企業(yè)費(fèi)用申請及審批流程規(guī)范說明書一、適用范圍與場景說明本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門員工因公開展業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用的申請、審批及報銷管理，涵蓋以下常見場景：日常辦公費(fèi)用：包括辦公用品采購、打印復(fù)印、通訊費(fèi)、快遞費(fèi)等維持日常運(yùn)營的支出；差旅費(fèi)用：員工因公出差的交通費(fèi)（機(jī)票、火車票、打車費(fèi)）、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)貼、市內(nèi)交通補(bǔ)貼等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：因業(yè)務(wù)拓展需要接待客戶、合作伙伴發(fā)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)、活動場地費(fèi)等；采購與市場費(fèi)用：包括原材料采購、設(shè)備租賃、廣告宣傳、展會參展、市場調(diào)研等與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的支出；其他特殊費(fèi)用：如員工培訓(xùn)費(fèi)、車輛使用費(fèi)、應(yīng)急維修費(fèi)等，需提前說明事由的特殊支出。不適用范圍：員工個人消費(fèi)（如家庭購物、私人娛樂）、非工作相關(guān)的支出、未提前申請的超預(yù)算費(fèi)用等。二、費(fèi)用申請及審批全流程操作指引（一）費(fèi)用申請發(fā)起明確費(fèi)用需求與類型申請人需根據(jù)業(yè)務(wù)需求確定費(fèi)用類型（如差旅費(fèi)、招待費(fèi)），并確認(rèn)費(fèi)用是否符合公司預(yù)算及費(fèi)用管理制度（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)人均限額等）。準(zhǔn)備證明材料根據(jù)費(fèi)用類型準(zhǔn)備相應(yīng)附件，保證材料真實(shí)、完整：辦公費(fèi)用：采購清單、供應(yīng)商報價單（如金額較大）、發(fā)票/收據(jù)；差旅費(fèi)用：出差審批單（注明出差事由、地點(diǎn)、時間、同行人員）、交通票據(jù)（需注明往返路線）、住宿發(fā)票（需注明入住日期、天數(shù)）；業(yè)務(wù)招待費(fèi)：招待事由說明、招待對象單位/姓名、參與人數(shù)、消費(fèi)清單、發(fā)票；采購費(fèi)用：采購申請單、合同/訂單、供應(yīng)商資質(zhì)證明、發(fā)票。填寫費(fèi)用申請單通過公司OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《費(fèi)用申請單》填寫信息，需包含以下核心內(nèi)容（詳見“三、費(fèi)用申請單模板”）：申請人基本信息：姓名、所屬部門、聯(lián)系方式、申請日期；費(fèi)用基本信息：費(fèi)用類型、費(fèi)用歸屬項(xiàng)目/事由、預(yù)算金額、申請金額（大小寫一致）；費(fèi)用明細(xì)：分項(xiàng)列明費(fèi)用內(nèi)容、發(fā)生日期、金額、用途說明；附件清單：注明附件名稱、數(shù)量、張數(shù)；申請人簽字：確認(rèn)信息真實(shí)無誤，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）部門負(fù)責(zé)人審核提交與流轉(zhuǎn)申請人將填寫完整的《費(fèi)用申請單》及附件提交至直接部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理/主管），通過OA系統(tǒng)提交后需在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人審批節(jié)點(diǎn)。審核要點(diǎn)部門負(fù)責(zé)人需重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：費(fèi)用必要性：費(fèi)用是否與部門業(yè)務(wù)目標(biāo)相關(guān)，是否存在可替代方案（如線上會議替代差旅）；預(yù)算合理性：申請金額是否在部門年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算費(fèi)用需說明額外預(yù)算來源；附件完整性：證明材料是否齊全、合規(guī)（如發(fā)票抬頭需為公司全稱）；標(biāo)準(zhǔn)符合性：費(fèi)用是否符合公司《費(fèi)用管理制度》中的標(biāo)準(zhǔn)（如差旅住宿星級上限、招待費(fèi)審批權(quán)限）。審核結(jié)果處理審核通過：部門負(fù)責(zé)人在《費(fèi)用申請單》上簽字（或OA系統(tǒng)內(nèi)“同意”），流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（財務(wù)審核）；審核不通過：注明退回原因（如“超預(yù)算”“附件不全”“事由不合理”），退回申請人修改后重新提交。（三）財務(wù)合規(guī)性審核審核主體財務(wù)部門指定專人（如費(fèi)用會計(jì)）負(fù)責(zé)審核，保證費(fèi)用符合財務(wù)制度及稅務(wù)規(guī)定。