采購流程標準化操作流程手冊第一章前言1.1手冊目的本手冊旨在規(guī)范公司采購活動，明確采購各環(huán)節(jié)的操作標準、職責分工與關(guān)鍵控制點，以期提高采購效率、降低采購成本、保障采購質(zhì)量，并確保采購過程的合規(guī)性與透明度。通過標準化的流程，使采購工作有章可循，減少人為因素干擾，防范采購風險，最終支持公司整體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。1.2適用范圍本手冊適用于公司所有部門及員工涉及的各類物資、服務(wù)及工程的采購活動，除非另有特殊規(guī)定（如科研項目的特殊采購等，需另行審批并備案）。本手冊所指采購，涵蓋從需求提出直至合同履行完畢、資金支付及檔案歸檔的全過程。1.3基本原則采購活動應(yīng)嚴格遵循以下基本原則：*合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。*經(jīng)濟性與效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，力求以最合理的成本獲取所需資源，追求綜合效益最大化。*公平、公正、公開原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，采購過程應(yīng)透明規(guī)范，確保競爭的公平性。*質(zhì)量優(yōu)先原則：采購物資或服務(wù)必須符合規(guī)定的質(zhì)量標準和技術(shù)要求。*效率原則：優(yōu)化流程，提高采購效率，滿足公司運營的及時需求。*廉潔自律原則：采購人員應(yīng)恪守職業(yè)道德，廉潔奉公，杜絕任何形式的不正之風。第二章采購流程詳解2.1需求提出與審批2.1.1需求發(fā)起各需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運營或項目建設(shè)需要，由具體使用人或負責人填寫《采購需求申請表》。該表應(yīng)詳細、準確地說明所需采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標準、預估數(shù)量、預估單價、需求日期、用途及其他特殊要求。如有必要，應(yīng)附上相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙或樣品作為支撐材料。2.1.2需求部門內(nèi)部審批《采購需求申請表》需經(jīng)需求部門負責人審核，審核重點包括需求的真實性、必要性、合理性及預算匹配情況。對于大額或重要采購需求，可能需要部門更高層級管理人員審批。2.1.3跨部門審批（如適用）根據(jù)采購物品的性質(zhì)或金額，需求申請可能需要經(jīng)過技術(shù)部門（對技術(shù)參數(shù)進行確認）、財務(wù)部門（對預算及資金安排進行審核）及/或公司分管領(lǐng)導審批。確保需求在技術(shù)可行性和財務(wù)可控性方面得到認可。2.2采購計劃制定2.2.1采購需求匯總與整合采購部門（或指定的采購負責人，下同）接收經(jīng)審批通過的《采購需求申請表》，對一定時期內(nèi)（如月度、季度）的采購需求進行匯總、分類和整合，避免重復采購，爭取批量采購的價格優(yōu)勢。2.2.2采購方式確定采購部門根據(jù)采購物品的金額、性質(zhì)（如通用類、專業(yè)類、定制類）、市場供應(yīng)情況以及公司相關(guān)規(guī)定，確定合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。對于小額零星采購，可采用簡化的采購流程。2.2.3采購計劃編制與審批基于整合的需求和確定的采購方式，采購部門編制《采購計劃》，明確各項采購的內(nèi)容、數(shù)量、預算金額、采購方式、預計采購周期、負責部門及人員等?！恫少徲媱潯沸璋匆?guī)定層級報批。2.3供應(yīng)商尋源與管理2.3.1供應(yīng)商信息收集根據(jù)采購需求的特點，采購部門通過多種渠道（如行業(yè)目錄、網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)展會、同行推薦、供應(yīng)商自薦等）收集潛在供應(yīng)商的信息。2.3.2供應(yīng)商資格預審/評估對潛在供應(yīng)商進行初步篩選和資格審查，審查內(nèi)容通常包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、財務(wù)狀況、商業(yè)信譽、供貨業(yè)績、售后服務(wù)能力等。對于重要或長期合作的供應(yīng)商，可進行實地考察。2.3.3合格供應(yīng)商名錄建立與維護通過資格預審的供應(yīng)商將被納入公司《合格供應(yīng)商名錄》。采購部門負責對合格供應(yīng)商進行動態(tài)管理，定期（如年度）對其合作情況、履約能力、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量等進行評估，優(yōu)勝劣汰。