單位內(nèi)部制度，是否存在“霸王條款”、顯失公平條款；審核風(fēng)險(xiǎn)條款：重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任（是否明確違約情形、違約金計(jì)算方式）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、解除條件等條款，避免約定不明確導(dǎo)致維權(quán)困難；出具《合同審核意見書》，明確“同意”“修改后同意”“不同意”的審核結(jié)論，并逐條說明修改理由（如“違約金比例過高，建議調(diào)整為不超過實(shí)際損失的30%”）。財(cái)務(wù)審核：審核價(jià)款或報(bào)酬的合理性（是否符合市場價(jià)格、預(yù)算規(guī)定）、付款方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定）及稅務(wù)處理（發(fā)票類型、稅率等）；重點(diǎn)防范資金支付風(fēng)險(xiǎn)，如“先票款后貨”條款對單位現(xiàn)金流的影響，在《合同審核意見書》中簽署財(cái)務(wù)意見。多部門會(huì)簽：涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門的合同（如跨部門合作項(xiàng)目），需由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人*會(huì)簽，確認(rèn)條款對本部門業(yè)務(wù)的影響。輸出成果：《合同審核意見書》（法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門會(huì)簽意見）、《合同（修訂稿）》（根據(jù)審核意見修改后）。（三）合同簽署：權(quán)限控制與形式規(guī)范操作主體：法定代表人/負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人，行政管理部門（蓋章管理）。操作內(nèi)容：簽署權(quán)限審核：嚴(yán)格履行單位《合同管理辦法》規(guī)定的簽署權(quán)限，如：金額低于10萬元（含）的合同，由部門負(fù)責(zé)人審核后，法定代表人授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽署；金額10萬-50萬元（含）的合同，需分管領(lǐng)導(dǎo)*審核，法定代表人簽署；金額超過50萬元的合同，需提交單位決策機(jī)構(gòu)（如總經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)）審議通過后，由法定代表人簽署。授權(quán)簽署的，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、權(quán)限、期限），并由授權(quán)人*在授權(quán)范圍內(nèi)簽署，不得越權(quán)。簽署形式規(guī)范：合同文本需為最終審定稿，份數(shù)滿足“單位存檔2份、對方執(zhí)X份、財(cái)務(wù)部門1份、業(yè)務(wù)部門1份”等要求；采用簽字蓋章形式：單位為法人的，由法定代表人或授權(quán)人簽字并加蓋單位公章（或合同專用章）；單位為非法人組織的（如分公司），需加蓋單位公章并附總公司授權(quán)文件；禁止在空白合同、空白協(xié)議上蓋章，嚴(yán)禁補(bǔ)簽、倒簽合同（特殊情況需經(jīng)單位最高負(fù)責(zé)人*書面批準(zhǔn)，并說明原因）。輸出成果：正式簽署的合同文本（每頁加蓋騎縫章，關(guān)鍵條款如金額、日期處需蓋章或按手印）。（四）合同履行：過程監(jiān)控與變更管理操作主體：業(yè)務(wù)部門（履行主體）、財(cái)務(wù)部門（付款管理）、法務(wù)部門（風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警）。操作內(nèi)容：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人作為合同履行負(fù)責(zé)人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨期、驗(yàn)收期、付款節(jié)點(diǎn)）的完成情況，定期（每月/每季度）向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)；發(fā)覺對方可能違約（如延遲交貨、質(zhì)量不合格）或自身可能無法按約履行時(shí)，立即啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，及時(shí)與對方溝通并留存書面證據(jù)（如催告函、驗(yàn)收報(bào)告）。變更與解除：合同履行過程中需變更的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容（如價(jià)款、履行期限、標(biāo)的物等），變更協(xié)議需履行原合同審核、簽署流程；合同需解除的，符合約定解除或法定解除條件的，由業(yè)務(wù)部門提交《合同解除申請表》，說明解除原因、依據(jù)及后續(xù)處理方案（如已付款項(xiàng)退還、違約責(zé)任承擔(dān)等），經(jīng)法務(wù)部門審核、單位負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)后，簽訂《合同解除協(xié)議》。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《合同變更協(xié)議》《合同解除申請表》《合同解除協(xié)議》。（五）合同歸檔：整理保管與利用規(guī)范操作主體：行政管理部門（檔案管理）、業(yè)務(wù)部門（資料移交）。操作內(nèi)容：資料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在15個(gè)工作日內(nèi)將合同資料整理齊全，包括：合同文本（含附件）、審批文件（需求確認(rèn)單、審核意見書、會(huì)簽表）、簽署文件（授權(quán)委托書）、履行過程中的往來函件（如催告函、驗(yàn)收單）、付款憑證、變更/解除協(xié)議等。