人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)與制作步驟第一章人事檔案管理概述與應(yīng)用價(jià)值一、人事檔案管理的適用范圍人事檔案管理適用于各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“用人單位”）的員工全生命周期信息管理，涵蓋從入職前背景調(diào)查到離職后檔案轉(zhuǎn)遞的全流程。尤其適用于需規(guī)范員工信息管理、保障用工合規(guī)性、支持人力資源決策的中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司及公共機(jī)構(gòu)。二、人事檔案管理的核心價(jià)值合規(guī)保障：滿足《中華人民共和國(guó)檔案法》《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)對(duì)員工信息管理的要求，降低用工法律風(fēng)險(xiǎn)。決策支持：通過(guò)系統(tǒng)化檔案數(shù)據(jù)，為員工晉升、培訓(xùn)、薪酬調(diào)整等人力資源決策提供客觀依據(jù)。員工服務(wù)：完整記錄員工職業(yè)發(fā)展歷程，便于提供社保查詢(xún)、職稱(chēng)評(píng)定、政審等證明服務(wù)。風(fēng)險(xiǎn)防控：留存關(guān)鍵材料（如勞動(dòng)合同、違紀(jì)記錄），明確勞動(dòng)關(guān)系權(quán)責(zé)，減少勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)的舉證風(fēng)險(xiǎn)。第二章人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作流程一、入職前檔案籌備與信息采集操作目標(biāo)：提前規(guī)劃?rùn)n案管理框架，保證新員工入職后檔案建立及時(shí)、信息完整。1.1檔案管理機(jī)制搭建明確檔案管理責(zé)任部門(mén)（通常為人力資源部）及責(zé)任人，制定《人事檔案管理制度》，規(guī)范檔案收集、保管、查閱等流程。配備檔案存儲(chǔ)設(shè)施（如帶鎖檔案柜、檔案密集架），紙質(zhì)檔案存放環(huán)境需保持溫度14-24℃、濕度45-60%，防火、防潮、防蟲(chóng)；電子檔案需存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，定期備份。1.2新員工信息采集準(zhǔn)備設(shè)計(jì)《員工入職信息登記表》，包含基本信息（姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)等）、教育背景（學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校等）、工作經(jīng)歷（原單位、崗位、離職原因等）、緊急聯(lián)系人等信息。準(zhǔn)備檔案材料清單，提前告知員工需提交的原件及復(fù)印件（如身份證、學(xué)歷學(xué)位證、職業(yè)資格證、離職證明等）。二、檔案材料收集與真實(shí)性審核操作目標(biāo)：保證檔案材料齊全、真實(shí)，為后續(xù)管理奠定基礎(chǔ)。2.1必備材料清單材料類(lèi)別具體內(nèi)容身份證明類(lèi)身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件（非必需）學(xué)歷學(xué)位類(lèi)畢業(yè)證、學(xué)位證復(fù)印件（需加蓋“與原件一致”章）職業(yè)資格類(lèi)崗位所需職業(yè)資格證書(shū)、技能等級(jí)證書(shū)復(fù)印件用工關(guān)系類(lèi)勞動(dòng)合同原件、離職證明（原單位開(kāi)具）其他補(bǔ)充材料體檢報(bào)告、入職登記表、員工背景調(diào)查報(bào)告（如需）2.2材料收集與審核流程收集：?jiǎn)T工入職當(dāng)日提交材料原件及復(fù)印件，HR當(dāng)面核對(duì)原件與復(fù)印件一致性，原件當(dāng)場(chǎng)歸還，復(fù)印件歸入檔案。審核：重點(diǎn)核查學(xué)歷學(xué)位證（可通過(guò)學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證）、離職證明（避免雙重勞動(dòng)關(guān)系）、身份證信息（與登記表一致），對(duì)存疑材料要求員工補(bǔ)充說(shuō)明或提供佐證。登記：填寫(xiě)《人事檔案材料交接清單》，雙方簽字確認(rèn)，保證材料可追溯。三、檔案整理與分類(lèi)歸檔操作目標(biāo)：規(guī)范檔案結(jié)構(gòu)，便于后續(xù)查閱與管理。