PAGE衛(wèi)生用品采購索證制度一、總則1.目的為加強公司衛(wèi)生用品采購管理，規(guī)范采購索證行為，確保所采購的衛(wèi)生用品符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保障公司及消費者的健康安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有衛(wèi)生用品的采購活動，包括但不限于一次性使用衛(wèi)生用品、婦女經(jīng)期衛(wèi)生用品、嬰兒衛(wèi)生用品、成人失禁用品等各類衛(wèi)生用品的采購。3.基本原則依法采購原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購的衛(wèi)生用品質(zhì)量符合要求。索證齊全原則：采購過程中必須索取并妥善保存各類相關(guān)證件，確保采購渠道合法、產(chǎn)品質(zhì)量可追溯。二、采購索證要求供應(yīng)商資質(zhì)證明文件1.營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件：證明供應(yīng)商具有合法經(jīng)營資格，經(jīng)營范圍應(yīng)涵蓋衛(wèi)生用品相關(guān)類別。2.生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件：對于生產(chǎn)企業(yè)，需提供有效的生產(chǎn)許可證，以證明其具備生產(chǎn)衛(wèi)生用品的資質(zhì)。3.衛(wèi)生許可證副本復(fù)印件：無論是生產(chǎn)企業(yè)還是經(jīng)營企業(yè)，均需提供衛(wèi)生許可證，表明其符合衛(wèi)生管理要求。4.產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件：供應(yīng)商應(yīng)提供所供衛(wèi)生用品的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文本，確保產(chǎn)品符合相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5.稅務(wù)登記證副本復(fù)印件：作為企業(yè)納稅合規(guī)的證明文件。產(chǎn)品質(zhì)量證明文件1.產(chǎn)品合格證明：每批產(chǎn)品應(yīng)附有產(chǎn)品質(zhì)量檢驗合格報告，證明該批次產(chǎn)品經(jīng)檢驗符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量認(rèn)證文件：如通過ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證等相關(guān)認(rèn)證的證明文件，體現(xiàn)供應(yīng)商質(zhì)量管理的規(guī)范性。3.第三方檢測報告：對于一些重點衛(wèi)生用品或新采購的產(chǎn)品類別，可要求供應(yīng)商提供由具備資質(zhì)的第三方檢測機構(gòu)出具的檢測報告，進一步驗證產(chǎn)品質(zhì)量。銷售人員資質(zhì)證明文件1.法人授權(quán)委托書：若銷售人員非供應(yīng)商法定代表人，需提供法人授權(quán)委托書，明確其代理權(quán)限和責(zé)任范圍。2.銷售人員身份證明復(fù)印件：確保銷售人員身份真實有效，便于業(yè)務(wù)往來和責(zé)任追溯。三、采購索證流程采購前期準(zhǔn)備1.采購部門在進行衛(wèi)生用品采購前，應(yīng)收集整理所需索證文件清單，明確各類證件的具體要求和格式規(guī)范。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其經(jīng)營狀況、信譽口碑、生產(chǎn)能力等，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。索證資料索取1.采購人員與供應(yīng)商溝通時，應(yīng)明確告知其需要提供的各類索證文件，并要求在規(guī)定時間內(nèi)提供齊全、有效的原件或加蓋公章的復(fù)印件。2.對于首次合作的供應(yīng)商，采購人員應(yīng)實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營場所，核實相關(guān)資質(zhì)文件的真實性，并留存考察記錄。3.在索取產(chǎn)品質(zhì)量證明文件時，應(yīng)要求供應(yīng)商提供與所采購產(chǎn)品批次對應(yīng)的檢驗報告等資料，確保產(chǎn)品質(zhì)量可追溯。索證資料審核1.采購部門收到供應(yīng)商提供的索證資料后，應(yīng)安排專人進行審核。審核內(nèi)容包括文件的完整性、真實性、有效性等。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，如文件缺失、內(nèi)容不符、過期失效等，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期補充或更正。3.審核通過的索證資料應(yīng)進行分類整理、編號歸檔，建立完善的索證檔案，以便日后查詢和追溯。采購決策依據(jù)1.采購人員根據(jù)索證資料審核結(jié)果，結(jié)合供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，綜合評估后確定最終的供應(yīng)商和采購方案。2.對于索證資料不全或不符合要求的供應(yīng)商，不得與其簽訂采購合同，確保采購源頭的合法性和可靠性。四、索證檔案管理檔案建立1.采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)索證檔案的建立和管理工作。2.索證檔案應(yīng)按照供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品類別、索證文件類型等進行分類整理，每份檔案應(yīng)包含供應(yīng)商資質(zhì)證明文件、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、銷售人員資質(zhì)證明文件等相關(guān)資料。3.檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保檔案的完整性和可查閱性。檔案更新1.每次采購活動結(jié)束后，應(yīng)及時將新的索證資料補充到相應(yīng)的供應(yīng)商檔案中，確保檔案信息的實時更新。2.對于供應(yīng)商資質(zhì)變更、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)更新等情況，應(yīng)及時索取新的索證文件，并對檔案進行相應(yīng)調(diào)整。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱索證檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。2.如需借閱索證檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限索證檔案應(yīng)妥善保管，保管期限為自采購產(chǎn)品有效期屆滿后一年。對于涉及重大質(zhì)量問題或法律糾紛的索證檔案，應(yīng)延長保管期限，直至問題解決或糾紛處理完畢。五、監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對衛(wèi)生用品采購索證制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點檢查采購索證流程的合規(guī)性、索證檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。2.采購部門應(yīng)定期對已采購的衛(wèi)生用品索證情況進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查結(jié)果上報公司管理層。外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供采購索證資料和檔案信息，接受監(jiān)管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.關(guān)注行業(yè)動態(tài)和市場信息，及時了解國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，確保公司采購索證制度始終符合外部監(jiān)管要求。違規(guī)處理1.對于在采購索證過程中違反本制度規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。涉及違法違規(guī)行為的，將依法追究其法律責(zé)任。2.因采購索證不當(dāng)導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或法律風(fēng)險的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任