公司日常行政管理操作指南引言為規(guī)范公司日常行政管理流程，提高工作效率，保障各項事務(wù)有序開展，特制定本操作指南。本指南適用于公司全體員工及行政部門工作人員，涵蓋辦公用品管理、會議組織、固定資產(chǎn)維護(hù)、訪客接待、印章使用及檔案管理等核心模塊，旨在提供標(biāo)準(zhǔn)化操作參考，保證行政工作規(guī)范、高效、合規(guī)。一、辦公用品管理（一）常見應(yīng)用場景員工日常辦公文具領(lǐng)用（如筆、本、文件夾等）；部門批量辦公用品申領(lǐng)（如打印紙、墨盒、辦公設(shè)備耗材等）；辦公用品庫存盤點與補(bǔ)充采購。（二）操作流程詳解申領(lǐng)發(fā)起員工根據(jù)工作需求，填寫《辦公用品申領(lǐng)單》（模板見下文），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、申領(lǐng)人及部門等信息。部門批量申領(lǐng)需由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)需求合理性，簽字審核后提交至行政部門。審批流轉(zhuǎn)行政部門收到申領(lǐng)單后，1個工作日內(nèi)核查庫存：若庫存充足，直接通過審批并安排發(fā)放；若庫存不足，《辦公用品采購申請表》，提交至行政負(fù)責(zé)人審批。采購與入庫采購申請獲批后，行政部門聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購（優(yōu)先選擇定點供應(yīng)商），保證物品質(zhì)量與價格合規(guī)。物品送達(dá)后，行政專員與采購員共同驗收，核對品名、規(guī)格、數(shù)量無誤后，填寫《辦公用品入庫登記表》，更新庫存臺賬。領(lǐng)取與登記員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)單》至行政部門領(lǐng)取物品，領(lǐng)取時需在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。部門批量領(lǐng)用由部門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)取，分發(fā)至員工后需做好內(nèi)部記錄。定期盤點行政部門每月末對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，核對臺賬與實際庫存，編制《月度庫存盤點表》，對盤盈、盤虧情況分析原因并處理，保證賬實相符。（三）標(biāo)準(zhǔn)化模板示例表1：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人聯(lián)系方式序號物品名稱規(guī)格申領(lǐng)數(shù)量1A4打印紙80g5包2中性筆0.5mm10支…………部門負(fù)責(zé)人簽字：行政審批簽字：日期：年月日日期：年月日表2：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格數(shù)量供應(yīng)商驗收人庫存數(shù)量…（四）關(guān)鍵注意事項申領(lǐng)需按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，非必需品不得重復(fù)申領(lǐng)；辦公用品采購需遵守公司采購管理制度，嚴(yán)禁私自采購或違規(guī)報銷；庫存存放需分類標(biāo)識，易燃、易潮物品單獨存放，保證安全；領(lǐng)用后個人物品自行保管，避免丟失或損壞。二、會議組織管理（一）常見應(yīng)用場景部門例會、項目推進(jìn)會、專題研討會等內(nèi)部會議；客戶洽談會、行業(yè)交流會、外部培訓(xùn)等外部會議；跨部門協(xié)調(diào)會、年度總結(jié)會等大型會議。（二）操作流程詳解會議發(fā)起與審批會議發(fā)起人填寫《會議申請表》（模板見下文），明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需物料（如投影儀、麥克風(fēng)、會議資料等）。根據(jù)會議規(guī)模提交審批：部門內(nèi)部會議：部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門或外部會議：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；大型會議（如年度大會）：需提交總經(jīng)理審批。會議通知審批通過后，行政部門提前1-3個工作日發(fā)送會議通知，可通過郵件、企業(yè)或OA系統(tǒng)，內(nèi)容需包含：會議主題、時間、地點、參會人員、議程及注意事項。重要會議需提前電話確認(rèn)參會人員是否到會，若需請假，需提前向會議發(fā)起人報備。