企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理辦法一、總則人事檔案是企業(yè)人力資源管理的核心信息載體，真實(shí)記錄了員工在企業(yè)任職期間的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等重要信息，是企業(yè)識(shí)人用人、薪酬管理、績(jī)效考核、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及應(yīng)對(duì)勞動(dòng)爭(zhēng)議等工作的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的不斷提升，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式在存儲(chǔ)、查閱、流轉(zhuǎn)、保密及長(zhǎng)期保存等方面的局限性日益凸顯。為適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)發(fā)展需求，規(guī)范人事檔案管理流程，提高檔案管理效率與利用價(jià)值，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可追溯性，特制定本辦法。本辦法適用于企業(yè)及所屬各單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）的人事檔案數(shù)字化管理工作。凡涉及員工個(gè)人信息采集、檔案材料數(shù)字化加工、電子檔案存儲(chǔ)、保管、利用、保密及系統(tǒng)維護(hù)等活動(dòng)，均須遵守本辦法規(guī)定。人事檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)遵循以下基本原則：1.真實(shí)性與準(zhǔn)確性原則：確保數(shù)字化檔案信息與原始檔案材料內(nèi)容一致，數(shù)字副本清晰可辨，元數(shù)據(jù)著錄準(zhǔn)確無(wú)誤。2.完整性與系統(tǒng)性原則：保證檔案材料收集齊全、整理規(guī)范，數(shù)字化過(guò)程覆蓋檔案生命周期各環(huán)節(jié)，形成有機(jī)聯(lián)系的檔案信息系統(tǒng)。3.安全性與保密性原則：嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家及企業(yè)信息安全和保密規(guī)定，建立健全安全保密制度，采取有效技術(shù)防范措施，嚴(yán)防檔案信息泄露、丟失和篡改。4.規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化原則：遵循國(guó)家及行業(yè)關(guān)于檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式、編碼規(guī)則和管理流程，確保數(shù)字化成果的規(guī)范性和通用性。5.便捷性與高效性原則：以服務(wù)企業(yè)人力資源管理為導(dǎo)向，優(yōu)化檔案查閱、利用流程，提升檔案管理工作效率和信息資源共享水平。二、檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作檔案整理與規(guī)范化：在進(jìn)行數(shù)字化前，各單位應(yīng)對(duì)現(xiàn)存紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行全面梳理、鑒定和規(guī)范化整理。剔除重復(fù)、無(wú)效及不應(yīng)歸檔的材料，補(bǔ)充完善缺失的關(guān)鍵材料，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。檔案整理應(yīng)符合《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等相關(guān)要求，做到目錄清晰、裝訂整齊。數(shù)字化采集與處理：1.掃描：根據(jù)檔案材料的幅面、紙張狀況和重要程度，選擇適宜的掃描設(shè)備和掃描方式（如平板掃描、高速掃描）。掃描色彩模式一般采用黑白模式，對(duì)于照片、證書等具有灰度或彩色特征的材料，可采用灰度或彩色模式。掃描分辨率應(yīng)滿足檔案長(zhǎng)期保存和清晰閱讀的要求，并符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁切、拼接等處理，確保圖像清晰、端正、完整，無(wú)明顯失真。處理過(guò)程應(yīng)保持原始檔案的原貌，不得隨意修改內(nèi)容。3.元數(shù)據(jù)著錄：按照規(guī)范的元數(shù)據(jù)方案，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行著錄，包括檔案編號(hào)、姓名、性別、出生日期、籍貫、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等核心字段信息。元數(shù)據(jù)著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保能夠有效支持檔案的檢索和管理。數(shù)字檔案質(zhì)量驗(yàn)收：數(shù)字化工作完成后，須對(duì)數(shù)字圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)著錄質(zhì)量及數(shù)據(jù)完整性進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案方可進(jìn)入后續(xù)管理流程。對(duì)不合格的部分，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工處理，直至驗(yàn)收通過(guò)。三、數(shù)字化檔案管理與利用檔案管理系統(tǒng)：企業(yè)應(yīng)建立或選用功能完善、安全可靠的人事檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“檔案系統(tǒng)”），作為數(shù)字化檔案存儲(chǔ)、管理、利用的核心平臺(tái)。檔案系統(tǒng)應(yīng)具備以下基本功能：檔案信息錄入與導(dǎo)入、檔案檢索與瀏覽、檔案借閱與歸還管理、檔案材料增減與更新、檔案統(tǒng)計(jì)與分析、權(quán)限控制與安全審計(jì)等。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮擴(kuò)展性和兼容性，支持與企業(yè)其他人力資源管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接與共享。檔案著錄與編目：數(shù)字化檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行著錄和編目，建立規(guī)范的檔案目錄體系。檔案著錄應(yīng)以原始檔案為依據(jù)，做到項(xiàng)目齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字規(guī)范。檔案目錄應(yīng)能準(zhǔn)確反映檔案材料的主要內(nèi)容和成分，便于快速檢索。檔案保管與備份：1.