采購部供應(yīng)商管理流程規(guī)范一、總則1.1目的與意義為確保公司采購活動的有序進行，提升供應(yīng)鏈整體效率與穩(wěn)定性，降低采購風險，優(yōu)化采購成本，保障產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在建立一套系統(tǒng)、科學的供應(yīng)商管理機制，明確各環(huán)節(jié)職責與操作要求，促進與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系，最終服務(wù)于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司采購部及所有涉及對外采購物料、設(shè)備、服務(wù)等活動的供應(yīng)商管理工作。無論供應(yīng)商規(guī)模大小、合作金額多少，均需遵循本規(guī)范的核心原則與基本流程。1.3基本原則供應(yīng)商管理工作應(yīng)遵循以下原則：*公平公正：在供應(yīng)商選擇、評估、合作過程中，堅持客觀標準，避免主觀臆斷與不正當干預(yù)。*公開透明：核心流程與關(guān)鍵信息（非商業(yè)機密）應(yīng)保持一定程度的透明度，確保合作的誠信基礎(chǔ)。*擇優(yōu)錄用：以綜合實力、服務(wù)能力、性價比及發(fā)展?jié)摿橹饕剂?，選擇最適合公司需求的供應(yīng)商。*風險可控：對供應(yīng)商可能帶來的各類風險進行識別、評估與防范，確保供應(yīng)鏈安全。*合作共贏：致力于與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實現(xiàn)共同發(fā)展與價值提升。二、供應(yīng)商準入與評估2.1需求發(fā)起與信息收集當公司因生產(chǎn)經(jīng)營需要引入新的供應(yīng)商時，由需求部門提出申請，明確所需物料或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量預(yù)估、供貨周期等關(guān)鍵信息。采購部根據(jù)需求，通過行業(yè)調(diào)研、展會交流、同行推薦、公開招標等多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立初步的供應(yīng)商信息庫。2.2供應(yīng)商初步篩選采購部會同相關(guān)技術(shù)部門、質(zhì)量部門（如需要），依據(jù)預(yù)設(shè)的基本門檻（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)資質(zhì)、質(zhì)量體系認證、供貨能力初步判斷等）對收集到的潛在供應(yīng)商進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商，形成待評估供應(yīng)商名單。2.3供應(yīng)商實地考察與評估對于重要物料或服務(wù)的供應(yīng)商，或在初步篩選中發(fā)現(xiàn)有必要進一步核實情況的供應(yīng)商，采購部應(yīng)組織跨部門評估小組（通常包括采購、技術(shù)、質(zhì)量等）進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括但不限于生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備狀況、工藝流程、質(zhì)量控制體系、研發(fā)能力、管理水平、財務(wù)狀況及社會責任履行情況等?？疾旖Y(jié)束后，形成書面考察報告。2.4綜合評估與準入審批采購部匯總供應(yīng)商提交的資料、初步篩選意見、實地考察報告（如進行）及其他相關(guān)信息，組織進行綜合評估。評估維度通常包括質(zhì)量保證能力、成本競爭力、交付及時性、技術(shù)與創(chuàng)新能力、服務(wù)水平、財務(wù)健康狀況及合規(guī)經(jīng)營情況等。根據(jù)評估結(jié)果，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，報請相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過的供應(yīng)商，方可納入合格供應(yīng)商名錄。三、供應(yīng)商合作與日常管理3.1合同簽訂與管理與合格供應(yīng)商建立合作關(guān)系前，必須簽訂正式的采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格、質(zhì)量標準、價格、付款方式、交付周期、違約責任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等核心要素。合同簽訂前需經(jīng)過法務(wù)部門（或指定人員）審核。采購部負責合同的歸檔與管理，并監(jiān)督合同的履行。3.2訂單管理與執(zhí)行采購部根據(jù)需求部門的請購單，向合格供應(yīng)商下達采購訂單。訂單應(yīng)清晰、準確，并確保與合同條款一致。采購專員需跟蹤訂單執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進度、發(fā)貨安排等，確保物料或服務(wù)按時、按質(zhì)、按量交付。3.3物料/服務(wù)驗收與付款物料到貨后，由倉庫或需求部門依據(jù)采購訂單及質(zhì)量標準進行數(shù)量和外觀檢驗，必要時由質(zhì)量部門進行專業(yè)檢驗。驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。