合同管理審批流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范表一、適用范圍與核心場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的審批管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。核心場景覆蓋：跨部門協(xié)作的合同簽訂、重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合規(guī)性把控、合同全生命周期風(fēng)險(xiǎn)管控，以及標(biāo)準(zhǔn)化審批流程的落地執(zhí)行，保證合同簽訂的合法性、合規(guī)性及經(jīng)濟(jì)效益。二、合同審批全流程操作指引步驟1：合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（*）操作內(nèi)容：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確定合同類型及相對(duì)方，完成合同初稿擬定（需包含合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心要素）；收集并準(zhǔn)備附件材料，包括但不限于：對(duì)方主體資格證明（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、業(yè)務(wù)需求說明書、相關(guān)審批單（如采購申請單、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等）、過往合作記錄（如有）；登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)，發(fā)起“合同審批流程”，合同初稿及附件材料，填寫合同基本信息（合同名稱、編號(hào)、相對(duì)方、總金額、合同期限等）。步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（*）審批要點(diǎn)：審核合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)真實(shí)性、必要性及是否符合部門年度工作計(jì)劃；核對(duì)合同金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，履約能力是否匹配；檢查合同條款是否滿足業(yè)務(wù)需求，是否存在明顯歧義或漏洞。輸出動(dòng)作：在審批系統(tǒng)中填寫“初審意見”，通過則流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；駁回則需注明修改意見，退回經(jīng)辦人重新調(diào)整。步驟3：法務(wù)合規(guī)部審核操作主體：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理（*）審核要點(diǎn)：合同主體合法性：審查對(duì)方企業(yè)是否具備簽約資格（如營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍、授權(quán)代表權(quán)限等）；合同條款合規(guī)性：檢查條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任不明確、管轄約定無效等）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：評(píng)估雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在單方加重己方責(zé)任的“霸王條款”；爭議解決方式：確認(rèn)爭議解決約定（訴訟/仲裁）是否明確、管轄地是否有利于企業(yè)。輸出動(dòng)作：通過則流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；不通過則出具《法律審核意見書》，列明修改建議，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整后重新提交。步驟4：財(cái)務(wù)部門復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)經(jīng)理/財(cái)務(wù)專員（*）復(fù)核要點(diǎn)：合同金額準(zhǔn)確性：核對(duì)合同總金額、分階段付款計(jì)劃與預(yù)算是否一致，成本測算是否合理；付款條款合規(guī)性：檢查付款條件、時(shí)間、方式是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度，是否存在預(yù)付款比例過高、質(zhì)保金約定缺失等風(fēng)險(xiǎn)；稅費(fèi)承擔(dān)明確性：確認(rèn)稅費(fèi)種類、計(jì)算方式及承擔(dān)方是否清晰，避免后續(xù)稅務(wù)糾紛；資金安排可行性：評(píng)估企業(yè)現(xiàn)金流是否能滿足合同履約的付款要求。輸出動(dòng)作：通過則流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批；駁回則反饋財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充說明或修改條款。步驟5：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理終審操作主體：分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（*）審批要點(diǎn)：戰(zhàn)略匹配度：審核合同是否符合企業(yè)整體戰(zhàn)略發(fā)展方向及年度經(jīng)營目標(biāo)；經(jīng)濟(jì)效益評(píng)估：結(jié)合業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門意見，判斷合同潛在收益與風(fēng)險(xiǎn)是否可控；重大事項(xiàng)決策：對(duì)合同金額超過一定閾值（如人民幣50萬元）或涉及重大合作項(xiàng)目的，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。輸出動(dòng)作：審批通過后，系統(tǒng)“合同審批編號(hào)”，進(jìn)入用印環(huán)節(jié)；駁回則需書面說明理由，終止流程或退回重審。