公路工程資料電子檔案管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公路工程資料電子檔案（以下簡稱“電子檔案”）的管理工作，確保工程建設(shè)全過程信息的真實、完整、安全與有效利用，服務(wù)于工程建設(shè)、運營維護及后續(xù)改擴建等工作，依據(jù)國家及行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)與技術(shù)標準，結(jié)合公路工程建設(shè)實際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于各類新建、改建、擴建公路工程項目的電子檔案管理。參與工程建設(shè)的各相關(guān)單位，包括建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、檢測等單位，均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。第三條基本原則電子檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（一）真實性原則：電子檔案的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔等各環(huán)節(jié)應(yīng)確保信息的原始性、準確性和可追溯性。（二）完整性原則：電子檔案應(yīng)全面反映工程建設(shè)的主要過程和結(jié)果，各類文件材料齊全，要素完整。（三）規(guī)范性原則：電子檔案的格式、元數(shù)據(jù)、著錄、歸檔等應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)范要求。（四）安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，確保電子檔案在形成、傳輸、存儲和利用過程中的信息安全和長期可讀。（五）可用性原則：電子檔案應(yīng)便于檢索、查閱和利用，滿足工程建設(shè)、管理、審計、維護及歷史追溯等需求。第二章電子檔案的構(gòu)成與質(zhì)量要求第四條電子檔案的構(gòu)成公路工程電子檔案主要包括但不限于以下各類電子文件及其元數(shù)據(jù)：（一）工程準備階段文件：包括項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計及其審批文件，招投標文件、合同協(xié)議等。（二）工程施工階段文件：包括施工組織設(shè)計、開工報告、測量記錄、試驗檢測報告、施工日志、隱蔽工程驗收記錄、質(zhì)量評定資料、安全管理資料、進度支付資料、變更設(shè)計資料等。（三）工程竣工驗收階段文件：包括竣工圖、竣工結(jié)算、竣工驗收報告、審計報告、專項驗收文件等。（四）其他應(yīng)歸檔的電子文件：如聲像資料、電子簽章文件、系統(tǒng)生成的日志文件等。第五條電子文件的質(zhì)量要求（一）真實性：電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實反映工程實際情況，形成過程應(yīng)可追溯，具備可靠的憑證性。（二）完整性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及元數(shù)據(jù)應(yīng)完整無缺。（三）有效性：電子文件應(yīng)采用符合長期保存要求的開放格式或通用格式，確保其在不同軟硬件環(huán)境下的可讀性。宜優(yōu)先選用文本型、圖像型等穩(wěn)定格式，避免使用依賴特定軟件的專有格式。（四）規(guī)范性：電子文件的命名、編碼、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范和項目統(tǒng)一要求。第六條元數(shù)據(jù)要求電子檔案應(yīng)包含必要的元數(shù)據(jù)，以描述電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程。元數(shù)據(jù)應(yīng)至少包括文件名稱、文件編號、形成單位、形成日期、作者、文件類型、文件格式、存儲路徑、關(guān)聯(lián)文件、密級、保管期限等核心要素，并確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。第三章電子檔案的形成與歸檔第七條電子文件的形成與積累各參建單位應(yīng)在工程建設(shè)過程中，按照相關(guān)規(guī)定和技術(shù)標準，及時、準確地形成和積累電子文件。電子文件的形成應(yīng)與工程進度同步，確保不遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息。第八條電子文件的整理與審核（一）電子文件形成單位應(yīng)指定專人負責電子文件的日常整理、著錄元數(shù)據(jù)，并進行初步審核。（二）整理過程中，應(yīng)對電子文件進行分類、組卷、編號，并填寫相關(guān)歸檔說明。（三）監(jiān)理單位應(yīng)對施工單位形成的電子文件進行審核，建設(shè)單位應(yīng)對各參建單位提交的電子檔案進行最終審核。審核重點包括真實性、完整性、規(guī)范性和有效性。第九條電子檔案的歸檔（一）歸檔時限：電子檔案應(yīng)在工程竣工驗收后規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔；對于周期較長的項目，可根據(jù)需要進行分階段歸檔。（二）歸檔方式：可采用在線傳輸、移動存儲介質(zhì)等方式向建設(shè)單位或指定的檔案管理機構(gòu)移交。采用移動存儲介質(zhì)移交時，應(yīng)進行病毒查殺，并對介質(zhì)進行標識和密封。（三）歸檔手續(xù)：歸檔時應(yīng)填寫《電子檔案移交清冊》，雙方核對無誤后簽字蓋章，完成交接手續(xù)。移交清冊應(yīng)包括電子檔案的案卷題名、數(shù)量、介質(zhì)類型、移交日期等信息。第四章電子檔案的保管與利用第十條保管條件（一）電子檔案保管應(yīng)具備適宜的硬件環(huán)境，包括專用服務(wù)器、存儲設(shè)備、備份設(shè)備等，并配置穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。（二）應(yīng)選用安全可靠的檔案管理系統(tǒng)，具備數(shù)據(jù)存儲、檢索、備份、恢復、權(quán)限管理等功能。（三）存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查、復制和更換，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。重要電子檔案應(yīng)采用離線備份與在線存儲相結(jié)合的方式進行保存。第十一條保管期限與鑒定電子檔案的保管期限應(yīng)按照國家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案管理單位應(yīng)定期對已超過保管期限的電子檔案進行鑒定，對仍有保存價值的延長保管期限，對無保存價值的按規(guī)定程序銷毀，并做好銷毀記錄。第十二條電子檔案的利用（一）電子檔案的利用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，建立嚴格的利用審批和登記制度。（二）利用者應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)查閱和復制電子檔案，不得擅自修改、刪除或傳播電子檔案內(nèi)容。（三）檔案管理單位應(yīng)為利用者提供便捷的檢索工具和利用方式，可通過檔案管理系統(tǒng)提供在線查閱服務(wù)。（四）電子檔案的復制件經(jīng)檔案管理單位確認后，具有與原件同等的效力。第五章安全與保密管理第十三條安全管理（一）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護措施，包括身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、病毒防護、入侵檢測等，確保電子檔案的存儲安全和傳輸安全。（二）建立健全電子檔案安全管理制度，定期進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處置安全隱患。（三）對電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進行定期備份，并建立數(shù)據(jù)恢復機制，確保在發(fā)生意外情況時能夠快速恢復數(shù)據(jù)。第十四條保密管理（一）涉及國家秘密、商業(yè)秘密的電子檔案，應(yīng)嚴格按照保密法律法規(guī)進行管理，采取相應(yīng)的保密措施。（二）檔案管理單位應(yīng)明確保密責任人，對涉密電子檔案的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、存儲、利用等環(huán)節(jié)進行嚴格控制，限定知悉范圍。（三）涉密電子檔案不得接入互聯(lián)網(wǎng)或其他非涉密網(wǎng)絡(luò)，其存儲、處理應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境中進行。第六章責任追究第十五條責任主體各參建單位對本單位形成的電子文件的真實性、完整性和安全性負責。建設(shè)單位對整個項目電子檔案的管理工作負總責。檔案管理人員對電子檔案的保管和利用安全負責。第十六條獎懲措施對在電子檔案管理工作中表現(xiàn)突出、成績顯著的單位和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵。對違反本辦法規(guī)定，造成電子檔案失真、損毀、丟失或泄密的，應(yīng)視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人進行批評教育、通報批評，直至追究相應(yīng)的行政責任或法律責任。第七章附則第十七條術(shù)語解釋本辦法所稱電子檔案，是指在公路工程建設(shè)過程中形成的，具有保存價值的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)的集合。電子文件，是指以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計