會前準(zhǔn)備場地布置：行政部門根據(jù)會議需求安排會議室，調(diào)試設(shè)備（投影、音響、燈光），擺放席卡、飲用水、會議資料等；資料準(zhǔn)備：會議發(fā)起人需提前準(zhǔn)備會議PPT、議程表、簽到表等資料，并交行政部門打印或電子化分發(fā)；應(yīng)急準(zhǔn)備：準(zhǔn)備備用設(shè)備（如備用投影儀、充電寶），應(yīng)對突發(fā)情況。會議召開參會人員提前10分鐘簽到，按指定座位就座；會議主持人按議程主持會議，控制會議節(jié)奏，保證高效討論；行政專員負(fù)責(zé)會議記錄，記錄關(guān)鍵決議、待辦事項及責(zé)任人、完成時限。會后跟進(jìn)會議結(jié)束后24小時內(nèi)，行政專員整理《會議紀(jì)要》（模板見下文），經(jīng)會議發(fā)起人審核后分發(fā)給參會人員及相關(guān)人員；跟蹤待辦事項落實情況，每周匯總進(jìn)度并向部門負(fù)責(zé)人反饋；會議室整理歸位，設(shè)備關(guān)閉，垃圾清理，保證場地整潔。（三）標(biāo)準(zhǔn)化模板示例表3：會議申請表會議主題會議時間年月日時分會議地點參會人數(shù)人參會人員（姓名/部門）會議類型□內(nèi)部□外部□大型會議議程1.2.…所需物料□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：部門負(fù)責(zé)人簽字：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：總經(jīng)理簽字：日期：年月日日期：年月日日期：年月日表4：會議紀(jì)要會議名稱會議時間年月日時分主持人記錄人參會人員（姓名/部門）缺席人員及原因會議議題主要決議1.2.待辦事項序號事項內(nèi)容責(zé)任人12分發(fā)范圍審核人簽字：日期：年月日（四）關(guān)鍵注意事項會議通知需明確“準(zhǔn)時開始，過時不候”，避免拖延；會議中需關(guān)閉手機(jī)靜音或調(diào)至震動，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出；會議紀(jì)要需準(zhǔn)確反映決議和待辦事項，避免遺漏；涉及公司機(jī)密的會議，需做好保密工作，資料不得外傳。三、固定資產(chǎn)管理（一）常見應(yīng)用場景新購辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、辦公家具等）入庫登記；部門間固定資產(chǎn)調(diào)撥；固定資產(chǎn)維修、報廢處置；定期固定資產(chǎn)盤點與核查。（二）操作流程詳解資產(chǎn)申購與采購使用部門填寫《固定資產(chǎn)申購表》（模板見下文），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價、用途及預(yù)算來源，提交至行政部門。行政部門審核申購必要性，確認(rèn)預(yù)算后，按采購流程審批（參照辦公用品采購流程），組織采購。入庫登記資產(chǎn)到貨后，行政部門與申購部門共同驗收，核對資產(chǎn)信息與申購單一致后，粘貼“固定資產(chǎn)標(biāo)簽”（含資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、使用部門、責(zé)任人等信息）。填寫《固定資產(chǎn)臺賬》（模板見下文），錄入資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、型號、采購日期、原值、使用部門、責(zé)任人等信息，保證信息準(zhǔn)確完整。領(lǐng)用與調(diào)撥資產(chǎn)領(lǐng)用需由責(zé)任人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后至行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)，并在《固定資產(chǎn)臺賬》中更新使用人信息。部門間調(diào)撥需由調(diào)入、調(diào)出部門共同填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，注明資產(chǎn)信息、調(diào)撥原因、雙方責(zé)任人，經(jīng)行政部門審批后更新臺賬，保證賬實相符。維修與保養(yǎng)資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用人及時向行政部門報修，填寫《資產(chǎn)維修申請表》；行政部門聯(lián)系維修方進(jìn)行維修，維修后填寫《資產(chǎn)維修記錄表》，記錄維修時間、費用、更換部件等信息；對貴重資產(chǎn)（如服務(wù)器、大型設(shè)備），需定期制定保養(yǎng)計劃，延長使用壽命。