辦公室設(shè)備維護(hù)管理規(guī)范一、總則1.1目的與意義為確保辦公室設(shè)備的良好運(yùn)行，提高工作效率，延長設(shè)備使用壽命，規(guī)范設(shè)備操作與維護(hù)行為，保障辦公環(huán)境的安全與穩(wěn)定，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在明確各部門及人員在設(shè)備維護(hù)管理中的職責(zé)，建立科學(xué)的維護(hù)流程，減少設(shè)備故障，降低運(yùn)營成本。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備，包括但不限于計(jì)算機(jī)（臺式機(jī)、筆記本）、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、掃描儀、電話交換機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（路由器、交換機(jī)等）以及其他常用辦公自動化設(shè)備。公司全體員工均須遵守本規(guī)范。1.3基本原則辦公室設(shè)備維護(hù)管理遵循“預(yù)防為主、及時(shí)處理、責(zé)任到人、規(guī)范操作”的原則。倡導(dǎo)全員參與設(shè)備保護(hù)，注重日常保養(yǎng)與定期檢修相結(jié)合，確保設(shè)備處于最佳工作狀態(tài)。二、組織與職責(zé)2.1管理部門行政部為本公司辦公室設(shè)備維護(hù)管理的歸口部門，主要職責(zé)包括：*制定和修訂辦公室設(shè)備維護(hù)管理相關(guān)制度及操作規(guī)程。*負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的統(tǒng)一采購、登記、建檔、調(diào)配、報(bào)廢等全生命周期管理。*組織或聯(lián)系專業(yè)人員進(jìn)行設(shè)備的定期維護(hù)、故障維修。*監(jiān)督檢查各部門設(shè)備使用與維護(hù)情況，處理相關(guān)投訴與建議。*組織設(shè)備使用與維護(hù)知識的培訓(xùn)。2.2使用部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人為本部門設(shè)備管理的第一責(zé)任人，其主要職責(zé)包括：*教育本部門員工嚴(yán)格遵守本規(guī)范及相關(guān)操作規(guī)程。*合理安排本部門設(shè)備的使用，避免不當(dāng)或過度使用。*督促本部門員工做好設(shè)備的日常清潔與保養(yǎng)。*及時(shí)上報(bào)設(shè)備故障，并配合行政部及維修人員進(jìn)行故障排查與處理。*協(xié)助行政部進(jìn)行設(shè)備盤點(diǎn)、登記等工作。2.3設(shè)備使用者職責(zé)每位設(shè)備使用者對所使用的設(shè)備負(fù)有直接保管責(zé)任，應(yīng)做到：*熟悉所使用設(shè)備的基本性能和操作規(guī)程，規(guī)范操作。*保持設(shè)備及周邊環(huán)境的清潔衛(wèi)生。*愛護(hù)設(shè)備，防止人為損壞、丟失。*發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常情況或故障，應(yīng)立即停止使用并及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)告。*未經(jīng)允許，不得擅自拆卸、改裝、移動或外借設(shè)備。三、設(shè)備日常使用與保養(yǎng)3.1通用要求*環(huán)境要求：設(shè)備應(yīng)放置在通風(fēng)、干燥、清潔、避光、遠(yuǎn)離熱源及強(qiáng)電磁干擾的環(huán)境中。桌面應(yīng)平穩(wěn)，避免震動。*電源安全：設(shè)備電源應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，使用專用插座，避免超負(fù)荷用電和私拉亂接。下班或長時(shí)間不使用時(shí)，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源并拔掉插頭（部分需保持待機(jī)狀態(tài)的設(shè)備除外）。*清潔保養(yǎng)：定期使用干燥、柔軟的抹布擦拭設(shè)備表面灰塵。清潔前務(wù)必?cái)嚅_電源。對于有特殊清潔要求的部件，應(yīng)按照設(shè)備說明書進(jìn)行。*規(guī)范操作：嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，禁止野蠻操作或進(jìn)行與工作無關(guān)的操作。3.2計(jì)算機(jī)類設(shè)備*硬件維護(hù)：保持主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等部件的清潔。定期檢查連接線是否牢固。避免在計(jì)算機(jī)旁放置水杯等液體，防止?jié)姙R。*軟件管理：計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件應(yīng)從官方渠道獲取并由IT管理員（或行政部指定人員）安裝。禁止私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件、游戲或修改系統(tǒng)設(shè)置。及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁和安全更新。*筆記本電腦：注意保護(hù)顯示屏，避免擠壓、碰撞。使用專用包攜帶，防止跌落。電池應(yīng)按照說明書進(jìn)行充放電維護(hù)。3.3打印/復(fù)印/掃描類設(shè)備*耗材管理：使用與設(shè)備型號匹配的合格耗材（墨盒、硒鼓、紙張等）。更換耗材時(shí)應(yīng)關(guān)閉電源，按照說明書操作。廢棄耗材應(yīng)妥善保管，由行政部統(tǒng)一回收處理。