物業(yè)管理公司服務合同管理規(guī)范引言物業(yè)服務合同是物業(yè)管理公司與業(yè)主或業(yè)主大會之間確立權利義務關系的核心法律文件，亦是物業(yè)公司開展各項服務工作的根本遵循。規(guī)范的合同管理，不僅是保障物業(yè)管理活動有序進行、維護雙方合法權益的基石，更是提升企業(yè)運營效率、防范經(jīng)營風險、樹立專業(yè)品牌形象的關鍵環(huán)節(jié)。本規(guī)范旨在系統(tǒng)梳理物業(yè)服務合同從前期準備、談判簽訂、履行監(jiān)控至終止歸檔的全生命周期管理要點，為物業(yè)管理公司提供一套具有操作性的指引，以期實現(xiàn)合同管理的制度化、標準化與精細化。一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范物業(yè)管理公司（以下簡稱“公司”）服務合同的管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責，防范合同風險，確保合同的有效履行，維護公司與業(yè)主方的合法權益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》、《物業(yè)管理條例》及公司相關管理制度，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司對外簽訂的各類物業(yè)服務合同，包括但不限于《前期物業(yè)服務合同》、《物業(yè)服務合同》以及為完成物業(yè)服務內容而簽訂的專項服務外包合同（如保潔、保安、綠化、工程維保等）。公司各部門及項目在合同管理過程中均應遵守本規(guī)范。1.3基本原則合同管理應遵循以下原則：*合法性原則：合同的訂立、履行、變更、解除等全過程必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范的要求。*審慎性原則：合同談判、條款審核應秉持嚴謹態(tài)度，充分評估風險，力求權利義務對等、內容明確具體。*效益性原則：在合法合規(guī)的前提下，追求合同條款的最優(yōu)配置，保障公司的經(jīng)營效益與服務質量。*權責清晰原則：明確合同管理各部門及人員的職責權限，確保各司其職、各負其責，流程順暢。*保密原則：對合同洽談、簽署及履行過程中涉及的商業(yè)秘密、業(yè)主信息等敏感內容予以嚴格保密。二、合同的訂立2.1前期準備與調研*項目評估：市場拓展部門或項目籌備組應對目標物業(yè)項目進行全面調研，包括物業(yè)基本情況、業(yè)主構成與需求、周邊市場環(huán)境、潛在風險等，形成項目評估報告。*合作方審查：對于業(yè)主方，應核實其產(chǎn)權證明、業(yè)主大會成立及決議情況等主體資格文件；對于擬外包服務的合作方，應審查其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、業(yè)績、信譽、財務狀況及從業(yè)人員資格等，必要時進行實地考察。*合同文本準備：公司應制定標準的物業(yè)服務合同示范文本，示范文本由法務部門或指定專業(yè)人員依據(jù)法律法規(guī)及行業(yè)實踐進行擬定和定期修訂。對于非標準合同或重大項目合同，應組織專項研討。2.2合同談判與條款確定*談判組織：根據(jù)項目重要程度，由公司指定談判小組，成員可包括市場、運營、財務、法務等相關部門人員。談判前應明確談判策略、底線及目標。*核心條款確認：合同談判應重點關注服務范圍與標準、服務期限、收費標準與方式、雙方權利義務、違約責任、履約保證金、爭議解決方式等核心條款。對于服務標準，應盡可能量化、具體化，避免模糊表述。*風險評估：在談判過程中，應對可能存在的法律風險、經(jīng)營風險、財務風險進行持續(xù)評估，并制定應對措施。2.3合同評審*內部評審流程：合同文本（草案）形成后，應履行內部評審程序。