團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程與決策記錄模板一、模板價(jià)值說(shuō)明在團(tuán)隊(duì)協(xié)作中，規(guī)范的會(huì)議流程與清晰的決策記錄是提升溝通效率、保證執(zhí)行落地的關(guān)鍵。本模板旨在通過(guò)結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)，幫助團(tuán)隊(duì)明確會(huì)議目標(biāo)、聚焦核心議題、實(shí)時(shí)追蹤決策進(jìn)展，減少無(wú)效討論，避免責(zé)任模糊，最終實(shí)現(xiàn)“會(huì)前有準(zhǔn)備、會(huì)中有聚焦、會(huì)后有跟進(jìn)”的高效會(huì)議管理。二、適用場(chǎng)景本模板適用于各類團(tuán)隊(duì)協(xié)作場(chǎng)景，包括但不限于：常規(guī)例會(huì)：如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)，用于同步進(jìn)度、協(xié)調(diào)資源；專項(xiàng)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問(wèn)題復(fù)盤會(huì)，用于明確目標(biāo)、分析根因；跨部門協(xié)作會(huì)：如資源協(xié)調(diào)會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)，用于打破壁壘、達(dá)成共識(shí)；決策評(píng)審會(huì)：如方案評(píng)審會(huì)、預(yù)算審批會(huì)，用于評(píng)估方案、確認(rèn)方向。三、操作流程詳解（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確框架，提前聚焦確定會(huì)議核心目標(biāo)會(huì)議發(fā)起人需明確本次會(huì)議需解決的核心問(wèn)題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”“解決跨部門交付延遲問(wèn)題”），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致議題發(fā)散。梳理議題并分配優(yōu)先級(jí)根據(jù)核心目標(biāo)，收集需討論的議題（建議不超過(guò)5個(gè)），按“緊急重要”原則排序，標(biāo)注每個(gè)議題的預(yù)期成果（如“輸出方案初稿”“明確責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)”）。確定參會(huì)人及分工邀請(qǐng)與議題直接相關(guān)的決策人、執(zhí)行人及必要支持人員（如議題涉及技術(shù)方案，需技術(shù)負(fù)責(zé)人參會(huì)），明確會(huì)議主持（控場(chǎng)）、記錄人（實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息）、時(shí)間管理員（提醒議題進(jìn)度）角色分工。編制會(huì)議議程并提前分發(fā)根據(jù)議題優(yōu)先級(jí)和預(yù)期時(shí)長(zhǎng)，分配各議題討論時(shí)間（總時(shí)長(zhǎng)建議控制在60-90分鐘），填寫“會(huì)議議程表”（見(jiàn)模板一），至少提前1-2個(gè)工作日通過(guò)團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具（如企業(yè)釘釘）分發(fā)至參會(huì)人，并提醒提前閱讀相關(guān)材料。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦討論，高效決策開(kāi)場(chǎng)重申目標(biāo)與規(guī)則會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人需簡(jiǎn)要說(shuō)明本次會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)規(guī)則，提醒參會(huì)人“圍繞議題發(fā)言、避免跑題、控制單次發(fā)言時(shí)長(zhǎng)”。