2025年XX公司合同履約保證管理制度一、總則（一）目的為加強XX公司合同履約過程的管理，確保合同雙方嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)，維護公司的合法權(quán)益，提高公司的經(jīng)濟效益和社會信譽，特制定本合同履約保證管理制度。（二）適用范圍本制度適用于XX公司及其下屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、建設(shè)工程合同、技術(shù)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.全面履約原則：合同雙方應(yīng)嚴格按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點和方式等條款全面履行自己的義務(wù)。2.誠實信用原則：合同雙方在履行合同過程中應(yīng)誠實守信，不得隱瞞真實情況，不得欺詐、脅迫對方，不得惡意違約。3.協(xié)作履行原則：合同雙方應(yīng)相互協(xié)作，積極配合，共同完成合同約定的各項任務(wù)。在履行合同過程中，一方應(yīng)及時向?qū)Ψ酵▓笥嘘P(guān)情況，提供必要的協(xié)助和便利。4.效益原則：在保證合同全面履行的前提下，應(yīng)注重提高合同履行的經(jīng)濟效益，降低合同履行成本，實現(xiàn)公司利益最大化。二、合同履約保證管理機構(gòu)及職責(zé)（一）合同履約保證管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由公司總經(jīng)理任組長，副總經(jīng)理任副組長，各部門負責(zé)人為成員。2.職責(zé)-負責(zé)制定公司合同履約保證管理的總體方針和政策，審定合同履約保證管理的重大事項。-定期召開合同履約保證管理工作會議，聽取合同履約情況匯報，研究解決合同履約過程中存在的重大問題。-對合同履約保證管理工作進行督促和檢查，確保合同履約保證管理制度的有效執(zhí)行。（二）合同管理部門1.職責(zé)-負責(zé)合同的起草、審核、簽訂、備案等工作，確保合同條款合法、合規(guī)、公平、合理。-建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行動態(tài)跟蹤管理，及時掌握合同履約進度。-組織合同履約情況的檢查和評估，定期向合同履約保證管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報合同履約情況。-協(xié)調(diào)解決合同履約過程中出現(xiàn)的爭議和糾紛，維護公司的合法權(quán)益。-負責(zé)合同檔案的管理，妥善保管合同文本及相關(guān)資料。（三）業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)-負責(zé)合同的具體履行工作，按照合同約定的時間、地點、方式等要求，及時、全面地履行自己的義務(wù)。-定期向合同管理部門匯報合同履約進展情況，及時反饋合同履約過程中出現(xiàn)的問題。-積極配合合同管理部門的工作，提供合同履約相關(guān)的資料和信息。-參與合同履約爭議和糾紛的處理，提供相關(guān)的證據(jù)和支持。（四）財務(wù)部門1.職責(zé)-負責(zé)按照合同約定的價款、付款方式等條款，及時辦理款項的收付手續(xù)。-對合同款項的收支情況進行監(jiān)督和管理，確保資金安全。-參與合同的成本核算和效益分析，為合同履約決策提供財務(wù)支持。三、合同簽訂階段的履約保證措施（一）主體資格審查1.在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同對方的主體資格進行嚴格審查，包括對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)文件，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.對于重要合同，可通過查詢信用記錄、實地考察等方式，進一步了解對方的信用狀況和經(jīng)營情況。（二）合同條款審核1.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合同條款進行認真審核，重點審核合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、履行地點和方式、違約責(zé)任等條款，確保合同條款明確、具體、可操作性強。2.對于涉及公司重大利益的合同條款，應(yīng)組織法律專業(yè)人員進行審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免潛在的法律風(fēng)險。（三）擔(dān)保措施1.對于風(fēng)險較大的合同，可要求對方提供適當(dāng)?shù)膿?dān)保，包括保證、抵押、質(zhì)押等方式。擔(dān)保合同應(yīng)明確擔(dān)保的范圍、方式、期限等條款，并按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)的登記手續(xù)。2.公司作為擔(dān)保人提供擔(dān)保時，應(yīng)嚴格按照公司的擔(dān)保管理制度進行審批，確保擔(dān)保行為合法、合規(guī)、風(fēng)險可控。（四）合同簽訂流程1.合同起草完成后，應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、合同管理部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人等相關(guān)人員審核簽字，必要時還應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同簽訂時，應(yīng)確保合同文本的份數(shù)、簽字蓋章等符合法律法規(guī)和公司的規(guī)定。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同文本送達對方，并留存一份作為公司的檔案資料。四、合同履行階段的履約保證措施（一）履約計劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后，根據(jù)合同約定的履行期限和要求，制定詳細的履約計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人和時間節(jié)點。2.履約計劃應(yīng)報合同管理部門備案，合同管理部門應(yīng)定期對履約計劃的執(zhí)行情況進行檢查和督促。（二）履約過程監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履約計劃的要求，認真履行自己的義務(wù)，并定期向合同管理部門匯報合同履約進展情況。2.合同管理部門應(yīng)建立合同履約監(jiān)控機制，通過定期檢查、不定期抽查等方式，對合同的履行情況進行跟蹤監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履約過程中出現(xiàn)的問題。3.對于合同履行過程中的重要事項，如交貨、驗收、付款等，合同管理部門應(yīng)參與并進行監(jiān)督，確保合同履行符合約定。（三）變更與解除管理1.如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同條款進行變更或解除的，應(yīng)按照合同約定的程序進行。