行政日常流程規(guī)范化操作手冊(cè)：高效行政工作基礎(chǔ)一、引言為規(guī)范公司行政日常運(yùn)作，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，提升行政服務(wù)效率與質(zhì)量，減少溝通成本，保證各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司全體行政人員及各部門(mén)員工，涵蓋辦公用品管理、會(huì)議組織、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)等核心行政流程，旨在為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，助力打造高效、規(guī)范的行政管理體系。二、辦公用品申領(lǐng)與配發(fā)規(guī)范（一）適用場(chǎng)景部門(mén)日常辦公所需文具、設(shè)備耗材（如筆、本、打印紙、墨盒、辦公設(shè)備配件等）的申領(lǐng)與發(fā)放，保證辦公物資及時(shí)供應(yīng)，避免資源浪費(fèi)或短缺影響工作。（二）操作步驟需求提出員工根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、申領(lǐng)數(shù)量、用途等信息，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人*審核。部門(mén)審核部門(mén)負(fù)責(zé)人*核對(duì)申領(lǐng)物品的必要性及合理性（如是否為常規(guī)消耗品、申領(lǐng)數(shù)量是否符合崗位需求），確認(rèn)后在申領(lǐng)表“部門(mén)審批”欄簽字批準(zhǔn)。行政匯總行政專(zhuān)員每周三、周五收集各部門(mén)已審批的申領(lǐng)表，匯總形成《辦公用品采購(gòu)需求清單》，按月度（每月25日前）提交至行政采購(gòu)專(zhuān)員。采購(gòu)執(zhí)行行政采購(gòu)專(zhuān)員*根據(jù)清單進(jìn)行采購(gòu)，優(yōu)先選擇定點(diǎn)供應(yīng)商（保證價(jià)格合理、質(zhì)量可靠），采購(gòu)后登記入庫(kù)，更新《庫(kù)存物資臺(tái)賬》。領(lǐng)用登記員工憑審批通過(guò)的《辦公用品申領(lǐng)表》至行政庫(kù)房領(lǐng)取物資，庫(kù)管員*核對(duì)申領(lǐng)信息與庫(kù)存情況，發(fā)放后雙方在申領(lǐng)表“領(lǐng)用確認(rèn)”欄簽字，庫(kù)管員同步更新庫(kù)存數(shù)量。庫(kù)存核對(duì)庫(kù)管員*每月末對(duì)庫(kù)存進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，編制《月度庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符；對(duì)于低值易耗品，當(dāng)庫(kù)存低于安全庫(kù)存量（如打印紙≤2包）時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)采購(gòu)流程。（三）模板表格《辦公用品申領(lǐng)表》申領(lǐng)部門(mén)物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量庫(kù)存數(shù)量用途申領(lǐng)人日期部門(mén)負(fù)責(zé)人審批庫(kù)管員發(fā)放發(fā)放數(shù)量領(lǐng)用日期（四）注意事項(xiàng)申領(lǐng)需提前1-3個(gè)工作日提交，緊急需求（如會(huì)議臨時(shí)需打印材料）需在申領(lǐng)表“備注”欄標(biāo)注“緊急”，由行政專(zhuān)員*協(xié)調(diào)優(yōu)先處理。嚴(yán)禁超量申領(lǐng)或虛假申領(lǐng)，一經(jīng)發(fā)覺(jué)將按公司《員工獎(jiǎng)懲管理制度》追究相關(guān)人員責(zé)任。辦公物資按“按需分配、杜絕浪費(fèi)”原則使用，個(gè)人不得私自占用、轉(zhuǎn)借或帶離公司。辦公設(shè)備（如打印機(jī)、掃描儀）申領(lǐng)需附《設(shè)備使用申請(qǐng)說(shuō)明》，明確設(shè)備維護(hù)責(zé)任人及日常保養(yǎng)要求。三、會(huì)議組織與紀(jì)要管理規(guī)范（一）適用場(chǎng)景公司各類(lèi)會(huì)議（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、外部洽談會(huì)等）的籌備、召開(kāi)、決議跟進(jìn)及資料歸檔，保證會(huì)議高效有序，決議事項(xiàng)有效落實(shí)。