合同簽訂及管理標準化工具集引言為規(guī)范企業(yè)合同簽訂及管理全流程，降低法律風(fēng)險，提升業(yè)務(wù)效率，特制定本標準化工具集。本工具集涵蓋合同從需求提出到歸檔的全生命周期管理，適用于企業(yè)各類采購、銷售、服務(wù)、合作等業(yè)務(wù)場景，為業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門及相關(guān)責(zé)任人員提供統(tǒng)一操作指引，保證合同管理合規(guī)、高效、可追溯。一、適用業(yè)務(wù)場景與對象本工具集適用于以下場景及對象：（一）業(yè)務(wù)場景采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包采購等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制化開發(fā)等；合作類合同：項目合作、代理合作、合資合作等；其他類合同：租賃、借款、贈與、保密協(xié)議等。（二）涉及對象業(yè)務(wù)部門：合同需求發(fā)起方、談判方，負責(zé)合同條款的初步擬定與商務(wù)對接；法務(wù)部門：合同條款合法性、合規(guī)性審核，風(fēng)險把控；財務(wù)部門：合同金額、付款方式、稅務(wù)條款等財務(wù)要素審核；審批管理層：根據(jù)合同金額及重要性履行最終審批職責(zé)；檔案管理部門：合同文本的歸檔、保管與查閱管理。二、合同全生命周期標準化操作流程（一）合同簽訂前：需求與準備階段目標：明確合同需求，保證合作方資質(zhì)合規(guī)，規(guī)避前期風(fēng)險。需求提出與確認業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同需求審批單》（詳見模板1），明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量標準、交付時間、預(yù)算金額等核心要素；需求部門負責(zé)人對《合同需求審批單》進行審核，保證需求合理、可行。合作方資質(zhì)審核業(yè)務(wù)部門通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道，核查合作方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營資質(zhì)、涉訴記錄、行政處罰等信息；若合作方為授權(quán)代理人，需核實其《授權(quán)委托書》（模板2），保證代理人權(quán)限與合同內(nèi)容匹配；資質(zhì)審核完成后，填寫《合作方資質(zhì)審核表》（模板3），由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及法務(wù)部門雙簽確認。合同文本起草優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如采購合同模板、銷售合同模板等），在模板基礎(chǔ)上根據(jù)業(yè)務(wù)需求調(diào)整具體條款；非標準化合同需由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同起草，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款；合同文本需包含以下必備要素：合同編號、各方主體信息、標的、數(shù)量/質(zhì)量、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決方法、簽署頁等。（二）合同簽訂中：審核與簽署階段目標：保證合同內(nèi)容合法合規(guī)，審批流程完整，簽署手續(xù)規(guī)范。合同內(nèi)部評審業(yè)務(wù)部門將起草完成的合同文本及《合同需求審批單》《合作方資質(zhì)審核表》提交至法務(wù)部門進行法律條款審核；法務(wù)部門重點審核合同主體資格、條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任明確性等，出具《合同法律審核意見書》（模板4）；涉及財務(wù)條款的（如付款方式、發(fā)票開具等），需同步提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門出具《合同財務(wù)審核意見書》（模板5）；根據(jù)合同金額及重要性，履行分級審批流程（示例：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人+法務(wù)部門審核；5萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人+法務(wù)部門+財務(wù)部門+分管副總審批；金額＞50萬元：增加總經(jīng)理/董事長審批）。