卷煙廠行政會議組織規(guī)定適用范圍本規(guī)定適用于卷煙廠全體員工及相關部門，旨在規(guī)范行政會議的組織、執(zhí)行與評估，確保會議高效、有序進行，提升管理效能，推動企業(yè)戰(zhàn)略目標實現(xiàn)。一、總則行政會議是卷煙廠決策與協(xié)調(diào)的重要平臺，應堅持“精簡高效、務實創(chuàng)新、公開透明”的原則。會議內(nèi)容須緊扣行業(yè)特點，圍繞“人、事、財、物、信息、安全、文化”七大核心要素展開，確保與企業(yè)文化、經(jīng)營理念及扁平化管理要求相一致。會議頻次、參與人員、議題設置等均需科學規(guī)劃，避免形式主義，強化執(zhí)行力。二、會議分類與組織1.會議分類-決策類會議：涉及重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略調(diào)整、安全風險管控等，由廠長或分管領導主持。-協(xié)調(diào)類會議：解決跨部門協(xié)作問題，如生產(chǎn)、采購、銷售聯(lián)動等，由各部門負責人參與。-工作例會：日常事務通報與任務分配，如生產(chǎn)例會、質(zhì)量例會等，由分管科室組織。-專題會議：針對突發(fā)事件、行業(yè)政策變動等臨時召開，由廠長辦公室統(tǒng)籌安排。2.組織職責-廠長辦公室：負責會議總體統(tǒng)籌，制定會議計劃，審核議題，發(fā)布通知，記錄會議紀要。-議題提交部門：需提前3日提交議題申請，明確會議目標、參會人員及預期成果，經(jīng)廠長辦公室審批后列入議程。-主持人：控制會議節(jié)奏，確保議題聚焦，避免冗長討論，對決策類會議需形成決議。三、會議準備1.議題審核-議題須符合企業(yè)戰(zhàn)略，避免重復或無關內(nèi)容，如“安全生產(chǎn)標準化提升”“客戶服務滿意度優(yōu)化”等。-重大議題需附數(shù)據(jù)支撐，如“第三季度成本控制分析報告”。2.通知發(fā)布-通知需明確會議時間、地點、參會人員、議題及材料提前分發(fā)要求。-電子通知需通過企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)同步，紙質(zhì)通知適用于關鍵崗位。3.材料準備-主持人提前2日完成會議材料，包括數(shù)據(jù)報表、方案草案等，確保準確性。-專題會議材料需涵蓋背景分析、解決方案及風險評估，如“新版環(huán)保法規(guī)對生產(chǎn)線的適配方案”。四、會議執(zhí)行1.會議紀律-按時開始，手機靜音，遲到者需說明原因，一般議題發(fā)言限時10分鐘，決策類討論可延長至20分鐘。-涉及客戶投訴議題需邀請銷售部代表列席，確保服務導向。2.扁平化管理實踐-鼓勵基層員工通過“微提案”形式參會，如“卷煙包裝線節(jié)能優(yōu)化建議”。-主持人需平衡層級發(fā)言，避免領導壟斷討論，對一線員工意見需記錄并反饋。3.決策機制-決策類會議需形成書面決議，經(jīng)廠長簽字后印發(fā)，重大決策需提交廠務會審議。-對安全生產(chǎn)議題，如“緊急停機預案修訂”，需當場表決并拍照存檔。五、會議記錄與督辦1.記錄規(guī)范-記錄員需完整記錄議題、發(fā)言要點、決議及責任人，使用“紅頭紀要”格式，標注緊急程度（如“特急”“加急”）。-涉及客戶服務內(nèi)容需同步記錄客戶反饋，如“某品牌客戶對物流配送時效的投訴”。2.督辦落實-廠長辦公室每月5日前匯總上期會議決議執(zhí)行情況，對滯后項通報責任部門。-經(jīng)濟效益相關議題（如“原材料采購比價方案”）需納入績效考核，未完成者扣減部門獎金。六、會議評估與優(yōu)化1.評估周期-每季度召開會議效率評估會，分析參會率、議題完成率及改進建議。-對低效會議（如議題偏離率＞30%）需重新組織，并追究組織者責任。2.優(yōu)化方向-引入“數(shù)字化會議系統(tǒng)”，實現(xiàn)議題在線投票、決議自動生成，如“安全生產(chǎn)數(shù)字化巡檢會議平臺”。-對跨部門協(xié)調(diào)類會議，建立“聯(lián)席會商”機制，減少重復開會。七、安全生產(chǎn)與人文關懷1.安全議題優(yōu)先-每月至少召開1次安全生產(chǎn)專題會議，議題包括“消防演練復盤”“危化品管理漏洞排查”。-會議期間需強調(diào)“生命至上”理念，對違規(guī)操作案例進行案例教學。2.人文關懷體現(xiàn)-對員工生日、家庭困難等議題，由人力資源部牽頭討論幫扶措施。-會議材料中需融入企業(yè)文化內(nèi)容，如“工匠精神”“客戶為先”案例分享。八、附則1.