采購流程標(biāo)準(zhǔn)化管理模板（含審批流程）一、適用范圍與背景本模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型等）的采購管理場景，尤其適合需要規(guī)范采購行為、控制采購成本、防范合規(guī)風(fēng)險的企業(yè)。當(dāng)企業(yè)面臨多部門采購需求分散、審批流程不清晰、供應(yīng)商管理混亂、采購數(shù)據(jù)追溯困難等問題時，通過本模板可實現(xiàn)采購全流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證采購活動“有章可循、有據(jù)可查、責(zé)任到人”。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購流程涵蓋從需求發(fā)起到最終付款的全環(huán)節(jié)，共分為7個核心步驟，每個步驟明確責(zé)任主體、操作內(nèi)容及輸出成果，保證流程閉環(huán)管理。（一）需求發(fā)起與提報責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、研發(fā)部等）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)外包等），填寫《采購申請單》（模板見“核心模板工具包”），詳細注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計單價、預(yù)算金額、用途、需求時間、緊急程度等信息。附件準(zhǔn)備：根據(jù)采購類型補充必要材料，如生產(chǎn)物料需提供BOM清單（物料清單），服務(wù)類采購需提供需求說明書，固定資產(chǎn)采購需提供設(shè)備參數(shù)表等。提交流程：將《采購申請單》及附件提交至部門負責(zé)人初審。輸出成果：《采購申請單》（含附件）（二）采購審批與立項責(zé)任主體：需求部門負責(zé)人、采購部門、財務(wù)部門、管理層（根據(jù)采購金額分級）操作內(nèi)容：部門初審：需求部門負責(zé)人審核采購需求的合理性（如是否必要、數(shù)量是否匹配實際需求）、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)，簽署意見后轉(zhuǎn)交采購部門。采購部門審核：采購部門核對采購申請的合規(guī)性（如是否屬于企業(yè)集中采購目錄、是否需招標(biāo)/詢比價）、歷史采購價格參考，評估供應(yīng)商資源是否充足，審核后轉(zhuǎn)交財務(wù)部門。財務(wù)審核：財務(wù)部門重點審核采購預(yù)算的準(zhǔn)確性（是否超年度預(yù)算、資金來源是否落實）、成本合理性，簽署意見后根據(jù)采購金額提交管理層審批。管理層審批：根據(jù)采購金額分級審批（示例）：金額≤5000元：需求部門負責(zé)人+采購部門負責(zé)人雙簽；5000元＜金額≤5萬元：需求部門負責(zé)人+采購部門負責(zé)人+財務(wù)部門負責(zé)人審批；金額＞5萬元：需總經(jīng)理/分管副總最終審批，重大采購（如設(shè)備、大宗物料）需提交總經(jīng)理辦公會審議。審批通過后，采購項目正式立項，進入供應(yīng)商尋源階段。輸出成果：審批通過的《采購申請單》（三）供應(yīng)商尋源與評估責(zé)任主體：采購部門、需求部門、質(zhì)檢部門（如涉及）操作內(nèi)容：供應(yīng)商尋源：公開采購：通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、第三方招標(biāo)平臺（如招標(biāo)網(wǎng)）發(fā)布采購信息；邀請采購：針對定制化/專業(yè)服務(wù)，邀請3家及以上合格供應(yīng)商參與；緊急采購：金額≤5000元且緊急時，可從歷史合作供應(yīng)商中選擇，需備注“緊急采購”原因。供應(yīng)商資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、過往合作業(yè)績等，采購部門審核資質(zhì)真實性及有效性。詢價比價/招標(biāo)：詢價比價：向3家及以上供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，要求在規(guī)定時間內(nèi)提供報價單，采購部門匯總價格、交期、付款條件等信息，形成《比價分析表》；招標(biāo)：金額＞5萬元或涉及重大設(shè)備，需組織公開招標(biāo)，成立招標(biāo)小組（含采購、技術(shù)、財務(wù)、法務(wù)人員），按招標(biāo)文件要求評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。供應(yīng)商綜合評估：從價格（30%）、質(zhì)量（40%）、交期（20%）、服務(wù)（10%）四個維度打分，選擇綜合評分最高的供應(yīng)商，若評分差距＜10%，需優(yōu)先選擇合作記錄良好的供應(yīng)商。