逐項(xiàng)議題討論按議程順序逐項(xiàng)討論，每個(gè)議題遵循“背景說(shuō)明→現(xiàn)狀分析→方案探討→共識(shí)形成”的邏輯：背景說(shuō)明：由議題負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)要介紹問(wèn)題背景（如“當(dāng)前客戶投訴率上升15%，主要原因是響應(yīng)延遲”）；現(xiàn)狀分析：基于數(shù)據(jù)或事實(shí)呈現(xiàn)當(dāng)前情況（如“近30天客服響應(yīng)平均時(shí)長(zhǎng)為8小時(shí)，目標(biāo)為4小時(shí)”）；方案探討：引導(dǎo)參會(huì)人提出解決方案，鼓勵(lì)不同觀點(diǎn)碰撞，主持人需平衡發(fā)言機(jī)會(huì)，避免少數(shù)人主導(dǎo)討論；共識(shí)形成：對(duì)方案進(jìn)行評(píng)估（可投票或現(xiàn)場(chǎng)舉手），明確最終決策結(jié)論（如“將響應(yīng)時(shí)長(zhǎng)縮短至4小時(shí)，由*牽頭，協(xié)調(diào)客服和技術(shù)部門，本周五前提交具體方案”）。實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息記錄人需同步記錄“議題討論要點(diǎn)、不同觀點(diǎn)摘要、最終決策結(jié)論、負(fù)責(zé)人及截止時(shí)間”，避免會(huì)后遺漏（重點(diǎn)記錄“誰(shuí)、做什么、何時(shí)完成”）。（三）會(huì)后跟進(jìn)：落地執(zhí)行，追蹤進(jìn)展整理并分發(fā)會(huì)議記錄會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人需根據(jù)會(huì)中筆記整理“會(huì)議決策記錄表”（見(jiàn)模板二），補(bǔ)充“會(huì)議基本信息”（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人等），經(jīng)主持人確認(rèn)無(wú)誤后，分發(fā)至所有參會(huì)人及相關(guān)方，并同步至團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫(kù)（如飛書文檔、SharePoint）。明確執(zhí)行責(zé)任人及跟蹤機(jī)制決策結(jié)論中的各項(xiàng)任務(wù)，需明確“直接責(zé)任人”（如“優(yōu)化登錄流程”由*負(fù)責(zé)）、“協(xié)作方”（如設(shè)計(jì)部門配合界面調(diào)整）及“完成時(shí)限”（如“下周五前上線測(cè)試版”）。建議在團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具中創(chuàng)建任務(wù)卡片，設(shè)置提醒節(jié)點(diǎn)。定期回顧決策執(zhí)行情況在后續(xù)例會(huì)中，優(yōu)先回顧上次會(huì)議決策任務(wù)的進(jìn)展，對(duì)未按時(shí)完成的任務(wù)分析原因（如資源不足、需求變更），并調(diào)整計(jì)劃或升級(jí)解決，保證“事事有跟進(jìn)、件件有閉環(huán)”。四、模板內(nèi)容模板一：會(huì)議議程表會(huì)議基本信息會(huì)議名稱例：2024年Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)評(píng)審會(huì)會(huì)議時(shí)間例：2024年6月15日14:00-15:30會(huì)議地點(diǎn)/形式例：3號(hào)會(huì)議室/騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：*–）主持人*（產(chǎn)品經(jīng)理）記錄人*（運(yùn)營(yíng)專員）參會(huì)人（技術(shù)負(fù)責(zé)人）、（設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人）、（市場(chǎng)負(fù)責(zé)人）、（測(cè)試負(fù)責(zé)人）會(huì)議議程序號(hào)議題名稱討論背景/目標(biāo)預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)（分鐘）負(fù)責(zé)人1Q3用戶需求優(yōu)先級(jí)排序根據(jù)用戶調(diào)研數(shù)據(jù)及戰(zhàn)略目標(biāo)，確定10個(gè)需求項(xiàng)的迭代優(yōu)先級(jí)30*（產(chǎn)品經(jīng)理）2技術(shù)資源分配方案討論優(yōu)先級(jí)Top3需求的技術(shù)實(shí)現(xiàn)可行性及資源投入25*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）3設(shè)計(jì)資源協(xié)同計(jì)劃確認(rèn)設(shè)計(jì)側(cè)配合需求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)15*（設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人）4測(cè)試策略與時(shí)間安排明確各需求測(cè)試階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)20*（測(cè)試負(fù)責(zé)人）其他事項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備請(qǐng)參會(huì)人提前閱讀附件材料，準(zhǔn)備好議題相關(guān)建議會(huì)議輸出1.Q3需求優(yōu)先級(jí)排序結(jié)論；2.