報廢處置資產(chǎn)達(dá)到使用年限、損壞無法修復(fù)或技術(shù)淘汰時，由使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，注明資產(chǎn)信息、報廢原因、殘值預(yù)估，提交至行政部門。行政部門組織技術(shù)鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，按審批權(quán)限報批（一般資產(chǎn)由行政負(fù)責(zé)人審批，貴重資產(chǎn)需總經(jīng)理審批）。報廢資產(chǎn)交由行政部門統(tǒng)一處理（如回收、變賣），處理殘值交至財務(wù)部，更新《固定資產(chǎn)臺賬》及臺賬狀態(tài)為“已報廢”。定期盤點行政部門每季度組織一次固定資產(chǎn)盤點，核對臺賬與實際資產(chǎn)，編制《固定資產(chǎn)盤點表》，對盤盈、盤虧資產(chǎn)查明原因，追究責(zé)任人責(zé)任，保證賬實相符。（三）標(biāo)準(zhǔn)化模板示例表5：固定資產(chǎn)申購表申購日期申購部門申購人聯(lián)系方式資產(chǎn)名稱規(guī)格型號申購數(shù)量預(yù)估單價電腦聯(lián)想ThinkPad2臺6000元辦公桌1.5m*0.8m1張1500元部門負(fù)責(zé)人簽字：行政審批簽字：日期：年月日日期：年月日表6：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號采購日期原值使用部門責(zé)任人狀態(tài)備注ZC001電腦聯(lián)想ThinkPad2023-05-106000元市場部*小明在用ZC002打印機(jī)HPLaserJet2023-03-153500元行政部*小紅維修中2024-06-20故障………（四）關(guān)鍵注意事項固定資產(chǎn)標(biāo)簽不得隨意撕毀或更換，如需變更需到行政部門備案；資產(chǎn)調(diào)撥需書面確認(rèn)，避免口頭協(xié)議導(dǎo)致責(zé)任不清；報廢資產(chǎn)需經(jīng)正規(guī)程序處置，不得私自丟棄或變賣；盤點發(fā)覺差異需24小時內(nèi)反饋行政部門，及時處理。四、訪客接待管理（一）常見應(yīng)用場景客戶到訪洽談合作事宜；面試者到崗面試；上級單位或兄弟單位檢查交流；外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商臨時到訪。（二）操作流程詳解訪客預(yù)約內(nèi)部員工提前與訪客確認(rèn)到訪時間、事由、人數(shù)、身份信息（姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式），填寫《訪客預(yù)約登記表》（模板見下文）。行政部收到預(yù)約信息后，根據(jù)訪客級別安排接待規(guī)格（如普通客戶安排普通會議室，重要客戶安排VIP接待室），并通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備。接待準(zhǔn)備行政部提前布置接待場地：普通訪客：準(zhǔn)備會議室、飲用水、會議資料、席卡等；重要訪客：準(zhǔn)備鮮花、茶點、公司宣傳冊、歡迎標(biāo)語等，必要時安排專人引導(dǎo)。通知前臺人員做好接待準(zhǔn)備，核對訪客身份信息。迎接與引導(dǎo)訪客到達(dá)時，前臺人員主動上前迎接，核對預(yù)約信息，要求訪客填寫《訪客登記表》（模板見下文），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前）。根據(jù)訪客級別安排引導(dǎo)人員：普通訪客：由前臺引導(dǎo)至指定會議室；重要訪客：由對接部門負(fù)責(zé)人或行政專員引導(dǎo)至?xí)h室。接待服務(wù)會議期間，行政專員負(fù)責(zé)茶水、資料供應(yīng)等后勤服務(wù)，保證會議環(huán)境安靜、整潔；如需用餐，提前根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)安排工作餐（簡餐或自助餐），避免鋪張浪費。送別與記錄會議結(jié)束后，引導(dǎo)人員送訪客至公司門口，禮貌告別；行政部整理訪客資料，填寫《訪客接待記錄表》（模板見下文），記錄接待時間、訪客信息、接待部門、接待內(nèi)容等，并存檔備查。（三）標(biāo)準(zhǔn)化模板示例表7：訪客預(yù)約登記表預(yù)約日期預(yù)約人接待部門聯(lián)系方式訪客姓名單位職務(wù)到訪時間訪客人數(shù)事由接待人接待地點預(yù)約人簽字：行政部確認(rèn)簽字：日期：年月日日期：年月日表8：訪客登記表到訪日期到訪時間離開時間訪客姓名單位職務(wù)接待人事由……（四）關(guān)鍵注意事項訪客需憑有效證件登記，身份不明者不予接待；涉密會議需提前告知訪客保密要求，禁止攜帶錄音、錄像設(shè)備；接待過程中需保持專業(yè)、禮貌態(tài)度，維護(hù)公司形象；訪客資料需妥善保管，不得隨意泄露。