茶廠批發(fā)訂單管理規(guī)章適用范圍本制度適用于XX茶廠全體員工及客戶，旨在規(guī)范批發(fā)訂單的接收、處理、執(zhí)行、跟蹤及售后服務等全流程管理，確保訂單處理的準確性、及時性、高效性，提升客戶滿意度，促進茶廠穩(wěn)健運營。---第一章總則為規(guī)范茶廠批發(fā)訂單管理，明確各部門職責，優(yōu)化業(yè)務流程，保障供應鏈穩(wěn)定，結合茶廠行業(yè)特點及企業(yè)文化，制定本制度。本制度遵循“客戶至上、質量第一、流程清晰、責任明確”的原則，確保訂單管理全流程符合行業(yè)規(guī)范及公司要求。核心內容1.訂單接收與審核2.訂單處理與確認3.生產與庫存協(xié)調4.物流配送管理5.質量控制與售后適用對象-業(yè)務部：負責訂單接收、客戶溝通、合同簽訂-生產部：負責生產計劃、茶葉加工、庫存管理-物流部：負責運輸安排、配送跟蹤-質檢部：負責茶葉質量檢測、售后處理-財務部：負責訂單結算、資金管理-全體員工：需熟悉本制度，協(xié)同推進訂單執(zhí)行---第二章訂單接收與審核1.訂單接收渠道茶廠支持線上（官網、電商平臺）、線下（業(yè)務人員拜訪）、電話等多種訂單接收方式。業(yè)務部需確保訂單信息完整，包括客戶名稱、聯系方式、產品型號、數量、價格、交貨時間、收貨地址等。2.訂單審核流程（1）業(yè)務部收到訂單后，立即核對客戶信用及付款能力，必要時需財務部協(xié)助。（2）審核內容：-產品規(guī)格是否在庫存范圍內；-交貨時間是否合理（需結合生產周期）；-價格是否符合現行政策；-客戶地址是否準確，避免配送錯誤。（3）特殊訂單（如定制包裝、大額訂單）需經銷售主管審批，重大訂單需總經理核準。3.訂單確認與存檔（1）審核通過后，業(yè)務部生成《訂單確認書》，發(fā)送客戶確認。電子訂單需存入CRM系統(tǒng)，紙質訂單歸檔至檔案室。（2）客戶確認后，訂單正式生效，業(yè)務部將信息同步至生產部及物流部。---第三章訂單處理與確認1.生產計劃安排生產部根據訂單需求制定生產計劃，需考慮以下因素：-茶葉品種的生產周期（如春茶、夏茶）；-設備產能及維護安排；-包裝材料庫存情況。2.訂單確認機制（1）訂單處理時效：常規(guī)訂單24小時內確認，緊急訂單優(yōu)先處理。（2）變更管理：如遇客戶需求變更（如產品規(guī)格、數量），需重新審核并確認，避免生產偏差。3.信息化管理-推行ERP系統(tǒng)管理訂單，實現業(yè)務、生產、物流數據實時同步；-定期備份訂單數據，確保信息安全。---第四章生產與庫存協(xié)調1.庫存管理（1）質檢部定期盤點庫存，確保賬實相符；（2）批發(fā)訂單優(yōu)先使用先進庫存，特殊要求（如原產地直發(fā)）需特殊標注；（3）庫存不足時，生產部需提前采購原料，業(yè)務部需及時告知客戶調整需求。2.生產執(zhí)行（1）生產部嚴格按照訂單要求加工茶葉，確保批次一致性；（2）關鍵工序（如萎凋、發(fā)酵）需記錄溫度、濕度等參數，質檢部抽檢；（3）包裝環(huán)節(jié)需核對客戶要求（如禮盒裝、散裝），避免混淆。3.異常處理（1）如遇原料短缺、設備故障等影響生產的情況，需立即上報并調整計劃；（2）生產過程中發(fā)現質量問題，需暫停生產并通知業(yè)務部協(xié)商解決方案。---第五章物流配送管理1.運輸安排（1）物流部根據訂單地址選擇最優(yōu)運輸方式（如冷鏈車、快遞）；（2）長途運輸需考慮茶葉保鮮需求，簽訂運輸協(xié)議明確責任。2.配送跟蹤（1）物流部實時更新配送狀態(tài)，業(yè)務部定期向客戶反饋；（2）特殊天氣或交通管制可能導致延誤，需主動告知客戶并協(xié)商補救措施。3.簽收與簽退（1）客戶簽收時需核對數量、包裝是否完好，異常情況需拍照留證；（2）配送完成后，物流部生成簽收單，同步至業(yè)務部結算。---第六章質量控制與售后1.質量標準（1）批發(fā)茶葉需符合國家標準及公司質量體系要求；（2）質檢部對成品進行抽檢，抽檢比例不低于5%，問題批次需全檢。2.售后服務（1）客戶反饋質量問題，業(yè)務部30分鐘內響應，72小時內給出解決方案；（2）退貨、換貨需經質檢部鑒定，符合標準方可執(zhí)行。3.客戶關系維護（1）業(yè)務部定期回訪客戶，收集意見優(yōu)化服務；（2）對長期合作客戶提供優(yōu)先配送、價格優(yōu)惠等權益。---第七章績效考核與責任追究1.績效考核（1）業(yè)務部按訂單量、回款率、客戶滿意度等指標考核；（2）生產部考核茶葉合格率、生產效率等；（3）物流部考核配送時效、破損率等。2.責任追究（1）因訂單處理失誤導致客戶投訴，相關責任人需承擔經濟賠償；（2）重大事故（如批量退貨、運輸事故）需追責至部門主管。---第八章附則1.制度修訂本制度每年修訂一次，重大調整需經總經理辦公會審議。2.解釋權本制度