（二）操作步驟會(huì)議發(fā)起需求部門(mén)填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)單》，注明會(huì)議名稱(chēng)、目的、時(shí)間（起止時(shí)間）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱(chēng)/線上會(huì)議）、參會(huì)人員（含職務(wù)）、議程、所需物料（如投影儀、白板、麥克風(fēng)、會(huì)議資料）等，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批。會(huì)議安排審批通過(guò)后，行政專(zhuān)員*根據(jù)申請(qǐng)單協(xié)調(diào)會(huì)議室（確認(rèn)場(chǎng)地可用、設(shè)備調(diào)試正常），發(fā)送會(huì)議通知（通過(guò)OA系統(tǒng)/郵件，含會(huì)議、二維碼、注意事項(xiàng)），提前1天通知參會(huì)人員；如需外部人員參會(huì)，需提前發(fā)送邀請(qǐng)函。會(huì)議召開(kāi)參會(huì)人員提前10分鐘到場(chǎng)，簽到（電子簽到/紙質(zhì)簽到表）；主持人按議程主持會(huì)議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)間（如例會(huì)每項(xiàng)議題不超過(guò)15分鐘）；行政專(zhuān)員*負(fù)責(zé)設(shè)備保障、記錄會(huì)議要點(diǎn)（可輔以錄音/拍照，重要決議需逐條確認(rèn)），發(fā)放會(huì)議資料（如有）。紀(jì)要整理會(huì)后2小時(shí)內(nèi)，行政專(zhuān)員根據(jù)會(huì)議記錄整理《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會(huì)/缺席人員及原因）、議程要點(diǎn)、討論內(nèi)容摘要、決議事項(xiàng)（明確“負(fù)責(zé)人”“完成時(shí)限”“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”）、待辦事項(xiàng)。紀(jì)要需經(jīng)主持人審核確認(rèn)，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。決議跟進(jìn)行政專(zhuān)員*將確認(rèn)后的會(huì)議紀(jì)要分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人（通過(guò)OA系統(tǒng)/郵件），同步在《會(huì)議決議跟蹤表》中登記決議事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、計(jì)劃完成時(shí)間；每周五更新決議進(jìn)度，對(duì)逾期未完成的，提醒負(fù)責(zé)人說(shuō)明原因并協(xié)調(diào)解決。歸檔管理會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，行政專(zhuān)員*將《會(huì)議申請(qǐng)單》、簽到表、《會(huì)議紀(jì)要》、會(huì)議資料（PPT、演示文稿等）整理成冊(cè)，按“年度-會(huì)議類(lèi)型-日期”分類(lèi)歸檔，保存期限不少于2年。（三）模板表格《會(huì)議申請(qǐng)單》會(huì)議名稱(chēng)申請(qǐng)人部門(mén)會(huì)議時(shí)間預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員會(huì)議議程所需物料審批人《會(huì)議紀(jì)要》會(huì)議名稱(chēng)時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員缺席人員及原因議程一：討論內(nèi)容決議事項(xiàng)（負(fù)責(zé)人/完成時(shí)限）《會(huì)議決議跟蹤表》決議事項(xiàng)負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間備注跟進(jìn)人（四）注意事項(xiàng)會(huì)議需提前明確目標(biāo)，避免無(wú)主題、無(wú)議程的“空談會(huì)議”，重要會(huì)議需提前3天確定議程并通知參會(huì)人員。線上會(huì)議需提前測(cè)試軟件（如騰訊會(huì)議、Zoom）功能，保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，分享屏幕、麥克風(fēng)等設(shè)備正常使用。會(huì)議紀(jì)要需客觀記錄，突出“決議”和“待辦”，避免流水賬式記錄；如遇爭(zhēng)議事項(xiàng)，需注明各方觀點(diǎn)及最終結(jié)論。參會(huì)人員需按時(shí)出席，遲到15分鐘以上需提前向主持人請(qǐng)假，無(wú)故缺席將納入部門(mén)考勤考核（累計(jì)3次以上通報(bào)批評(píng)）。