ICS35.240.01

CCSL67

3208

淮安市地方標準

DB3208/T215—2024

政務視頻會議運行管理規(guī)范

Operationandmanagementspecificationofthegovernmentaffairsvideo

conference

2024-02-07發(fā)布2024-03-07實施

淮安市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB3208/T215—2024

目次

前言................................................................................II

1范圍..............................................................................1

2規(guī)范性引用文件....................................................................1

3術語和定義........................................................................1

4總體要求..........................................................................1

5系統(tǒng)建設及設備管理................................................................2

6會場布置..........................................................................2

7會議服務..........................................................................4

8管理員職責........................................................................4

9現(xiàn)場保障人員職責..................................................................5

10監(jiān)管人員職責.....................................................................5

11視頻會議操作流程.................................................................5

附錄A（資料性）視頻會議服務日志..................................................7

附錄B（資料性）視頻會議服務質(zhì)量檢查與考評記錄表..................................8

I

DB3208/T215—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起

草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。

本文件由淮安市機關事務管理局提出并歸口。

本文件起草單位：淮安市市級機關服務中心、江蘇省廣電有線信息網(wǎng)絡股份有限公司淮安分公司。

本文件主要起草人：宋巖澎、徐青、楊晞、史飛翔、夏明珠、張顯亮、王昱傑、殷欣、張勇。

II

DB3208/T215—2024

政務視頻會議運行管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了政務視頻會議的總體要求、系統(tǒng)建設及設備管理、會場布置、會場服務、管理員職責、

現(xiàn)場保障人員職責、監(jiān)管人員職責和視頻會議操作流程等內(nèi)容。

本文件適用于黨政機關（包括全市各級黨的機關、人大機關、行政機關、政協(xié)機關、監(jiān)察機關、審

判機關、檢察機關，以及工會、共青團、婦聯(lián)等人民團體和參照公務員法管理的事業(yè)單位）開展視頻會

議。市直非參照公務員法管理的其他事業(yè)單位應參照本文件執(zhí)行?！霸埔曈崱币曨l會議參照本文件執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

DB32/T3833-2020黨政機關會議服務工作規(guī)范

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

政務視頻會議governmentaffairsvideoconference

黨政機關或公共事務管理部門通過傳輸線路及多媒體設備，實現(xiàn)即時且互動的溝通，以實現(xiàn)遠程進

行的會議。這種會議可以實時傳輸音頻和視頻，使得地理位置分散的參與者能夠進行面對面的交流和協(xié)

作。

3.2

主會場themainvenue

政務視頻會議中，主導會議進程，通常是主持人或主要發(fā)言人所在的會議地點。

3.3

分會場parallelsessions

政務視頻會議中，除主會場外的其他會議地點。分會場的參與者可以通過視頻觀看和參與主會場的

會議活動。

4總體要求

1

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應遵循穩(wěn)定、安全、高效、節(jié)約的原則。

5系統(tǒng)建設及設備管理

5.1系統(tǒng)建設

5.1.1視頻會議承載網(wǎng)絡應采用專線，具備主備線路，當單路出現(xiàn)問題時，能自動切換至另一條線路。

特殊情況采用共享線路時，線路帶寬不低于100Mbps，應配置帶寬質(zhì)量保障（QOS）。

5.1.2視頻會議終端應配備2套，一主一備，當一臺設備有故障時，另一臺設備能保證暢通。支持

128kbps至8Mbps速率，速率可調(diào)、支持ITUH.264、H.264HighProfile、H.265視頻編解碼。支持

4K(3840X2160)30fps、1080P60fps、1080P30fps、720P60fps、720P30fps、4CIF30fps、CIF30fps圖像

