供應(yīng)商信息管理及評(píng)價(jià)體系搭建手冊(cè)一、手冊(cè)概述與適用范圍本手冊(cè)旨在為企業(yè)提供一套系統(tǒng)化的供應(yīng)商信息管理及評(píng)價(jià)體系搭建方法，涵蓋供應(yīng)商全生命周期管理流程、科學(xué)評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)計(jì)及實(shí)操工具模板。適用于各類制造、零售、服務(wù)等行業(yè)的采購部門、供應(yīng)鏈管理團(tuán)隊(duì)及相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，助力企業(yè)規(guī)范供應(yīng)商管理、優(yōu)化供應(yīng)鏈效率、降低合作風(fēng)險(xiǎn)。二、供應(yīng)商信息管理全流程操作指南（一）供應(yīng)商信息收集與初始建檔操作目標(biāo)：建立完整的供應(yīng)商基礎(chǔ)檔案，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、全面。具體步驟：步驟1：明確信息收集范圍根據(jù)企業(yè)采購需求，確定需收集的供應(yīng)商信息維度，包括但不限于：基礎(chǔ)信息：公司名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、成立時(shí)間、注冊(cè)資本、法定代表人、聯(lián)系方式（聯(lián)系人、電話、傳真）；資質(zhì)文件：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、ISO體系認(rèn)證等）、生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證、銀行開戶證明；經(jīng)營能力：主營業(yè)務(wù)范圍、生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)能、主要設(shè)備、技術(shù)人員數(shù)量、年?duì)I業(yè)額、主要客戶案例；合作信息：歷史合作記錄（如有）、合作產(chǎn)品/服務(wù)清單、報(bào)價(jià)單、供貨周期、付款條件。步驟2：設(shè)計(jì)信息收集表單使用標(biāo)準(zhǔn)化表單（參考模板1）收集信息，保證格式統(tǒng)一、字段完整，避免信息遺漏。表單可通過線上問卷（如企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)、問卷星）或紙質(zhì)版發(fā)放。步驟3：發(fā)起信息收集由采購專員向潛在供應(yīng)商或現(xiàn)有供應(yīng)商發(fā)送信息收集通知，明確提交截止時(shí)間（如“請(qǐng)于收到通知后5個(gè)工作日內(nèi)提交”），并告知審核流程及所需材料清單。步驟4：信息審核與錄入審核：采購經(jīng)理或資質(zhì)審核專員對(duì)供應(yīng)商提交的信息及資質(zhì)文件進(jìn)行核對(duì)，重點(diǎn)查驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照、許可證等文件的有效性（如是否在有效期內(nèi)、是否年檢），以及信息與實(shí)際經(jīng)營情況的一致性（如注冊(cè)資本與產(chǎn)能是否匹配）。錄入：審核通過后，由信息管理員將供應(yīng)商信息錄入企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)（如ERP、SRM系統(tǒng)），并唯一供應(yīng)商編碼（規(guī)則建議：地區(qū)簡稱+行業(yè)類別+流水號(hào)，如“SH-MFG-001”）。（二）供應(yīng)商信息動(dòng)態(tài)維護(hù)操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商信息實(shí)時(shí)更新，避免因信息滯后導(dǎo)致的合作風(fēng)險(xiǎn)。具體步驟：步驟1：識(shí)別信息變更觸發(fā)條件當(dāng)發(fā)生以下情況時(shí)，供應(yīng)商需主動(dòng)發(fā)起信息變更申請(qǐng)：公司基本信息變更（如法定代表人、注冊(cè)地址、注冊(cè)資本增減等）；資質(zhì)文件到期或更新（如ISO證書換證、許可證續(xù)期）；經(jīng)營能力重大變化（如新增生產(chǎn)線、主要設(shè)備升級(jí)、核心技術(shù)人員離職）；合作范圍調(diào)整（如新增/減少產(chǎn)品品類、變更供貨周期）。