技術(shù)資源分配方案；3.設(shè)計(jì)與測(cè)試協(xié)同計(jì)劃模板二：會(huì)議決策記錄表會(huì)議基本信息會(huì)議名稱同議程表“會(huì)議名稱”會(huì)議時(shí)間同議程表“會(huì)議時(shí)間”地點(diǎn)/形式同議程表“會(huì)議地點(diǎn)/形式”參會(huì)人同議程表“參會(huì)人”（可補(bǔ)充缺席人員及原因）決策記錄詳情序號(hào)決策事項(xiàng)討論要點(diǎn)摘要決策結(jié)論責(zé)任人協(xié)作方（如有）完成時(shí)限1Q3用戶需求優(yōu)先級(jí)排序1.用戶調(diào)研顯示“登錄優(yōu)化”需求占比30%，當(dāng)前登錄轉(zhuǎn)化率僅60%；2.“支付功能升級(jí)”涉及合規(guī)要求，需優(yōu)先完成；3.設(shè)計(jì)側(cè)提出“首頁(yè)改版”可提升用戶停留時(shí)長(zhǎng)，但技術(shù)資源緊張1.優(yōu)先級(jí)排序：①支付功能升級(jí)（合規(guī)要求）；②登錄優(yōu)化（用戶需求高）；③首頁(yè)改版（可延后至Q4）；2.登錄優(yōu)化需在7月31日前上線*（產(chǎn)品經(jīng)理）（技術(shù)負(fù)責(zé)人）、（設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人）2024年7月31日2技術(shù)資源分配方案1.當(dāng)前開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)共8人，支付功能升級(jí)需3人、登錄優(yōu)化需2人；2.剩余3人需保障日常維護(hù)及緊急需求1.支付功能升級(jí)組：（3人，含前端1人、后端2人）；2.登錄優(yōu)化組：（2人，含前端1人、測(cè)試1人）；3.日常維護(hù)組：*（3人，輪值響應(yīng)）*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）-2024年6月20日前完成組員分工3設(shè)計(jì)資源協(xié)同計(jì)劃1.支付功能升級(jí)需6月20日前完成UI設(shè)計(jì)；2.登錄優(yōu)化需6月25日前完成交互原型1.負(fù)責(zé)支付功能UI設(shè)計(jì)，6月18日前初稿評(píng)審；2.負(fù)責(zé)登錄優(yōu)化交互原型，6月23日前初稿評(píng)審*（設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人）*（產(chǎn)品經(jīng)理，配合需求細(xì)節(jié)確認(rèn)）2024年6月23日待跟進(jìn)事項(xiàng)序號(hào)事項(xiàng)描述責(zé)任人計(jì)劃跟進(jìn)時(shí)間1收集支付功能升級(jí)的合規(guī)性要求細(xì)則*（產(chǎn)品經(jīng)理）2024年6月18日2組織登錄優(yōu)化方案技術(shù)可行性復(fù)評(píng)*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）2024年6月22日附件清單|《用戶需求調(diào)研報(bào)告》《技術(shù)資源評(píng)估初稿》《設(shè)計(jì)資源甘特圖（草案）》|五、使用要點(diǎn)提示（一）議程設(shè)計(jì)：聚焦核心，避免冗余議題數(shù)量建議控制在3-5個(gè)，單議題討論時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)30分鐘，避免“馬拉松式”會(huì)議；每個(gè)議題需明確“預(yù)期產(chǎn)出”（如“形成方案”“明確責(zé)任人”），避免“為討論而討論”。（二）會(huì)議記錄：客觀準(zhǔn)確，突出“行動(dòng)項(xiàng)”記錄時(shí)需區(qū)分“討論過(guò)程”和“決策結(jié)論”，重點(diǎn)記錄“誰(shuí)、做什么、何時(shí)完成”（行動(dòng)項(xiàng)），避免冗長(zhǎng)的發(fā)言摘要；決策結(jié)論需具體、可執(zhí)行（如“優(yōu)化登錄流程”優(yōu)于“盡快解決登錄問(wèn)題”）。（三）執(zhí)行跟進(jìn)：責(zé)任到人，閉環(huán)管理每項(xiàng)決策任務(wù)需明確“直接責(zé)任人”（避免“團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)”等模糊表述），并設(shè)置“檢查節(jié)