四、訪客接待與引導(dǎo)流程（一）適用場(chǎng)景外部訪客（如客戶、供應(yīng)商、部門(mén)、合作伙伴、面試候選人等）來(lái)訪時(shí)的接待、引導(dǎo)及服務(wù)，展現(xiàn)公司專(zhuān)業(yè)形象，保障訪客體驗(yàn)與辦公秩序。（二）操作步驟接待預(yù)約對(duì)接部門(mén)填寫(xiě)《訪客接待申請(qǐng)表》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、來(lái)訪事由、人數(shù)、到訪時(shí)間、預(yù)計(jì)停留時(shí)長(zhǎng)，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，同步抄送行政專(zhuān)員。信息確認(rèn)行政專(zhuān)員*收到申請(qǐng)后，與訪客聯(lián)系確認(rèn)到訪信息（如交通方式、是否需要接站/接機(jī)），根據(jù)訪客級(jí)別（如普通客戶、重要客戶、領(lǐng)導(dǎo)）安排接待標(biāo)準(zhǔn)（如茶水種類(lèi)、餐食標(biāo)準(zhǔn)、是否贈(zèng)送禮品），準(zhǔn)備訪客證、名片、公司宣傳冊(cè)等物料。接待準(zhǔn)備到訪當(dāng)日，行政專(zhuān)員*提前10分鐘至公司前臺(tái)/指定等候區(qū)布置：調(diào)試會(huì)議室設(shè)備（投影儀、空調(diào)、燈光），準(zhǔn)備茶水（礦泉水、茶包、咖啡）、紙巾、座椅，擺放訪客簽到表及公司簡(jiǎn)介；通知對(duì)接部門(mén)人員“訪客即將到達(dá)”。接待執(zhí)行訪客到達(dá)后，行政專(zhuān)員主動(dòng)上前問(wèn)候（“您好，歡迎來(lái)到公司！我是行政專(zhuān)員，請(qǐng)問(wèn)是單位的先生/女士嗎？”），核對(duì)身份信息（如身份證/預(yù)約記錄），發(fā)放訪客證（佩戴于胸前），引導(dǎo)至接待區(qū)/會(huì)議室；對(duì)接部門(mén)人員及時(shí)到場(chǎng)，雙方握手寒暄后進(jìn)入正題，行政專(zhuān)員*退出會(huì)議室（如需旁聽(tīng)需提前申請(qǐng)）。服務(wù)保障接待過(guò)程中，行政專(zhuān)員*每隔30分鐘觀察會(huì)議室情況（如茶水是否需要添加、溫度是否適宜），保證環(huán)境整潔安靜；如遇訪客臨時(shí)停留（如午餐時(shí)間），提前對(duì)接部門(mén)確認(rèn)是否安排餐食（需提前申請(qǐng)餐標(biāo)），引導(dǎo)至公司餐廳或附近協(xié)議餐廳。送別與反饋訪客離開(kāi)時(shí)，行政專(zhuān)員引導(dǎo)至公司門(mén)口，禮貌送別（“感謝您的到訪，期待下次合作！”），收回訪客證并記錄離開(kāi)時(shí)間；次日，對(duì)接部門(mén)填寫(xiě)《訪客接待反饋表》，評(píng)價(jià)接待服務(wù)（如“優(yōu)/良/中/差”），提出改進(jìn)建議，行政專(zhuān)員匯總反饋，每季度優(yōu)化接待流程。（三）模板表格《訪客接待申請(qǐng)表》申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人訪客單位訪客姓名職務(wù)聯(lián)系方式來(lái)訪事由人數(shù)到訪時(shí)間預(yù)計(jì)停留時(shí)長(zhǎng)接待標(biāo)準(zhǔn)需求審批人審批意見(jiàn)《訪客接待反饋表》訪客單位接待日期接待服務(wù)評(píng)價(jià)（優(yōu)/良/中/差）評(píng)價(jià)內(nèi)容（如引導(dǎo)及時(shí)性、服務(wù)態(tài)度、環(huán)境整潔度）改進(jìn)建議（四）注意事項(xiàng)涉密或敏感接待（如項(xiàng)目談判、檢查）需提前報(bào)備公司領(lǐng)導(dǎo)，遵守保密規(guī)定，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入接待區(qū)域。訪客證需全程佩戴，未經(jīng)允許不得進(jìn)入非辦公區(qū)域（如生產(chǎn)車(chē)間、財(cái)務(wù)室）；如需參觀公司，需由對(duì)接部門(mén)人員全程陪同。接待過(guò)程中注意言行舉止，保持專(zhuān)業(yè)、熱情、禮貌，避免談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的敏感話題（如薪資、公司內(nèi)部矛盾）。如遇突發(fā)情況（如訪客臨時(shí)取消、增加人數(shù)、身體不適），需及時(shí)調(diào)整接待方案并通知相關(guān)部門(mén)（如取消會(huì)議室需重新協(xié)調(diào)、訪客不適需聯(lián)系公司醫(yī)務(wù)室或送醫(yī)）。五、文件審批與歸檔管理規(guī)范（一）適用場(chǎng)景公司內(nèi)部各類(lèi)文件（如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、制度、合同、會(huì)議紀(jì)要等）的起草、審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)及歸檔，保證文件規(guī)范、流程清晰、可追溯。