低值易耗品采購及盤點流程前言低值易耗品作為企業(yè)日常運營中不可或缺的物資，其價值雖相對較低，但使用頻繁、數(shù)量較大，對其進行規(guī)范、高效的采購與盤點管理，是保障企業(yè)運營順暢、控制成本、杜絕浪費及確保資產(chǎn)安全的重要環(huán)節(jié)。本文旨在梳理一套實用的低值易耗品采購及盤點流程，以期為企業(yè)相關(guān)管理工作提供參考。一、低值易耗品的界定與管理原則界定：通常指單位價值在規(guī)定限額以下，或使用期限較短（一般不超過一年），在使用過程中基本保持原有實物形態(tài)，但不屬于固定資產(chǎn)范疇的各種用具物品。例如：辦公用品、勞保用品、小型工具、包裝材料等。具體品類需企業(yè)結(jié)合自身實際情況予以明確。管理原則：1.預(yù)算控制原則：采購活動需在年度預(yù)算框架內(nèi)執(zhí)行，嚴禁無預(yù)算、超預(yù)算采購。2.需求導(dǎo)向原則：采購應(yīng)以實際工作需求為出發(fā)點，避免盲目囤積。3.性價比原則：在保證質(zhì)量滿足使用要求的前提下，力求以最經(jīng)濟的成本獲取所需物品。4.合規(guī)透明原則：采購過程應(yīng)符合公司規(guī)章制度，關(guān)鍵環(huán)節(jié)需有記錄可查，確保公平公正。5.責(zé)任到人原則：明確各部門及相關(guān)人員在低值易耗品管理中的職責(zé)。二、采購流程（一）需求提出與匯總1.各部門需求提報：各部門根據(jù)實際工作需要，定期（如每月）或不定期提出低值易耗品需求，填寫《低值易耗品需求申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、建議品牌（如有）、預(yù)計使用日期及需求理由等。2.部門匯總審核：部門負責(zé)人對本部門提報的需求進行審核，確認其合理性與必要性后，匯總提交至負責(zé)低值易耗品采購管理的部門（通常為行政部或采購部）。（二）采購申請與審批1.采購部門匯總與初審：采購管理部門對各部門提交的需求進行匯總、分類整理，并結(jié)合現(xiàn)有庫存情況（如有）進行初步審核，剔除不合理或重復(fù)的需求。2.編制采購計劃：根據(jù)審核后的需求，編制《低值易耗品采購計劃》，列明擬采購物品的詳細信息、預(yù)估單價、預(yù)估總金額、計劃采購日期等。3.審批流程：《低值易耗品采購計劃》需按公司規(guī)定的審批權(quán)限進行報批。一般而言，金額較小的采購計劃由采購管理部門負責(zé)人審批；金額較大或超出常規(guī)的采購計劃，需報請財務(wù)部門及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批重點關(guān)注預(yù)算符合性、需求合理性及成本控制。（三）供應(yīng)商選擇與比價1.供應(yīng)商信息庫維護：采購管理部門應(yīng)建立并維護合格供應(yīng)商信息庫，定期對供應(yīng)商進行評估。2.詢價與比價：根據(jù)采購物品的特性、金額大小及市場情況，選擇合適的采購方式。*對于常規(guī)、小額物品，可向至少兩家及以上合格供應(yīng)商進行詢價，獲取報價單。*對于金額較大或重要的物品，可采用多輪比價或競爭性談判方式，確保獲得最優(yōu)性價比。*比價過程應(yīng)注重產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)及供應(yīng)商信譽等綜合因素。（四）采購執(zhí)行與合同簽訂1.確定供應(yīng)商：采購管理部門根據(jù)比價結(jié)果或談判情況，確定最終供應(yīng)商，并將結(jié)果通知相關(guān)部門（如需）。2.合同簽訂：對于長期合作、金額較大或有特殊要求的采購，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購合同，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款。小額零星采購可憑訂單或發(fā)票執(zhí)行。（五）驗收入庫1.到貨通知與驗收：供應(yīng)商按約定交貨后，采購管理部門或倉庫管理員（如有）通知相關(guān)部門共同對物品進行驗收。驗收內(nèi)容包括：數(shù)量是否相符、規(guī)格型號是否正確、物品是否完好無損、有無產(chǎn)品合格證明等。2.入庫登記：驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，登記《低值易耗品入庫登記表》，詳細記錄物品信息、入庫數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商信息、存放位置等。