行政辦公室文檔管理操作規(guī)范第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范行政辦公室文檔管理工作，提高文檔處理效率，保障文檔的真實(shí)性、完整性、安全性和可追溯性，確保組織運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的有序開展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及本單位管理規(guī)定，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于本單位行政辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）所有文檔的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用、歸檔及銷毀等管理活動(dòng)。單位其他部門的文檔管理可參照本規(guī)范執(zhí)行，或在此基礎(chǔ)上制定相應(yīng)細(xì)則。1.3基本原則文檔管理遵循以下原則：1.統(tǒng)一規(guī)范原則：文檔的格式、編號(hào)、分類等應(yīng)符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。2.全程管理原則：對(duì)文檔的生命周期進(jìn)行全過程控制。3.安全保密原則：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，確保涉密及敏感文檔的安全。4.便捷高效原則：在安全的前提下，方便文檔的檢索與利用，提升工作效率。第二章文檔的創(chuàng)建與擬制2.1文檔格式要求2.1.1各類正式文檔（如通知、報(bào)告、紀(jì)要、函等）應(yīng)采用單位規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)模板。模板包括字體、字號(hào)、行距、頁邊距、頁眉頁腳等格式要素。2.1.2文檔內(nèi)容應(yīng)主題明確、條理清晰、語言規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。涉及圖表的，應(yīng)清晰規(guī)范，并有必要的說明。2.1.3文檔首頁應(yīng)包含文檔標(biāo)題、編號(hào)、簽發(fā)部門、日期等基本要素。2.2文檔編號(hào)規(guī)則2.2.1文檔編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和追溯。編號(hào)規(guī)則由辦公室統(tǒng)一制定并維護(hù)。2.2.2通常編號(hào)可包含部門代碼、文檔類別代碼、年份、順序號(hào)等要素。例如：“XZ-BG-年份-序號(hào)”（行政-報(bào)告-年份-序號(hào)）。2.2.3電子文檔的命名應(yīng)與實(shí)體文檔編號(hào)或核心內(nèi)容保持一致，便于關(guān)聯(lián)查找。2.3版本控制2.3.1文檔在草擬、審核、修訂過程中應(yīng)進(jìn)行版本控制。同一文檔的不同版本應(yīng)清晰標(biāo)識(shí)，如在文檔標(biāo)題或頁眉處標(biāo)注“V1.0”、“V2.0”等。2.3.2重要文檔的修訂應(yīng)記錄版本變更歷史，包括修訂日期、修訂人、修訂內(nèi)容概要等。第三章文檔的審核與分發(fā)3.1審核流程3.1.1正式對(duì)外或?qū)?nèi)發(fā)布的文檔，須經(jīng)過相應(yīng)的審核程序。審核人應(yīng)對(duì)文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、完整性負(fù)責(zé)。3.1.2審核流程根據(jù)文檔的重要性和涉密程度設(shè)定，可包括擬稿人自審、部門負(fù)責(zé)人審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。3.2分發(fā)管理3.2.1文檔分發(fā)應(yīng)遵循“按需分發(fā)、最小范圍”原則，嚴(yán)格控制分發(fā)范圍和份數(shù)。3.2.2分發(fā)時(shí)應(yīng)做好登記，記錄分發(fā)對(duì)象、分發(fā)日期、份數(shù)等信息。對(duì)于涉密文檔，還需記錄簽收人。3.2.3電子文檔的分發(fā)可通過內(nèi)部郵件、共享服務(wù)器等安全方式進(jìn)行，避免通過非加密渠道傳輸敏感信息。第四章文檔的分類與歸檔4.1文檔分類4.1.1文檔應(yīng)按照其內(nèi)容屬性、業(yè)務(wù)類別、密級(jí)等進(jìn)行科學(xué)分類。常見的分類方式包括：按部門分類、按業(yè)務(wù)模塊分類、按文檔類型（如政策類、會(huì)議類、合同類、人事類、財(cái)務(wù)類等）分類。4.1.2辦公室應(yīng)制定統(tǒng)一的文檔分類目錄，并根據(jù)單位發(fā)展和業(yè)務(wù)變化適時(shí)更新。4.2歸檔要求4.2.1文檔形成后，承辦人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)（如一項(xiàng)工作結(jié)束后或月度/季度結(jié)束后）將其整理后移交辦公室歸檔。4.2.2歸檔的文檔應(yīng)齊全、完整，手續(xù)完備。對(duì)于成套性文檔，應(yīng)按順序整理裝訂。4.2.3電子文檔歸檔時(shí)，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，并與相關(guān)的紙質(zhì)文檔建立關(guān)聯(lián)。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合長(zhǎng)期保存要求。4.2.4歸檔文檔應(yīng)編制歸檔清單，經(jīng)交接雙方核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。4.3歸檔管理4.3.1辦公室對(duì)歸檔文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括編號(hào)、登記、上架（或存入指定電子目錄）。4.3.2紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專用的文件柜中，做到整齊有序，便于查找。文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本條件。4.3.3電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，建立多級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)，模擬紙質(zhì)文檔的分類存放方式。重要電子文檔應(yīng)定期備份。第五章文檔的保管與借閱5.1保管要求5.1.1文檔保管人員應(yīng)熟悉文檔分類體系和存放位置，認(rèn)真履行保管職責(zé)，防止文檔損壞、丟失、泄密。5.1.2定期對(duì)庫存文檔進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。