（二）操作步驟文件起草根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門(mén)人員按《公司文件模板》起草文件，內(nèi)容需明確：事由、依據(jù)、具體事項(xiàng)、執(zhí)行要求、責(zé)任部門(mén)/人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等；語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰，附件（如數(shù)據(jù)、圖表）齊全；文件標(biāo)題格式統(tǒng)一為“公司關(guān)于的（文種，如通知/請(qǐng)示/制度）”。部門(mén)審核起草人將文件提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，負(fù)責(zé)人核對(duì)內(nèi)容準(zhǔn)確性、合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)、公司制度）、與部門(mén)工作的一致性，修改后簽字確認(rèn)；如需跨部門(mén)會(huì)簽（如涉及多部門(mén)協(xié)作的文件），送至相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人*會(huì)簽，各部門(mén)需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)。行政復(fù)核文件經(jīng)部門(mén)審核/會(huì)簽后，提交至行政專(zhuān)員*復(fù)核，重點(diǎn)檢查：格式規(guī)范性（字體、字號(hào)、頁(yè)邊距、標(biāo)題層級(jí)、附件完整性）、文號(hào)準(zhǔn)確性（按“年份-部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)-序號(hào)”編號(hào)，如“2024-行-001”）、審批流程完整性（是否所有必經(jīng)環(huán)節(jié)已審批），如有問(wèn)題退回起草人修改。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)復(fù)核通過(guò)后，按文件重要性提交至對(duì)應(yīng)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：部門(mén)級(jí)文件（如部門(mén)通知）由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；公司級(jí)文件（如制度、請(qǐng)示）由總經(jīng)理簽發(fā)；簽發(fā)人在文件指定位置（如落款處）簽字并注明簽發(fā)日期。文件流轉(zhuǎn)簽發(fā)后的文件由行政專(zhuān)員*編號(hào)、登記（錄入《文件登記臺(tái)賬》），通過(guò)OA系統(tǒng)/紙質(zhì)形式分發(fā)至執(zhí)行部門(mén)，接收部門(mén)需在《文件分發(fā)簽收表》上簽字確認(rèn)；電子文件需在OA系統(tǒng)中設(shè)置“查閱權(quán)限”，紙質(zhì)文件需加蓋“公司公章”后方可生效。歸檔管理文件執(zhí)行完畢或到期后，行政專(zhuān)員*收集文件正本（含電子版、紙質(zhì)版），按“年度-類(lèi)別-文號(hào)”規(guī)則分類(lèi)歸檔（如“2024-綜合管理-001”），存入專(zhuān)用文件柜（防火、防潮、防蟲(chóng)），標(biāo)注歸檔日期、保管期限（如制度類(lèi)文件長(zhǎng)期保存，通知類(lèi)保存1年）；每年年末對(duì)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，編制《年度檔案清單》，保證無(wú)遺漏、無(wú)損壞。（三）模板表格《文件登記臺(tái)賬》文件名稱(chēng)文號(hào)起草部門(mén)起草人審核人簽發(fā)人簽發(fā)日期分發(fā)部門(mén)接收人歸檔日期保管期限備注《公司文件模板》（通用）公司關(guān)于的（文種）主送機(jī)關(guān)：部門(mén)/人員一、事由：……二、依據(jù)：……三、具體事項(xiàng)：……四、執(zhí)行要求：……附件：1.X2.X發(fā)文機(jī)關(guān)：部門(mén)成文日期：年月日文號(hào)：–X（四）注意事項(xiàng)文件起草需使用公司統(tǒng)一模板（可在OA系統(tǒng)），避免格式混亂（如標(biāo)題字體為宋體二號(hào)加粗，為宋體小四，行距1.5倍）。涉及重大決策、財(cái)務(wù)預(yù)算、人事任免等敏感文件，需嚴(yán)格按審批流程執(zhí)行，保證合規(guī)性（如合同需經(jīng)法務(wù)部*審核）。電子文件需定期備份（每月備份至公司服務(wù)器），紙質(zhì)文件需存放在干