存儲(chǔ)介質(zhì)：數(shù)字檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保存儲(chǔ)環(huán)境的溫度、濕度適宜，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)電場(chǎng)等有害因素。2.數(shù)據(jù)備份：建立健全數(shù)字檔案定期備份制度，采用定期備份與實(shí)時(shí)備份相結(jié)合的方式，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多介質(zhì)、多地點(diǎn)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行有效性檢驗(yàn)。3.檔案遷移：因技術(shù)升級(jí)或存儲(chǔ)介質(zhì)更新等原因需要進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)遷移時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的遷移方案，確保數(shù)據(jù)遷移過(guò)程的安全性和完整性，并對(duì)遷移后的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格校驗(yàn)。檔案利用與服務(wù)：1.查閱權(quán)限：嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱權(quán)限審批制度。根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和查閱人的工作職責(zé)，設(shè)定不同級(jí)別的查閱權(quán)限。查閱檔案須履行相應(yīng)的審批手續(xù)，嚴(yán)禁越權(quán)查閱。2.查閱方式：數(shù)字化檔案原則上應(yīng)在檔案系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行在線查閱。確需打印輸出的，須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，并對(duì)打印件的使用和回收進(jìn)行登記管理。4.信息共享：在確保信息安全和隱私保護(hù)的前提下，可根據(jù)工作需要，通過(guò)檔案系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理部門提供必要的檔案信息共享服務(wù)，提高信息利用效率。檔案保密與安全：1.保密教育：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員及相關(guān)人員的保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)和法制觀念，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和企業(yè)保密制度。2.訪問(wèn)控制：檔案系統(tǒng)應(yīng)具備嚴(yán)格的身份認(rèn)證和訪問(wèn)控制機(jī)制，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)相應(yīng)權(quán)限的檔案信息。3.數(shù)據(jù)加密：對(duì)敏感檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中應(yīng)采用加密技術(shù)，防止信息被非法竊取或篡改。4.病毒防護(hù)：檔案系統(tǒng)服務(wù)器及客戶端應(yīng)安裝有效的防病毒軟件，并及時(shí)更新病毒庫(kù)，定期進(jìn)行病毒查殺。5.應(yīng)急處置：制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行應(yīng)急演練，以應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件。四、組織保障與人員職責(zé)企業(yè)人力資源部門是人事檔案數(shù)字化管理工作的牽頭管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定、組織實(shí)施、監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各單位應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專職（或兼職）檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)本單位人事檔案數(shù)字化的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)信息技術(shù)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔和數(shù)字化加工工作。2.負(fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的日常操作、維護(hù)和數(shù)據(jù)更新。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱接待、利用服務(wù)和保密管理。4.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的備份、保管和安全防護(hù)。5.參與檔案管理系統(tǒng)的需求分析、功能測(cè)試和使用培訓(xùn)。6.及時(shí)向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。企業(yè)IT部門應(yīng)負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)支持，包括系統(tǒng)搭建、日常運(yùn)維、安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等工作，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、高效、安全運(yùn)行。五、監(jiān)督與改進(jìn)企業(yè)應(yīng)建立人事檔案數(shù)字化管理工作的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各單位檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展情況、制度執(zhí)行情況、系統(tǒng)運(yùn)行情況及檔案信息安全狀況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。各單位應(yīng)定期對(duì)本單位人事檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行自查和總結(jié)，不斷優(yōu)化管理流程，提升管理水平。對(duì)在檔案數(shù)字化管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本辦法規(guī)定，造成檔案信息泄露、丟失、損壞或其他不良后果的，應(yīng)視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、組織處理或