*紙張?zhí)幚恚菏褂梅弦?guī)格的紙張，避免使用潮濕、褶皺、破損的紙張。定期清理進(jìn)紙器和出紙盤中的紙屑。*日常檢查：注意觀察設(shè)備在運(yùn)行過程中的聲音、溫度是否正常。發(fā)現(xiàn)卡紙等故障，應(yīng)按照設(shè)備提示或說明書指導(dǎo)進(jìn)行處理，切勿強(qiáng)行拉扯。*掃描設(shè)備：保持掃描平臺或掃描玻璃的清潔，避免污漬影響掃描質(zhì)量。3.4網(wǎng)絡(luò)及通訊設(shè)備*網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：路由器、交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)放置在通風(fēng)良好的位置，由IT管理員（或行政部指定人員）負(fù)責(zé)管理和配置，嚴(yán)禁非授權(quán)人員改動。*電話設(shè)備：保持電話機(jī)身清潔，話筒應(yīng)定期消毒。發(fā)現(xiàn)通話質(zhì)量問題及時(shí)報(bào)修。3.5其他設(shè)備投影儀、傳真機(jī)等其他設(shè)備，均應(yīng)參照其各自的使用說明書進(jìn)行日常使用與保養(yǎng)，確保設(shè)備功能正常。四、定期檢查與維護(hù)4.1日常巡檢各部門設(shè)備使用者在每日工作開始前，應(yīng)對所使用設(shè)備進(jìn)行簡單檢查，確認(rèn)其是否能正常啟動和運(yùn)行。4.2月度/季度檢查行政部（或委托IT服務(wù)商）應(yīng)每月或每季度對公司主要辦公設(shè)備進(jìn)行一次全面檢查，內(nèi)容包括設(shè)備運(yùn)行狀況、清潔度、耗材余量、安全隱患等，并做好檢查記錄。4.3年度維護(hù)每年應(yīng)組織對所有辦公設(shè)備進(jìn)行一次較為徹底的維護(hù)保養(yǎng)，可聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行，包括內(nèi)部除塵、部件性能檢測、必要的調(diào)整和更換等。五、故障報(bào)修與維修管理5.1報(bào)修流程當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，使用者應(yīng)立即停止使用，并向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。部門負(fù)責(zé)人核實(shí)后，及時(shí)通過公司指定的報(bào)修渠道（如OA系統(tǒng)、報(bào)修電話、郵件等）向行政部提交報(bào)修申請，說明設(shè)備名稱、型號、故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間等信息。5.2維修處理*行政部接到報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)。對于簡單故障，可安排內(nèi)部人員進(jìn)行處理；對于復(fù)雜故障或需專業(yè)維修的，應(yīng)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或授權(quán)維修服務(wù)商。*維修過程中，使用者及所在部門應(yīng)積極配合維修人員的工作，提供必要的信息和協(xié)助。*維修完成后，行政部或維修人員應(yīng)進(jìn)行測試，確認(rèn)故障已排除，并由報(bào)修人或部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.3維修記錄行政部應(yīng)建立設(shè)備維修臺賬，詳細(xì)記錄每臺設(shè)備的故障情況、報(bào)修時(shí)間、維修過程、更換部件、維修費(fèi)用、維修結(jié)果等信息，作為設(shè)備管理和評估的依據(jù)。六、設(shè)備報(bào)廢與處置6.1報(bào)廢條件符合以下條件之一的設(shè)備，可申請報(bào)廢：*已達(dá)到或超過規(guī)定使用年限，主要性能指標(biāo)無法滿足工作需要，且維修成本過高或無法維修的。*因意外事故嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)不經(jīng)濟(jì)的。*技術(shù)落后，已被淘汰，無繼續(xù)使用價(jià)值的。*其他符合報(bào)廢條件的情況。6.2報(bào)廢流程設(shè)備報(bào)廢由使用部門提出申請，填寫《設(shè)備報(bào)廢申請表》，經(jīng)行政部審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。6.3處置要求報(bào)廢設(shè)備的處置應(yīng)遵循環(huán)保、安全和保密原則。對于存儲過涉密或敏感信息的設(shè)備（如計(jì)算機(jī)硬盤），行政部應(yīng)負(fù)責(zé)進(jìn)行數(shù)據(jù)徹底清除或物理銷毀處理，防止信息泄露。報(bào)廢設(shè)備的殘值處理需符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。七、文檔記錄與知識管理7.1設(shè)備檔案行政部應(yīng)為每臺主要辦公設(shè)備建立檔案，內(nèi)容包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、序列號、采購日期、供應(yīng)商信息、驗(yàn)收記錄、保修期限、維護(hù)記錄、維修記錄、報(bào)廢記錄等。7.2維護(hù)記錄所有設(shè)備的日常保養(yǎng)、定期檢查、故障維修等活動均應(yīng)做好詳細(xì)記錄，并妥善保管，以便追溯和分析。7.3知識共享行政部應(yīng)定期整理設(shè)備常見故障及處理方法、維護(hù)保養(yǎng)技巧等知識，通過內(nèi)部培訓(xùn)、共享文檔等方式，提高全員設(shè)備維護(hù)意識和能力。八、監(jiān)督與改進(jìn)行