超期物料管控流程及作業(yè)指導書一、總則1.1目的為規(guī)范公司超期物料的管理，有效控制庫存成本，減少資源浪費，確保生產經營活動的正常有序進行，并明確各相關部門在超期物料管控過程中的職責與操作規(guī)范，特制定本流程及作業(yè)指導書。1.2適用范圍本指導書適用于公司所有原材料、零部件、半成品、成品等物料在存儲過程中發(fā)生或即將發(fā)生超期（即超出規(guī)定存儲期限或有效期）情況的識別、評估、處置及記錄等管理活動。1.3定義1.超期物料：指存儲時間超過公司規(guī)定的該類物料最長保存期限，或雖未超過保存期限但經質量檢驗確認其性能已不符合原定使用要求的物料。2.存儲期限：指物料從入庫驗收合格之日起，至其性能可能發(fā)生下降、變質，或失去原定使用價值前的最長存放時間。該期限通常由技術部門根據物料特性、存儲條件及行業(yè)標準制定。1.4基本原則1.預防為主：通過科學的庫存管理和先進先出（FIFO）原則，最大限度減少超期物料的產生。2.及時處置：對已發(fā)生的超期物料，應盡快組織評估和處置，避免長期積壓占用資源。3.分類處置：根據超期物料的特性、狀態(tài)及評估結果，采取差異化的處置策略，力求物盡其用，降低損失。4.責任明確：清晰界定各部門及相關人員在超期物料管控各環(huán)節(jié)中的職責。5.持續(xù)改進：定期對超期物料管理情況進行復盤，分析原因，優(yōu)化流程。二、組織與職責2.1倉儲部門1.負責物料的日常收發(fā)存管理，嚴格執(zhí)行先進先出原則。2.負責定期對庫存物料進行清查，及時發(fā)現(xiàn)并標識超期物料。3.負責超期物料的隔離存放與妥善保管。4.負責提報超期物料清單，并配合相關部門進行評估與處置。5.負責按審批后的處置方案執(zhí)行具體的物料移動、發(fā)放或報廢操作，并更新庫存記錄。2.2采購部門1.參與超期物料（尤其是因采購批量、交期等問題導致的）原因分析。2.負責與供應商溝通，協(xié)調超期物料的退換貨事宜（如適用）。3.根據處置方案，參與涉及外部協(xié)作的處置工作。2.3生產部門1.根據生產計劃和物料需求，合理領用物料，避免因領用不及時導致物料超期。2.參與超期物料的評估，對其在生產中的可用性、替代使用或返工復用提出意見。3.負責按審批后的處置方案（如返工、改制、消耗利用等）執(zhí)行相關生產操作。2.4技術部門（或研發(fā)/質量部門）1.負責制定各類物料的存儲期限標準。2.負責對超期物料的質量狀況、性能進行評估和測試，出具評估報告和使用建議。3.對可返工、改制的超期物料，提供技術支持或方案。4.參與超期物料報廢的技術鑒定。2.5銷售部門（如涉及成品）1.參與超期成品的市場評估，提出促銷、折價處理等建議。2.負責超期成品處置方案中銷售相關措施的執(zhí)行。2.6財務部門1.負責超期物料處置過程中的價值評估、賬務處理。2.參與超期物料報廢的審核，負責資產損失的核算。3.對超期物料管理的經濟性進行分析。2.7管理部門（如運營部或指定的跨部門小組）1.負責超期物料管控流程的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行。2.組織跨部門會議，協(xié)調解決超期物料評估、處置過程中的爭議。3.負責超期物料處置方案的最終審批（根據權限設定）。4.定期組織超期物料管理的復盤與改進工作。三、超期物料管控流程3.1預防與預警1.庫存優(yōu)化：采購、生產、倉儲等部門協(xié)同，通過合理的采購計劃、生產排程和庫存周轉控制，減少物料長期積壓。2.FIFO執(zhí)行：倉儲部門在物料入庫時明確標識入庫日期，發(fā)料時嚴格按照先進先出原則，優(yōu)先發(fā)放較早入庫的物料。3.效期預警：對有明確存儲期限的物料，倉儲部門應建立預警機制，在物料快達到存儲期限前（如提前一個月或設定的預警天數），向相關部門發(fā)出預警通知。可利用ERP系統(tǒng)或庫存管理軟件設置自動提醒功能。3.2定期清查與標識1.定期清查：倉儲部門每月/每季度（根據物料特性和公司實際情況確定頻次）對庫存物料進行全面清查，重點檢查臨近或已超期的物料。2.初步判定：清查時，根據物料的入庫日期和存儲期限標準，初步判定超期物料。3.隔離與標識：對初步判定為超期的物料，應立即將其移至指定的隔離區(qū)域或進行明顯的紅色標識（如掛“超期待處理”標牌），防止誤用。3.3超期物料的評估與判定1.清單提報：倉儲部門將《超期物料清單》（含物料編碼、名稱、規(guī)格、批次、入庫日期、數量、存儲期限、超期天數等信息）提交給管理部門，并抄送技術、生產、采購等相關部門。