采購管理流程標準化操作手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范公司采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、效率性與經(jīng)濟性，明確各環(huán)節(jié)職責分工，防范采購風險，保障生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于公司所有部門（含分支機構）的采購活動，涵蓋日常辦公物資、生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)、服務類采購等各類采購類型。（三）基本原則合規(guī)性：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司內部管理制度，保證采購過程公開、公平、公正。效益性：在滿足需求的前提下，優(yōu)先選擇性價比最優(yōu)的供應商，控制采購成本。效率性：優(yōu)化流程環(huán)節(jié)，明確時限要求，保障采購及時響應業(yè)務需求。責任性：各環(huán)節(jié)責任人對操作結果負責，建立可追溯的accountability機制。二、適用場景與采購類型根據(jù)采購標的、金額及業(yè)務需求，采購活動可分為以下典型場景，各部門可結合實際情況選擇對應流程：（一）日常辦公類采購適用范圍：辦公文具、耗材（紙張、墨盒）、清潔用品、勞保用品等低值易耗品。特點：金額?。ㄍǔ喂P不超過5000元）、頻率高、需求標準化，可簡化審批流程。（二）生產(chǎn)物料采購適用范圍：原材料、零部件、包裝材料等直接用于生產(chǎn)的物資。特點：數(shù)量大、質量要求高、需配合生產(chǎn)計劃，需重點關注供應商資質與交付周期。（三）固定資產(chǎn)采購適用范圍：辦公設備（電腦、打印機）、生產(chǎn)設備、運輸工具、家具等使用周期超過1年的資產(chǎn)。特點：金額大（單筆通常超過10000元）、需評估使用需求與技術參數(shù)，需履行資產(chǎn)驗收與登記流程。（四）服務類采購適用范圍：咨詢服務（法律、財務）、技術服務（系統(tǒng)運維、設備維修）、市場推廣服務等。特點：無形化、需明確服務范圍與驗收標準，需關注服務提供方的專業(yè)資質與過往業(yè)績。三、標準化操作流程詳解采購流程需遵循“需求提出→審批→供應商選擇→合同簽訂→訂單下達→驗收→付款”的核心環(huán)節(jié)，具體操作（一）需求提出與審批需求申請申請人根據(jù)部門業(yè)務需求，填寫《采購申請表》（詳見第四部分“常用表單模板”），明確以下信息：采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單位、預估單價、總價；需求用途、期望交付日期、預算科目（如“辦公費”“原材料”等）；附件：技術參數(shù)要求（如為固定資產(chǎn)或生產(chǎn)物料）、市場調研報告（如為大額采購）。申請人需對需求真實性及準確性負責，嚴禁虛報、瞞報需求。部門審核《采購申請表》提交至申請人所在部門負責人（如*部門經(jīng)理），負責人需審核：需求是否符合部門年度工作計劃及預算；數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在浪費或重復采購；附件材料是否完整。審核通過后，部門負責人在“部門審批”欄簽字確認；如不通過，需注明原因并退回申請人修改。分級審批根據(jù)采購金額及類型，實行分級審批制度：日常辦公類采購（金額≤5000元）：部門負責人審批后，提交至采購部備案。生產(chǎn)物料/服務類采購（5000元＜金額≤20000元）：部門負責人審批后，需*分管副總審核。固定資產(chǎn)/大額采購（金額＞20000元）：需經(jīng)分管副總審核后，報總經(jīng)理審批。緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購備件）：可先通過電話請示*分管副總同意后啟動采購，需在2個工作日內補簽審批手續(xù)。