對于有條件的企業(yè)，可納入庫存管理系統(tǒng)。（六）付款結(jié)算1.發(fā)票審核：供應(yīng)商提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)單據(jù)（如送貨單、驗收單），采購管理部門核對發(fā)票信息與采購合同、驗收記錄是否一致。2.付款申請：審核無誤后，按公司財務(wù)制度規(guī)定辦理付款申請手續(xù)。3.財務(wù)付款：財務(wù)部根據(jù)審批后的付款申請及相關(guān)憑證，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款。三、日常管理與領(lǐng)用1.建立臺賬：管理部門應(yīng)建立低值易耗品管理臺賬，詳細記錄物品的入庫、領(lǐng)用、結(jié)存等情況。2.領(lǐng)用登記：各部門領(lǐng)用低值易耗品時，需填寫《低值易耗品領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字批準后，到管理部門或倉庫領(lǐng)取。領(lǐng)用單應(yīng)注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量等。3.使用管理：領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管和使用所領(lǐng)用的低值易耗品，倡導(dǎo)節(jié)約，杜絕浪費和私用。部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門低值易耗品使用情況的監(jiān)督。四、盤點流程（一）盤點目的1.確保賬實相符，掌握低值易耗品的實際庫存數(shù)量與狀況。2.及時發(fā)現(xiàn)和處理積壓、閑置、損壞、過期的物品。3.評估管理效果，改進管理方法，防止資產(chǎn)流失。（二）盤點計劃制定1.確定盤點范圍與周期：明確盤點的低值易耗品范圍（全部或部分）及盤點周期（如每季度、每半年或年度）。對于易損耗或流動頻繁的物品，可適當(dāng)增加盤點頻率。2.組建盤點小組：由管理部門牽頭，相關(guān)部門（如財務(wù)部、使用部門代表）參與，組成盤點小組。3.制定盤點方案：明確盤點日期、具體方法、人員分工、盤點表格樣式等。（三）盤點實施1.盤點前準備：盤點小組應(yīng)提前整理好管理臺賬，準備好盤點表，通知各部門配合盤點工作，暫停相關(guān)的領(lǐng)用、入庫等業(yè)務(wù)（或做好記錄區(qū)分）。2.實地盤點：盤點人員根據(jù)盤點表，對庫存的低值易耗品進行逐一清點、核對，記錄實際數(shù)量、物品狀況（完好、損壞、過期等）。對于存放在各部門使用中的低值易耗品，可采取部門自查與盤點小組抽查相結(jié)合的方式。3.記錄與標記：將盤點結(jié)果詳細記錄于《低值易耗品盤點表》，對盤盈、盤虧、損壞、積壓的物品應(yīng)特別注明。盤點人員需在盤點表上簽字確認。（四）差異分析與處理1.編制盤點報告：盤點結(jié)束后，盤點小組將盤點表與管理臺賬進行核對，編制《低值易耗品盤點報告》，列明賬存數(shù)量、實存數(shù)量、差異數(shù)量、差異原因分析（如記錄錯誤、自然損耗、人為損壞、丟失、領(lǐng)用未登記等）。2.差異審批與處理：《低值易耗品盤點報告》按規(guī)定程序報批。根據(jù)審批意見，對盤盈、盤虧及報廢物品進行相應(yīng)處理：*盤盈：查明原因，按規(guī)定手續(xù)入賬。*盤虧：分析原因，明確責(zé)任。屬于合理損耗的，按規(guī)定報批后核銷；屬于人為過失的，追究相關(guān)人員責(zé)任。*積壓/閑置：評估是否仍有使用價值，可考慮內(nèi)部調(diào)劑、折價處理或報廢。*損壞/過期：確認無法使用的，按公司資產(chǎn)報廢流程辦理報廢手續(xù)，并做好殘值處理和登記。（五）賬務(wù)調(diào)整與資料歸檔1.賬務(wù)調(diào)整：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的盤點報告及相關(guān)處理意見，對低值易耗品管理臺賬及相關(guān)財務(wù)記錄進行調(diào)整，確保賬實相符。2.資料歸檔：盤點過程中的所有表單、報告等資料，應(yīng)整理歸檔，以備查閱。五、監(jiān)督與改進1.定期檢查：公司管理層或指定部門（如內(nèi)審部）應(yīng)對低值易耗品的采購、領(lǐng)用、盤點等管理制度的執(zhí)行情況進行定期或不定期檢查。2.持續(xù)改進：根據(jù)檢查結(jié)果、盤點情況及實際運營需求，對低值易耗品的采購及盤點流程進行評估和優(yōu)化，不斷提