審核要點(diǎn)票據(jù)合規(guī)性：發(fā)票是否為合規(guī)增值稅發(fā)票（電子發(fā)票需驗(yàn)證真?zhèn)危?，發(fā)票抬頭、稅號、項(xiàng)目名稱等信息是否準(zhǔn)確無誤，是否存在涂改、偽造情況；金額準(zhǔn)確性：申請金額與發(fā)票、附件中的金額是否一致，大小寫是否規(guī)范；標(biāo)準(zhǔn)符合性：費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否嚴(yán)格執(zhí)行（如差旅補(bǔ)貼按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，招待費(fèi)需注明招待對象職務(wù)）；預(yù)算匹配性：核對費(fèi)用歸屬項(xiàng)目預(yù)算，避免跨項(xiàng)目串用預(yù)算（如無特殊說明）。審核結(jié)果處理審核通過：財務(wù)人員在系統(tǒng)內(nèi)標(biāo)記“審核通過”，流轉(zhuǎn)至下一審批層級（根據(jù)金額確定審批權(quán)限）；審核不通過：注明退回原因（如“發(fā)票無效”“金額計(jì)算錯誤”“超標(biāo)準(zhǔn)”），退回申請人補(bǔ)充材料或重新申請。（四）分級審批（根據(jù)金額確定）根據(jù)公司費(fèi)用審批權(quán)限表，不同金額/類型的費(fèi)用需由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批，具體如下（示例）：費(fèi)用類型金額范圍審批人日常辦公費(fèi)用≤5,000元部門負(fù)責(zé)人日常辦公費(fèi)用5,000-20,000元部門負(fù)責(zé)人+分管副總?cè)粘＾k公費(fèi)用＞20,000元部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理差旅費(fèi)用≤10,000元部門負(fù)責(zé)人+分管副總差旅費(fèi)用＞10,000元部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理業(yè)務(wù)招待費(fèi)≤3,000元部門負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)招待費(fèi)3,000-8,000元部門負(fù)責(zé)人+分管副總業(yè)務(wù)招待費(fèi)＞8,000元部門負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批操作：審批人需在收到審批申請后【1-2個工作日】內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核費(fèi)用合理性、必要性及是否符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)，通過后簽字確認(rèn)（或OA系統(tǒng)內(nèi)“同意”），最終流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。（五）費(fèi)用支付與報銷審批通過后處理財務(wù)部門收到最終審批通過的《費(fèi)用申請單》及附件后，進(jìn)行以下操作：預(yù)付款支付：如為采購類、差旅類等需預(yù)支費(fèi)用的場景，財務(wù)按申請金額安排預(yù)付款（需申請人提供收款賬戶信息）；報銷支付：如為已發(fā)生費(fèi)用的報銷，財務(wù)核對無誤后，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至申請人/供應(yīng)商賬戶，支付時限為【3-5個工作日】（特殊情況除外）。報銷補(bǔ)充流程若費(fèi)用為預(yù)支后報銷（如差旅費(fèi)），需在出差結(jié)束后【5個工作日】內(nèi)提交報銷單：填寫《費(fèi)用報銷單》，附原始發(fā)票、行程單、消費(fèi)清單等；核銷預(yù)付款：報銷金額與預(yù)付款多退少補(bǔ)，多退部分由財務(wù)從報銷款中扣除，少補(bǔ)部分需申請人補(bǔ)足；財務(wù)復(fù)核：報銷單需經(jīng)原審批流程復(fù)核無誤后支付。（六）費(fèi)用歸檔歸檔責(zé)任財務(wù)部門負(fù)責(zé)每月將審批完成的《費(fèi)用申請單》、發(fā)票、附件等資料整理歸檔，保存期限不少于【5年】（稅務(wù)要求）。歸檔要求按費(fèi)用類型、時間順序分類存放，電子檔同步存入公司檔案管理系統(tǒng)；保證資料完整、清晰，無法辨認(rèn)的票據(jù)需注明原因并由申請人簽字確認(rèn)；定期（如每季度）與審計(jì)部門核對歸檔資料，保證賬實(shí)一致。