3.1檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)采用“一級(jí)分類(lèi)+二級(jí)分類(lèi)”方式，一級(jí)分類(lèi)按員工在職狀態(tài)劃分（在職員工、離職員工），二級(jí)分類(lèi)按材料性質(zhì)劃分：基礎(chǔ)信息類(lèi)：入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證等；用工管理類(lèi)：勞動(dòng)合同、變更協(xié)議、崗位調(diào)整通知等；考核獎(jiǎng)懲類(lèi)：績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲決定、晉升通知等；培訓(xùn)發(fā)展類(lèi)：培訓(xùn)記錄、職業(yè)資格認(rèn)證、進(jìn)修證明等；薪酬福利類(lèi)：薪資調(diào)整記錄、社保繳納證明、公積金繳納證明等；離職管理類(lèi)：離職申請(qǐng)表、離職證明、工作交接清單等。3.2檔案整理步驟排序：每類(lèi)材料按時(shí)間順序排列（最早的在前），同類(lèi)材料按“重要程度”排序（如勞動(dòng)合同優(yōu)先于入職登記表）。編號(hào)：為每位員工分配唯一檔案編號(hào)（格式：入職年份+部門(mén)代碼+員工序號(hào)，如“202301HR001”），標(biāo)注于檔案袋封面及每份材料首頁(yè)右下角。裝訂：紙質(zhì)材料使用無(wú)酸紙檔案袋或文件夾裝訂，金屬夾固定，避免使用訂書(shū)針（易銹蝕）；重要材料（如勞動(dòng)合同）需單獨(dú)封裝并加蓋騎縫章。登記臺(tái)賬：建立《人事檔案總臺(tái)賬》，記錄檔案編號(hào)、員工姓名（*某）、所屬部門(mén)、入職日期、檔案狀態(tài)（在職/離職）、保管期限等信息。四、檔案保管與動(dòng)態(tài)更新操作目標(biāo)：保障檔案安全，保證檔案信息隨員工狀態(tài)變化及時(shí)更新。4.1日常保管要求紙質(zhì)檔案：存放于帶鎖檔案柜，按檔案編號(hào)順序排列，定期（每季度）檢查檔案完整性，破損材料及時(shí)修復(fù)或復(fù)印替換。電子檔案：掃描紙質(zhì)材料PDF格式（分辨率不低于300DPI），與紙質(zhì)檔案同步更新，電子檔案加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限僅HR負(fù)責(zé)人及檔案管理員開(kāi)放。安全措施：檔案柜鑰匙由檔案管理員專(zhuān)人保管，電子檔案密碼定期更換，嚴(yán)禁非授權(quán)人員復(fù)制、導(dǎo)出檔案信息。4.2檔案動(dòng)態(tài)更新流程信息變更：?jiǎn)T工基本信息（如聯(lián)系方式、住址、緊急聯(lián)系人）變更時(shí)，需提交《信息變更申請(qǐng)表》及證明材料（如新身份證復(fù)印件），HR審核后更新檔案及電子臺(tái)賬。材料補(bǔ)充：?jiǎn)T工后續(xù)產(chǎn)生的材料（如培訓(xùn)證書(shū)、獎(jiǎng)懲文件），需在材料產(chǎn)生后5個(gè)工作日內(nèi)提交HR，核對(duì)后歸入對(duì)應(yīng)分類(lèi)，臺(tái)賬備注“補(bǔ)充材料及日期”。五、檔案查閱與利用規(guī)范操作目標(biāo)：平衡檔案利用與保密要求，保證查閱流程合規(guī)。5.1查閱權(quán)限劃分內(nèi)部查閱：僅HR部門(mén)因員工管理、薪酬核算、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理等工作需要可查閱；部門(mén)經(jīng)理因晉升考核需查閱員工檔案時(shí)，需經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審批。外部查閱：司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法調(diào)取檔案時(shí)，需出示單位介紹信及有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員陪同查閱，復(fù)印材料需加蓋“檔案證明專(zhuān)用章”。5.2查閱流程申請(qǐng)：查閱人填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、檔案編號(hào)、所需材料范圍及用途。審批：內(nèi)部查閱由HR負(fù)責(zé)人審批；外部查閱由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及敏感信息（如薪酬、違紀(jì)記錄）需經(jīng)總經(jīng)理審批。查閱與記錄：檔案管理員核對(duì)審批表后，提供檔案（或電子檔案查閱權(quán)限），查閱過(guò)程全程監(jiān)督；查閱結(jié)束后，查閱人及管理員在《檔案查閱登記表》簽字，記錄查閱時(shí)間、事由、結(jié)果。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀管理操作目標(biāo)：規(guī)范超期檔案處理，避免無(wú)效檔案占用存儲(chǔ)資源。