變更或解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同變更或解除的情況通知合同管理部門和財務(wù)部門，合同管理部門應(yīng)及時更新合同臺賬和相關(guān)資料。（四）證據(jù)收集與保存1.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)注意收集和保存與合同履行相關(guān)的證據(jù)，如發(fā)貨單、收貨單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。2.合同管理部門應(yīng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好證據(jù)的收集和保存工作，并定期對證據(jù)的完整性和有效性進行檢查。五、合同驗收階段的履約保證措施（一）驗收標(biāo)準制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂時，與對方明確合同的驗收標(biāo)準和方法。驗收標(biāo)準應(yīng)明確、具體、可量化，便于操作和判斷。2.對于技術(shù)含量較高的合同，可邀請相關(guān)專家參與驗收標(biāo)準的制定。（二）驗收程序執(zhí)行1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的驗收程序組織驗收。驗收工作應(yīng)嚴格按照驗收標(biāo)準進行，確保驗收結(jié)果客觀、公正、準確。2.驗收過程中，應(yīng)形成書面的驗收報告，由驗收人員簽字確認。驗收報告應(yīng)包括驗收的時間、地點、內(nèi)容、結(jié)果等信息。（三）問題處理1.如在驗收過程中發(fā)現(xiàn)合同標(biāo)的存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求對方限期整改。2.對于整改后仍不符合合同約定的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的違約責(zé)任條款追究對方的責(zé)任，維護公司的合法權(quán)益。六、合同結(jié)算階段的履約保證措施（一）結(jié)算依據(jù)審核1.財務(wù)部門應(yīng)在辦理合同結(jié)算手續(xù)前，對合同的結(jié)算依據(jù)進行嚴格審核，包括合同約定的價款、結(jié)算方式、發(fā)票等相關(guān)資料。2.審核內(nèi)容包括結(jié)算金額是否準確、發(fā)票是否合規(guī)、結(jié)算方式是否符合合同約定等。對于不符合要求的結(jié)算依據(jù)，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進行補充或更正。（二）結(jié)算手續(xù)辦理1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和時間，及時辦理款項的收付手續(xù)。在辦理結(jié)算手續(xù)時，應(yīng)嚴格遵守公司的財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.對于涉及預(yù)付款、進度款、質(zhì)保金等不同類型的款項，財務(wù)部門應(yīng)分別進行管理和核算，確保資金的安全和合理使用。（三）結(jié)算檔案管理1.財務(wù)部門應(yīng)建立合同結(jié)算檔案，妥善保管合同結(jié)算相關(guān)的資料和憑證，包括發(fā)票、付款憑證、結(jié)算報告等。2.合同結(jié)算檔案應(yīng)按照公司的檔案管理制度進行管理，便于查詢和審計。七、合同履約風(fēng)險預(yù)警與處置（一）風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期對合同履約情況進行風(fēng)險評估，識別合同履約過程中可能存在的風(fēng)險因素，如對方違約、市場價格波動、不可抗力等。2.對于識別出的風(fēng)險因素，應(yīng)進行分類和評估，確定風(fēng)險等級和影響程度。（二）預(yù)警機制建立1.合同管理部門應(yīng)建立合同履約風(fēng)險預(yù)警機制，根據(jù)風(fēng)險等級和影響程度，設(shè)定相應(yīng)的預(yù)警指標(biāo)和預(yù)警級別。2.當(dāng)合同履約情況出現(xiàn)異常，達到預(yù)警指標(biāo)時，合同管理部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，通知相關(guān)部門采取相應(yīng)的措施。（三）風(fēng)險處置措施1.當(dāng)收到合同履約風(fēng)險預(yù)警信號后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即對風(fēng)險情況進行分析和評估，制定相應(yīng)的風(fēng)險處置措施。2.風(fēng)險處置措施應(yīng)根據(jù)風(fēng)險的性質(zhì)和程度進行選擇，包括與對方協(xié)商解決、采取法律手段、調(diào)整合同條款等。3.合同管理部門應(yīng)跟蹤風(fēng)險處置措施的執(zhí)行情況，及時評估風(fēng)險處置效果，確保風(fēng)險得到有效控制。八、違約責(zé)任追究（一）違約認定1.如對方未按照合同約定履行自己的義務(wù)，構(gòu)成違約的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集和整理相關(guān)證據(jù)，按照合同約定的違約認定標(biāo)準進行認定。2.對于違約行為的認定，應(yīng)客觀、公正、準確，并形成書面的違約認定報告。（二）責(zé)任追究程序1.業(yè)務(wù)部門在認定對方違約后，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求對方承擔(dān)違約責(zé)任。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式，采取仲裁或訴訟等法律手段追究對方的責(zé)任。2.合同管理部門應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理違約責(zé)任追究事宜，提供必要的法律支持和服務(wù)。（三）賠償與補償1.如因?qū)Ψ竭`約給公司造成損失的，公司有權(quán)要求對方承擔(dān)賠償責(zé)任。賠償金額應(yīng)根據(jù)合同約定和實際損失情況進行確定。2.對于公司因采取補救措施而產(chǎn)生的費用，也應(yīng)由對方承擔(dān)。九、合同履約保證管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同履約保證管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對合同履約保證管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同履約情況、風(fēng)險預(yù)警與處置情況等。2.合同管理部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)部門的合同履約工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并督促業(yè)務(wù)部門落實整改措施。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立合同履約保證管理考核評價體系，對各部門