三、費(fèi)用申請單模板及填寫說明費(fèi)用申請單基本信息內(nèi)容申請單編號（由系統(tǒng)自動）申請人*所屬部門市場部申請日期2023年月日聯(lián)系電話138費(fèi)用歸屬項(xiàng)目/事由參加行業(yè)展會（項(xiàng)目編號：XYZ-2023-001）費(fèi)用明細(xì)序號費(fèi)用項(xiàng)目費(fèi)用類別發(fā)生日期金額（元）用途說明備注1展位費(fèi)采購費(fèi)用2023–15,000.00展會標(biāo)準(zhǔn)展位費(fèi)（3×3）附件：合同2差旅費(fèi)差旅費(fèi)用2023–3,200.00交通費(fèi)1,200+住宿2,000附件：票據(jù)3宣傳物料費(fèi)辦公費(fèi)用2023–800.00展會宣傳冊、海報印刷附件：發(fā)票合計(jì)金額（大寫）人民幣壹萬玖仟元整19,000.00附件清單名稱數(shù)量張數(shù)備注展位費(fèi)合同13加蓋公章增值稅專用發(fā)票24稅號核對無誤差旅交通票據(jù)16日期與行程一致審批流程審批人職務(wù)簽字/意見日期部門審核*市場部經(jīng)理同意2023–財務(wù)審核*YY費(fèi)用會計(jì)票據(jù)合規(guī)2023–分管審批*ZZ分管副總同意2023–總經(jīng)理審批*AAA總經(jīng)理同意2023–填寫說明申請單編號：通過OA系統(tǒng)提交后自動，無需手動填寫；費(fèi)用項(xiàng)目：需具體明確（如“展位費(fèi)”而非“展會費(fèi)用”），用途說明需清晰（如“展會3×3標(biāo)準(zhǔn)展位費(fèi)，用于產(chǎn)品展示”）；金額：小寫金額需頂格填寫，大寫金額后加“整”字，避免涂改；附件：需注明“附件名稱”“數(shù)量”“張數(shù)”，如為電子附件需在系統(tǒng)中并標(biāo)注；審批流程：紙質(zhì)版需各審批人手寫簽字，電子版需在系統(tǒng)內(nèi)“同意”并填寫意見。四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）申請材料規(guī)范發(fā)票合規(guī)性：必須為合規(guī)增值稅發(fā)票（電子發(fā)票需通過“國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺”驗(yàn)證真?zhèn)危?，發(fā)票抬頭需為公司全稱（如“科技有限公司”），稅號、開戶行等信息準(zhǔn)確無誤，不得出現(xiàn)“辦公用品”“禮品”等模糊項(xiàng)目名稱（需具體到“A4紙”“產(chǎn)品樣品”等）；附件完整性：不同費(fèi)用類型需對應(yīng)不同附件（如差旅費(fèi)需附出差審批單，采購費(fèi)需附合同），附件需與申請金額一一對應(yīng)，不得遺漏；信息真實(shí)性：申請人需對提交的所有材料真實(shí)性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛構(gòu)費(fèi)用、虛報金額、挪用公款，違者將按公司規(guī)定追究責(zé)任（如賠償損失、解除勞動合同，情節(jié)嚴(yán)重者移送司法機(jī)關(guān)）。（二）審批時限要求申請人責(zé)任：需在費(fèi)用發(fā)生前【3個工作日】內(nèi)提交申請（緊急費(fèi)用需提前口頭向部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)說明，事后補(bǔ)申請），費(fèi)用發(fā)生后【30天】內(nèi)完成報銷（超期需提交《超期報銷說明》，由總經(jīng)理審批）；審批人責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人需在收到申請后【1個工作日】內(nèi)完成部門審核，財務(wù)審核需在【2個工作日】內(nèi)完成，分級審批需在【1-2個工作日】內(nèi)完成，嚴(yán)禁無故拖延導(dǎo)致業(yè)務(wù)延誤；特殊情況處理：若審批人因出差、休假等原因無法及時審批，需提前指定代理人或通過OA系統(tǒng)委托審批，保證流程順暢。（三）預(yù)算控制要求預(yù)算優(yōu)先級：費(fèi)用申請需優(yōu)先使用部門年度預(yù)算，若預(yù)算不足需提交《預(yù)算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因及資金來源，經(jīng)財務(wù)部門及總經(jīng)理審批后方可使用；預(yù)算凍結(jié)：若某項(xiàng)目預(yù)算已用完，財務(wù)部門有權(quán)凍結(jié)該項(xiàng)目的費(fèi)用申請，直至預(yù)算調(diào)整或下一年度預(yù)算批復(fù)；預(yù)算分析：財務(wù)部門每月需對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對超預(yù)算部門進(jìn)行預(yù)警，并要求提交《預(yù)算執(zhí)行說明》。（四）特殊情況處理緊急費(fèi)用：如因突發(fā)業(yè)務(wù)需求（如客戶緊急拜訪、設(shè)備故障維修）需提前支付費(fèi)用，申請人需通過電話向部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后可先支付費(fèi)用，但需在【2個工作日】內(nèi)補(bǔ)全《費(fèi)用申請單》及附件；跨部門費(fèi)用：涉及多個部門的費(fèi)用（如聯(lián)合項(xiàng)目費(fèi)用），需由主要牽頭部門發(fā)起申請，并附各部門分?jǐn)傉f明，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批；境外費(fèi)用：員工因公產(chǎn)生的境外費(fèi)用（如境外差旅、境外采購），需提前向財務(wù)部門咨詢匯率結(jié)算、稅費(fèi)抵扣等要求，發(fā)票需為境外合規(guī)發(fā)票并附中文翻譯件。（五）溝通與反饋機(jī)制疑問咨詢：申請人對審批流程、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)有疑問時，可向財務(wù)部