行政辦公室檔案管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范本單位行政辦公室檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及本單位實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案，是指本單位在各項行政管理、業(yè)務(wù)活動及內(nèi)部建設(shè)中形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第三條檔案管理工作是單位行政管理的重要組成部分，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保密、便于利用的原則。第四條本辦法適用于單位各部門及全體員工在工作中形成的各類應(yīng)歸檔文件材料的管理。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條單位行政辦公室是檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督全單位的檔案管理工作。第六條行政辦公室應(yīng)指定專人（檔案管理員）負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等具體工作。檔案管理員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，保持相對穩(wěn)定。第七條檔案管理員主要職責(zé)：（一）貫徹執(zhí)行國家及上級有關(guān)檔案工作的方針政策和法規(guī)制度；（二）負(fù)責(zé)制定和完善本單位檔案管理工作的各項規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則；（三）指導(dǎo)和督促各部門做好文件材料的形成、積累、整理和預(yù)歸檔工作；（四）負(fù)責(zé)對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、登記、著錄、保管和統(tǒng)計；（五）維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵等工作；（六）負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和復(fù)制管理，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度；（七）參與檔案的鑒定、銷毀工作；（八）負(fù)責(zé)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)工作。第八條各部門應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門形成的文件材料的收集、整理、預(yù)歸檔和向行政辦公室移交。第三章檔案的形成與歸檔第九條各部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：（一）行政管理類：單位章程、各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要、決議、通知、請示、批復(fù)、人事任免、獎懲、薪酬福利、教育培訓(xùn)等文件材料；（二）業(yè)務(wù)管理類：與單位主營業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議、項目資料、調(diào)研報告、客戶資料、技術(shù)文檔等具有參考價值的文件材料；（三）財務(wù)會計類：按照國家及單位財務(wù)管理制度規(guī)定應(yīng)歸檔的會計憑證、賬簿、報表等（具體管理可參照財務(wù)部門相關(guān)規(guī)定）；（四）聲像及實(shí)物類：重要會議、活動、外事往來、單位風(fēng)貌等形成的照片、錄音、錄像，以及獲得的獎狀、獎牌、證書、印章等；（五）其他具有保存價值的文件材料。第十條文件材料的形成、辦理、積累、整理和歸檔，應(yīng)納入各部門和相關(guān)人員的崗位職責(zé)。各項工作的承辦人是文件材料歸檔的直接責(zé)任人。第十一條歸檔的文件材料應(yīng)符合以下要求：（一）文件材料必須是辦理完畢的正式文本，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確；（二）文件材料應(yīng)字跡清楚，符合歸檔要求，不得使用易褪色的書寫材料；（三）復(fù)印件作為歸檔材料時，須注明原件保管處及復(fù)印日期，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)；（四）聲像材料應(yīng)附帶相應(yīng)的文字說明，注明事由、時間、地點(diǎn)、人物、作者等；（五）電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔（如有規(guī)定）。第十二條歸檔時間：（一）日常行政管理文件材料，一般應(yīng)在次年初整理完畢并向行政辦公室歸檔；（二）專項工作、重大活動形成的文件材料，在工作結(jié)束或活動完成后及時整理歸檔；（三）合同協(xié)議、項目資料等，在簽訂或項目完成后，將正本或具有憑證作用的副本整理歸檔；（四）電子文件應(yīng)定期進(jìn)行整理、備份和歸檔。第十三條歸檔份數(shù)：一般文件材料歸檔一份（正本），重要或利用頻繁的文件材料可根據(jù)需要增加歸檔份數(shù)。第十四條檔案移交時，移交部門與行政辦公室檔案管理員應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，清單一式兩份，各執(zhí)一份。第四章檔案的管理與保管第十五條檔案整理應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理方法應(yīng)遵循國家相關(guān)檔案整理規(guī)則，并結(jié)合本單位實(shí)際情況統(tǒng)一執(zhí)行。第十六條檔案分類應(yīng)科學(xué)合理，層次分明?？刹捎媚甓取⒉块T（或機(jī)構(gòu)）、問題等復(fù)合分類法，并編制統(tǒng)一的分類方案。第十七條檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于識別和檢索。編號方法應(yīng)在分類方案的基礎(chǔ)上制定。第十八條檔案應(yīng)按照不同門類和載體分別存放。檔案裝具（如檔案盒、檔案柜）應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，堅固耐用，便于保管。第十九條檔案庫房應(yīng)具備良好的保管條件：（一）保持適宜的溫度和濕度，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備；（二）配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期檢查維護(hù)；（三）嚴(yán)禁存放易燃易爆、易腐蝕等危險品；（四）保持庫房整潔有序，檔案柜排列整齊，并有明顯標(biāo)識。第二十條嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理員進(jìn)入庫房應(yīng)履行登記手續(xù)。第二十一條建立檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和統(tǒng)計，做到賬物相符。第二十二條定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。第二十三條積極推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，逐步采用計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案的著錄、檢索、保管和利用，提高檔案管理效率和水平。電子檔案的管理應(yīng)符合國家關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保其長期可讀和安全。第五章檔案的利用與保密第二十四條檔案利用是檔案工作的目的之一。單位員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)遵守本辦法及相關(guān)保密規(guī)定。第二十五條查閱檔案須履行審批手續(xù)：（一）查閱本部門形成的一般性檔案，由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（二）查閱非本部門形成的檔案或重要、敏感檔案，須經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱涉及單位核心機(jī)密的檔案，須報請單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（三）外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人或單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十六條查閱檔案時，應(yīng)在指定的閱檔室進(jìn)行。檔案原則上不得帶出閱檔室。確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)行政辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，明確借閱期限，按期歸還。檔案借閱期限一般不超過規(guī)定時長，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第二十七條查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得污損、撕毀檔案。未經(jīng)許可，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。第二十八條復(fù)制檔案須經(jīng)檔案管理員同意，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。第二十九條查閱、借閱檔案時，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺頁、破損等情況，應(yīng)立即向檔案管理員報告。第三十條檔案屬于單位的核心信息資源，具有保密性。所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國家及單位的保密法律法規(guī)和制度，嚴(yán)守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容。第三十一條對涉密檔案的管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家及單位有關(guān)保密工作的規(guī)定，劃定密級，專人保管，專柜存放，嚴(yán)格控制接觸范圍。第三十二條嚴(yán)禁利用檔案從事違法違紀(jì)活動。第六章檔案的鑒定與銷毀第三十三條對于已超過保管期限的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作由行政辦公室組織，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。第三十四條鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和利用前景，按照國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定，對檔案進(jìn)行審查，確定其存毀。第三十五條經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀：（一）由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》；（二）《檔案銷毀清冊》須報行政辦公室負(fù)責(zé)人審核，單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（三）檔案銷毀時，應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)對照銷毀清冊，核對所要銷毀的檔案，確認(rèn)無