（二）供應商選擇與評估供應商來源優(yōu)先從公司《合格供應商名錄》中選擇供應商（名錄由采購部定期維護，包含供應商資質、合作歷史、評價記錄等）；名錄內無法滿足需求的，需通過公開渠道（行業(yè)展會、第三方平臺等）尋找新供應商，并納入后續(xù)評估流程。選擇方式根據(jù)采購金額及類型，確定供應商選擇方式：日常辦公類采購：從《合格供應商名錄》中選取1-2家供應商進行詢價，選擇報價最低且質量合格者。生產(chǎn)物料/服務類采購（金額＞5000元）：至少向3家合格供應商發(fā)出詢價單，對比報價、質量、交付周期、售后服務等，形成《供應商評估表》（詳見第四部分），選擇綜合最優(yōu)者。固定資產(chǎn)/大額采購（金額＞20000元）：采用公開招標或競爭性談判方式，邀請不少于3家供應商參與，由采購部、使用部門、財務部組成評審小組，評選中標供應商。供應商資質審核新供應商需提供以下資料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證（或三證合一復印件）、相關行業(yè)資質證書（如食品生產(chǎn)需SC認證）、法定代表人證件號碼明；采購部需核實供應商資質的真實性及有效性，對存在虛假資質、失信記錄的供應商，一票否決。（三）合同簽訂與審批合同擬定采購員根據(jù)選定供應商信息及采購需求，擬定《采購合同》（詳見第四部分），明確以下核心條款：標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價；質量標準（需符合國家/行業(yè)標準或雙方約定技術參數(shù)）；交付時間、地點、方式；驗收標準及流程；付款方式、期限（如“驗收合格后30日內支付全款”）；違約責任（如逾期交付、質量不合格的賠償標準）；爭議解決方式（如協(xié)商不成，提交公司所在地法院訴訟）。合同審核擬定的《采購合同》需經(jīng)以下部門審核：采購部：審核合同條款是否與采購需求一致，供應商信息是否準確；法務部：審核合同合法性、合規(guī)性，規(guī)避法律風險；財務部：審核付款方式是否符合公司財務制度，預算是否匹配。審核通過后，由總經(jīng)理或授權人（如分管副總）簽字蓋章；如需修改，由采購部根據(jù)審核意見調整后重新提交。合同簽署與存檔合同一式三份，采購部、供應商、財務部各執(zhí)一份，具有同等法律效力；采購部需將合同掃描件及紙質版存檔，電子檔備份至公司共享服務器，保存期限不少于5年。（四）訂單下達與執(zhí)行訂單合同簽訂后，采購員根據(jù)合同信息填寫《采購訂單》（詳見第四部分），明確訂單編號、供應商名稱、物品/服務詳情、交付時間、收貨地址等，經(jīng)采購部負責人簽字后加蓋采購專用章。訂單交付采購員將《采購訂單》傳真或郵件發(fā)送至供應商，并電話確認接收情況；供應商需按訂單約定的時間、地點交付貨物/提供服務，如需變更交付時間，需提前3個工作日書面通知采購部，經(jīng)雙方確認后方可調整。進度跟蹤采購員需跟蹤訂單執(zhí)行進度，對生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)等長周期采購，每周向使用部門反饋供應商生產(chǎn)/備貨情況；如供應商可能無法按時交付，需立即啟動應急預案（如聯(lián)系備用供應商），并向*分管副總匯報。（五）驗收與入庫驗收準備貨物/服務送達后，采購員通知申請人、倉庫管理員（如為實物采購）、質量檢驗員（如為生產(chǎn)物料或固定資產(chǎn)）共同參與驗收。實物驗收數(shù)量驗收：核對實物數(shù)量是否與《采購訂單》《驗收單》（詳見第四部分）一致，如短缺、溢余，需當場記錄并由供應商簽字確認；質量驗收：辦公用品等無需質檢的物品，檢查外觀是否完好、規(guī)格是否符合要求；生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)等，需由質量檢驗員依據(jù)技術參數(shù)進行檢測，出具《質量檢驗報告》；服務類采購，需對照合同約定的服務范圍及標準，由申請人確認服務成果（如咨詢報告、維修記錄等）。