五、印章使用管理（一）常見應(yīng)用場景公司合同、協(xié)議蓋章；證明、介紹信蓋章；公司文件、制度蓋章；外部報表、資質(zhì)文件蓋章。（二）操作流程詳解用印申請申請人填寫《印章使用申請表》（模板見下文），注明用印文件名稱、份數(shù)、用途、申請人及部門，并附上待蓋章文件電子版或紙質(zhì)版。根據(jù)用印權(quán)限提交審批：一般文件（如內(nèi)部通知、部門制度）：部門負(fù)責(zé)人審批；合同、協(xié)議等重要文件：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司重大利益或法律效力的文件（如擔(dān)保函、授權(quán)委托書）：總經(jīng)理審批。審核與登記行政部收到申請后，1個工作日內(nèi)審核文件內(nèi)容：檢查文件是否合規(guī)（如合同條款是否完整、是否符合公司制度）；核對審批權(quán)限是否完整，無誤后安排用印。申請人需在《印章使用登記表》（模板見下文）上簽字，注明用印日期、文件名稱、份數(shù)、印章類型（公章、合同章、財務(wù)章等）。用印與保管印章保管人（一般為行政專員）核對申請表與登記表信息一致后，在指定位置加蓋印章，保證清晰、端正。用印后收回多余文件，防止空白紙張加蓋印章。印章需存放于專用保險柜中，鑰匙由保管人隨身攜帶，下班前鎖好保險柜，保證安全。歸檔與監(jiān)督用印文件需由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限參照公司檔案管理規(guī)定；行政部每月對印章使用情況進(jìn)行匯總，編制《印章使用月報表》，報總經(jīng)理審核，保證用印規(guī)范。（三）標(biāo)準(zhǔn)化模板示例表9：印章使用申請表申請日期申請人申請部門聯(lián)系方式文件名稱份數(shù)用途印章類型審批意見：部門負(fù)責(zé)人簽字：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：總經(jīng)理簽字：日期：年月日日期：年月日日期：年月日表10：印章使用登記表使用日期使用時間文件名稱份數(shù)申請人審批人印章類型備注……（四）關(guān)鍵注意事項嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同或未審批文件上加蓋印章；印章保管人不得擅自委托他人代管，用印時需親自在場；印章?lián)p壞或丟失需立即報告行政部及總經(jīng)理，按規(guī)定重新刻制；違規(guī)用印將追究相關(guān)人員責(zé)任，造成損失需承擔(dān)賠償責(zé)任。六、檔案管理（一）常見應(yīng)用場景合同、協(xié)議歸檔；員工檔案（入職、離職、考核等）歸檔；會議紀(jì)要、公司制度文件歸檔；外來文件（通知、函件）歸檔。（二）操作流程詳解檔案收集各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)，將需歸檔的文件（紙質(zhì)版及電子版）提交至行政部；行政部定期（如每月末）收集各部門檔案，保證文件完整、無遺漏。檔案分類與整理按檔案類型分類：行政類：公司制度、會議紀(jì)要、通知等；人事類：員工合同、簡歷、考核記錄等；財務(wù)類：報銷憑證、合同付款記錄等；業(yè)務(wù)類：合同、協(xié)議、客戶資料等。每類檔案按年份、月份順序編號，填寫《檔案分類目錄》（模板見下文），標(biāo)注檔案名稱、編號、形成日期、頁數(shù)、保管期限等信息。檔案保管紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，做好防潮、防火、防蟲、防盜措施；電子檔案存儲于公司服務(wù)器或云端，定期備份（每周一次），防止數(shù)據(jù)丟失；涉密檔案需單獨存放，加密管理，查閱權(quán)限嚴(yán)格控制。檔案查閱與借閱員工因工作需要查閱檔案，填寫《檔案查閱申請表》（模板見下文），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部查閱；檔案借閱需填寫《檔案借閱登記表》（模板見下文），借閱期限不超過3天，到期需歸還，如需續(xù)借需提前申請；涉密檔案借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，且不得帶出檔案室，查閱時需有行政專員在場監(jiān)督。檔案銷毀保管期限屆滿的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，至少2人共同監(jiān)銷，保證銷毀徹底；涉密檔案銷毀需符合保密規(guī)定，使用專用銷毀設(shè)備，銷毀過程記錄存檔。（三）標(biāo)準(zhǔn)化模板示例表11：檔案分類目錄檔案類型年份月份檔案編號檔案名稱形成日期頁數(shù)保管期限行政類202406XZ2024060016月部門例會紀(jì)要2024-06-3053年人事類202405RS2024050