輸出成果：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《比價分析表》《供應(yīng)商評估報告》（四）采購合同簽訂責(zé)任主體：采購部門、法務(wù)部門（如涉及）、財務(wù)部門、管理層操作內(nèi)容：合同起草：采購部門根據(jù)采購需求及供應(yīng)商談判結(jié)果，擬定《采購合同》（模板見“核心模板工具包”），明確雙方信息、采購內(nèi)容（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）、交付時間與地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。合同審核：采購部門審核合同條款與采購需求的一致性；法務(wù)部門審核合同的法律合規(guī)性（如條款是否完備、是否存在法律風(fēng)險）；財務(wù)部門審核付款條款與財務(wù)制度的匹配性。合同簽訂：審核通過后，由授權(quán)代表（如總經(jīng)理、分管副總）與供應(yīng)商簽訂合同，合同一式三份（采購部門、財務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份），原件歸檔保存。輸出成果：簽訂生效的《采購合同》（五）訂單執(zhí)行與跟進責(zé)任主體：采購部門、需求部門操作內(nèi)容：下達訂單：采購部門根據(jù)簽訂的《采購合同》，向供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》（模板見“核心模板工具包”），明確訂單編號、物料信息、交付時間、交付地點、聯(lián)系人等，要求供應(yīng)商確認回執(zhí)。進度跟蹤：采購部門定期（如每周）跟進供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，對可能延期的情況（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流問題），提前與需求部門溝通，協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交付時間、更換備選供應(yīng)商）。異常處理：若供應(yīng)商無法按期交付，需書面說明原因并承諾新交付時間，采購部門評估影響并報管理層審批，必要時啟動備選方案。輸出成果：《采購訂單》、供應(yīng)商回執(zhí)、進度跟蹤記錄（六）貨物/服務(wù)驗收責(zé)任主體：需求部門、質(zhì)檢部門（如涉及）、采購部門操作內(nèi)容：驗收準(zhǔn)備：供應(yīng)商按《采購訂單》交付貨物/服務(wù)后，需求部門組織驗收小組（含使用人、質(zhì)檢人員、采購人員），準(zhǔn)備驗收標(biāo)準(zhǔn)（如合同約定的技術(shù)參數(shù)、樣品、行業(yè)規(guī)范）。現(xiàn)場驗收：貨物驗收：核對數(shù)量、規(guī)格型號是否與訂單一致，檢查外觀、包裝是否完好，通過抽檢或全檢檢測質(zhì)量（如功能、尺寸、材質(zhì)），填寫《貨物驗收單》；服務(wù)驗收：對照服務(wù)說明書（如培訓(xùn)、運維），檢查服務(wù)內(nèi)容是否完成、效果是否達標(biāo)，由需求部門負責(zé)人簽署《服務(wù)驗收單》。不合格處理：若驗收不合格，需在《驗收單》中注明不合格項，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)整改（如退換貨、重新提供服務(wù)），整改后需再次驗收，直至合格。輸出成果：《貨物驗收單》/《服務(wù)驗收單》（需三方簽字確認）（七）財務(wù)結(jié)算與歸檔責(zé)任主體：財務(wù)部門、采購部門操作內(nèi)容：結(jié)算資料提交：采購部門收集齊全結(jié)算資料，包括《采購合同》《采購訂單》《驗收單》《發(fā)票》（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、供應(yīng)商對賬單等，提交財務(wù)部門。財務(wù)審核：財務(wù)部門核對資料完整性（“三單匹配”：訂單、驗收單、發(fā)票信息一致）、發(fā)票真實性、付款條款是否符合合同約定，無誤后安排付款。付款執(zhí)行：通過銀行轉(zhuǎn)賬方式向供應(yīng)商付款，付款后標(biāo)注“已付”狀態(tài)，同步更新供應(yīng)商付款記錄。資料歸檔：采購部門將本次采購全流程資料（采購申請單、審批記錄、比價分析表、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）整理成冊，按“一采購一檔”原則歸檔，保存期限≥3年（重要采購檔案保存≥10年）。