6.1鑒定標(biāo)準(zhǔn)保管期限：在職員工檔案長(zhǎng)期保管；離職員工檔案保管期限為離職后2-5年（具體根據(jù)行業(yè)法規(guī)及公司制度確定，如制造業(yè)可定為5年）。銷(xiāo)毀條件：保管期限屆滿、檔案材料無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值（如重復(fù)復(fù)印件、失效的申請(qǐng)表），且無(wú)未結(jié)勞動(dòng)爭(zhēng)議或法律糾紛。6.2銷(xiāo)毀流程鑒定：檔案管理員每半年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，列出擬銷(xiāo)毀檔案編號(hào)、員工姓名（*某）、銷(xiāo)毀理由。審批：鑒定表經(jīng)HR負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)（如需）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，形成《檔案銷(xiāo)毀審批清單》。銷(xiāo)毀與記錄：由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷(xiāo)人）共同銷(xiāo)毀檔案（紙質(zhì)檔案需碎紙?zhí)幚?，電子檔案需徹底刪除并銷(xiāo)毀備份），監(jiān)銷(xiāo)人在《檔案銷(xiāo)毀登記表》簽字，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷(xiāo)人、銷(xiāo)毀清單編號(hào)，登記表存檔保存10年以上。第三章人事檔案核心模板示例一、《員工人事檔案信息總表》檔案編號(hào)員工姓名（*某）性別出生年月身份證號(hào)學(xué)歷學(xué)位聯(lián)系電話入職日期所屬部門(mén)崗位合同期限轉(zhuǎn)正日期社保繳納狀態(tài)緊急聯(lián)系人緊急聯(lián)系電話備注202301HR001*某男1995.03110本科學(xué)01-15人力資源專(zhuān)員3年2023-04-15在繳*某1399012無(wú)二、《人事檔案材料目錄表》檔案編號(hào)材料名稱(chēng)份數(shù)頁(yè)數(shù)形成日期存放位置（檔案袋編號(hào)）備注202301HR001勞動(dòng)合同152023-01-15A-01正本202301HR001學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件122023-01-15A-01加“與原件一致”章202301HR0012023年度績(jī)效考核表132024-01-10A-03優(yōu)秀三、《檔案借閱申請(qǐng)表》借閱人部門(mén)借閱人姓名（*某）借閱日期歸還日期檔案編號(hào)員工姓名（*某）借閱事由所需材料范圍審批人審批日期人力資源部*某2024-03-012024-03-05202301HR001*某晉升考核考核獎(jiǎng)懲類(lèi)材料*經(jīng)理2024-02-28第四章人事檔案管理關(guān)鍵注意事項(xiàng)一、合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避?chē)?yán)格遵守《個(gè)人信息保護(hù)法》，員工身份證號(hào)、家庭住址等敏感信息需加密存儲(chǔ)，非因工作需要不得泄露；勞動(dòng)合同、離職證明等法律文書(shū)材料需完整保存，缺失可能導(dǎo)致勞動(dòng)爭(zhēng)議時(shí)舉證不能；檔案銷(xiāo)毀必須履行審批程序，嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀或丟棄檔案材料。二、隱私保護(hù)要求檔案查閱需遵循“最小權(quán)限原則”，僅提供與查閱事由相關(guān)的材料；電子檔案?jìng)鬏斝枋褂眉用芡ǖ?，?yán)禁通過(guò)QQ等非加密工具發(fā)送檔案信息；員工離職后，檔案材料不得用于非工作用途（如商業(yè)合作、背景調(diào)查需員工書(shū)面授權(quán)）。三、材料真實(shí)性管理學(xué)歷、職業(yè)資格等關(guān)鍵材料需通過(guò)官方渠道驗(yàn)證（如學(xué)信網(wǎng)、職業(yè)資格鑒定中心官網(wǎng)），留存驗(yàn)證記錄；員工提供虛假材料的，用人單位有權(quán)依據(jù)《勞動(dòng)合同法》解除勞動(dòng)合同，并追究其法律責(zé)任。四、動(dòng)態(tài)更新及時(shí)性員工信息變更（如聯(lián)系方式、崗位調(diào)整）需在3個(gè)工作日內(nèi)更新檔案，避免信息滯后導(dǎo)致管理風(fēng)險(xiǎn)；培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等后續(xù)材料需定期歸檔，建議每月整