服務(wù)類項目則依據(jù)合同約定的驗收標準進行成果確認。財務(wù)部門根據(jù)合同約定、驗收合格證明及發(fā)票等憑證，按公司付款流程辦理付款。3.4供應(yīng)商溝通與關(guān)系維護采購部應(yīng)保持與供應(yīng)商的定期溝通，及時傳遞公司需求信息，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況及可能影響供貨的因素。建立良好的合作氛圍，鼓勵供應(yīng)商提出改進建議。對于合作中出現(xiàn)的問題，應(yīng)本著坦誠、務(wù)實的態(tài)度及時溝通解決。3.5供應(yīng)商信息更新與動態(tài)監(jiān)控采購部負責維護供應(yīng)商檔案信息，包括聯(lián)系方式、資質(zhì)文件、合同、績效記錄等，并確保信息的準確性和時效性。對供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、市場聲譽等進行動態(tài)關(guān)注，一旦發(fā)現(xiàn)可能影響合作的重大風險（如財務(wù)危機、重大質(zhì)量事故等），應(yīng)及時上報并采取應(yīng)對措施。四、供應(yīng)商績效評估與分級4.1績效評估周期與內(nèi)容采購部應(yīng)定期（如每季度或每半年）組織對活躍供應(yīng)商的績效進行評估。評估內(nèi)容應(yīng)與準入評估時的維度相呼應(yīng)，并結(jié)合日常合作中的表現(xiàn)數(shù)據(jù)，通常包括：*質(zhì)量表現(xiàn)：如合格率、退貨率、客訴次數(shù)等；*交付表現(xiàn)：如準時交付率、交付靈活性等；*成本與價格：如價格競爭力、成本下降貢獻等；*服務(wù)表現(xiàn)：如響應(yīng)速度、問題解決能力、配合度等；*創(chuàng)新與發(fā)展：如技術(shù)改進、新產(chǎn)品開發(fā)能力等。4.2績效評估方法與流程績效評估應(yīng)以客觀數(shù)據(jù)為主要依據(jù)，輔以定性評價?？刹捎眉訖?quán)打分法等方式進行量化評估。評估過程應(yīng)吸收需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)方的意見。評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，聽取其反饋與改進計劃。4.3供應(yīng)商分級與結(jié)果應(yīng)用根據(jù)績效評估得分，可將供應(yīng)商劃分為不同等級（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、優(yōu)先供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、待改進供應(yīng)商等）。評估結(jié)果將作為后續(xù)訂單分配、價格談判、合作深化或終止的重要依據(jù)。*對表現(xiàn)優(yōu)異的供應(yīng)商，可在訂單份額、付款條件、合作深度等方面給予激勵；*對表現(xiàn)欠佳的供應(yīng)商，應(yīng)發(fā)出整改通知，要求其限期改進，并跟蹤改進效果；*對連續(xù)評估不合格或存在嚴重違約行為的供應(yīng)商，啟動退出機制。五、供應(yīng)商退出管理5.1退出情形出現(xiàn)以下情況之一，可考慮將供應(yīng)商從合格供應(yīng)商名錄中清除：*績效評估連續(xù)不合格，經(jīng)整改后仍無明顯改善；*提供虛假信息、惡意違約或嚴重損害公司利益；*發(fā)生重大質(zhì)量事故或環(huán)保、安全責任事故，造成惡劣影響；*財務(wù)狀況惡化，瀕臨破產(chǎn)或清算；*違反國家法律法規(guī)，受到重大行政處罰或刑事追究；*公司業(yè)務(wù)調(diào)整，不再需要該類產(chǎn)品/服務(wù)；*其他經(jīng)評估認為不適宜繼續(xù)合作的情形。5.2退出流程供應(yīng)商退出需履行嚴格的審批程序。采購部提出退出建議，并說明理由，附上相關(guān)證據(jù)材料，報部門負責人及相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，采購部應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并協(xié)商處理善后事宜，如剩余訂單、庫存物料、未結(jié)算款項等。同時，更新合格供應(yīng)商名錄，確保不再向其下達新的采購訂單。六、供應(yīng)商信息管理與持續(xù)改進6.1供應(yīng)商檔案管理采購部應(yīng)建立健全供應(yīng)商檔案管理制度，確保每個供應(yīng)商的檔案資料完整、規(guī)范、安全。檔案內(nèi)容應(yīng)包括但不限于供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件、考察報告、評估記錄、合同文本、訂單記錄、績效報告、溝通記錄等。檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱。6.2流程回顧與優(yōu)化采購部應(yīng)定期對本規(guī)范的執(zhí)行情況進行回顧與評估，收集各相關(guān)部門的反饋意見，結(jié)合公司發(fā)展和市場變化，對供應(yīng)商管理流程進行持續(xù)優(yōu)化和改進，確保其適用性和有效性。七、附則7.1保密條款參與供應(yīng)商管理的所有人員應(yīng)對在工作中接觸到的供應(yīng)商商業(yè)秘密及公司采購信息予以保密，不得擅自泄露。7.2責任追究對于違反本規(guī)范，造成公司損失的，將