驗收合格后，各方在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的，需詳細注明不合格原因，由采購員聯(lián)系供應商退換貨或整改，整改后需重新驗收。入庫登記實物驗收合格后，倉庫管理員填寫《入庫單》，登記物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、存放位置等信息，并及時更新庫存臺賬；固定資產(chǎn)驗收合格后，還需由行政部粘貼資產(chǎn)標簽，錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，明確使用責任人及折舊信息。（六）付款結算付款申請財務部收到《驗收單》《采購合同》《采購訂單》及供應商開具的合規(guī)票據(jù)后，由*財務主管審核單據(jù)是否齊全、金額是否一致、是否符合付款條件。審核通過后，*財務主管填寫《付款申請表》（詳見第四部分），注明付款供應商、金額、付款方式（銀行轉賬/支票）、付款事由，并附相關單據(jù)復印件。付款審批《付款申請表》按以下流程審批：日常辦公類采購（金額≤5000元）：*財務主管審批后，交由出納付款；其他類型采購：需經(jīng)財務主管、分管副總審批；大額采購（金額＞50000元）：需額外報*總經(jīng)理審批。付款執(zhí)行出納根據(jù)審批通過的《付款申請表》，通過銀行轉賬等方式向供應商付款，付款后需在2個工作內核對到賬情況，并更新應付賬款臺賬。四、常用表單模板與填寫說明（一）《采購申請表》字段名稱填寫要求申請日期填寫提交申請的日期，格式為YYYY-MM-DD申請部門填寫申請人所在部門全稱申請人填寫申請人姓名，用代替（如）聯(lián)系方式填寫申請人聯(lián)系方式物品/服務名稱填寫具體名稱（如“A4打印紙”“法律咨詢服務”）規(guī)格型號填寫物品/服務的詳細規(guī)格（如“70g500張/包”“年度財務審計服務”）數(shù)量填寫需采購的數(shù)量，單位需明確（如“10包”“1項”）預估單價填寫市場預估單價（元），保留兩位小數(shù)總價數(shù)量×預估單價，保留兩位小數(shù)預算科目填寫公司預算科目代碼或名稱（如“辦公費-辦公用品”）需求用途簡要說明采購原因（如“部門日常辦公使用”“生產(chǎn)A產(chǎn)品需用”）期望交付日期填寫希望收到的日期，格式為YYYY-MM-DD附件如有技術參數(shù)、市場調研報告等，需注明附件名稱及份數(shù)審批欄按流程依次由部門負責人、分管副總、總經(jīng)理、采購部簽字（二）《供應商評估表》字段名稱填寫要求供應商名稱填寫供應商全稱聯(lián)系人填寫供應商對接人姓名，用代替（如）聯(lián)系方式填寫聯(lián)系人聯(lián)系方式地址填寫供應商注冊地址資質文件編號填寫營業(yè)執(zhí)照、資質證書的編號合作歷史如有合作經(jīng)歷，填寫合作次數(shù)、合作滿意度（如“2022年合作3次，滿意度良好”）報價填寫供應商本次報價（元），保留兩位小數(shù)質量承諾摘錄供應商關于質量的承諾（如“符合GB/T19001標準，質保1年”）交付周期填寫供應商承諾的交付時間（如“簽訂合同后7個工作日內”）服務能力評估供應商的產(chǎn)能、技術實力、售后服務網(wǎng)絡（如“月產(chǎn)能1000噸，全國5個服務點”）評估結論綜合評分后填寫“推薦選用”“備選”“不推薦”評估人填寫評估人姓名及部門（如*/采購部）評估日期填寫評估完成的日期，格式為YYYY-MM-DD（三）《采購合同》（簡化版）采購合同合同編號：CG-YYYY-X（采購年份+序號）甲方（采購方）：公司地址：市區(qū)路號法定代表人：*總經(jīng)理乙方（供應商）：公司地址：市區(qū)路號法定代表人：*法定代表人根據(jù)《_________民法典》及相關法律法規(guī)，甲乙雙方經(jīng)平等協(xié)商，就甲方向乙方采購物品/服務事宜達成如下協(xié)議：采購標的物品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點示例：A4紙70g/包1025.00250.00YYYY-MM-DD甲方倉庫質量標準：乙方交付的物品需符合國家GB/T18778-2008標準，包裝完好、無破損。