標(biāo)準(zhǔn)化行業(yè)規(guī)范采購申請及審批工具指南一、采購申請的適用場景與價值在各類企業(yè)、事業(yè)單位及機構(gòu)的日常運營中，采購活動是資源獲取的核心環(huán)節(jié)。為保證采購行為合規(guī)、高效、可控，標(biāo)準(zhǔn)化采購申請及審批表適用于以下場景：常規(guī)物資采購：如辦公用品、生產(chǎn)原料、設(shè)備配件等滿足日常運營需求的標(biāo)準(zhǔn)化物資；項目專項采購：如研發(fā)項目所需儀器、工程建設(shè)項目材料等具有明確目標(biāo)的一次性采購；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等非實物資源的采購需求；預(yù)算內(nèi)采購：年度預(yù)算計劃內(nèi)的常規(guī)采購，需通過流程管控預(yù)算執(zhí)行；緊急采購：特殊情況下的應(yīng)急采購（需在審批表中注明緊急原因，簡化部分流程但保留核心審批環(huán)節(jié)）。通過規(guī)范化的申請及審批流程，可實現(xiàn)采購需求清晰化、責(zé)任主體明確化、資金使用透明化，有效避免重復(fù)采購、超預(yù)算采購及違規(guī)操作，提升采購管理效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請及審批流程步驟（一）需求發(fā)起與表單填寫需求提出：申請人（部門員工或項目負(fù)責(zé)人）根據(jù)實際工作需要，確認(rèn)采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算金額，保證需求符合部門年度計劃或項目目標(biāo)。填寫申請表：登錄采購管理系統(tǒng)或《標(biāo)準(zhǔn)化采購申請及審批表》，逐項填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人姓名、聯(lián)系方式、申請日期；需求明細(xì)：采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、單位、預(yù)估單價、預(yù)算總價（需注明預(yù)算來源，如“年度辦公經(jīng)費”“項目專項預(yù)算”）；用途說明：詳細(xì)描述采購原因及使用場景（如“替換部門老化打印機，保證日常打印工作正常開展”）；附件：根據(jù)要求附上相關(guān)證明材料，如三家以上供應(yīng)商報價單（金額超5000元時）、技術(shù)參數(shù)說明、項目立項批復(fù)文件等。（二）部門負(fù)責(zé)人初審審核內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人（或部門指定審批人）重點審核：需求真實性：是否為部門工作必需，是否存在重復(fù)申領(lǐng)；預(yù)算合理性：預(yù)算金額是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)或年度預(yù)算計劃，是否超部門預(yù)算額度；規(guī)格適用性：技術(shù)參數(shù)是否滿足實際工作需求，是否存在過高配置。審批意見：審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字并注明日期；若需修改，退回申請人補充調(diào)整。（三）財務(wù)部門復(fù)核審核重點：財務(wù)專員復(fù)核：預(yù)算匹配度：采購金額是否在對應(yīng)預(yù)算科目內(nèi)，預(yù)算余額是否充足（如超預(yù)算，需申請人補充預(yù)算調(diào)整申請）；價格合理性：對比歷史采購價格或市場均價，判斷預(yù)估單價是否合理（必要時要求供應(yīng)商提供詳細(xì)報價清單）；單據(jù)完整性：附件材料是否齊全（如報價單、合同草案等）。處理結(jié)果：復(fù)核通過后，簽字確認(rèn)；若發(fā)覺預(yù)算不足或價格異常，反饋至申請人或部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限劃分：根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限（示例）：金額≤5000元：部門負(fù)責(zé)人+財務(wù)復(fù)核即可；5000元＜金額≤20000元：需分管副總（或部門分管領(lǐng)導(dǎo)）審批；金額＞20000元：需總經(jīng)理（或機構(gòu)最高負(fù)責(zé)人）審批。審批要點：分管領(lǐng)導(dǎo)從公司整體利益出發(fā)，審核采購事項的必要性、與戰(zhàn)略目標(biāo)的契合度及資金投入的合理性。審批通過后，在對應(yīng)審批欄簽字。（五）采購執(zhí)行與歸檔采購落地：審批完成后，申請人將審批表提交至采購部門（或行政部），由采購專員根據(jù)需求選擇供應(yīng)商（如為公開招標(biāo)、詢價采購，需按公司采購管理制度執(zhí)行）、簽訂合同、下單采購。結(jié)果反饋：采購?fù)瓿珊?，采購專員將到貨情況、發(fā)票信息反饋至申請人及財務(wù)部門。資料歸檔：審批表（含所有附件、采購合同、驗收單）由行政部或檔案室統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于3年。三、采購申請及審批表模板（標(biāo)準(zhǔn)版）標(biāo)準(zhǔn)化行業(yè)規(guī)范采購申請及審批表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購類別□物資□服務(wù)□工程一、采購需求明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明123合計金額（大寫）￥預(yù)算來源二、附件清單□供應(yīng)商報價單（至少3家）□技術(shù)參數(shù)說明□項目立項批復(fù)□其他：________________________三、審批意見部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)部門復(fù)核意見簽字：__________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理（如需）意見簽字：__________日期：____年__月__日四、采購執(zhí)行情況供應(yīng)商名稱合同編號實際采購金額（元）驗收情況驗收人□合格□不合格采購經(jīng)辦人簽字：__________日期：____年__月__日四、填寫與審批過程中的關(guān)鍵注意事項（一）信息填寫規(guī)范所有欄目需用中文填寫，字跡清晰（或打印填寫），不得涂改；若需修改，應(yīng)在修改處簽字確認(rèn)并注明日期?！耙?guī)格型號/技術(shù)參數(shù)”欄需明確具體指標(biāo)（如“打印機：激光打印、黑白、速度≥30頁/分鐘、內(nèi)存≥512MB”），避免模糊描述（如“一臺打印機”）?！邦A(yù)估單價”需基于市場調(diào)研或供應(yīng)商報價填寫，與實際采購價偏差不得超過±10%（超需說明原因）。（二）預(yù)算與金額管控嚴(yán)禁無預(yù)算采購，確因突發(fā)需求需追加預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》并經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。分批次采購?fù)活愇镔Y，需合并計算金額，累計達(dá)到審批權(quán)限時需補辦審批手續(xù)。（三）附件材料要求金額超5000元的采購，必須提供至少3家不同供應(yīng)商的書面報價單（需加蓋供應(yīng)商公章），電子版報價需截圖保存完整信息。采購特種設(shè)備、醫(yī)療器械等需資質(zhì)審批的物品，需附上供應(yīng)商的《營業(yè)執(zhí)照》《經(jīng)營許可證》及相關(guān)資質(zhì)證明復(fù)印件。（四）審批時效管理各環(huán)節(jié)審批人需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購除外），逾期未審批視為同意。審批過程中因信息不全需補充材料的，審批人需一次性告知申請人，避免反復(fù)退回影響效率。（五）特殊情況處理緊急采購：因突發(fā)、生產(chǎn)急需等特殊情況，可先通過電話向分管領(lǐng)導(dǎo)請示，事后24小時內(nèi)補填審批表并注明緊急原因，審批流程可適當(dāng)簡化但需保留核心環(huán)節(jié)（部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)復(fù)核）。采購內(nèi)容變更：審批完成后若需變更采購物品名稱、規(guī)格或增加預(yù)算，需重新提交申請表，原審批表作廢。（六）責(zé)任追溯申請人需對需求真實性、附件材料準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任；部門負(fù)責(zé)人對需求必要性負(fù)管理責(zé)任；財務(wù)部門對預(yù)算合規(guī)