檔案室(庫(kù)房)管理制度一、檔案庫(kù)房管理總則檔案庫(kù)房是保存檔案的重要場(chǎng)所，為確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本管理制度。檔案庫(kù)房管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。檔案庫(kù)房管理部門(mén)和人員需嚴(yán)格執(zhí)行本制度，認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的保管、保護(hù)和利用工作。二、檔案庫(kù)房環(huán)境管理（一）溫濕度控制檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度情況。根據(jù)檔案保存的要求，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。夏季可通過(guò)空調(diào)制冷、除濕機(jī)除濕來(lái)降低溫度和濕度；冬季可采用暖氣或空調(diào)制熱來(lái)提高溫度。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備進(jìn)行檢查和校準(zhǔn)，確保其準(zhǔn)確性和可靠性。（二）清潔衛(wèi)生檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。地面應(yīng)每天清掃，清除灰塵和雜物；檔案架、柜等設(shè)備應(yīng)每周擦拭一次，保持表面干凈。庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、飲食和進(jìn)行其他可能污染檔案的活動(dòng)。應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的垃圾存放點(diǎn)，及時(shí)清理垃圾，防止滋生害蟲(chóng)和細(xì)菌。（三）光照控制檔案庫(kù)房應(yīng)避免陽(yáng)光直射，窗戶(hù)應(yīng)安裝遮光窗簾。庫(kù)房?jī)?nèi)的照明應(yīng)采用人工照明，且照明燈具應(yīng)選用對(duì)檔案無(wú)損害的光源。在查閱檔案時(shí)，應(yīng)盡量減少不必要的照明，避免長(zhǎng)時(shí)間開(kāi)啟照明燈具，以減少光線(xiàn)對(duì)檔案的損害。（四）空氣凈化檔案庫(kù)房應(yīng)保持良好的通風(fēng)條件，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣?？砂惭b空氣凈化設(shè)備，過(guò)濾空氣中的灰塵、有害氣體等污染物，改善庫(kù)房?jī)?nèi)的空氣質(zhì)量。同時(shí)，應(yīng)避免在庫(kù)房周?chē)M(jìn)行可能產(chǎn)生污染的活動(dòng)，如焚燒垃圾、排放廢氣等。三、檔案入庫(kù)管理（一）檔案接收檔案入庫(kù)前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)移交清單，對(duì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、完整性等進(jìn)行逐一核對(duì)。檢查檔案的載體是否完好，有無(wú)破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行整改或補(bǔ)充。（二）檔案整理與編目經(jīng)驗(yàn)收合格的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和編目。按照檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案整理應(yīng)遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（三）檔案上架整理編目后的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放。檔案上架應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)的順序，依次排列在檔案架、柜內(nèi)。檔案架、柜應(yīng)標(biāo)明類(lèi)別和編號(hào)，以便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、使用頻率等因素，合理安排檔案的存放位置。四、檔案存儲(chǔ)管理（一）檔案架、柜管理檔案架、柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其牢固、穩(wěn)定。檢查檔案架、柜的結(jié)構(gòu)是否完好，有無(wú)松動(dòng)、變形等情況；檢查檔案架、柜的鎖具是否正常，能否有效防盜。對(duì)于損壞的檔案架、柜，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。（二）檔案存放方式檔案應(yīng)采用豎放的方式存放，避免擠壓和損壞。對(duì)于特殊載體的檔案，如光盤(pán)、磁帶等，應(yīng)采用專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存放，并按照相關(guān)的保管要求進(jìn)行管理。同時(shí)，應(yīng)在檔案架、柜內(nèi)設(shè)置隔板、標(biāo)簽等，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)分隔，便于查找和管理。（三）檔案盤(pán)點(diǎn)檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，一般每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案目錄，對(duì)檔案的實(shí)際存放情況進(jìn)行逐一核對(duì)。檢查檔案的數(shù)量、種類(lèi)、存放位置等是否與目錄一致。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理查閱檔案應(yīng)辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案名稱(chēng)、用途、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案。查閱檔案應(yīng)在指定的查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂畫(huà)、折疊、損毀等。（二）借閱管理借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制，一般僅限于內(nèi)部人員因工作需要借閱。借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案名稱(chēng)、用途、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案借閱責(zé)任書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱檔案的期限一般不得超過(guò)兩周，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案安全管理（一）防火檔案庫(kù)房應(yīng)配備足夠的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁使用明火，嚴(yán)禁吸煙。應(yīng)設(shè)置明顯的防火標(biāo)志，提醒人員注意防火安全。同時(shí)，應(yīng)制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)事故的能力。（二）防盜檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保庫(kù)房的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制庫(kù)房的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房周邊環(huán)境的巡查，防止發(fā)生盜竊事件。（三）防潮檔案庫(kù)房應(yīng)采取防潮措施，如鋪設(shè)防潮地板、安裝除濕設(shè)備等。定期檢查檔案的防潮情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮跡象，應(yīng)及時(shí)采取干燥處理措施。同時(shí)，應(yīng)避免在雨季等潮濕天氣進(jìn)行檔案的搬運(yùn)和整理工作。