合同用印與簽署審批通過后，由行政管理部門（或指定用印負責(zé)人）核對合同文本與審批材料的一致性，確認無誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章；合同簽署需采用書面形式，雙方當(dāng)事人簽字/蓋章（若為自然人，需簽字并按手印；若為單位，需加蓋公章及法定代表人簽字/蓋章）；合同簽署后，業(yè)務(wù)部門留存原件至少2份，其中1份提交檔案管理部門歸檔，1份交合作方，同時掃描電子版同步至企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)。（三）合同簽訂后：履行與歸檔階段目標：跟蹤合同履行情況，及時處理變更/解除，保證檔案完整可查。合同履約跟蹤業(yè)務(wù)部門為每份合同指定履約責(zé)任人，建立《合同履約跟蹤表》（模板6），記錄合同履行進度、交付成果、驗收情況、付款節(jié)點等關(guān)鍵信息；履約過程中若出現(xiàn)對方違約或履行障礙，業(yè)務(wù)部門需及時向法務(wù)部門及管理層匯報，啟動爭議解決或風(fēng)險應(yīng)對程序；合同完成后，由需求部門或驗收部門出具《合同驗收單》（模板7），確認標的數(shù)量、質(zhì)量等符合約定要求。合同變更/解除管理合同履行過程中如需變更或解除，需由業(yè)務(wù)部門與對方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》（模板8）或《合同解除協(xié)議》（模板9）；變更/解除協(xié)議需履行與原合同同等的審批流程，保證手續(xù)完備；變更/解除后，業(yè)務(wù)部門及時更新《合同履約跟蹤表》，調(diào)整履約計劃。合同歸檔管理合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在15個工作日內(nèi)將合同文本（含附件、審批材料、履約記錄等）整理成冊，提交檔案管理部門；檔案管理部門按照“一合同一檔案”原則編號登記，錄入檔案管理系統(tǒng)，保證檔案安全、完整、可檢索；合同檔案保管期限：一般合同不少于10年，重要合同（如重大采購、戰(zhàn)略合作等）不少于20年，法律另有規(guī)定的從其規(guī)定。三、標準化模板工具清單模板1：合同需求審批單項目內(nèi)容合同名稱需求部門需求提出人*聯(lián)系方式合同標的數(shù)量/規(guī)格質(zhì)量標準履行期限預(yù)算金額大寫：____________________小寫：￥____________________合作方名稱需求理由需求部門負責(zé)人意見簽字：__________日期：______年_月_日法務(wù)部門審核意見簽字：__________日期：______年_月_日財務(wù)部門審核意見簽字：__________日期：______年_月_日審批意見（分級）模板2：授權(quán)委托書致：[合作方名稱]本人/本單位（姓名/名稱：____________________，身份證號/統(tǒng)一社會信用代碼：____________________）系[委托人名稱]的法定代表人/授權(quán)代表，現(xiàn)授權(quán)委托（姓名：____________________，身份證號：____________________）代表本人/本單位處理與貴方就“[合同名稱]”相關(guān)的談判、簽約、履行等事宜，授權(quán)權(quán)限包括：____________________（如：全權(quán)處理合同條款協(xié)商、簽署合同文件、接收履約款項等）。授權(quán)期限自______年_月_日至______年_月_日。委托人（簽字/蓋章）：__________日期：______年_月_日模板3：合作方資質(zhì)審核表審核項目審核內(nèi)容審核結(jié)果（合格/不合格）企業(yè)名稱是否與營業(yè)執(zhí)照一致統(tǒng)一社會信用代碼是否有效法定代表人是否真實經(jīng)營范圍是否包含合同標的業(yè)務(wù)資質(zhì)證書如行業(yè)許可證、認證證書等（是否在有效期內(nèi)）涉訴記錄通過“信用中國”查詢（有無重大訴訟、被執(zhí)行記錄）授權(quán)代理人信息身份證號、授權(quán)委托書（權(quán)限是否匹配、是否在有效期內(nèi)）審核結(jié)論業(yè)務(wù)部門審核人簽字：__________日期：______年_月_日法務(wù)部門審核人簽字：__________日期：______年_月_日模板4：合同法律審核意見書合同名稱合同編號提交部門提交人*審核依據(jù)《中華人民共和國民法典》《企業(yè)合同管理辦法》等審核要點及意見1.主體資格審核2.合同條款合法性3.權(quán)利義務(wù)對等性4.