2026年紙業(yè)公司內(nèi)部跨部門溝通協(xié)調(diào)管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)工作，打破部門壁壘，提高工作效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目推進(jìn)、客戶服務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開展，確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)有效落地，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有職能部門、業(yè)務(wù)部門及分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各部門”），涵蓋部門間日常事務(wù)溝通、專項(xiàng)工作協(xié)作、問題解決、資源調(diào)配等各類跨部門協(xié)作場(chǎng)景。第三條溝通協(xié)調(diào)原則（一）目標(biāo)一致原則：各部門在溝通協(xié)調(diào)過程中，需以公司整體利益和業(yè)務(wù)目標(biāo)為核心，優(yōu)先保障公司整體發(fā)展需求，避免因部門局部利益影響整體工作推進(jìn)。（二）主動(dòng)高效原則：各部門應(yīng)主動(dòng)發(fā)起必要的溝通，及時(shí)響應(yīng)其他部門的協(xié)作需求，減少溝通延遲，確保問題快速解決，工作高效推進(jìn)。（三）清晰準(zhǔn)確原則：溝通內(nèi)容需明確具體，表述清晰，避免模糊表述或歧義信息，確保信息在傳遞過程中真實(shí)、完整，無偏差。（四）責(zé)任明確原則：跨部門協(xié)作事項(xiàng)需明確牽頭部門、配合部門及各自職責(zé)，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉、工作脫節(jié)等情況。（五）合法合規(guī)原則：所有溝通協(xié)調(diào)工作需符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部管理制度，確保協(xié)作過程合法、合規(guī)。第二章溝通協(xié)調(diào)組織與職責(zé)第四條公司管理層職責(zé)（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司跨部門溝通協(xié)調(diào)工作，明確溝通協(xié)調(diào)方向和重點(diǎn)，確保溝通協(xié)調(diào)工作與公司戰(zhàn)略目標(biāo)一致。（二）審批重要跨部門協(xié)作事項(xiàng)的方案、資源調(diào)配計(jì)劃等，解決跨部門協(xié)作中出現(xiàn)的重大問題和爭(zhēng)議。（三）定期聽取跨部門溝通協(xié)調(diào)工作匯報(bào)，監(jiān)督檢查溝通協(xié)調(diào)工作落實(shí)情況，對(duì)工作成效進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。第五條牽頭部門職責(zé)（一）根據(jù)跨部門協(xié)作事項(xiàng)的性質(zhì)和需求，主動(dòng)承擔(dān)牽頭責(zé)任，制定詳細(xì)的溝通協(xié)調(diào)計(jì)劃和工作方案，明確工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人員及配合要求。（二）及時(shí)組織召開溝通協(xié)調(diào)會(huì)議或發(fā)起溝通流程，收集各配合部門的意見和需求，協(xié)調(diào)解決協(xié)作過程中出現(xiàn)的問題，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)。（三）負(fù)責(zé)跨部門協(xié)作事項(xiàng)的進(jìn)度跟蹤和信息反饋，定期向公司管理層及相關(guān)部門通報(bào)工作進(jìn)展情況，確保信息同步。（四）協(xié)作事項(xiàng)完成后，組織開展總結(jié)評(píng)估工作，梳理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成總結(jié)報(bào)告，為后續(xù)類似工作提供參考。第六條配合部門職責(zé)（一）接到牽頭部門的協(xié)作需求后，需在1個(gè)工作日內(nèi)明確對(duì)接人員，主動(dòng)配合牽頭部門開展工作，按照溝通協(xié)調(diào)計(jì)劃和工作方案完成本部門承擔(dān)的任務(wù)。（二）在協(xié)作過程中，若遇到困難或問題，需及時(shí)向牽頭部門反饋，共同協(xié)商解決方案，不得拖延或推諉責(zé)任。（三）積極參與溝通協(xié)調(diào)會(huì)議和相關(guān)討論，如實(shí)提供本部門的工作信息和意見建議，確保溝通協(xié)調(diào)工作的有效性和針對(duì)性。（四）協(xié)作事項(xiàng)完成后，配合牽頭部門開展總結(jié)評(píng)估工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，協(xié)助梳理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。第七條行政部門職責(zé)（一）負(fù)責(zé)本制度的日常維護(hù)和管理，定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)公司發(fā)展需求和實(shí)際執(zhí)行情況，及時(shí)修訂完善制度。