格式，能夠在100Mbps帶寬下實現(xiàn)H.2654K30幀視頻通訊，圖像質(zhì)量良好，畫面連貫流暢、具備回

聲抵消、噪音抑制、自動增益等音頻處理功能，支持全向式MIC，能夠提供雙聲道立體聲音效。

5.1.3應配置專用音響設備，具有較高的兼容性、可靠性及擴展性。揚聲器宜選用點聲源揚聲器或線

陣列揚聲器系統(tǒng)。

5.1.4應根據(jù)會議室面積，采用合適數(shù)量和尺寸的液晶顯示器、投影儀或LED屏。支持多種輸入信號，

應具備高分辨率、高亮度、高對比度等特點，確保畫面清晰、色彩真實。

5.2設備管理

5.2.1各運營商對視頻會議室會議系統(tǒng)使用的會議終端設備、網(wǎng)絡設備、電源等設備要制定操作規(guī)范，

定期按照設備巡檢要求，對設備進行維護檢查，確保設備運行穩(wěn)定，符合會議要求。

5.2.2各運營商每月定期（不少于1次）對視頻會議室內(nèi)會議設施設備及本單位主機房會議線路及設

施設備進行巡檢，并做好記錄。

6會場布置

6.1主會場

6.1.1主會場畫面

一般情況顯示前排中間5位與會主要領導全景畫面（視情況可調(diào)整為2位～6位）。

6.1.2攝像機

a)可移動攝像機的鏡頭位置應與畫面中主要領導視線高度一致，不可過高或過低，影響畫面效果；

b)固定攝像機的鏡頭應配合會場布置，將畫面調(diào)至最優(yōu)。

6.1.3背景墻

會議室背景墻宜盡量簡潔樸凈，宜采用淺色調(diào)，不宜出現(xiàn)易于發(fā)光的物品或采用大面積的白色、黑

色，以便達到較好的攝影效果，突出被攝主體。

6.1.4主會場照明

a)宜配深色窗簾并將窗簾拉上，避免自然光影響。

2

DB3208/T215—2024

b)室內(nèi)宜使用非直射三基色燈作為光源，避免直射光導致面部光線不均勻，燈具色溫范圍宜在

3200開爾文～5200開爾文之間。

c)主席區(qū)的平均照度不應低于800勒克斯，收看區(qū)的平均照度不應低于500勒克斯，顯示設備區(qū)

平均照度不應高于80勒克斯。

6.1.5主會場聲學效果

a)視頻會議室會場應有較好的語音清晰度，聲音在會場內(nèi)任何位置聲場均勻，不應有回音；會場

聲場設計合理，會議擴聲效果良好，滿足會議發(fā)言要求。

b)揚聲器應根據(jù)會議場所主席臺面積和觀眾席座席數(shù)量、空間高度、容積、混響時間等因素，選

用集中、分散或集中分散相結(jié)合的分布方式進行布置。

c)室內(nèi)地面宜鋪設地毯，天花板、四周墻壁內(nèi)安裝隔音毯，窗戶采用雙層玻璃，進出門設置隔音

裝置。

6.2分會場

6.2.1分會場畫面

a)一般情況顯示前排中間5位與會主要領導全景畫面（視情況可調(diào)整為2位～6位）；

b)畫面出偶數(shù)位領導時，地標卡放在正中兩位領導的中間；

c)畫面出奇數(shù)位領導時，正中領導的左手邊為地標卡，確保參會代表正對攝像機就坐，并完整出

現(xiàn)在畫面中。

圖1分會場布置示意圖

6.2.2攝像機

同主會場。

6.2.3地標卡

3

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各分會場統(tǒng)一按主會場要求制作地標卡并按示意圖擺放。

6.2.4背景墻

同主會場。

6.2.5分會場照明

同主會場。

6.2.6分會場聲學效果

同主會場。

6.3發(fā)言席

6.3.1發(fā)言席畫面

發(fā)言時將鏡頭從全景切換到特寫，特寫畫面需突出發(fā)言人。分會場發(fā)言人左手邊為地標卡，右手邊

為席卡，中間為發(fā)言話筒。

6.3.2發(fā)言席話筒

建議采用兩支有線話筒,備用一只無線話筒。

6.3.3發(fā)言人姓名席卡

席卡建議紅底黑字，20厘米（長）×10厘米（寬），字體為方正魏碑，姓名不要鋪滿席卡，上下左

右空2厘米～3厘米。

7會議服務

會議服務按DB32/T3833的規(guī)定執(zhí)行。

8管理員職責

8.1主會場管理員

8.1.1按照會議通知要求調(diào)試的時間準時組會上線，組會的名稱、會議時長需按照會議操作規(guī)范的要

求，保證主會場提前入會并設置主席權限。

8.1.2聯(lián)系沒有準時上線的分會場，記錄其沒有準時入會的原因。

8.1.3記錄開會過程中的異常狀態(tài)，并在會后積極排查處理直至問題解決。

8.2分會場管理員

8.2.1按照會議通知要求調(diào)試的時間準時開機上線。

8.2.2按照會場畫面要求把控本會場畫面效果。

8.2.3記錄開會過程中的異常狀態(tài)，并在會后積極排查處理直至問題解決。

4

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9現(xiàn)場保障人員職責

9.1按照會議通知要求調(diào)試的時間，準時打開攝像機、顯示屏、話筒等音視頻設備。

9.2調(diào)整會場音頻信號，確保音頻輸入、輸出信號信號正常、清晰無雜音。

9.3調(diào)整會場視頻信號，確保攝像機全景、特寫畫面、視頻信號輸入、輸出正常，信號傳輸流暢。

9.4各會場現(xiàn)場保障人員按時開機上線參加調(diào)試，分會場保障人員按照標準調(diào)整本會場畫面及聲音效

果，主會場保障人員對分會場依次進行點名調(diào)試，檢查分會場畫面和聲音效果，并指導分會場進行調(diào)整。

9.5會議過程中除主會場外，其余分會場均保持靜音狀態(tài)，由主會場按照會議流程對發(fā)言會場點名操

作。

9.6會議過程中按會議流程進行會議操作，監(jiān)控掉線分會場，保持與各級視頻會議管理員的聯(lián)系。

9.7會議結(jié)束后，現(xiàn)場保障人員將設備電源關閉并將設備及線材整理好歸放原位，主動向會議主辦方

征求意見，并填寫《XXX會議室視頻會議服務日志》(見附錄A)，對會場出現(xiàn)的異常情況及時記錄、報

告。

10監(jiān)管人員職責

10.1對視頻會議服務質(zhì)量進行檢查與考評，對檢查、服務情況進行詳細記錄并填寫《視頻會議服務質(zhì)