歸檔保管：行政管理部門對合同資料進(jìn)行編號、登記，建立《合同歸檔臺(tái)賬》，按照“一合同一檔”原則裝訂成冊，存放于符合檔案管理要求的場所（防火、防潮、防蟲）；電子合同需存儲(chǔ)在單位指定的加密服務(wù)器中，定期備份，保證數(shù)據(jù)安全。借閱與利用：合同檔案原則上不得外借，確因工作需要借閱的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫《合同檔案借閱登記表》，借閱期限不超過7個(gè)工作日；涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的合同檔案，借閱需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，并遵守保密規(guī)定。輸出成果：《合同歸檔臺(tái)賬》《合同檔案借閱登記表》、完整的合同檔案（紙質(zhì)+電子）。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)配套表格模板（一）合同審批表合同名稱合同編號甲方信息單稱：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：_________________地址：_________________________乙方信息單稱：_________________________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：_________________地址：_________________________合同類型□買賣□服務(wù)□技術(shù)□租賃□其他：________合同金額人民幣：____________________元履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止擬簽訂地點(diǎn)起草部門起草人部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：____年__月__日法務(wù)部門審核意見簽字：_________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部門審核意見簽字：_________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：_________日期：____年__月__日法定代表人/負(fù)責(zé)人審批意見簽字：_________日期：____年__月__日（二）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱對方單位履行負(fù)責(zé)人關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成情況描述（附憑證編號）節(jié)點(diǎn)1（如交貨）____年__月__日____年__月__日_______________________________節(jié)點(diǎn)2（如驗(yàn)收）____年__月__日____年__月__日_______________________________節(jié)點(diǎn)3（如付款）____年__月__日____年__月__日_______________________________履行中存在問題_______________________________（可附頁說明）處理措施_______________________________業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：____年__月__日法務(wù)部門意見簽字：_________日期：____年__月__日（三）合同變更申請表原合同編號原合同名稱變更原因□對方違約□市場變化□政策調(diào)整□其他：________變更發(fā)起部門變更內(nèi)容原條款：_________________________擬變更條款：_________________________對方意見□同意□協(xié)商中□不同意（說明：_________________）法務(wù)部門審核意見簽字：_________日期：____年__月__日單位負(fù)責(zé)人審批意見簽字：_________日期：____年__月__日附件□《合同變更協(xié)議（草案）》□對方書面確認(rèn)函□其他：________四、風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)與使用須知（一）法律合規(guī)性底線合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“以合法形式掩蓋非法目的”的條款無效），不得損害社會(huì)公共利益或第三人合法權(quán)益；涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療、建筑）的合同，需遵守行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如需取得資質(zhì)許可的，合同主體需具備相應(yīng)資質(zhì)）。（二）職責(zé)分工明確化建立“業(yè)務(wù)部門主責(zé)、法務(wù)部門風(fēng)控、財(cái)務(wù)部門協(xié)同、行政部門歸檔”的分工機(jī)制，避免職責(zé)交叉或空白；關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如審核、簽署）需由不同崗位人員擔(dān)任，形成相互制約（如起草人與審核人分離、審核人與簽署人分離）。（三）信息保密與數(shù)據(jù)安全合同文本及涉及商業(yè)秘密的信息（如價(jià)格、技術(shù)參數(shù)），僅限履行職責(zé)的人員知悉，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)第三方；電子合同存儲(chǔ)需采用加密技術(shù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止因系統(tǒng)故障、黑客攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露。（四）動(dòng)態(tài)管理與持續(xù)優(yōu)化定期（每年度）對合同管理流程及模板進(jìn)行復(fù)盤，結(jié)合司法實(shí)踐、法律法規(guī)變化及單位業(yè)務(wù)發(fā)展需求，修訂完善《合同管理辦法》及示范文本；