步驟6：合同用印與簽署操作主體：行政部用印專員（）、業(yè)務(wù)部門授權(quán)代表（）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人憑審批通過的《合同審批單》及最終版合同，到行政部申請用??；用印專員核對(duì)審批流程完整性、合同版本與審批版本一致性，無誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（騎縫章）；用印后，合同正本一般一式兩份（或根據(jù)相對(duì)方要求增加份數(shù)），由業(yè)務(wù)部門與相對(duì)方授權(quán)代表共同簽署，雙方各執(zhí)正本一份，副本由行政部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部存檔。步驟7：合同歸檔與執(zhí)行跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、檔案管理員（）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、審批單、附件等材料移交檔案管理員，完成電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔；檔案管理員按“合同編號(hào)-年份-類型”規(guī)則分類存放，建立《合同臺(tái)賬》，記錄合同基本信息、履行狀態(tài)、到期日等；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履約跟蹤，定期向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋履行進(jìn)展，對(duì)逾期、違約等情況及時(shí)上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)對(duì)措施。三、合同管理審批標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范表（模板）合同基本信息內(nèi)容填寫說明合同編號(hào)規(guī)則：年份（4位）+部門代碼（2位）+合同類型代碼（2位）+流水號(hào)（3位，如2024-CG-01-001）合同名稱?體現(xiàn)合同核心內(nèi)容，如“設(shè)備采購合同”“項(xiàng)目技術(shù)服務(wù)合同”簽約主體（甲方）企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（辦公電話，禁止留私人手機(jī)號(hào)）簽約主體（乙方）相對(duì)方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表、地址、聯(lián)系方式合同標(biāo)的簡要描述合同核心內(nèi)容（如“型號(hào)服務(wù)器10臺(tái)”“品牌營銷推廣服務(wù)”）合同總金額（含稅/不含稅）大小寫金額一致，注明是否含稅，稅率及稅額合同履行期限起止年月日，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付期、驗(yàn)收期）需明確付款方式及條件分階段付款比例、時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如“預(yù)30%到貨款50%質(zhì)保金20%”爭議解決方式訴訟（需明確管轄法院）或仲裁（需明確仲裁機(jī)構(gòu)）審批流程節(jié)點(diǎn)部門初審→法務(wù)審核→財(cái)務(wù)復(fù)核→領(lǐng)導(dǎo)終審→用印簽署→歸檔附件清單列明所有附件名稱及份數(shù)，如“對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、采購需求函、技術(shù)參數(shù)說明書”審批意見欄填寫要求業(yè)務(wù)部門初審部門負(fù)責(zé)人簽字，注明日期，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)必要性及預(yù)算匹配性法務(wù)審核法務(wù)專員簽字，法務(wù)負(fù)責(zé)人審核，注明日期，附《法律審核意見書》（如有修改）財(cái)務(wù)復(fù)核財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字，注明日期，重點(diǎn)審核資金安排及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批簽字并注明日期，重大合同需加蓋“總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過”章用印登記行政部用印專員簽字，注明用印日期、份數(shù)、領(lǐng)取人簽字四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)合同條款完整性：嚴(yán)禁使用“按雙方口頭約定”“未盡事宜雙方協(xié)商”等模糊表述，核心條款（如標(biāo)的、金額、違約責(zé)任）不得遺漏，附件需與具有同等法律效力。附件材料規(guī)范性：對(duì)方主體資格證明需在有效期內(nèi)（營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件需加蓋公章），授權(quán)委托書需載明委托事項(xiàng)、權(quán)限及期限，避免無權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)。審批時(shí)限要求：各部門需在收到審批流程后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急合同可縮短至1個(gè)工作日，但需在審批單中注明“急件”），超過時(shí)限未反饋的視為默認(rèn)通過（需提前在制度中明確）。版本控制管理：合同審批過程中，任何修改均需新版本并重新，避免“審批版本”與“最終簽署版本”不一致；用印前需由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部共同核對(duì)最終版內(nèi)容。特殊合同處理：對(duì)于涉外合同、重大投融資合同、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同，需額外邀請外部律師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)參與審核，必要時(shí)通過總經(jīng)理辦公會(huì)集體決策。履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：業(yè)務(wù)部門需在合同