（二）協(xié)助各部門開展跨部門溝通協(xié)調(diào)工作，提供必要的支持和服務(wù)，如會(huì)議組織、文件傳遞、信息匯總等。（三）建立跨部門溝通協(xié)調(diào)工作臺(tái)賬，記錄協(xié)作事項(xiàng)的基本信息、進(jìn)展情況、問題解決情況等，便于后續(xù)查詢和追溯。（四）定期組織開展跨部門溝通協(xié)調(diào)培訓(xùn)工作，提高員工的溝通協(xié)調(diào)意識(shí)和能力，提升公司整體溝通協(xié)調(diào)水平。第三章溝通協(xié)調(diào)方式與流程第八條日常溝通方式（一）即時(shí)溝通：對(duì)于簡(jiǎn)單、緊急的事務(wù)，各部門可通過公司內(nèi)部即時(shí)通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┻M(jìn)行溝通，確保信息快速傳遞。即時(shí)溝通內(nèi)容需簡(jiǎn)潔明了，重要信息需進(jìn)行書面確認(rèn)，避免因口頭溝通導(dǎo)致信息遺漏或誤解。（二）郵件溝通：對(duì)于需要留存記錄、涉及較為復(fù)雜信息或非緊急事務(wù)的溝通，各部門應(yīng)通過公司內(nèi)部郵箱進(jìn)行溝通。郵件內(nèi)容需包含明確的主題、清晰的事由、具體的需求和聯(lián)系方式，重要郵件需抄送相關(guān)負(fù)責(zé)人。（三）電話溝通：對(duì)于需要快速明確信息或解決簡(jiǎn)單問題的情況，各部門可通過電話進(jìn)行溝通。電話溝通后，若涉及工作安排或重要事項(xiàng)，需通過郵件或即時(shí)通訊工具進(jìn)行書面確認(rèn)，確保信息準(zhǔn)確無誤。第九條專項(xiàng)協(xié)作溝通流程（一）需求發(fā)起：當(dāng)某一部門需要其他部門配合完成專項(xiàng)工作時(shí)，發(fā)起部門需明確協(xié)作事項(xiàng)的內(nèi)容、目標(biāo)、時(shí)間要求及所需資源，填寫《跨部門協(xié)作需求單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至潛在牽頭部門或行政部門。（二）牽頭部門確認(rèn)：潛在牽頭部門收到《跨部門協(xié)作需求單》后，需在2個(gè)工作日內(nèi)對(duì)協(xié)作需求進(jìn)行評(píng)估，若確認(rèn)承擔(dān)牽頭責(zé)任，需及時(shí)與發(fā)起部門溝通，明確工作方案；若無法承擔(dān)牽頭責(zé)任，需說明原因，并協(xié)助推薦合適的牽頭部門。（三）方案制定：牽頭部門確認(rèn)后，需在3個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)配合部門召開溝通會(huì)議，共同制定詳細(xì)的工作方案和溝通協(xié)調(diào)計(jì)劃，明確各部門的任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人員，形成《跨部門協(xié)作方案》，經(jīng)各配合部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，報(bào)公司管理層審批（涉及重大事項(xiàng)或資源調(diào)配的）。（四）執(zhí)行推進(jìn)：各部門按照《跨部門協(xié)作方案》開展工作，牽頭部門負(fù)責(zé)進(jìn)度跟蹤和協(xié)調(diào)，及時(shí)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。若需調(diào)整方案，需經(jīng)各相關(guān)部門協(xié)商一致，并報(bào)原審批人批準(zhǔn)后執(zhí)行。（五）驗(yàn)收總結(jié)：協(xié)作事項(xiàng)完成后，牽頭部門需組織各配合部門進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)工作成果是否符合要求。驗(yàn)收通過后，牽頭部門需在5個(gè)工作日內(nèi)完成總結(jié)報(bào)告，報(bào)公司管理層備案，并將相關(guān)資料歸檔。第十條問題解決溝通流程（一）問題提出：當(dāng)跨部門協(xié)作過程中出現(xiàn)問題時(shí)，任何相關(guān)部門均可向牽頭部門提出，說明問題的具體情況、影響范圍及初步建議。（二）問題分析：牽頭部門收到問題反饋后，需在2個(gè)工作日內(nèi)組織相關(guān)部門進(jìn)行分析，明確問題的原因、責(zé)任主體及解決思路。（三）方案制定與執(zhí)行：針對(duì)分析結(jié)果，牽頭部門組織相關(guān)部門制定問題解決方案，明確解決措施、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人員，報(bào)公司管理層（必要時(shí)）審批后執(zhí)行。各相關(guān)部門需嚴(yán)格按照方案執(zhí)行，確保問題及時(shí)解決。（四）結(jié)果反饋：?jiǎn)栴}解決后，牽頭部門需及時(shí)將結(jié)果反饋給相關(guān)部門，并記錄在工作臺(tái)賬中，同時(shí)總結(jié)問題解決經(jīng)驗(yàn)，避免類似問題再次發(fā)生。第四章溝通協(xié)調(diào)會(huì)議管理第十一條會(huì)議類型（一）常規(guī)協(xié)調(diào)會(huì)議：針對(duì)長(zhǎng)期推進(jìn)的跨部門協(xié)作事項(xiàng)，牽頭部門可每周或每月組織召開一次常規(guī)協(xié)調(diào)會(huì)議，通報(bào)工作進(jìn)展、協(xié)調(diào)解決問題、安排后續(xù)工作。