驗收方式：甲方應在收到貨物后3個工作日內驗收，驗收合格后簽署《驗收單》；服務類項目需按合同附件《服務標準》驗收。付款方式：甲方在收到《驗收單》及乙方開具的增值稅普通發(fā)票后30日內，通過銀行轉賬向乙方支付全款。違約責任：乙方逾期交付超過5日的，每逾期1日按合同總金額的0.5%向甲方支付違約金；甲方逾期付款超過30日的，每逾期1日按應付金額的0.5%支付違約金。爭議解決：本合同履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他約定：本合同一式三份，甲乙雙方各執(zhí)一份，財務部留存一份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人（簽字）：*法定代表人（簽字）：日期：YYYY-MM-DD日期：YYYY-MM-DD（四）《驗收單》字段名稱填寫要求驗收日期填寫實際驗收日期，格式為YYYY-MM-DD供應商名稱填寫供應商全稱訂單編號填寫對應的《采購訂單》編號物品/服務名稱填寫驗收物品/服務的名稱規(guī)格型號填寫物品/服務的規(guī)格數(shù)量填寫實際驗收數(shù)量驗收結果實物類：填寫“合格”“數(shù)量不符”“質量不合格”；服務類：填寫“符合要求”“部分不符合”不合格情況說明如驗收不合格，需詳細描述問題（如“紙張克數(shù)不足，僅為65g”“咨詢報告未包含風險分析”）驗收人簽字申請人、倉庫管理員、質量檢驗員分別簽字（如/申請人、/倉管、*/質檢）供應商確認簽字如為實物驗收，需供應商現(xiàn)場確認簽字；服務類可不填（五）《付款申請表》字段名稱填寫要求申請日期填寫提交申請的日期，格式為YYYY-MM-DD供應商名稱填寫收款供應商全稱合同編號填寫對應的《采購合同》編號訂單編號填寫對應的《采購訂單》編號驗收單編號填寫對應的《驗收單》編號應付金額填寫合同約定的應付金額（元），保留兩位小數(shù)付款方式填寫“銀行轉賬”或“支票”付款事由簡要說明付款原因（如“支付項目采購款”）申請人填寫申請人姓名（*財務主管）財務審核*財務主管簽字，注明審核意見（如“單據(jù)齊全，同意付款”）審批人簽字按流程由分管副總、總經(jīng)理簽字五、操作規(guī)范與風險提示（一）合規(guī)性要求嚴禁未經(jīng)審批擅自采購，嚴禁拆分訂單規(guī)避審批流程（如將20000元采購拆分為兩筆10000元）。供應商必須提供合法有效的資質文件，嚴禁與無資質、被列入失信名單的供應商合作。采購過程中嚴禁收受供應商回扣、禮品等不正當利益，一經(jīng)發(fā)覺將嚴肅處理。（二）流程時效管理各環(huán)節(jié)審批時限：部門負責人審批不超過1個工作日，分管副總審批不超過2個工作日，總經(jīng)理審批不超過3個工作日。供應商選擇時限：日常辦公類采購不超過2個工作日，生產(chǎn)物料/服務類采購不超過5個工作日，固定資產(chǎn)/大額采購不超過10個工作日（特殊情況可延長，需提前報備）。付款時限：財務部收到完整單據(jù)后，不超過5個工作日完成付款。（三）文檔管理規(guī)范所有采購環(huán)節(jié)的表單、合同、驗收單、付款憑證等需分類存檔，紙質檔由采購部統(tǒng)一保管，電子檔備份至公司“采購管理”共享文件夾。文檔保存期限：日常采購類文檔不少于3年，固定資產(chǎn)、大額采購類文檔不少于5年。（四）風險控制要點需求風險：申請人需準確描述需求，避免因規(guī)格錯誤導致采購物品無法使用；使用部門應提前規(guī)劃需求，避免緊急采購。供應商風險：定期對供應商進行績效評估（每季度1次），對連續(xù)2次考核不合格的供應商，從《合格供應商名錄》中清除。質量風險：對關鍵物料（如生產(chǎn)原材料），需要求供應商提供質量檢測報告，必要時可委托第三方機構進行抽檢。交付風險：與供應商約定逾期交