銷售合同審查與審批流程工具一、業(yè)務(wù)場景與適用情境銷售合同是企業(yè)與客戶明確權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的核心法律文件，其審查與審批流程的規(guī)范直接影響企業(yè)風(fēng)險控制與業(yè)務(wù)效率。本工具適用于以下典型場景：新客戶合作啟動：首次合作的客戶需簽訂銷售合同時需通過審查確認(rèn)對方主體資格、履約能力及條款合規(guī)性，降低合作風(fēng)險。老客戶續(xù)簽合同：針對合作期屆滿的續(xù)簽合同，重點審查條款變更（如價格、交付周期、違約責(zé)任）是否符合最新業(yè)務(wù)政策。大額/復(fù)雜條款合同：合同金額超過企業(yè)規(guī)定閾值（如50萬元）或涉及定制化服務(wù)、分期付款、知識產(chǎn)權(quán)等特殊條款時，需啟動專項審查流程?？鐓^(qū)域/跨境銷售：不同地區(qū)法律法規(guī)存在差異（如稅務(wù)、數(shù)據(jù)合規(guī)），需結(jié)合當(dāng)?shù)卣邔贤瑮l款進(jìn)行適應(yīng)性審查。二、銷售合同審查與審批全流程操作指南（一）合同接收與初步登記責(zé)任主體：行政部/法務(wù)助理操作步驟：合同接收：通過郵件、OA系統(tǒng)或紙質(zhì)文件接收銷售合同，同步發(fā)送方需提供合同最終版（含雙方簽字蓋章頁掃描件，如為電子合同則提供簽署記錄）。信息核對：檢查合同基本信息完整性，包括合同編號、合同名稱、甲乙雙方全稱、地址、聯(lián)系人*、合同金額、簽訂日期、標(biāo)的物名稱/規(guī)格、數(shù)量等關(guān)鍵信息是否清晰。登記備案：在《銷售合同審查登記表》（見模板1）中記錄合同信息，分配唯一合同編號，明確審查類型（新簽/續(xù)簽/變更）及預(yù)計完成時限（一般合同不超過3個工作日，大額/復(fù)雜合同不超過5個工作日）。任務(wù)分配：根據(jù)合同類型，將審查任務(wù)同步至法務(wù)部、業(yè)務(wù)部、財務(wù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，啟動審查流程。（二）法務(wù)部門專項審查責(zé)任主體：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理審查重點：主體資格：核查甲方（企業(yè)）營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，乙方（客戶）是否為合法注冊企業(yè)，經(jīng)營范圍是否包含合同標(biāo)的業(yè)務(wù)，授權(quán)委托人*是否具備簽約權(quán)限（需提供授權(quán)委托書原件）。條款合法性：審查合同條款是否符合《民法典》《消費者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款（如“霸王條款”）。權(quán)利義務(wù)對等：核對雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，重點檢查違約責(zé)任（如逾期付款、交付延遲的違約金比例）、爭議解決方式（約定管轄法院是否明確）、不可抗力條款等是否合理。風(fēng)險提示：針對條款中的潛在風(fēng)險（如知識產(chǎn)權(quán)歸屬不明確、保密期限過長）出具《合同審查意見表》，標(biāo)注“修改建議”“風(fēng)險提示”或“禁止性條款”。（三）業(yè)務(wù)部門商務(wù)條款審核責(zé)任主體：銷售經(jīng)理/業(yè)務(wù)主管審查重點：商務(wù)條款一致性：核對合同中的價格、折扣、付款方式（如預(yù)付款比例、賬期）、交付周期、驗收標(biāo)準(zhǔn)等是否與訂單、報價單或業(yè)務(wù)談判記錄一致，避免“口頭承諾未寫入合同”的糾紛。客戶需求匹配度：確認(rèn)合同標(biāo)的物（產(chǎn)品/服務(wù)）是否滿足客戶需求，定制化需求描述是否清晰（如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)內(nèi)容），避免交付時因“理解偏差”產(chǎn)生爭議。履約可行性：評估企業(yè)是否具備按合同約定交付的能力（如產(chǎn)能、供應(yīng)鏈、技術(shù)支持），對無法滿足的條款需及時與客戶協(xié)商修改。客戶信用背書：對于新客戶，同步核查其信用記錄（如過往履約情況、涉訴信息），對信用風(fēng)險較高的客戶，建議調(diào)整付款條件或要求提供擔(dān)保。（四）財務(wù)部門資金條款審核責(zé)任主體：財務(wù)主管/會計審查重點：付款方式：審查付款節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、驗收款、質(zhì)保金）是否合理，預(yù)付款比例一般不超過合同金額的30%，大額合同建議分階段支付。