步驟2：發(fā)起變更申請(qǐng)與審核供應(yīng)商通過系統(tǒng)或郵件提交《供應(yīng)商變更申請(qǐng)表》（參考模板5），附變更前后證明材料（如新的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、變更通知書）；采購部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核對(duì)變更內(nèi)容的合法性與合規(guī)性（如注冊(cè)資本變更是否已完成工商登記）；審核通過后，信息管理員在系統(tǒng)中更新信息，并同步通知相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部、質(zhì)量部）。步驟3：定期信息盤點(diǎn)每半年或每年開展一次供應(yīng)商信息全面盤點(diǎn)，由采購部門牽頭，聯(lián)合質(zhì)量、生產(chǎn)等部門，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對(duì)、現(xiàn)場(chǎng)走訪或供應(yīng)商自查問卷等方式，確認(rèn)信息的準(zhǔn)確性，形成《供應(yīng)商信息盤點(diǎn)報(bào)告》，更新至供應(yīng)商檔案。三、供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系搭建與實(shí)施（一）評(píng)價(jià)指標(biāo)體系設(shè)計(jì)操作目標(biāo)：建立科學(xué)、量化的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，客觀反映供應(yīng)商合作表現(xiàn)。具體步驟：步驟1：確定評(píng)價(jià)維度結(jié)合企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)與采購策略，從以下核心維度設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)指標(biāo)（可根據(jù)實(shí)際增減）：質(zhì)量表現(xiàn)：產(chǎn)品/服務(wù)合格率、質(zhì)量問題整改及時(shí)率、客戶投訴次數(shù)；交付能力：準(zhǔn)時(shí)交貨率、訂單滿足率、供貨周期穩(wěn)定性；成本控制：價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、成本降低率（同比/環(huán)比）、付款條件合理性；服務(wù)水平：響應(yīng)速度（如需求對(duì)接時(shí)效）、技術(shù)支持能力、售后服務(wù)滿意度；合作配合度：合同履約率、溝通順暢度、配合企業(yè)改進(jìn)意愿（如參與新產(chǎn)品研發(fā)）。步驟2：設(shè)定指標(biāo)權(quán)重與評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)權(quán)重分配：根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略重點(diǎn)調(diào)整各維度權(quán)重（如制造業(yè)企業(yè)可提高“質(zhì)量表現(xiàn)”權(quán)重至30%-40%，零售業(yè)企業(yè)可提高“交付能力”權(quán)重至30%）。參考示例：評(píng)價(jià)維度權(quán)重質(zhì)量表現(xiàn)30%交付能力25%成本控制20%服務(wù)水平15%合作配合度10%評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：采用百分制，每個(gè)維度細(xì)分具體評(píng)分項(xiàng)（如“質(zhì)量表現(xiàn)”可細(xì)分為“產(chǎn)品合格率”“整改率”“投訴次數(shù)”），明確評(píng)分細(xì)則（如“產(chǎn)品合格率≥99.5%得30分，98%-99.5%得20分，＜98%得0分”）。詳細(xì)指標(biāo)參考模板2《供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)表》。步驟3：確定評(píng)價(jià)周期根據(jù)供應(yīng)商類別與合作重要性設(shè)定評(píng)價(jià)周期：戰(zhàn)略供應(yīng)商/核心供應(yīng)商：季度評(píng)價(jià)+年度綜合評(píng)價(jià)；普通供應(yīng)商：半年度評(píng)價(jià)；新供應(yīng)商（合作期＜6個(gè)月）：月度跟蹤+季度首評(píng)。（二）評(píng)價(jià)流程與結(jié)果應(yīng)用操作目標(biāo)：規(guī)范評(píng)價(jià)流程，保證結(jié)果公平公正，并應(yīng)用于供應(yīng)商分級(jí)管理。