2.組織評估：管理部門組織技術部門（質量）、生產部門、財務部門等對超期物料進行評估。*技術/質量評估：技術部門（或質量部門）對超期物料進行抽檢或全檢，評估其外觀、物理性能、化學性能等是否符合使用要求，出具《超期物料質量評估報告》，明確是否可用、限制使用條件、返工/改制建議等。*生產評估：生產部門結合當前及近期生產計劃，評估超期物料在現(xiàn)有或調整后的生產工藝中是否可以使用，使用數量及可行性。*經濟評估：財務部門結合評估成本、處置成本、潛在收益等進行經濟性評估。3.判定結果：根據評估意見，綜合判定超期物料的狀態(tài)，如：合格可直接使用、返工/改制后使用、降級使用、限制用途使用、退換貨、報廢等。3.4處置方案的制定與審批1.方案制定：管理部門根據評估與判定結果，會同相關部門制定具體的《超期物料處置方案》，明確處置方式、責任部門、完成時限、預計成本/收益等。常見處置方式包括：*繼續(xù)使用：經評估質量合格，可按原用途直接使用。*返工/改制：通過重新加工、調整規(guī)格等方式，使其符合使用要求。*降級使用：質量未達原標準，但可用于較低要求的場合。*替代使用：作為其他物料的替代品使用。*促銷/折價處理：適用于成品，通過打折、捆綁銷售等方式處理。*退換貨：與供應商協(xié)商退換（因供應商責任或合同約定）。*報廢銷毀：完全失去使用價值的物料，按規(guī)定程序報廢并安全銷毀。*捐贈/其他合法處置方式。2.方案審批：《超期物料處置方案》按公司規(guī)定的審批權限逐級報批。重大或高價值超期物料的處置方案需上報公司管理層審批。3.5處置執(zhí)行1.方案下達：管理部門將審批通過的《超期物料處置方案》下達給各責任部門。2.組織實施：各責任部門按照處置方案要求，在規(guī)定時限內組織實施：*繼續(xù)使用/降級/替代使用：倉儲部門按正常發(fā)料流程，但需在發(fā)料單上注明相關情況，生產部門按要求使用。*返工/改制：生產部門按技術方案組織生產，完成后重新檢驗入庫或直接使用。*促銷/折價處理：銷售部門制定并執(zhí)行銷售策略。*退換貨：采購部門與供應商接洽，辦理退換貨手續(xù)。*報廢銷毀：*倉儲部門根據審批文件，清點報廢物料，填寫《物料報廢單》。*財務部門進行賬務處理。*責任部門（通常為倉儲或行政部門）負責對報廢物料進行合規(guī)銷毀或處置，確保環(huán)保和安全，防止流入市場。3.過程監(jiān)督：管理部門對處置過程進行監(jiān)督，確保方案得到有效執(zhí)行。3.6記錄與復盤1.記錄存檔：各相關部門對超期物料的清查、評估、審批、處置等各環(huán)節(jié)的記錄、報告、單據等進行整理、歸檔，確保可追溯。2.定期復盤：管理部門定期（如每季度或每半年）組織相關部門對超期物料的產生原因、處置效果、流程執(zhí)行情況進行復盤分析，識別管理中的薄弱環(huán)節(jié)。3.持續(xù)改進：根據復盤結果，提出改進措施，優(yōu)化采購策略、庫存管理、生產計劃、存儲條件等，完善超期物料管控流程。四、作業(yè)指導4.1《超期物料清單》的編制*內容應至少包含：物料編碼、物料名稱、規(guī)格型號、批次號、計量單位、庫存數量、入庫日期、存儲期限、當前日期、超期天數、所在庫位、責任人。*使用統(tǒng)一的表格格式，確保信息準確、完整。4.2超期物料的隔離與標識*隔離區(qū)域應明確劃分，并有明顯標識。*超期物料的標識應清晰、醒目，注明“超期待處理”、超期天數等信息，避免與合格物料混淆。4.3《超期物料質量評估報告》的內容*評估對象基本信息（物料名稱、規(guī)格、批次、超期情況）。*評估依據（相關標準、圖紙、檢驗規(guī)范）。*檢驗/測試項目及結果。*質量狀況判定（合格、不合格、限用等）。*使用建議（直接使用、返工、降級、報廢等）。*評估人、復核人、評估日期。4.4處置方案的執(zhí)行要點*返工/改制：明確返工工藝、質量要求、責任人、完成時間。*報廢處置：嚴格遵守公司資產報廢流程，對于有環(huán)保要求的物料，需委托有資質的單位進行處理，并保留相關憑證。*賬務處理：財務部門根據審批后的處置方案和相關單據，及時進行存貨跌價準備計提、報廢損失等賬務處理。4.5記錄的保存*所有相關記錄應至少保存至該批物料處置完畢后一個完整的會計年度，或根據公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、相關文件與記錄1.《物料存儲期限標準表》2.《超期物料清單》3.《超期