量檢查與考評記錄表》（見附錄B）。

10.2督促視頻會議保障單位定期做好視頻會議設備巡檢和人員培訓工作。

11視頻會議操作流程

11.1會前準備

11.1.1各會場視頻會議現(xiàn)場保障人員接到會議通知后，至少提前半天做好會議系統(tǒng)的聯(lián)調(diào)調(diào)試工作。

11.1.2主會場視頻會議管理員按照會議通知的時間要求，預約會議，拉入?yún)謺?。各參會分會?/p>

最遲須在規(guī)定點名時間前11分鐘入會。

11.1.3主會場會議現(xiàn)場保障人員檢查各分會場上傳畫面質(zhì)量，對各分會場進行點名，并指導會場音視

頻操作人員進行配合。主會場、分會場點名流程如下：

a)主會場采用如下方式點名：“現(xiàn)在進行會議點名，XX會場，主會場圖像聲音是否正常?！狈?/p>

會場應答時采取如下方式：“我是XX分會場，主會場點名已聽到，圖像清晰，聲音清楚?！?/p>

b)分會場會議現(xiàn)場保障人員參加點名時要始終出現(xiàn)在視頻畫面中。

c)主會場會議現(xiàn)場保障人員對應答后的分會場畫面和聲音效果進行點評，并指導分會場進行調(diào)

整。

11.1.4主會場對需要發(fā)言的分會場按照會議流程開展預發(fā)言演練，需要發(fā)言的分會場會議現(xiàn)場保障人

員按要求讀一段新聞稿。主會場會議現(xiàn)場保障人員對發(fā)言后的分會場畫面和聲音效果進行點評，并指導

分會場進行調(diào)整。

11.2會中保障

5

DB3208/T215—2024

11.2.1會前點名調(diào)試完成后，系統(tǒng)保持，各會場嚴禁隨意改變配置參數(shù)，主會場播放音視頻信號，各

分會場確保收聽收看正常，會前5分鐘全部進入會議狀態(tài)。

11.2.2會議操作由主會場統(tǒng)一負責。需要發(fā)言的分會場應按預發(fā)言演練要求做好準備，并根據(jù)會議進

程及時進行相關操作。分會場需要發(fā)言時才可開啟話筒，發(fā)言完畢后應及時關閉。除正在發(fā)言的分會場

外，其他分會場均要關閉話筒，禁止播放與會議無關的聲源。

11.2.3會議中發(fā)生故障時，首先保障會議音頻正常，再保障視頻；故障處理時應遵循先搶通、再處理

的原則。

11.3會后整理

11.3.1會議結(jié)束后，現(xiàn)場保障人員需將設備電源關閉并將設備及線材整理好歸放原位。

11.3.2現(xiàn)場保障人員或設備、線路如有變更，應及時對變動情況做好交接工作。

6

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附錄A

（資料性）

視頻會議服務日志

表A.1規(guī)定了《XXX會議室視頻會議服務日志》的內(nèi)容。

表A.1XXX會議室視頻會議服務日志

會議時間會議名稱

主辦單位保障單位

會前準備情況：

1、根據(jù)會議安排提前進行聯(lián)調(diào)，所有設備運行正常。正常有問題

2、檢查線路，各信號接口連接狀態(tài)完好，視頻會議線路通暢。正常有問題

3、檢查會場擴聲系統(tǒng)，聲音清晰，無嘯叫、無雜音。正常有問題

會中保障情況：

1、所有設備運行正常。正常有問題

2、音視頻信號傳輸正常。正常有問題

備注：

以上內(nèi)容由現(xiàn)場保障人員檢查后簽字：

7

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BA

附錄B

（資料性）

視頻會議服務質(zhì)量檢查與考評記錄表

表B.1規(guī)定了《視頻會議服務質(zhì)量檢查與考評記錄表》的內(nèi)容。

表B.1視頻會議服務質(zhì)量檢查與考評記錄表

會議室會議名稱

會議時間參會領導

保障單位主辦單位

1、根據(jù)會議安排運營商及時與省、市和各縣區(qū)、園區(qū)做好對接，進行

□正?！跤袉栴}

聯(lián)網(wǎng)調(diào)試。

會前準備

2、做好會前調(diào)試準備工作，檢查視頻會議系統(tǒng)運行情況，確保各設備正

□正?！跤袉栴}

常運行。