證券公司檔案數字化管理規(guī)范模板第一章總則1.1目的與依據為規(guī)范本公司檔案數字化管理工作，提高檔案管理現代化水平，保障檔案信息資源的真實、完整、可用和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經營管理、業(yè)務發(fā)展和風險控制中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國證券法》、《證券期貨經營機構信息系統(tǒng)備份能力標準》及國家有關電子檔案管理的相關規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于本公司各部門、各分支機構（以下統(tǒng)稱“各單位”）各類檔案的數字化加工、管理、利用、保管和銷毀等活動。本規(guī)范所稱檔案，是指公司在各項業(yè)務經營、行政管理、客戶服務等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。1.3基本原則檔案數字化管理工作應遵循以下原則：1.統(tǒng)一規(guī)劃，分級負責：公司統(tǒng)籌規(guī)劃檔案數字化工作，各單位按照職責分工具體實施。2.真實性與完整性：確保數字化檔案與原檔案內容一致，metadata（元數據）完整準確，保障電子檔案的憑證價值。3.規(guī)范性與標準性：數字化過程、數據格式、管理流程等應符合國家及行業(yè)相關標準規(guī)范。4.安全性與保密性：建立健全安全保密制度，采取有效技術和管理措施，確保檔案信息不丟失、不泄露、不被篡改。5.可用性與共享性：在安全保密的前提下，促進數字化檔案的高效利用和信息共享，提升檔案服務效能。6.長期保存與可遷移性：考慮技術發(fā)展，確保數字化檔案能夠長期可讀，并具備必要的數據遷移能力。第二章術語與定義2.1檔案數字化指利用計算機技術、掃描技術、OCR（光學字符識別）技術、數字攝影（錄音、錄像）技術等將紙質檔案、音像檔案等傳統(tǒng)載體檔案轉化為數字形式，并對其進行整理、存儲、著錄、檢索和利用的過程。2.2數字化成果指通過檔案數字化過程形成的數字圖像、文本、音頻、視頻等數字對象，以及相關的元數據、目錄數據等。2.3元數據描述數字化檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。2.4電子檔案指具有憑證價值、查考價值和保存價值，以數字形式存儲于特定載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在網絡上傳輸的檔案。2.5數字檔案館（室）系統(tǒng)指支撐檔案數字化管理、存儲、檢索、利用、備份等功能的計算機信息系統(tǒng)。第三章組織與職責3.1組織架構公司檔案管理工作領導小組負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案數字化管理工作，審定相關制度、規(guī)劃和重大事項。領導小組下設辦公室，日常工作由公司綜合管理部（或指定檔案管理部門，下同）牽頭。各單位應明確檔案管理負責人和兼職檔案員，負責本單位檔案數字化的具體實施。3.2職責分工3.2.1綜合管理部（檔案管理部門）1.組織制定和修訂公司檔案數字化管理相關制度、標準和工作細則。2.負責公司檔案數字化工作的規(guī)劃、組織、指導、監(jiān)督和檢查。3.負責數字檔案館（室）系統(tǒng)的選型、建設、運維和安全管理的協(xié)調。4.負責公司層面應歸檔檔案的數字化加工組織、成果驗收和集中管理。5.組織檔案管理人員和相關人員的業(yè)務培訓。3.2.2信息技術部1.負責數字檔案館（室）系統(tǒng)及相關硬件設備的技術支持、日常維護和安全保障。2.負責制定檔案數據存儲、備份、容災和網絡安全策略并組織實施。3.協(xié)助解決檔案數字化過程中的技術問題。3.2.3合規(guī)與風險管理部1.負責對檔案數字化管理工作的合規(guī)性進行指導和監(jiān)督。2.參與涉及客戶隱私、商業(yè)秘密等敏感檔案數字化的安全策略制定。3.2.4各業(yè)務部門1.負責本部門形成的各類業(yè)務檔案、管理檔案的收集、整理、鑒定，并按要求進行數字化前處理。2.配合檔案管理部門完成本部門檔案的數字化加工、元數據著錄和成果驗收。3.遵守公司檔案數字化管理規(guī)定，安全規(guī)范地利用數字化檔案。第四章檔案數字化工作流程與要求4.1數字化范圍與優(yōu)先級各單位應根據檔案的價值、利用率、保管期限以及實體狀況，確定檔案數字化的范圍和先后順序。對于永久、長期保管的檔案，以及利用率高、易損壞的檔案應優(yōu)先進行數字化。4.2數字化前處理1.檔案整理：按照檔案整理規(guī)則，對擬數字化的檔案進行分類、排序、編號、編目，確保案卷、文件順序正確，裝訂牢固、整齊。2.檔案鑒定：對破損、霉變、字跡模糊等檔案進行修復、復制或著錄說明；剔除重復、無保存價值的文件材料。3.著錄標引：按照元數據著錄規(guī)則，對檔案的核心著錄項進行標引，為數字化加工和后續(xù)檢索利用奠定基礎。4.登記備案：對擬數字化檔案進行詳細登記，建立數字化加工臺賬。