中藥材醫(yī)院采購流程標準一、引言中藥材作為我國傳統(tǒng)醫(yī)學的重要組成部分，在醫(yī)院臨床治療中發(fā)揮著獨特的作用。為保障中藥材的質量與供應，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高資金使用效益，特制定本中藥材醫(yī)院采購流程標準。本標準旨在為醫(yī)院中藥材采購活動提供一套系統(tǒng)、規(guī)范、可操作的指引，確保采購過程公開、公平、公正，保障臨床用藥安全、有效、經濟。二、需求計劃管理（一）流程1.需求提報：各臨床科室、藥房根據臨床用藥需求、庫存情況及藥品周轉周期，定期（如每月、每季度）向醫(yī)院藥事管理與藥物治療學委員會（或相應主管部門，以下簡稱“藥事管理部門”）提報中藥材采購需求。2.需求匯總與初審：藥房（或采購部門）對各科室提報的需求進行匯總、整理，結合現(xiàn)有庫存數量、近期消耗量、效期情況等進行初審，形成初步的采購需求清單。3.計劃制定與審批：藥事管理部門會同采購部門、財務部門，根據初審后的需求清單、醫(yī)院年度預算、中藥材市場供應情況及質量狀況，制定詳細的中藥材采購計劃。采購計劃需明確中藥材的品名、規(guī)格、產地、炮制要求、預計采購數量、質量標準、預算金額、擬采購時間等。該計劃需按醫(yī)院規(guī)定的審批權限報相關領導審批。（二）標準1.需求提報應真實、準確、及時，需注明中藥材的品名（采用《中國藥典》或權威標準名稱）、規(guī)格、產地、炮制規(guī)格等關鍵信息。2.庫存管理應科學合理，避免積壓或缺貨，確保合理庫存周轉率。3.采購計劃應符合醫(yī)院臨床用藥需求，遵循“保證供應、質量優(yōu)先、價格合理”的原則，經過規(guī)定的審批程序后方可執(zhí)行。三、供應商管理與評估（一）流程1.供應商遴選：醫(yī)院應建立合格中藥材供應商遴選機制。通過公開渠道征集潛在供應商，或從已有合作且信譽良好的供應商中選取。2.資質審核：對潛在供應商進行嚴格的資質審核，包括但不限于：營業(yè)執(zhí)照、藥品經營許可證（或藥品生產許可證）、GSP（藥品經營質量管理規(guī)范）認證證書（或GMP認證證書）、中藥材產地證明、質量保證協(xié)議、相關品種的檢驗報告書等。3.實地考察（必要時）：對重要或新增供應商，可組織相關人員（如藥事、采購、質控人員）進行實地考察，評估其生產/經營規(guī)模、質量管理體系、倉儲條件、炮制加工能力等。4.建立合格供應商庫：對通過審核的供應商，納入醫(yī)院合格中藥材供應商庫進行管理。5.定期評估與動態(tài)管理：對合格供應商實行定期（如每年）評估，評估內容包括質量合格率、供貨及時性、價格競爭力、售后服務、合規(guī)經營情況等。根據評估結果，對供應商庫進行動態(tài)調整，淘汰不合格供應商。（二）標準1.供應商必須具備合法的經營資質和良好的商業(yè)信譽。2.供應商應能提供符合國家法定質量標準的中藥材，并能承擔相應的質量責任。3.醫(yī)院應建立健全供應商檔案，確保相關資質文件的有效性和完整性。4.供應商評估應客觀、公正，有明確的評估指標和淘汰機制。四、采購執(zhí)行（一）流程1.采購方式選擇：根據采購金額、中藥材特性及醫(yī)院相關規(guī)定，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。對于常規(guī)、用量大的中藥材，宜采用公開招標或集中采購方式。2.組織采購：按照選定的采購方式，發(fā)布采購信息（如招標公告），組織符合條件的供應商參與。采購文件中應明確中藥材的質量標準、規(guī)格要求、數量、交貨期、驗收標準、付款方式、違約責任等。3.開標/議價與評審：嚴格按照采購文件規(guī)定的程序組織開標、評標（或議價）。評審委員會應由藥學、采購、財務、臨床等相關專業(yè)人員組成，以質量為首要評審因素，綜合考慮價格、服務等因素。4.合同簽訂：確定中標（成交）供應商后，應在規(guī)定時間內與其簽訂書面采購合同，明確雙方權利義務。合同內容應與采購文件、中標（成交）供應商的響應文件一致。（二）標準1.采購過程應嚴格遵守國家及地方相關法律法規(guī)和醫(yī)院內部管理制度，確保公開、公平、公正。2.采購文件的編制應規(guī)范、嚴謹，明確質量要求和驗收標準。3.評審過程應獨立、客觀、公正，評審結果應有記錄可查。4.采購合同條款應明確、具體，符合《中華人民共和國民法典》及相關法律法規(guī)要求，特別是質量保證條款和違約責任條款。五、驗收管理（一）流程1.到貨通知與核對：供應商按合同約定將中藥材送達指定地點后，采購或庫房人員應核對送貨單與采購合同、隨貨同行單的一致性。2.抽樣：由藥學專業(yè)技術人員（或指定的質控人員）按照《中國藥典》或相關規(guī)定進行抽樣。