企業(yè)詢價函寫作規(guī)范與模板示范在商業(yè)活動中，詢價函是企業(yè)間進(jìn)行采購或服務(wù)咨詢時常用的書面溝通工具。一份規(guī)范、清晰的詢價函不僅能高效傳遞需求信息，幫助企業(yè)獲得準(zhǔn)確、可比的報價，更是體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)、建立良好合作關(guān)系的基礎(chǔ)。本文將詳細(xì)闡述企業(yè)詢價函的寫作規(guī)范，并提供實用模板，助力企業(yè)提升采購溝通效率。一、詢價函的核心要素與寫作規(guī)范詢價函的目的在于向潛在供應(yīng)商明確表達(dá)采購需求，并請求其提供符合要求的產(chǎn)品或服務(wù)報價。因此，其寫作需遵循準(zhǔn)確、完整、清晰、專業(yè)的原則。（一）明確的首部信息函件的開頭應(yīng)包含必要的基礎(chǔ)信息，以便供應(yīng)商快速識別與響應(yīng)。這包括：1.發(fā)函方信息：完整的公司名稱、具體部門（若有）、官方聯(lián)系地址。2.收函方信息：準(zhǔn)確的供應(yīng)商公司名稱、相關(guān)業(yè)務(wù)對接部門或聯(lián)系人（若知曉）。3.函件標(biāo)題：應(yīng)簡明扼要，直接點出詢價主題，例如“關(guān)于[產(chǎn)品/服務(wù)名稱]的詢價函”或“[項目名稱]相關(guān)[產(chǎn)品/服務(wù)]采購詢價”。4.發(fā)函日期：明確的年、月、日。5.詢價編號：（可選）企業(yè)內(nèi)部為便于管理而設(shè)定的唯一編號。（二）清晰的正文內(nèi)容正文是詢價函的核心，需詳盡、準(zhǔn)確地描述采購需求及相關(guān)要求。1.引言與背景：簡要說明本次詢價的目的、項目背景（若適用），以及期望建立合作的意愿。例如：“為滿足我司[某項目/日常運營]需求，現(xiàn)就以下[產(chǎn)品/服務(wù)]進(jìn)行詢價，懇請貴司提供最優(yōu)報價及合作方案?！?.產(chǎn)品/服務(wù)詳情：這是供應(yīng)商報價的基礎(chǔ)，務(wù)必清晰、具體。*名稱與規(guī)格型號：準(zhǔn)確的產(chǎn)品名稱或服務(wù)項目，詳細(xì)的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)、性能指標(biāo)等。若規(guī)格復(fù)雜，可作為附件（如技術(shù)規(guī)格書）列出。*數(shù)量：明確所需產(chǎn)品的數(shù)量或服務(wù)的范圍、頻次。*質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范或特殊要求。*交付/服務(wù)時間：期望的交貨日期或服務(wù)開始、完成時間。*交付地點/服務(wù)地點：明確的收貨地址或服務(wù)提供地點。3.報價要求：*報價形式：明確是單價、總價，還是包含其他費用的全包價。*價格有效期：要求報價的有效期限，例如“本報價有效期為自報價日起[X]天”。*報價單格式：（可選）若企業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)報價單格式，可要求供應(yīng)商按此填寫，或列出報價單應(yīng)包含的基本要素。4.商務(wù)條款：*付款方式：期望的付款條件，如電匯、承兌匯票，以及預(yù)付款比例、到貨款比例、質(zhì)保金比例等。*運輸方式與費用承擔(dān)：明確運輸方式（如汽運、空運）及相關(guān)費用（如運費、保險費）由哪方承擔(dān)。*包裝要求：（針對產(chǎn)品）對產(chǎn)品包裝的特殊要求。*售后服務(wù)：（針對產(chǎn)品）如質(zhì)保期、維修服務(wù)、技術(shù)支持等要求；（針對服務(wù)）如服務(wù)保障、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。5.所需附件資料：要求供應(yīng)商報價時一并提供的文件，如：*公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章）。*相關(guān)產(chǎn)品的資質(zhì)證明、認(rèn)證證書（如適用）。*詳細(xì)的技術(shù)方案或服務(wù)方案（如適用）。*授權(quán)代表的身份證明或授權(quán)委托書。6.報價截止日期與回復(fù)方式：*明確的報價提交截止時間（精確到日期和時間）。*指定的回復(fù)郵箱、傳真號碼或郵寄地址。