采購(gòu)申請(qǐng)與審批操作指導(dǎo)手冊(cè)一、適用范圍與對(duì)象本手冊(cè)適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）因業(yè)務(wù)需要開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)時(shí)的申請(qǐng)與審批流程管理。涉及人員包括：采購(gòu)申請(qǐng)人（各部門經(jīng)辦人）、部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門專員、財(cái)務(wù)部門審核人、管理層審批人等。無(wú)論是日常辦公用品采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)，還是服務(wù)類采購(gòu)（如咨詢、外包等），均需遵循本手冊(cè)規(guī)定的流程與規(guī)范。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程操作指南（一）采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起操作人：采購(gòu)申請(qǐng)人（各部門經(jīng)辦人）操作步驟：明確采購(gòu)需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或?qū)嶋H業(yè)務(wù)需要，確定需采購(gòu)的物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說(shuō)明、期望交付日期等關(guān)鍵信息。填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》：通過(guò)公司OA系統(tǒng)或線下表格填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》（模板詳見(jiàn)第三章），保證信息真實(shí)、完整，無(wú)遺漏項(xiàng)。附件準(zhǔn)備：若采購(gòu)項(xiàng)目涉及技術(shù)參數(shù)、圖紙、比選方案、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單等，需一并作為附件或提交。提交申請(qǐng)：在系統(tǒng)中提交申請(qǐng)單，或線下提交至部門負(fù)責(zé)人處進(jìn)行初步審核。（二）部門負(fù)責(zé)人審核操作人：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人操作步驟：審核需求合理性：核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)是否與部門預(yù)算匹配，是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際需要，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案。審核預(yù)算合規(guī)性：檢查預(yù)估金額是否在部門年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需注明原因并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。審批意見(jiàn)：審核通過(guò)后，在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)（或系統(tǒng)中“同意”）；若不通過(guò)，需注明駁回原因并退回申請(qǐng)人修改。關(guān)鍵點(diǎn)：部門負(fù)責(zé)人需對(duì)采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性承擔(dān)審核責(zé)任。（三）采購(gòu)部門審核操作人：采購(gòu)部門專員操作步驟：合規(guī)性審核：檢查申請(qǐng)單填寫(xiě)是否規(guī)范、附件是否齊全，采購(gòu)項(xiàng)目是否符合公司采購(gòu)管理制度（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否達(dá)到招標(biāo)金額等）。市場(chǎng)調(diào)研與供應(yīng)商匹配：對(duì)于常規(guī)采購(gòu)，可在合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選符合要求的供應(yīng)商；對(duì)于新供應(yīng)商或特殊項(xiàng)目，需啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程（至少收集3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，填寫(xiě)《供應(yīng)商比價(jià)表》）。審核意見(jiàn)：若符合采購(gòu)規(guī)范，提出采購(gòu)方式建議（如詢價(jià)、招標(biāo)、單一來(lái)源采購(gòu)等），并提交財(cái)務(wù)部門審核；若不符合規(guī)范（如預(yù)算未獲批、需求不明確），退回申請(qǐng)人或部門負(fù)責(zé)人補(bǔ)充說(shuō)明。（四）財(cái)務(wù)部門審核操作人：財(cái)務(wù)部門指定審核人操作步驟：預(yù)算審核：確認(rèn)采購(gòu)項(xiàng)目是否已納入預(yù)算，預(yù)算額度是否充足，超預(yù)算部分是否履行了預(yù)算調(diào)整審批流程。資金支付方式審核：根據(jù)采購(gòu)金額、供應(yīng)商要求及公司財(cái)務(wù)制度，確定支付方式（如預(yù)付款、分期付款、貨到付款等）。價(jià)格與成本審核：結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格、歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，審核預(yù)估價(jià)格的合理性。審核意見(jiàn)：審核通過(guò)后簽字確認(rèn)；若預(yù)算不足或價(jià)格異常，退回采購(gòu)部門或申請(qǐng)人調(diào)整。（五）管理層審批操作人：根據(jù)采購(gòu)金額劃分對(duì)應(yīng)審批權(quán)限（如：萬(wàn)元以下由部門總監(jiān)審批，-萬(wàn)元由分管副總審批，萬(wàn)元以上由總經(jīng)理審批）操作步驟：審批權(quán)限匹配：系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)申請(qǐng)金額跳轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批人，或線下提交至相應(yīng)管理層。重點(diǎn)事項(xiàng)審批：對(duì)重大項(xiàng)目、大額采購(gòu)或特殊采購(gòu)（如獨(dú)家代理、定制化服務(wù)），管理層需重點(diǎn)關(guān)注其戰(zhàn)略必要性、成本效益及合規(guī)性。審批結(jié)果：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門可推進(jìn)采購(gòu)執(zhí)行；審批不通過(guò)，需注明原因并退回。（六）采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果反饋操作人：采購(gòu)部門專員操作步驟：實(shí)施采購(gòu)：根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)方式，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（金額較大時(shí)），下達(dá)采購(gòu)訂單。