4.3數字化采集1.掃描設備選擇：根據檔案的幅面、材質、字跡等情況，選擇合適的掃描儀（如平板掃描儀、高速掃描儀、書刊掃描儀等）。2.掃描參數設置：*分辨率：應根據檔案內容、字體大小、用途等因素確定，一般情況下，文書檔案掃描分辨率不低于規(guī)定值，特殊檔案可適當提高。*色彩模式：一般采用黑白二值模式；頁面為彩色或包含彩色圖表、印章的，可采用灰度模式或彩色模式。*圖像格式：應選擇符合長期保存要求且通用的格式，如TIFF、PDF/A等。3.掃描質量要求：掃描圖像應清晰、完整、不失真，無錯掃、漏掃、重掃，圖像歪斜度、清晰度、對比度應符合相關標準。4.4數字化加工1.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、去噪、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像質量。處理過程應保留操作痕跡，確?？勺匪?。2.OCR文字識別：對需要進行全文檢索的檔案，應進行OCR文字識別，并對識別結果進行校對，確保文本內容的準確性。識別后的文本應與掃描圖像關聯。3.數據格式轉換：根據需要，可將掃描圖像轉換為適合網絡傳輸和瀏覽的格式，但應保證原始掃描圖像的完整性和可用性。4.5元數據著錄1.元數據著錄應遵循相關國家標準和行業(yè)標準，結合公司實際情況確定著錄字段和要求。2.著錄信息應準確、完整、規(guī)范，包括但不限于檔案的題名、責任者、形成時間、保管期限、分類號、檔號、密級、載體類型、頁數等核心元數據。3.元數據應與數字化圖像、文本等成果建立準確的關聯關系。4.6數字化成果驗收與移交1.驗收：數字化成果完成后，檔案管理部門應組織相關人員按照規(guī)定的質量標準和驗收流程進行驗收。驗收可分為過程抽檢和最終驗收。2.移交：驗收合格的數字化成果，應按照規(guī)定的格式和方式移交至數字檔案館（室）系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。移交時應辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。第五章數字化檔案管理5.1存儲管理1.數字化檔案應存儲在公司指定的、符合安全等級要求的存儲介質上。2.采用在線存儲與離線備份相結合的方式。重要檔案的數字化成果應進行多重備份，并異地存放。3.定期對存儲介質進行檢查和維護，確保數據可讀。5.2分類與著錄數字化檔案的分類應與實體檔案保持一致，并可根據數字檔案特點進行優(yōu)化。著錄應符合元數據著錄規(guī)則，確保檢索的準確性和高效性。5.3檢索與利用1.數字檔案館（室）系統(tǒng)應提供多種檢索方式，如全文檢索、字段檢索、組合檢索等，滿足不同用戶的查詢需求。2.嚴格執(zhí)行檔案利用權限管理，根據檔案的密級和利用范圍，為不同用戶設置相應的訪問權限。3.利用數字化檔案應進行登記，記錄利用人、利用時間、利用目的、利用內容等信息。5.4鑒定與銷毀數字化檔案的鑒定與銷毀工作，參照公司檔案鑒定銷毀制度執(zhí)行。電子檔案的銷毀應確保數據徹底刪除，無法恢復。銷毀過程應有詳細記錄，相關責任人簽字確認。第六章安全管理6.1數據安全1.數字化檔案數據應采取加密、訪問控制等技術措施，防止未授權訪問、篡改和泄露。2.建立數據備份和恢復機制，定期進行備份，并測試備份數據的有效性。3.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和客戶隱私的數字化檔案，應采取特殊的安全保密措施。6.2系統(tǒng)安全1.數字檔案館（室）系統(tǒng)應符合國家信息安全等級保護要求，部署必要的安全防護設備和軟件。2.加強系統(tǒng)賬戶管理，嚴格密碼策略，定期更換密碼。3.定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和安全審計，及時發(fā)現和處置安全隱患。6.3環(huán)境安全檔案數字化加工場所和數據中心機房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防磁、防靜電等安全條件。6.4人員安全1.加強檔案管理人員和數字化加工人員的保密教育和紀律約束，簽訂保密承諾書。2.對涉密檔案的數字化加工，應嚴格控制參與人員范圍，并采取封閉式管理。第七章監(jiān)督與保障7.1制度保障公司應建立健全檔案數字化管理相關的配套制度，如檔案分類、著錄、保管、利用、保密、鑒定銷毀等制度，形成完善的制度體系。7.2人員保障加強檔案管理和數字化專業(yè)人才隊伍建設，定期組織業(yè)務培訓和技能考核，提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和安全意識。7.3技術與經費保障公司應根據檔案數字化工作需要，配備必要的硬件設備、軟件系統(tǒng)和網絡資源，并保障相應的經費投入。7.4監(jiān)督檢查與考核檔案管理部門應定期對各單位檔案數字化工作的開展情況、制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查