運營部門側重服務內容與標準的可行性，財務部門側重收費、成本及支付條款的合理性，法務部門側重合同的合法性、完整性及風險控制。*評審意見處理：各評審部門應出具明確的評審意見，對提出的修改建議，合同承辦部門應與相關方協(xié)商落實。重大分歧應提交公司管理層決策。*評審記錄存檔：所有評審意見及修改痕跡應予以記錄并存檔，作為合同審批的依據(jù)。2.4合同簽署與生效*審批權限：根據(jù)合同金額、重要性等因素，設定不同層級的合同審批權限，確保合同簽署的嚴肅性。*簽署規(guī)范：合同文本應使用公司指定的正式版本，確保內容與評審通過的版本一致。簽署時，應核對簽約方代表的授權委托書，加蓋雙方有效印章，法定代表人或授權代表簽字。*生效條件：明確合同生效的條件，如雙方簽字蓋章后生效、特定條件成就后生效等。三、合同的履行3.1合同交底合同簽訂后，合同承辦部門應及時向項目執(zhí)行團隊及相關職能部門進行合同交底，確保相關人員全面理解合同條款，特別是服務標準、權利義務、風險點及應急處理機制。3.2履約監(jiān)控*服務過程管理：項目管理團隊應嚴格按照合同約定提供服務，建立日常服務質量檢查、記錄制度，確保服務標準的落實。對于外包服務，應加強對服務商履約情況的監(jiān)督與考核。*溝通協(xié)調機制：建立與業(yè)主方的定期溝通機制，及時反饋服務情況，聽取業(yè)主意見，妥善處理業(yè)主投訴與建議。重要溝通應形成書面記錄。*款項支付與收?。贺攧詹块T應依據(jù)合同約定，及時辦理款項的支付與收取。支付前需核實服務完成情況、合規(guī)性證明等。*合同臺賬管理：建立健全合同管理臺賬，動態(tài)記錄合同基本信息、履行進度、款項收付、變更、爭議等情況，確保對合同履約狀態(tài)的實時掌控。3.3合同變更與解除*變更條件：因法律法規(guī)調整、客觀情況發(fā)生重大變化或雙方協(xié)商一致，確需變更合同內容的，應簽訂書面變更協(xié)議，并履行相應的評審和審批程序。*解除條件：出現(xiàn)合同約定或法定解除情形時，應審慎評估解除合同的法律后果，按合同約定或法定程序辦理，并做好善后處理工作。*協(xié)議形式：合同的變更、解除均應采用書面形式，并由雙方簽字蓋章確認，作為原合同的組成部分或補充文件。3.4爭議處理*協(xié)商優(yōu)先：合同履行過程中發(fā)生爭議，應首先嘗試通過友好協(xié)商解決。*內部報告：協(xié)商不成或爭議較大時，項目管理團隊應及時向公司管理層及法務部門報告，提供相關證據(jù)材料，共同研究應對方案。*法律途徑：根據(jù)合同約定的爭議解決方式（如仲裁或訴訟），在法務部門支持下，依法維護公司合法權益。四、合同的歸檔與后評估4.1合同歸檔*歸檔范圍：包括但不限于合同正本、副本、附件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、談判記錄、評審意見、授權委托書、履約過程中的重要函件、通知、驗收報告、付款憑證、爭議處理文件等。*歸檔要求：合同文件應統(tǒng)一編號、分類整理、裝訂成冊，由公司指定部門（如行政部或檔案室）負責保管。電子文檔應備份存檔，確保安全。*保管期限：合同檔案的保管期限應符合國家相關規(guī)定及公司檔案管理制度，原則上不少于合同有效期屆滿后三年。4.2合同后評估*評估時機：合同履行完畢或終止后，由合同承辦部門牽頭，組織相關部門對合同的整體履行情況進行評估。*評估內容：包括合同條款的嚴謹性與可執(zhí)行性、對方履約能力、我方履約情況、合同管理過程中的經(jīng)驗教訓、經(jīng)濟效益與社會效益等。*成果應用：評估報告應作為公司改進合同管理、優(yōu)化示范文本、提升服務質量的重要參考依據(jù)。五、附則5.1責任追究對于在合同管理過程中因失職、瀆職、玩忽職守或故意行為導致公司利益受損的，公司將依據(jù)相關規(guī)定追究責任人的責任。5.2培訓宣貫公司應定期組織合同管理相關知識的培訓，提高全員的合同意識和風險防范意識。5.3解釋與修訂本規(guī)