5.1.3對(duì)于涉密文檔，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行專項(xiàng)管理，存放于保密柜，限制接觸人員。5.2借閱管理5.2.1單位內(nèi)部人員因工作需要借閱文檔，須填寫《文檔借閱登記表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱涉密文檔須經(jīng)更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.2.2借閱期限一般不超過規(guī)定時(shí)限，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.2.3借閱人應(yīng)愛護(hù)文檔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文檔內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借他人。5.2.4借閱文檔到期應(yīng)及時(shí)歸還，辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)催還。歸還時(shí)，保管人員應(yīng)檢查文檔是否完好無損。5.2.5原則上不允許將文檔帶離單位辦公區(qū)域，確有特殊情況需帶出的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，確保安全。5.2.6外單位人員一般不得借閱本單位文檔。因特殊情況確需查閱的，須持單位介紹信，經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由辦公室人員陪同查閱，不得帶出。第六章文檔的銷毀6.1銷毀范圍6.1.1對(duì)于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的文檔，或經(jīng)鑒定確認(rèn)無需保留的重復(fù)、過時(shí)、作廢文檔，可按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.1.2涉密文檔的銷毀，必須嚴(yán)格按照國(guó)家及單位保密規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁隨意丟棄或作為廢紙?zhí)幚怼?.2銷毀程序6.2.1文檔銷毀前，應(yīng)由辦公室提出銷毀清單，列明文檔名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成日期、保管期限等，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。6.2.2銷毀時(shí)，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)存檔備查。6.2.3紙質(zhì)文檔應(yīng)采取粉碎、焚燒等無法恢復(fù)的方式銷毀；電子文檔及存儲(chǔ)介質(zhì)的銷毀，應(yīng)確保數(shù)據(jù)無法被恢復(fù)，可采用專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀工具或物理損壞方式。第七章電子文檔管理的特殊要求7.1存儲(chǔ)與備份7.1.1電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在單位指定的服務(wù)器或安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，個(gè)人計(jì)算機(jī)未經(jīng)允許不得私自存儲(chǔ)、處理涉密或重要文檔。7.1.2建立電子文檔定期備份制度，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，保證其可用性。7.2安全防護(hù)7.2.1加強(qiáng)電子文檔訪問權(quán)限管理，根據(jù)文檔密級(jí)和工作需要，為不同用戶設(shè)置相應(yīng)的訪問、修改、刪除權(quán)限。7.2.2安裝必要的防病毒軟件、防火墻等安全防護(hù)措施，定期更新病毒庫，防止電子文檔被病毒感染或非法訪問、篡改、竊取。7.2.3嚴(yán)禁使用未經(jīng)授權(quán)的外部存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤）連接辦公電腦拷貝電子文檔。確需使用的，必須經(jīng)過安全檢測(cè)。7.3長(zhǎng)期保存7.3.1對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子文檔，應(yīng)注意其存儲(chǔ)格式的兼容性。定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和轉(zhuǎn)換，防止因技術(shù)淘汰導(dǎo)致文檔無法讀取。第八章安全保密8.1保密責(zé)任8.1.1所有接觸和處理文檔的人員均有保守文檔秘密的義務(wù)，嚴(yán)格遵守國(guó)家及單位的保密法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定。8.1.2辦公室應(yīng)組織開展文檔保密教育和培訓(xùn)，提高全員保密意識(shí)和防范能力。8.2涉密文檔管理8.2.1涉密文檔的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密規(guī)定和單位保密管理制度，明確專人負(fù)責(zé)，專柜存放，專機(jī)處理。8.2.2嚴(yán)禁在非涉密計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)中處理、存儲(chǔ)、傳輸涉密文檔。8.2.3發(fā)生文檔泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并按規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。第九章保障措施9.1組織領(lǐng)導(dǎo)單位應(yīng)重視文檔管理工作，將其納入日常管理范疇。辦公室作為文檔管理的職能部門，應(yīng)明確崗位職責(zé)，配備必要的人員和設(shè)備。9.2人員培訓(xùn)定期組織文檔管理人員和各部門相關(guān)人員進(jìn)行文檔管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。9.3監(jiān)督檢查辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門的文檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤落實(shí)。9.4責(zé)任追究對(duì)于在文檔管理工作中出現(xiàn)玩忽職守、違反規(guī)定，導(dǎo)致文檔損壞、丟失、泄密等不良后果的，將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)