（四）防蟲(chóng)檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行防蟲(chóng)處理，如投放防蟲(chóng)藥物、安裝防蟲(chóng)網(wǎng)等。定期檢查檔案是否有蟲(chóng)蛀現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀應(yīng)及時(shí)采取滅蟲(chóng)措施。同時(shí)，應(yīng)保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，減少害蟲(chóng)滋生的環(huán)境。（五）防鼠檔案庫(kù)房應(yīng)采取防鼠措施，如封堵鼠洞、安裝防鼠板等。定期檢查庫(kù)房?jī)?nèi)是否有老鼠活動(dòng)的跡象，如發(fā)現(xiàn)老鼠應(yīng)及時(shí)采取滅鼠措施。同時(shí)，應(yīng)避免在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放糧食、雜物等易吸引老鼠的物品。七、檔案保密管理（一）保密制度檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。檔案的查閱、借閱等操作應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。（二）保密措施檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置保密區(qū)域，對(duì)重要檔案進(jìn)行單獨(dú)存放。檔案管理人員應(yīng)使用加密的存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。在傳輸檔案信息時(shí)，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息的安全。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)。八、檔案信息化管理（一）電子檔案存儲(chǔ)隨著信息化的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量不斷增加。檔案庫(kù)房應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤(pán)陣列等，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)檔案的入庫(kù)、存儲(chǔ)、查閱、借閱等進(jìn)行管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全、權(quán)限管理、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理的效率和水平。（三）數(shù)字化檔案處理對(duì)于紙質(zhì)檔案，可根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)字化處理。將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等操作，形成數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，確保其與紙質(zhì)檔案的一致性和準(zhǔn)確性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）日常管理職責(zé)檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括溫濕度調(diào)節(jié)、清潔衛(wèi)生、安全檢查等。定期對(duì)檔案進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題。按照制度規(guī)定，做好檔案的入庫(kù)、存儲(chǔ)、查閱、借閱等管理工作。（二）業(yè)務(wù)操作職責(zé)檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，按照檔案管理的規(guī)范和流程，做好檔案的整理、編目、上架等工作。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）安全保密職責(zé)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密制度，確保檔案的安全和保密。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊、損壞等事故。不得泄露檔案內(nèi)容，對(duì)涉及保密的檔案應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。（四）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)職責(zé)檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。關(guān)注檔案管理的最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。十、檔案銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀鑒定檔案銷(xiāo)毀應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定。成立檔案鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定哪些檔案可以銷(xiāo)毀。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。對(duì)于保管期限已滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀審批經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，并附上檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀實(shí)施檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用安全、環(huán)保的銷(xiāo)毀方式。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀完畢后，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀記錄》，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。十一、檔案應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定制定檔案應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置流程等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、地震、盜竊等各種可能發(fā)生的突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施。（二）應(yīng)急演練定期組織應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。通過(guò)演練，提高檔案管理人員應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力和協(xié)同配合能力。演練結(jié)束后，應(yīng)對(duì)演練情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。（三）應(yīng)急處置發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)及時(shí)報(bào)警并組織滅火；如發(fā)生水災(zāi)，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)移檔案，避免檔案被水浸泡。在應(yīng)急處置過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，為后續(xù)的恢復(fù)工作提供依據(jù)。十二、檔案管理制度的監(jiān)督與評(píng)估（一）監(jiān)督機(jī)制建立檔案管理制度的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案庫(kù)房的管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。監(jiān)督內(nèi)容包括制度的執(zhí)行情況、檔案的安全保