建議同時提供電子版和紙質(zhì)版（如需）的要求。（三）禮貌的結(jié)尾與聯(lián)系方式1.感謝語：對供應(yīng)商的支持與配合表示感謝，例如：“感謝貴司對本次詢價的關(guān)注與支持，期待您的及時回復(fù)?！?.聯(lián)系方式：提供我方負(fù)責(zé)本次詢價的聯(lián)系人姓名、職務(wù)、電話、郵箱，以便供應(yīng)商在報價過程中就疑問進(jìn)行溝通。3.公司落款與蓋章：發(fā)函公司的全稱（加蓋公章）、日期（與首部日期一致或可省略）。二、詢價函模板示范以下提供一個通用的企業(yè)詢價函模板，企業(yè)可根據(jù)實際采購需求進(jìn)行調(diào)整和補充。---[發(fā)函方公司全稱]關(guān)于[產(chǎn)品/服務(wù)名稱]的詢價函[詢價編號：XXXX-XX-XX](可選)致：[供應(yīng)商公司全稱][相關(guān)部門/負(fù)責(zé)人]日期：XXXX年XX月XX日尊敬的[供應(yīng)商公司名稱/負(fù)責(zé)人]：為滿足我司[簡述采購背景，如：XX項目建設(shè)/日常生產(chǎn)經(jīng)營]的需要，現(xiàn)就以下[產(chǎn)品/服務(wù)]進(jìn)行詢價，懇請貴司根據(jù)本函要求提供詳細(xì)報價及相關(guān)資料。一、采購需求詳情序號產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)期望交付/完成時間備注:---:-------------:-------------------------:---:---:-------:----------------:---12........................*（注：若表格無法詳盡，可另附《技術(shù)規(guī)格要求》作為本函附件）*二、報價要求1.報價內(nèi)容：請包含產(chǎn)品/服務(wù)單價、總價、稅費、運輸費及其他相關(guān)費用（如有）。2.價格有效期：請明確報價的有效期，自貴司報價日起不少于[X]天。3.報價單：請貴司提供正式報價單，需加蓋公章。三、商務(wù)條款建議1.付款方式：[例如：預(yù)付XX%，貨到驗收合格后支付XX%，質(zhì)保金XX%一年后付清/月結(jié)XX天/其他]2.運輸方式：[例如：汽運/空運/其他]，費用[例如：由供方承擔(dān)/到岸價]。3.包裝要求：[例如：標(biāo)準(zhǔn)出口包裝/防損包裝/其他](如適用)。4.售后服務(wù)：[例如：產(chǎn)品質(zhì)保期XX年，提供上門維修服務(wù)/服務(wù)驗收標(biāo)準(zhǔn)XX/其他](如適用)。四、需隨報價提供的資料1.貴司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章）。2.產(chǎn)品相關(guān)的資質(zhì)證明、認(rèn)證證書（如適用）。3.[其他需要供應(yīng)商提供的資料，如技術(shù)方案、授權(quán)書等]。五、報價回復(fù)要求1.截止日期：請于XXXX年XX月XX日XX時前將報價單及相關(guān)資料回復(fù)至我司。2.回復(fù)方式：*電子版：請發(fā)送至郵箱：[詢價聯(lián)系人郵箱地址]*紙質(zhì)版：（如需）請郵寄至：[詳細(xì)地址]，收件人：[詢價聯(lián)系人姓名]3.聯(lián)系方式：若有任何疑問，歡迎隨時與我方聯(lián)系。聯(lián)系人：[您的姓名]職務(wù)：[您的職務(wù)]電話：[您的電話號碼]郵箱：[您的郵箱地址]感謝貴司的積極配合與支持，期待與貴司的合作機會！順祝商祺！[發(fā)函方公司全稱]（加蓋公章）XXXX年XX月XX日---三、撰寫要點與注意事項1.精準(zhǔn)定位需求：在撰寫詢價函前，內(nèi)部需充分溝通，明確采購的具體需求，避免模糊不清或前后矛盾的描述。2.信息完整有效：確保函件中包含所有供應(yīng)商報價所需的關(guān)鍵信息，避免因信息缺失導(dǎo)致報價不準(zhǔn)確或反復(fù)溝通。3.語言專業(yè)規(guī)范：使用正式、專業(yè)的書面語言，表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免口語化或歧義性詞語。4.態(tài)度誠懇禮貌：雖然是詢價，但保持禮貌和尊重的態(tài)度，有助于建立良好的合作氛圍。5.版本控制與存檔：對于重要或復(fù)雜的采購項目，詢價函的版本更新應(yīng)做好記錄，發(fā)出的詢價函及收到的報價均需妥善存檔