具體步驟：步驟1：評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)收集在評(píng)價(jià)周期結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，由采購部門牽頭收集各維度數(shù)據(jù)：質(zhì)量數(shù)據(jù)：質(zhì)量部提供產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、客戶投訴記錄；交付數(shù)據(jù)：倉庫部提供到貨記錄、準(zhǔn)時(shí)交貨統(tǒng)計(jì)表；成本數(shù)據(jù)：財(cái)務(wù)部提供采購成本對(duì)比表、付款記錄；服務(wù)數(shù)據(jù)：使用部門（如生產(chǎn)部、銷售部）提供滿意度評(píng)分表。步驟2：部門評(píng)分與匯總各相關(guān)部門根據(jù)數(shù)據(jù)填寫《供應(yīng)商評(píng)分表》（參考模板3），按指標(biāo)權(quán)重計(jì)算維度得分；采購部門匯總各部門評(píng)分，計(jì)算供應(yīng)商綜合得分（綜合得分=∑各維度得分×對(duì)應(yīng)權(quán)重）。步驟3：評(píng)價(jià)結(jié)果確認(rèn)與反饋采購部門將綜合評(píng)分及初步評(píng)價(jià)結(jié)果（如“優(yōu)秀”“合格”）反饋給供應(yīng)商，確認(rèn)無異議后形成正式《供應(yīng)商評(píng)價(jià)報(bào)告》；對(duì)存在爭(zhēng)議的評(píng)分項(xiàng)，由采購經(jīng)理組織相關(guān)部門與供應(yīng)商召開溝通會(huì)，提供數(shù)據(jù)依據(jù)，達(dá)成一致。步驟4：評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用分級(jí)管理：根據(jù)綜合得分將供應(yīng)商劃分為四級(jí)（示例）：級(jí)別A（優(yōu)秀，≥90分）：優(yōu)先分配訂單、延長合作期限、提供付款優(yōu)惠；級(jí)別B（合格，80-89分）：維持現(xiàn)有合作，持續(xù)關(guān)注；級(jí)別C（待改進(jìn)，70-79分）：發(fā)出《供應(yīng)商改進(jìn)通知書》（參考模板4），要求30日內(nèi)提交整改計(jì)劃；級(jí)別D（不合格，＜70分）：暫停合作，啟動(dòng)淘汰流程。動(dòng)態(tài)調(diào)整：年度評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商年度準(zhǔn)入、續(xù)約的核心依據(jù)，連續(xù)2年被評(píng)為A級(jí)的供應(yīng)商可納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商庫”，連續(xù)2年評(píng)為D級(jí)的供應(yīng)商予以淘汰。四、關(guān)鍵操作模板模板1：供應(yīng)商基本信息表一級(jí)分類二級(jí)分類信息項(xiàng)填寫內(nèi)容附件要求基礎(chǔ)信息公司概況公司名稱（全稱）××科技有限公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110108××××××××××注冊(cè)地址××市××區(qū)××路××號(hào)聯(lián)系人及職務(wù)/采購經(jīng)理聯(lián)系電話138××××××××資質(zhì)文件行業(yè)資質(zhì)ISO9001認(rèn)證編號(hào)00421R1M××××認(rèn)證證書復(fù)印件生產(chǎn)許可證編號(hào)XK13-××××-××××許可證復(fù)印件經(jīng)營能力生產(chǎn)規(guī)模員工總數(shù)200人年?duì)I業(yè)額5000萬元（2023年度）年度審計(jì)報(bào)告（可選）主要客戶案例××汽車集團(tuán)、××電器合作合同關(guān)鍵頁復(fù)印件模板2：供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)表（示例：質(zhì)量表現(xiàn)維度）評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)來源產(chǎn)品合格率15%≥99.5%得15分，99%-99.5%得12分，98%-99%得9分，＜98%得0分質(zhì)量部檢驗(yàn)報(bào)告質(zhì)量問題整改及時(shí)率10%100%得10分，90%-99%得8分，80%-89%得5分，＜80%得0分質(zhì)量部整改記錄客戶投