抽樣應具有代表性，兼顧數量、包裝、批次等。3.質量驗收：*外觀性狀檢查：檢查中藥材的形狀、大小、顏色、表面特征、質地、斷面、氣味、味道等是否符合規(guī)定。*包裝檢查：檢查包裝是否完好、清潔、牢固，標簽是否清晰、規(guī)范，注明品名、規(guī)格、產地、批號、生產日期、保質期、生產單位等信息。*內在質量檢驗：對關鍵品種或有疑問的品種，應進行必要的理化鑒別、顯微鑒別或委托有資質的藥品檢驗機構進行檢驗。*核對檢驗報告書：核對供應商提供的每批中藥材的檢驗報告書，確保其符合質量標準。4.驗收記錄與結論：詳細記錄驗收過程和結果，包括驗收日期、品名、規(guī)格、產地、批號、數量、供應商、驗收項目、檢驗結果等。驗收合格的，準予入庫；不合格的，應拒絕入庫，并及時通知供應商處理（如退貨、換貨）。（二）標準1.驗收人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉中藥材的鑒別方法和質量標準。2.驗收應嚴格按照《中國藥典》及國家藥品標準進行，確保中藥材的真?zhèn)巍?yōu)劣得到準確判斷。3.對驗收不合格的中藥材，應有明確的處理流程和記錄，嚴禁不合格中藥材流入臨床。4.驗收記錄應完整、準確、規(guī)范，妥善保存，以備追溯。六、入庫與儲存（一）流程1.入庫：驗收合格的中藥材，由庫房管理人員根據驗收合格單辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬，做到賬物相符。2.分類存放：中藥材應根據其特性（如易吸潮、易蟲蛀、易霉變、有毒性等）分類、分庫、分區(qū)存放。對有特殊儲存要求（如避光、冷藏、陰涼干燥）的中藥材，應按規(guī)定條件儲存。3.標識管理：貨位應有清晰的標識，注明品名、規(guī)格、產地、批號、數量、入庫日期、有效期等信息。4.養(yǎng)護管理：定期對庫存中藥材進行檢查和養(yǎng)護，采取防潮、防蟲、防鼠、防霉、防變質等措施，確保中藥材在儲存期間質量穩(wěn)定。（二）標準1.倉庫應具備適宜的儲存條件，如通風、干燥、避光、清潔，配備必要的溫濕度調控設備和監(jiān)測儀器。2.中藥材儲存應遵循“先進先出”、“近效期先出”的原則。3.建立健全庫存中藥材定期盤點制度，確保賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)并處理質量問題。七、付款結算（一）流程1.發(fā)票審核：供應商按合同約定提供合法有效的發(fā)票及相關憑證，財務部門會同采購部門、庫房部門對發(fā)票的真實性、合規(guī)性、與合同及入庫記錄的一致性進行審核。2.付款申請：審核無誤后，由采購部門或庫房部門根據合同約定的付款條件和期限，提交付款申請。3.審批與付款：財務部門根據審批后的付款申請，按照醫(yī)院財務管理制度和合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。（二）標準1.付款應依據審核無誤的發(fā)票、入庫驗收單、合同等憑證進行。2.嚴格按照合同約定的付款期限和方式支付貨款，確保資金安全。八、記錄與檔案管理（一）流程1.記錄形成：在中藥材采購的各個環(huán)節(jié)（需求、計劃、招標、合同、驗收、入庫、付款等），均應形成完整、規(guī)范的書面記錄。2.檔案歸集：將采購過程中的所有文件資料，包括采購計劃、審批文件、招標文件、投標文件、中標通知書、合同、供應商資質、檢驗報告、驗收記錄、入庫單、發(fā)票、付款憑證等，進行系統(tǒng)整理和歸集。3.檔案保管：按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，對采購檔案進行妥善保管，確保其安全性、完整性和可追溯性。檔案保存期限應符合相關法規(guī)要求。（二）標準1.所有記錄和檔案應真實、準確、完整、清晰，具有可追溯性。2.檔案管理應符合國家及醫(yī)院關于檔案管理的各項規(guī)定，便于查閱和利用。九、監(jiān)督與改進（一）流程1.內部監(jiān)督：醫(yī)院紀檢監(jiān)察部門、審計部門應對中藥材采購全過程進行監(jiān)督檢查，確保采購活動合規(guī)合法。2.定期回顧與評估：定期對中藥材采購流程的執(zhí)行情況、效果進行回顧和評估，包括質量合格率、供應及時性、成本控制、流程效率等方面。3.持續(xù)改進：根據監(jiān)督檢查結果和評估情況，分析存在的問題和不足，及時優(yōu)化和改進采購流程及標準，不斷提高采購管理水平。（二）標準1.建立有效的內部監(jiān)督機制，對采購過程中的違規(guī)行為及時糾正和處理。2.鼓勵臨床科室、藥學部門等對采購工作提出意見和建議，作為流程改進的依據。3.對采購流程的改進措施應具有針對性和可操作性，并跟蹤其實施效果。十、附則