（二）專項(xiàng)協(xié)調(diào)會(huì)議：針對(duì)臨時(shí)性、緊急性的跨部門協(xié)作事項(xiàng)，牽頭部門可根據(jù)工作需要隨時(shí)組織召開專項(xiàng)協(xié)調(diào)會(huì)議，集中解決特定問題，推動(dòng)工作快速推進(jìn)。（三）爭(zhēng)議解決會(huì)議：當(dāng)跨部門協(xié)作中出現(xiàn)重大爭(zhēng)議或分歧，且無法通過常規(guī)溝通解決時(shí)，由行政部門或公司管理層指定人員組織召開爭(zhēng)議解決會(huì)議，協(xié)調(diào)各方意見，達(dá)成一致解決方案。第十二條會(huì)議組織與籌備（一）會(huì)議發(fā)起：會(huì)議組織者需提前2個(gè)工作日確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及會(huì)議議題，通過郵件或公司內(nèi)部通知系統(tǒng)發(fā)送會(huì)議通知，同時(shí)準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料（如工作進(jìn)展報(bào)告、問題清單、方案草案等）。（二）參會(huì)要求：參會(huì)人員需按時(shí)參加會(huì)議，若無法參會(huì)，需提前1個(gè)工作日向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并安排合適的人員代為參會(huì)。代為參會(huì)人員需熟悉會(huì)議議題，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)本部門意見。（三）會(huì)議資料準(zhǔn)備：各參會(huì)部門需根據(jù)會(huì)議議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，如工作進(jìn)展情況、存在的問題、意見建議等，在會(huì)議前1個(gè)工作日提交給會(huì)議組織者。第十三條會(huì)議召開與記錄（一）會(huì)議召開：會(huì)議組織者需按時(shí)主持會(huì)議，按照會(huì)議議程有序推進(jìn)，確保各參會(huì)人員充分發(fā)表意見，避免會(huì)議偏離議題或拖延時(shí)間。（二）會(huì)議記錄：會(huì)議需指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、各部門發(fā)言要點(diǎn)、達(dá)成的共識(shí)、待解決問題、后續(xù)工作安排及責(zé)任人員等。會(huì)議記錄需在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理完成，經(jīng)會(huì)議組織者審核后，發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。第十四條會(huì)議決議執(zhí)行與跟蹤（一）決議執(zhí)行：各參會(huì)部門需嚴(yán)格按照會(huì)議決議執(zhí)行相關(guān)工作，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。（二）跟蹤反饋：會(huì)議組織者需定期跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，及時(shí)了解工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。若決議執(zhí)行遇到困難，需及時(shí)組織相關(guān)部門溝通，調(diào)整執(zhí)行方案。（三）結(jié)果通報(bào)：會(huì)議決議執(zhí)行完成后，會(huì)議組織者需將結(jié)果通報(bào)給所有參會(huì)人員及公司管理層（必要時(shí)），并將會(huì)議記錄和執(zhí)行結(jié)果一并歸檔。第五章監(jiān)督與考核第十五條監(jiān)督檢查（一）行政部門負(fù)責(zé)對(duì)跨部門溝通協(xié)調(diào)工作的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期（每月或每季度）對(duì)協(xié)作事項(xiàng)的進(jìn)展情況、問題解決情況、會(huì)議決議執(zhí)行情況等進(jìn)行檢查，形成監(jiān)督報(bào)告，報(bào)公司管理層。（二）公司管理層可根據(jù)工作需要，對(duì)重要跨部門協(xié)作事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督檢查，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)，問題及時(shí)解決。第十六條考核機(jī)制（一）跨部門溝通協(xié)調(diào)工作成效納入各部門年度績(jī)效考核指標(biāo)，考核內(nèi)容包括協(xié)作積極性、任務(wù)完成及時(shí)性、問題解決效率、信息反饋準(zhǔn)確性等。（二）考核方式采用日常評(píng)估與定期考核相結(jié)合的方式，日常評(píng)估由行政部門根據(jù)監(jiān)督檢查情況進(jìn)行記錄，定期考核（每半年或每年）由公司績(jī)效考核部門組織開展，結(jié)合各部門自評(píng)、相關(guān)部門互評(píng)及公司管理層評(píng)價(jià)綜合確定考核結(jié)果。（三）考核結(jié)果作為部門評(píng)優(yōu)評(píng)先、負(fù)責(zé)人績(jī)效薪酬調(diào)整的重要依據(jù)。對(duì)在跨部門溝通協(xié)調(diào)工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)協(xié)作