訂單跟蹤：跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付；如有延遲，及時(shí)協(xié)調(diào)并反饋至申請(qǐng)人及相關(guān)部門。結(jié)果反饋：采購(gòu)?fù)瓿珊螅瑢⒑贤?hào)、訂單號(hào)、供應(yīng)商信息、交付日期等關(guān)鍵信息同步至OA系統(tǒng)，通知申請(qǐng)人辦理驗(yàn)收。（七）驗(yàn)收與付款操作人：申請(qǐng)人、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門操作步驟：貨物/服務(wù)驗(yàn)收：申請(qǐng)人組織相關(guān)部門（如技術(shù)部、使用部門）對(duì)照采購(gòu)訂單進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）。不合格處理：若驗(yàn)收不合格，需及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、索賠等事宜，重新啟動(dòng)采購(gòu)流程（如需）。付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門憑《采購(gòu)申請(qǐng)單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)，向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)付款。財(cái)務(wù)付款：財(cái)務(wù)部門審核單據(jù)無(wú)誤后，按合同約定支付款項(xiàng)。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板及填寫(xiě)說(shuō)明（一）《采購(gòu)申請(qǐng)單》模板采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人聯(lián)系電話期望交付日期采購(gòu)項(xiàng)目名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算科目預(yù)算金額（元）采購(gòu)用途說(shuō)明供應(yīng)商信息（若有）名稱：聯(lián)系人：電話：附件清單□技術(shù)參數(shù)□報(bào)價(jià)單□圖紙□其他：審批意見(jiàn)部門負(fù)責(zé)人：日期：采購(gòu)部門：日期：財(cái)務(wù)部門：日期：管理層：日期：（二）填寫(xiě)說(shuō)明采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)：由采購(gòu)部門統(tǒng)一編制，格式為“CG-年份-部門代碼-流水號(hào)”（如：CG-2023-SC-001）。規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容：需詳細(xì)描述物品規(guī)格或服務(wù)范圍，避免模糊表述（如“辦公用A4紙”需注明品牌、克重、包裝規(guī)格）。預(yù)算科目：按公司財(cái)務(wù)制度填寫(xiě)對(duì)應(yīng)科目代碼及名稱，保證預(yù)算可追溯。供應(yīng)商信息：若已有意向供應(yīng)商，需填寫(xiě)完整信息；若無(wú)，可填寫(xiě)“待確定”。審批意見(jiàn)：各環(huán)節(jié)審批人需手寫(xiě)簽名或通過(guò)電子審批系統(tǒng)確認(rèn)，不得代簽。四、操作過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算管理采購(gòu)申請(qǐng)必須控制在年度預(yù)算額度內(nèi)，未納入預(yù)算的項(xiàng)目需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)審批后方可發(fā)起采購(gòu)。預(yù)算執(zhí)行需遵循“量入為出、?？顚Ｓ谩痹瓌t，嚴(yán)禁超預(yù)算、無(wú)預(yù)算采購(gòu)。（二）采購(gòu)方式選擇單一來(lái)源采購(gòu)：僅適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的情況（如專利產(chǎn)品、定點(diǎn)采購(gòu)），需提供獨(dú)家授權(quán)證明或詳細(xì)說(shuō)明。詢價(jià)采購(gòu)：適用于金額較?。ㄈ绲陀谠?、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)的物品，需向至少3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)方案。招標(biāo)采購(gòu)：達(dá)到公司規(guī)定金額（如元以上）或重大項(xiàng)目，需公開(kāi)招標(biāo)，遵循“公開(kāi)、公平、公正”原則。（三）供應(yīng)商管理優(yōu)先選擇公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商；新供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核、樣品測(cè)試等評(píng)估流程后方可入庫(kù)。采購(gòu)過(guò)程中不得收受供應(yīng)商回扣、禮品等不正當(dāng)利益，嚴(yán)禁泄露采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商信息等敏感內(nèi)容。（四）緊急采購(gòu)處理因突發(fā)情況（如生產(chǎn)、應(yīng)急維修）需緊急采購(gòu)時(shí)，申請(qǐng)人可先電話請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人及采購(gòu)部門，事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《采購(gòu)申請(qǐng)單》并說(shuō)明緊急原因。緊急采購(gòu)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總雙重審批，采購(gòu)部門可簡(jiǎn)化流程但需留存審批記錄。（五）單據(jù)歸檔采購(gòu)過(guò)程中形成的所有單據(jù)（申請(qǐng)單、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）需整理成冊(cè)，由采購(gòu)部門統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于3年。電子單據(jù)需定期備份，保證數(shù)據(jù)安全可查。五、常見(jiàn)問(wèn)題與解答（FAQ）Q1：采購(gòu)申請(qǐng)單填寫(xiě)錯(cuò)誤如何處理？A：若未進(jìn)入審批流程，申請(qǐng)人可直接撤回修改；若已進(jìn)入審批流程，需聯(lián)系當(dāng)前審批環(huán)節(jié)退回，修改后重新提交。Q2：供應(yīng)商報(bào)價(jià)超出預(yù)算怎么辦？A：申請(qǐng)人需與供應(yīng)商溝通，要求調(diào)整報(bào)價(jià)或更換性價(jià)比更高的替代產(chǎn)品；若無(wú)法調(diào)整，需提交書(shū)面說(shuō)明，按超預(yù)算流程審批。Q3：采購(gòu)物品驗(yàn)收不合格如何處理？A：驗(yàn)收人需在《驗(yàn)收單》上注明不合格原因，采購(gòu)部門