辦公室文書檔案管理規(guī)范指南引言在現(xiàn)代辦公環(huán)境中，文書檔案作為信息傳遞、決策依據(jù)、歷史記錄的載體，其重要性不言而喻。規(guī)范、高效的文書檔案管理，不僅是提升辦公效率、保障工作連續(xù)性的基礎(chǔ)，更是規(guī)避運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)單位合法權(quán)益的關(guān)鍵。本指南旨在結(jié)合實(shí)際工作需求，提供一套系統(tǒng)性、可操作性強(qiáng)的辦公室文書檔案管理規(guī)范，以期為各單位文書檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提供有益參考。一、文書檔案管理的基本原則文書檔案管理工作應(yīng)遵循以下核心原則，確保管理行為的合規(guī)性與有效性：（一）真實(shí)性與原始性原則檔案的生命在于真實(shí)。所有歸檔的文書材料必須是辦理完畢的原始記錄，其內(nèi)容、簽名、印章等必須真實(shí)無誤，嚴(yán)禁涂改、偽造或抽取。這是檔案具有憑證價(jià)值和歷史價(jià)值的根本保證。（二）完整性與系統(tǒng)性原則歸檔材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映相關(guān)工作的來龍去脈。同時(shí)，需按照一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于后續(xù)查閱和利用。避免零散化、碎片化管理。（三）價(jià)值性與精簡性原則并非所有文書都需永久保存。應(yīng)根據(jù)文書材料的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值和歷史參考價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)鑒定，區(qū)分不同保管期限。力求在保證檔案價(jià)值的前提下，實(shí)現(xiàn)管理的精簡高效，避免資源浪費(fèi)。（四）規(guī)范性與安全性原則從文書的形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、鑒定、保管到利用、銷毀，整個(gè)過程都應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范的程序和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，必須高度重視檔案的安全保密工作，防止失泄密、丟失、損毀等情況發(fā)生。（五）便于利用與長期保管原則檔案管理的最終目的是為了利用。整理歸檔的檔案應(yīng)便于檢索和提供利用。在選擇保管條件和載體時(shí)，需考慮檔案的長期保存需求，確保其在規(guī)定期限內(nèi)的完好狀態(tài)。二、文書檔案的收集與整理文書檔案的收集與整理是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，直接影響后續(xù)工作的質(zhì)量。（一）收集范圍與時(shí)限各部門應(yīng)明確本部門文書材料的收集范圍，通常包括：*上級(jí)單位下發(fā)的需貫徹執(zhí)行或備案的各類文件；*本單位對(duì)外發(fā)出的正式文件（含正本、定稿及重要附件）；*本單位內(nèi)部形成的各類管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、調(diào)研材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；*本單位與其他單位之間的往來函件、合同協(xié)議、合作項(xiàng)目材料等；*其他具有保存價(jià)值的文書材料。收集工作應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，一般應(yīng)在相關(guān)工作辦理完畢后、或按季度、半年度集中收集，避免遺漏。（二）整理步驟與方法1.鑒別篩選：對(duì)收集到的文書材料進(jìn)行初步鑒別，剔除重復(fù)、無保存價(jià)值或臨時(shí)性的材料。2.分類：根據(jù)單位實(shí)際情況和檔案管理規(guī)定，選擇合適的分類方法。常見的有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法或其組合。例如，可先按年度，再按組織機(jī)構(gòu)，最后按文件類別進(jìn)行分類。3.編號(hào)：對(duì)分類后的文件，依據(jù)一定規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，如“年度-機(jī)構(gòu)/部門代號(hào)-文件類別代號(hào)-順序號(hào)”。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性。4.排列：在同一類目下，文件通常按成文時(shí)間順序排列；成套性文件材料（如一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)會(huì)議的全部材料）應(yīng)集中排列。5.編目：為每份或每卷檔案編制目錄，目錄信息應(yīng)包含檔號(hào)、文件名、文號(hào)、責(zé)任者、成文日期、頁數(shù)、備注等核心要素。目錄是檢索檔案的鑰匙，務(wù)必準(zhǔn)確規(guī)范。6.裝訂：對(duì)需要永久或長期保存的、紙張規(guī)格基本統(tǒng)一的文件材料，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范裝訂，以保護(hù)檔案實(shí)體。裝訂前應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)。三、文書檔案的鑒定與保管（一）檔案價(jià)值鑒定檔案價(jià)值鑒定是確定檔案保管期限、決定檔案存毀的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)由單位檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行。*保管期限劃分：通常分為永久、長期（一般為幾十年）、短期（一般為幾年）。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)可參照國家或行業(yè)相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合本單位實(shí)際制定細(xì)則。*永久保管：反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌，具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要檔案。*長期保管：反映本單位一般職能活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。*短期保管：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作有參考價(jià)值的檔案。*定期復(fù)審：對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行復(fù)審，確無繼續(xù)保存價(jià)值的，按規(guī)定程序報(bào)批后予以銷毀。