電競俱樂部人事檔案保密管理細則適用范圍本細則適用于電競俱樂部全體員工及與俱樂部有業(yè)務(wù)往來的外部人員，包括但不限于教練員、電競選手、管理人員、市場人員、財務(wù)人員、實習生及其他合作方。所有涉及人事檔案信息的獲取、存儲、使用、傳輸及銷毀等環(huán)節(jié)，均須嚴格遵守本細則規(guī)定，確保人事檔案信息安全、完整、合法。---第一章總則第一條為規(guī)范電競俱樂部人事檔案管理，保障員工及客戶個人信息安全，維護俱樂部合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國個人信息保護法》《勞動合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合電競行業(yè)特點，制定本細則。第二條人事檔案是指員工入職、培訓、考核、晉升、離職等全過程中形成的具有保存價值的文字、圖片、音視頻、電子數(shù)據(jù)等材料，是俱樂部人力資源管理的重要依據(jù)。第三條俱樂部堅持“最小必要原則”，僅對履行工作職責所必需的人事檔案信息進行收集、使用，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的查詢、泄露或濫用。第四條俱樂部設(shè)立人事檔案管理部門（或指定專人負責），負責檔案的統(tǒng)一管理、保密監(jiān)督及違規(guī)處理，確保檔案管理符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范。---第二章人事檔案內(nèi)容與分類第五條人事檔案主要包括以下類別：（一）基礎(chǔ)信息類：身份證件、學歷證明、職業(yè)資格證書、聯(lián)系方式等；（二）合同類：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等；（三）考核類：培訓記錄、績效評估、獎懲記錄、違紀處理等；（四）財務(wù)類：薪資發(fā)放記錄、社保公積金繳納證明等；（五）其他類：內(nèi)部推薦信、客戶反饋、行業(yè)賽事參與證明等。第六條電競選手的特殊檔案材料包括：選手合同、戰(zhàn)隊歸屬證明、比賽成績記錄、商業(yè)代言協(xié)議、心理評估報告等，需單獨編號管理，訪問權(quán)限嚴格限制。---第三章檔案管理流程第七條人事檔案的建立與收集：（一）新員工入職時，須如實提供檔案材料，經(jīng)人力資源部門審核后歸檔；（二）電競選手檔案需包含選手簽約前的歷史比賽數(shù)據(jù)、心理測試報告等，由教練組與HR聯(lián)合審核。第八條檔案存儲與保管：（一）紙質(zhì)檔案存放在俱樂部保密檔案室，采用防火、防潮、防盜措施；（二）電子檔案存儲在加密服務(wù)器，訪問需通過二次認證，定期備份并記錄操作日志；（三）檔案保管期限分為短期（1年以下）、中期（1-3年）、長期（3年以上），到期后經(jīng)審批可銷毀或移交存檔。第九條檔案使用與查閱：（一）內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門主管及HR負責人雙重審批；（二）外部人員（如合作機構(gòu)、法律訴訟）需提供書面授權(quán)及身份證明，由法務(wù)部門審核后報管理層批準；（三）電競選手檔案的查閱僅限教練組、隊長及俱樂部高層，需記錄查閱事由及時間。---第四章保密責任與違規(guī)處理第十條俱樂部全體員工須簽署《人事檔案保密承諾書》，明確保密義務(wù)及違約責任。違反本細則導致檔案泄露的，將按《勞動合同法》及內(nèi)部規(guī)章追究責任，情節(jié)嚴重者將移交司法機關(guān)。第十一條嚴禁通過非工作渠道傳播、存儲或外傳人事檔案信息，離職員工不得以任何形式使用或泄露前雇主檔案數(shù)據(jù)。第十二條檔案管理人員需定期接受保密培訓，掌握數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等技能，因管理疏忽導致泄密的，承擔直接責任。---第五章特殊情況處理第十三條電競選手轉(zhuǎn)會或解約時，需完成檔案材料的交接，HR部門核對無誤后方可辦理手續(xù)；涉及商業(yè)機密的檔案（如代言合作細節(jié)）需經(jīng)法務(wù)部門脫敏處理。第十四條發(fā)生勞動爭議或法律訴訟時，檔案信息的使用需嚴格遵循法律程序，未經(jīng)法院或仲裁機構(gòu)指令不得擅自調(diào)取。第十五條俱樂部參與行業(yè)認證或賽事審核時，需臨時提供部分檔案材料，事后應(yīng)立即恢復加密狀態(tài)，并記錄使用過程。---第六章技術(shù)安全與應(yīng)急措施第十六條電子檔案系統(tǒng)需符合國家信息安全等級保護標準，采用多因素認證、動態(tài)水印等技術(shù)手段防止篡改；第十七條定期進行安全風險評估，對服務(wù)器、存儲設(shè)備進行病毒查殺和漏洞修復；第十八條出現(xiàn)檔案泄露事件時，立即啟動應(yīng)急預案：凍結(jié)訪問權(quán)限、溯源泄密路徑、通知受影響人員、配合調(diào)查并公告說明。---第七章文化與績效掛鉤第十九條俱樂部將人事檔案保密納入員工績效考核，作為年度評優(yōu)的參考指標；第二十條每年開展“檔案安全月”活動，通過案例分享、技能競賽等形式強化全員保密意識；第二十一條鼓勵員工舉報違規(guī)行為，對維護檔案安全作出突出貢獻者給予獎勵。---第八章附則第二十二條本細則由俱樂部人力資源部門負責解