稅費承擔(dān)：明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時間及稅費承擔(dān)方（如“含稅價”或“不含稅價+稅費”），避免稅務(wù)糾紛。資金安排：評估合同金額對企業(yè)現(xiàn)金流的影響，對超信用額度的客戶，需經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批后方可簽訂。違約成本：核對逾期付款的違約金比例是否符合行業(yè)慣例（一般不超過LPR的4倍），過高或過低均需調(diào)整。（五）管理層最終審批責(zé)任主體：總經(jīng)理/分管副總審批依據(jù)：匯總法務(wù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)部門的審查意見，結(jié)合合同金額、客戶重要性、戰(zhàn)略合作價值等因素進(jìn)行決策。審批結(jié)果：批準(zhǔn)：簽署《合同審批意見表》，同意合同簽訂，由行政部加蓋公章，同步發(fā)送客戶簽署。需修改：向相關(guān)部門反饋修改意見，要求在1個工作日內(nèi)完成修訂后重新提交審批。不批準(zhǔn)：說明理由（如“客戶信用不達(dá)標(biāo)”“核心條款存在重大法律風(fēng)險”），終止合同流程，由銷售部門與客戶溝通協(xié)商。（六）合同歸檔與執(zhí)行跟蹤責(zé)任主體：行政部/銷售助理操作步驟：歸檔管理：合同簽署完成后，將紙質(zhì)合同（正本+副本）及附件（如訂單、技術(shù)協(xié)議、審查意見表）統(tǒng)一歸檔，電子版同步至企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺，保存期限不少于合同履行期結(jié)束后5年。執(zhí)行跟蹤：銷售部門按合同約定履行交付、驗收等義務(wù)，財務(wù)部門跟蹤收款進(jìn)度，對逾期未付款或未履約的情況，及時啟動催告或爭議解決程序。復(fù)盤優(yōu)化：每季度對已履行完畢的合同進(jìn)行復(fù)盤，分析審查流程中的問題（如條款遺漏、審批延遲），持續(xù)優(yōu)化審查標(biāo)準(zhǔn)與審批效率。三、合同審查與審批常用模板模板1：銷售合同審查登記表合同編號合同名稱簽訂日期甲方（企業(yè)）甲方聯(lián)系人*乙方（客戶）乙方聯(lián)系人*合同金額（元）幣種標(biāo)的物名稱/規(guī)格數(shù)量審查類型□新簽□續(xù)簽□變更預(yù)計完成日期接收日期接收方式（□郵件/□OA/□紙質(zhì)）分配審查人審查記錄部門審查人*法務(wù)部業(yè)務(wù)部財務(wù)部審批結(jié)果□批準(zhǔn)□需修改□不批準(zhǔn)最終審批人*模板2：合同審批流程記錄表合同編號審批環(huán)節(jié)審批人*審批日期審批意見修改說明（如有）法務(wù)審查業(yè)務(wù)審核財務(wù)審核管理層審批歸檔信息歸檔日期歸檔人*歸檔編號附件清單模板3：合同風(fēng)險點檢查清單檢查項目檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查結(jié)果（□符合/□不符合/□待核實）備注主體資格乙方營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍包含合同標(biāo)的業(yè)務(wù)，授權(quán)委托書*在有效范圍內(nèi)合同標(biāo)的合法性標(biāo)的物不違反法律禁止性規(guī)定（如假冒偽劣、非法許可產(chǎn)品）價格條款價格與報價單一致，折扣、附加費用明確列示交付驗收交付時間、地點、方式明確，驗收標(biāo)準(zhǔn)可量化（如“按GB/T19001標(biāo)準(zhǔn)驗收”）付款方式付款節(jié)點、比例、賬戶信息清晰，無模糊表述（如“盡快付款”）違約責(zé)任違約金比例合理，雙方責(zé)任對等（如“甲方逾期交貨，每日按合同金額0.1%支付違約金”）爭議解決約定管轄法院明確（如“由甲方所在地人民法院管轄”），仲裁機(jī)構(gòu)合法保密條款保密范圍、期限、違約責(zé)任明確，保密期限不超過合同履行期后3年四、審查與審批過程中的關(guān)鍵風(fēng)險提示主體資格“走過場”：切勿僅憑客戶提供的“營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”確認(rèn)資質(zhì)，需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗最新狀態(tài)，授權(quán)委托書*需核對原件與身份證復(fù)印件是否一致。條款“照搬模板”：避免直接套用舊合同模板，需根據(jù)客戶需求（如定制化服務(wù)、特殊付款條件）調(diào)整條款，防止“模板條款”與實際業(yè)務(wù)脫節(jié)。審批流程“倒置”：嚴(yán)禁先蓋章后補(bǔ)審查，必須完成所有部門審查并獲最終審批后，方可加蓋公章；緊急合同需經(jīng)總經(jīng)理特批，事后