訴次數(shù)5%0次得5分，1-2次得3分，≥3次得0分客戶服務(wù)部投訴記錄模板3：供應(yīng)商季度評(píng)分表（示例）供應(yīng)商名稱××科技有限公司評(píng)價(jià)周期2024年Q1評(píng)價(jià)維度權(quán)重得分加權(quán)得分質(zhì)量表現(xiàn)30%9027交付能力25%8521.25成本控制20%8016服務(wù)水平15%8813.2合作配合度10%959.5綜合得分100%-87.45評(píng)分人（采購經(jīng)理）審核人（供應(yīng)鏈總監(jiān)）模板4：供應(yīng)商改進(jìn)通知書供應(yīng)商名稱××科技有限公司通知書編號(hào)GZ202404001存在問題2024年Q1準(zhǔn)時(shí)交貨率僅85%，低于目標(biāo)值（≥90%），導(dǎo)致生產(chǎn)線停工2次。整改要求1.5個(gè)工作日內(nèi)提交《交貨延遲原因分析及改進(jìn)計(jì)劃》，明確措施、責(zé)任人及完成時(shí)間；2.2024年Q2準(zhǔn)時(shí)交貨率提升至90%以上?；貜?fù)期限2024年4月20日前發(fā)送部門采購部發(fā)送日期2024-04-10抄送部門生產(chǎn)部、質(zhì)量部模板5：供應(yīng)商變更申請(qǐng)表供應(yīng)商編碼SH-MFG-001申請(qǐng)日期2024-04-15變更項(xiàng)目□公司名稱□注冊(cè)地址□法定代表人□資質(zhì)文件□其他（請(qǐng)注明）_________變更前內(nèi)容法定代表人：變更后內(nèi)容法定代表人：變更原因說明原法定代表人因個(gè)人原因卸任，已完成工商變更登記。附件材料□新的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件□變更通知書□其他（請(qǐng)注明）_________申請(qǐng)人（供應(yīng)商聯(lián)系人）聯(lián)系電話138××××××××采購部門審核意見□同意□需補(bǔ)充材料（說明：_________）審核人（采購經(jīng)理）審核日期2024-04-18五、實(shí)施過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）供應(yīng)商信息管理方面信息真實(shí)性核驗(yàn)：對(duì)新供應(yīng)商的資質(zhì)文件需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核驗(yàn)，避免虛假資質(zhì)；對(duì)存疑信息可要求供應(yīng)商提供原件或通過現(xiàn)場(chǎng)走訪核實(shí)。更新時(shí)效性：明確信息變更的最長響應(yīng)時(shí)間（如資質(zhì)文件到期前1個(gè)月需提交更新），逾期未更新且未說明原因的，可暫停合作直至資料補(bǔ)齊。權(quán)限管控：供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)需設(shè)置分級(jí)權(quán)限，如信息管理員僅可錄入/修改信息，采購經(jīng)理可查看全量信息，供應(yīng)商僅可查看自身信息及提交變更申請(qǐng)，避免數(shù)據(jù)泄露或誤操作。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系方面指標(biāo)合理性：評(píng)價(jià)指標(biāo)需結(jié)合行業(yè)特性與企業(yè)實(shí)際，避免“一刀切”。例如服務(wù)業(yè)供應(yīng)商可增加“服務(wù)響應(yīng)速度”“客戶滿意度”權(quán)重，制造業(yè)供應(yīng)商可增加“生產(chǎn)穩(wěn)定性”“技術(shù)達(dá)標(biāo)率”權(quán)重。數(shù)據(jù)客觀性：評(píng)分?jǐn)?shù)據(jù)需基于事實(shí)依據(jù)（如系統(tǒng)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告），避免主觀臆斷。對(duì)定性指標(biāo)（如“合作配合度”），需由2名及以上相關(guān)部門人員獨(dú)立評(píng)分后取平均值。公平性保障：評(píng)價(jià)結(jié)果需向供應(yīng)商公開，允許供應(yīng)商對(duì)評(píng)分結(jié)果提出申訴，采購部門需在5個(gè)工作日內(nèi)核實(shí)并反饋處理意見，避免“暗箱操作”。（三）評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)用方面避免形式化：評(píng)價(jià)結(jié)果需與實(shí)際業(yè)務(wù)