（二）檔案保管要求1.庫房條件：檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵。保持適宜的溫濕度（溫度一般控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%）。2.裝具規(guī)范：檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架內(nèi)。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并設(shè)置清晰標(biāo)識(shí)。3.載體保護(hù)：對(duì)于特殊載體檔案（如照片、錄音錄像帶、磁盤、光盤等），應(yīng)采取專門的保護(hù)措施和保管方法，定期檢查其存儲(chǔ)狀況。4.庫房管理：建立嚴(yán)格的庫房出入制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)履行登記手續(xù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。四、文書檔案的利用與保密（一）檔案利用檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑，應(yīng)在嚴(yán)格遵守保密規(guī)定的前提下，積極提供服務(wù)。*利用制度：建立健全檔案借閱、復(fù)制、查閱制度。明確借閱范圍、審批權(quán)限、借閱期限、歸還要求等。*利用方式：可提供原件查閱、復(fù)制件提供、檔案證明等服務(wù)。查閱秘密以上級(jí)別的檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。*利用登記：對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者、利用目的、利用檔案內(nèi)容、利用時(shí)間等，以便統(tǒng)計(jì)和追溯。*保護(hù)原件：原則上應(yīng)盡量提供復(fù)制件利用，以保護(hù)檔案原件，特別是珍貴或易損檔案。（二）保密管理檔案管理人員是檔案保密的第一責(zé)任人。*嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，明確檔案密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理要求。*加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理，單獨(dú)存放，專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格借閱審批和登記。*定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識(shí)和防范能力。*嚴(yán)禁將檔案帶離規(guī)定保管場(chǎng)所，嚴(yán)禁在非保密計(jì)算機(jī)上處理、存儲(chǔ)涉密檔案信息。五、文書檔案的統(tǒng)計(jì)與銷毀（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)是掌握檔案數(shù)量、質(zhì)量、利用情況等基本信息，進(jìn)行科學(xué)管理決策的依據(jù)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容主要包括：檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等情況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，并按規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送。（二）檔案銷毀檔案銷毀是檔案管理的最終環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格、慎重進(jìn)行。*銷毀范圍：僅限已超過保管期限、經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值且不涉及未了事項(xiàng)和保密問題的檔案。*銷毀程序：由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀檔案的檔號(hào)、文件名、文號(hào)、數(shù)量、鑒定意見、批準(zhǔn)人等。*銷毀監(jiān)督：銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。銷毀過程應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。六、電子檔案管理的特殊考量隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案日益增多，其管理需兼顧電子文件的特性。*真實(shí)性與完整性保障：采用可靠的電子簽名、時(shí)間戳等技術(shù)，確保電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、修改可追溯，保證其作為檔案的真實(shí)性和完整性。*格式規(guī)范與長期可讀性：選擇通用、開放、穩(wěn)定的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)于特殊格式，應(yīng)考慮轉(zhuǎn)換或保存相應(yīng)的讀取軟件。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和備份，防止因技術(shù)迭代導(dǎo)致電子檔案不可讀。*安全存儲(chǔ)與備份：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制。實(shí)施定期備份策略，包括本地備份和異地容災(zāi)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。*與紙質(zhì)檔案的銜接：對(duì)于“雙套制”（紙質(zhì)和電子并存）管理的檔案，應(yīng)明確兩者的對(duì)應(yīng)關(guān)系和管理職責(zé)，確保其一致性和可追溯性。七、保障措施（一）組織領(lǐng)導(dǎo)各單位應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將文書檔案管理納入單位整體工作規(guī)劃和考核體系，確保檔案工作得到應(yīng)有重視和支持。（二）人員職責(zé)設(shè)立或明確檔案管理部門及專（兼）職檔案管理人員，明確其崗位職責(zé)。檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)。（三）制度建設(shè)根據(jù)本指南及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際，制定和完善本單位的文書檔案管理實(shí)施細(xì)則、保密制度、借閱制度等，使檔案管理有章可循。（四）培訓(xùn)與宣傳定期組織檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其