違約責(zé)任明確性5.爭議解決方式6.其他風(fēng)險提示審核結(jié)論□通過，可按流程審批□需修改后重新審核□不通過，不予審批法務(wù)部門審核人簽字：__________日期：______年_月_日模板5：合同財務(wù)審核意見書合同名稱合同編號提交部門審核內(nèi)容1.合同金額是否與預(yù)算一致，付款方式是否符合財務(wù)制度2.稅費條款稅率、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否明確3.付款節(jié)點是否與履約進度匹配，是否存在預(yù)付款風(fēng)險4.其他財務(wù)條款如質(zhì)保金、違約金計算方式等是否合理審核意見財務(wù)部門審核人簽字：__________日期：______年_月_日模板6：合同履約跟蹤表合同編號合同名稱合作方履約責(zé)任人*聯(lián)系方式履約節(jié)點計劃完成時間標的生產(chǎn)/交付驗收付款質(zhì)保期啟動其他更新日期______年_月_日模板7：合同驗收單合同編號合同名稱驗收部門驗收日期______年_月_日驗收項目驗收內(nèi)容標準要求數(shù)量質(zhì)量技術(shù)參數(shù)履約期限驗收結(jié)論□合格□不合格，需整改：________________________驗收部門負責(zé)人簽字：__________日期：______年_月_日合作方確認簽字/蓋章：__________日期：______年_月_日模板8：合同變更協(xié)議原合同信息合同編號：____________________名稱：____________________________________變更原因變更內(nèi)容□標的□數(shù)量□價格□履行期限□付款方式□其他：______________________變更后條款（詳細列明變更前后的條款內(nèi)容）其他約定簽署頁甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________法定代表人/授權(quán)代表：__________法定代表人/授權(quán)代表：__________日期：______年_月_日日期：______年_月_日模板9：合同解除協(xié)議原合同信息合同編號：____________________名稱：____________________________________解除原因□協(xié)商一致□違約解除□不可抗力□其他：______________________解除日期______年_月_日財產(chǎn)處理約定違約責(zé)任承擔(dān)其他約定簽署頁甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________法定代表人/授權(quán)代表：__________法定代表人/授權(quán)代表：__________日期：______年_月_日日期：______年_月_日四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與注意事項（一）合同簽訂前風(fēng)險控制需求真實性審核：業(yè)務(wù)部門需保證合同需求基于真實業(yè)務(wù)背景，嚴禁虛構(gòu)合同或拆分合同規(guī)避審批流程；合作方資質(zhì)“一票否決”：若合作方存在營業(yè)執(zhí)照異常、被列入經(jīng)營異常名錄、涉訴標的巨大等風(fēng)險，不得啟動合同簽訂程序；文本標準化優(yōu)先：嚴禁使用未經(jīng)審核的“對方提供合同文本”，確需使用的需經(jīng)法務(wù)部門全面修訂并審核通過。（二）合同簽訂中注意事項審批流程完整性：嚴禁“先簽批后補流程”或“越權(quán)審批”，合同文本需與審批材料一一對應(yīng)，避免條款與審批意見沖突；用印規(guī)范性：公章需由行政管理部門專人保管，用印前核驗審批手續(xù)，嚴禁在空白合同、空白協(xié)議上加蓋公章；簽署主體準確性：核對合作方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼與營業(yè)執(zhí)照一致，自然人簽署需留存身份證復(fù)印件。（三）合同簽訂后管理要點履約跟蹤“零延遲”：履約責(zé)任人需每周更新《合同履約跟蹤表》，出現(xiàn)履約異常需24小時內(nèi)上報；變更/解除“書面化”：任何口頭約定或補充協(xié)議均不具法律效力，變更/解除必須簽訂書面協(xié)議并履行審批流程；檔案歸檔“全要素”：歸檔材料需包含合同文本、審批文件、資質(zhì)證明、履約記錄、變更/解除協(xié)議等，保證合同全流程可追溯。（四）特殊場景應(yīng)對緊急合同處理：對于緊急業(yè)務(wù)需求，可啟動“綠色審批通道”，但需由業(yè)務(wù)部門負責(zé)人書面說明緊急原因，事后