輸出成果：付款憑證、采購檔案歸檔記錄三、核心模板工具包（一）采購申請單字段名稱填寫說明申請部門需求部門全稱（如“生產(chǎn)一部”）申請人需求部門對接人（**）申請日期提交申請的日期（YYYY-MM-DD）采購類型□物料□服務(wù)□設(shè)備□其他（請注明）物料/服務(wù)名稱具體名稱（如“A型原材料”“年度保潔服務(wù)”）規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容詳細描述（如“直徑5mm，長度10cm”“包含日常保潔、垃圾清運”）需求數(shù)量單位+數(shù)量（如“件：100”“次：12”）預(yù)計單價不含稅單價（元）預(yù)算金額不含稅總金額（元）需求時間要求交付/服務(wù)的日期（YYYY-MM-DD）緊急程度□普通□緊急（緊急需注明原因，如“生產(chǎn)斷料風(fēng)險”）用途說明采購原因（如“用于產(chǎn)品生產(chǎn)”“行政辦公使用”）附件清單□BOM清單□需求說明書□設(shè)備參數(shù)表□其他（請注明）部門負責(zé)人審批簽字+日期采購部門審核簽字+日期財務(wù)部門審核簽字+日期管理層審批□5000元以下：采購負責(zé)人簽字□5000-5萬元：財務(wù)負責(zé)人簽字□5萬元以上：總經(jīng)理簽字（二）供應(yīng)商評估報告供應(yīng)商名稱科技有限公司評估日期YYYY-MM-DD采購項目A型原材料采購評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）價格（30分）最低報價得30分，每高于最低價1%扣1分，扣完為止質(zhì)量（40分）樣品合格率100%得20分，過往合作不良率≤1%得20分交期（20分）按時交付得20分，每延期1天扣2分，延期≥5天0分服務(wù)（10分）售后響應(yīng)及時性（24小時內(nèi)響應(yīng)得5分）、問題解決效率（5分）綜合得分評估結(jié)論□推薦合作□備選□淘汰（推薦合作）評估小組簽字采購負責(zé)人：**質(zhì)檢負責(zé)人：**需求部門：趙六（三）采購合同（關(guān)鍵條款節(jié)選）合同編號：CG-YYYY-X（采購年份+序號）甲方（采購方）：有限公司乙方（供應(yīng)商）：科技有限公司采購內(nèi)容：物料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點A型原材料直徑5mm件100505000YYYY-MM-DD甲方倉庫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合GB/TX-國家標(biāo)準(zhǔn)，甲方有權(quán)對貨物進行抽檢，不合格率＞5%時乙方需全數(shù)退換。付款方式：簽訂合同后支付30%預(yù)付款，交付驗收合格后支付65%，質(zhì)保期（12個月）結(jié)束后支付5%。違約責(zé)任：乙方延期交付，每延遲1天按合同總額的0.5%支付違約金；延遲超過7天，甲方有權(quán)解除合同。爭議解決：協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。（四）貨物驗收單驗收日期YYYY-MM-DD驗收地點甲方倉庫供應(yīng)商名稱科技有限公司訂單編號PO-2024-001物料名稱A型原材料規(guī)格型號直徑5mm應(yīng)收數(shù)量100件實收數(shù)量100件驗收標(biāo)準(zhǔn)GB/TX-，無外觀瑕疵，尺寸誤差±0.1mm驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格項說明：________________）質(zhì)檢人員簽字**需求部門簽字趙六采購人員簽字**不合格處理方案□退貨□換貨□整改后復(fù)驗（請注明：____________）四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）審批權(quán)限管理嚴格執(zhí)行“分級審批”原則，禁止越級審批或代簽；金額＞5萬元的采購需留存書面審批記錄，電子審批需截圖保存；緊急采購（如生產(chǎn)斷料）需在事后24小時內(nèi)補辦審批手續(xù)，備注“緊急采購”及原因。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核供應(yīng)商必須具備合法營業(yè)執(zhí)照及行業(yè)相關(guān)資質(zhì)（如食品供應(yīng)商需《食品經(jīng)營許可證》），資質(zhì)文件需在合作前審核并留存復(fù)印件；建立合格供應(yīng)商庫，每半年對供應(yīng)商進行復(fù)評，淘汰評分低于60分或存在重大質(zhì)量/服務(wù)問題的供應(yīng)商。（三）合同條款規(guī)范性合同中必須明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等核心條款，避免口頭約定；重大采購合同（金額＞10萬