2.4采購執(zhí)行2.4.1招標文件/詢價文件編制（如適用）對于采用招標或詢價方式的采購，采購部門需根據(jù)經(jīng)審批的采購需求和技術(shù)規(guī)格，編制招標文件（或詢價通知書），明確采購標的、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求、交貨期、付款方式、評標標準（或成交標準）、合同主要條款等內(nèi)容。必要時，可請技術(shù)部門或法務(wù)部門協(xié)助審核。2.4.2招標/詢價/談判組織按照確定的采購方式，采購部門組織實施招標（發(fā)布公告、發(fā)售文件、接收投標、組織開標評標）、詢價（向不少于三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，獲取報價）或競爭性談判/單一來源采購談判。過程應(yīng)確保公平、公正、規(guī)范。2.4.3供應(yīng)商選擇與合同洽談根據(jù)評標結(jié)果、詢價比較結(jié)果或談判情況，采購部門提出供應(yīng)商選擇建議，并按審批權(quán)限報批。確定中標（成交）供應(yīng)商后，與供應(yīng)商就合同細節(jié)進行洽談，確保合同條款的完整性、準確性和公平性。2.5合同簽訂與管理2.5.1合同起草與審核根據(jù)洽談結(jié)果和公司合同范本（如有），起草采購合同。合同應(yīng)包含標的物、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交付時間與地點、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等核心條款。合同需經(jīng)過法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）審核，涉及大額資金或重大風險的合同，還需公司管理層審批。2.5.2合同簽訂合同審核無誤后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代表正式簽署，并加蓋雙方公章（或合同專用章）。2.5.3合同履行跟蹤采購部門負責對合同的履行情況進行跟蹤，包括供應(yīng)商的生產(chǎn)/備貨進度、發(fā)貨情況、到貨時間等，確保合同按約定執(zhí)行。2.6訂單下達與執(zhí)行在合同簽訂后或根據(jù)合同約定，采購部門向供應(yīng)商下達正式的采購訂單，明確具體的交貨批次、數(shù)量、交貨時間等。并與供應(yīng)商保持溝通，及時協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.7接收與驗收2.7.1物資/服務(wù)接收需求部門（或使用部門）在收到供應(yīng)商交付的物資或提供的服務(wù)后，首先對外觀、數(shù)量、包裝等進行初步查驗，確認無誤后在送貨單上簽收。2.7.2檢驗與驗收需求部門（或使用部門）會同采購部門（必要時包括技術(shù)部門）根據(jù)采購合同、訂單、技術(shù)規(guī)格及驗收標準，對物資的質(zhì)量、性能、規(guī)格型號或服務(wù)的內(nèi)容、標準、效果進行正式驗收。驗收合格的，簽署《驗收單》；驗收不合格的，應(yīng)及時通知采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退貨、換貨、索賠等）。2.8付款結(jié)算2.8.1付款申請驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定和《驗收單》，整理相關(guān)付款憑證（如發(fā)票、合同、訂單、驗收單等），填寫《付款申請表》，按公司財務(wù)審批流程報批。2.8.2財務(wù)付款財務(wù)部門對審批通過的付款申請進行復核，確認無誤后，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。2.9采購檔案管理采購部門負責將采購全過程中產(chǎn)生的所有文件資料（包括但不限于采購需求申請及審批文件、采購計劃、招標文件/詢價文件、投標文件/報價單、評標報告、合同、訂單、送貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）進行收集、整理、歸檔，確保檔案的完整性、準確性和安全性，以備查閱和審計。第三章職責分工*需求部門：負責提出真實、合理的采購需求，參與需求審批、采購過程中的技術(shù)確認、物資/服務(wù)的接收與驗收。*采購部門：負責采購流程的組織與實施，包括采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購執(zhí)行、合同管理、訂單跟蹤、付款申請發(fā)起及采購檔案管理等。*財務(wù)部門：負責采購預算審核、資金安排、付款審核與支付，并對采購活動的財務(wù)合規(guī)性進行監(jiān)督。*法務(wù)部門：負責采購合同的法律審核，提供法律支持，協(xié)助處理合同糾紛。*技術(shù)部門/使用部門：參與技術(shù)參數(shù)的確認、供應(yīng)商技術(shù)能力評估、物資/服務(wù)的技術(shù)驗收等。*公司管理層：負責相關(guān)采購事項的審批，以及重大采購決策。第四章支持性文件與記錄*《采購需求申請表》*《采購計劃》*《合格供應(yīng)商名錄》*《招標文件/詢價通知書》*《投標文件/報價單》*