鹽廠檔案借閱管理規(guī)定適用范圍本規(guī)定適用于鹽廠全體員工及經(jīng)批準(zhǔn)的外部人員，涵蓋檔案借閱的申請(qǐng)、審批、使用、歸還等全過程管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用。---一、總則檔案是鹽廠生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)管理、企業(yè)文化及歷史傳承的重要載體，規(guī)范檔案借閱行為，是維護(hù)檔案管理秩序、提升工作效率、保障信息安全的基本要求。1.基本原則-統(tǒng)一管理：檔案借閱須通過檔案室統(tǒng)一受理，嚴(yán)禁私自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或損毀。-權(quán)限控制：根據(jù)崗位需求、工作需要及檔案密級(jí)，實(shí)行分級(jí)借閱審批。-可追溯性：所有借閱行為需記錄存檔，確保責(zé)任明確。-保密優(yōu)先：涉及技術(shù)、經(jīng)營等敏感檔案，須嚴(yán)格履行保密手續(xù)。2.適用檔案類型-生產(chǎn)經(jīng)營類：生產(chǎn)計(jì)劃、銷售數(shù)據(jù)、成本核算、客戶檔案等。-技術(shù)類：工藝流程圖、設(shè)備維修記錄、質(zhì)量檢測報(bào)告、專利文件等。-行政類：人事任免、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。-文化類：廠史資料、榮譽(yù)證書、員工活動(dòng)記錄等。---二、借閱權(quán)限與申請(qǐng)流程1.權(quán)限劃分-普通員工：可借閱與本職工作直接相關(guān)的非涉密檔案，如操作規(guī)程、日常報(bào)表等。-中層干部：可借閱部門管理類檔案，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-高層管理人員：可借閱全廠性重要檔案，須由廠長或廠務(wù)會(huì)批準(zhǔn)。-外部人員：需持單位介紹信及經(jīng)辦人簽字，經(jīng)檔案室審核并報(bào)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，且通常限定查閱權(quán)限。2.申請(qǐng)流程-線上申請(qǐng)：通過“鹽廠檔案管理系統(tǒng)”提交借閱申請(qǐng)，注明檔案名稱、用途、借閱時(shí)長等。-線下申請(qǐng)：填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，附工作說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后送至檔案室。-審批權(quán)限-1個(gè)月以內(nèi)：部門負(fù)責(zé)人審批；-超過1個(gè)月：分管廠領(lǐng)導(dǎo)審批；-涉密檔案：需報(bào)廠長審批。---三、借閱與使用規(guī)范1.借閱期限-生產(chǎn)經(jīng)營類檔案：一般不超過3個(gè)月；-技術(shù)類檔案：涉密檔案不超過1個(gè)月，非密檔案不超過6個(gè)月；-行政類檔案：僅限查閱，不予外借。2.使用要求-嚴(yán)禁涂改、圈劃、折疊檔案，確需標(biāo)注須使用鉛筆或?qū)Ｓ门⒈尽?借閱檔案用于內(nèi)部工作，不得泄露給無關(guān)人員或用于商業(yè)目的。-電子檔案僅限在檔案室專用設(shè)備上查閱，禁止拷貝或下載。3.特殊情況處理-如因工作需要延長借閱期，須提前2周重新申請(qǐng)；-查閱涉密檔案須全程留影，檔案室工作人員陪同。---四、歸還與銷毀1.按時(shí)歸還-借閱期滿前1周，檔案室將發(fā)送《催還通知單》；-逾期未還者，將暫停其后續(xù)借閱權(quán)限，并按檔案價(jià)值處以罰款（參照《鹽廠獎(jiǎng)懲制度》執(zhí)行）。2.歸還驗(yàn)收-借閱人需核對(duì)檔案完整性與密級(jí)標(biāo)識(shí)，簽字確認(rèn)后交還檔案室；-檔案室檢查無誤后，系統(tǒng)自動(dòng)解除借用狀態(tài)。3.銷毀程序-對(duì)于無保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)審批后統(tǒng)一銷毀；-銷毀過程需2名工作人員在場監(jiān)督，并記錄銷毀時(shí)間、檔案編號(hào)、經(jīng)辦人等信息。---五、監(jiān)督與考核1.檔案室職責(zé)-定期檢查檔案借閱記錄，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)上報(bào)；-每季度開展檔案借閱情況通報(bào)，對(duì)超額占用檔案的部門進(jìn)行提醒。2.績效考核-將檔案借閱規(guī)范性納入部門年度考核指標(biāo)，占管理類科室評(píng)分的10%；-對(duì)因檔案管理不善導(dǎo)致泄密或損失的，按《鹽廠安全生產(chǎn)責(zé)任追究辦法》處理。3.員工培訓(xùn)-每年開展檔案法規(guī)及保密知識(shí)培訓(xùn)，新員工須考核合格后方可借閱檔案。---六、附則1.本規(guī)定由檔案室負(fù)責(zé)解