企業(yè)印章封存與銷毀記錄表一、記錄表核心構(gòu)成與填寫規(guī)范一份有效的《企業(yè)印章封存與銷毀記錄表》應(yīng)能清晰追溯印章從“退役”到“終結(jié)”的全過程。其核心內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個關(guān)鍵模塊：（一）印章基本信息此部分旨在精準(zhǔn)識別待處理印章，為后續(xù)操作提供明確標(biāo)的。*印章名稱：例如“XX有限公司公章”、“XX有限公司合同專用章”、“XX有限公司財務(wù)專用章（XX支行）”等，需完整、準(zhǔn)確。*印章類型：根據(jù)企業(yè)實際情況劃分，如公章、財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章、部門章、項目章等。*印章編號：若企業(yè)對印章實行編號管理，此處應(yīng)填寫唯一編號，便于快速檢索與核對。*印章規(guī)格/尺寸：如圓形、橢圓形，直徑或長寬尺寸等，輔助識別。*材質(zhì)：如牛角、銅質(zhì)、橡膠、光敏等。（二）處理原因與依據(jù)明確印章為何需要被封存或銷毀，是判斷處理行為合法性與必要性的基礎(chǔ)。*處理類型：□封存□銷毀（請根據(jù)實際情況勾選）*封存原因：（可多選或填寫具體情況）*□企業(yè)名稱變更，舊印章停用*□印章?lián)p壞，新印章已啟用*□業(yè)務(wù)調(diào)整或部門撤銷，對應(yīng)印章停用*□法律法規(guī)或公司規(guī)定的其他封存情形：_________________*銷毀原因：（可多選或填寫具體情況，通常銷毀需基于已封存的前提）*□已過封存期限且確認(rèn)無保留必要*□依據(jù)法律法規(guī)或主管部門要求*□企業(yè)注銷、合并、分立等導(dǎo)致印章失效且無留存價值*□經(jīng)鑒定為偽造、變造或作廢印章*□法律法規(guī)或公司規(guī)定的其他銷毀情形：_________________*相關(guān)文件依據(jù)：例如“公司股東會/董事會決議第X號”、“關(guān)于啟用新印章及封存舊印章的通知（X發(fā)〔202X〕X號）”、“印章?lián)p壞證明”等，應(yīng)注明文件名及編號。（三）處理過程記錄此部分是記錄表的核心，需詳細(xì)記錄封存或銷毀的關(guān)鍵節(jié)點與責(zé)任主體。1.封存處理記錄（如處理類型為“封存”，填寫此部分）*封存日期：____年__月__日*封存申請人：（部門/姓名）*封存審批人：（職務(wù)/姓名）*封存執(zhí)行人：（姓名）*封存地點：（具體到存放柜、保險柜編號等）*封存狀態(tài)描述：（例如：完好、輕微磨損、斷裂等，并可附照片編號）*封存保管要求：（例如：雙人雙鎖、防潮、防火等特殊保管措施）2.銷毀處理記錄（如處理類型為“銷毀”，填寫此部分）*原封存信息：（如適用，填寫原封存記錄的編號或關(guān)鍵信息，以便追溯）*銷毀日期：____年__月__日*銷毀申請人：（部門/姓名）*銷毀審批人：（職務(wù)/姓名，通常為企業(yè)高級管理人員或指定負(fù)責(zé)人）*監(jiān)銷人：（至少兩名，姓名及職務(wù)）*銷毀執(zhí)行人：（姓名及單位，如為外部專業(yè)機構(gòu)需注明）*銷毀地點：*銷毀方式：（例如：碎紙機粉碎、專業(yè)設(shè)備熔毀、化學(xué)腐蝕、送指定銷毀機構(gòu)等，并簡述過程）*銷毀結(jié)果確認(rèn)：（例如：印章已徹底損毀，無法復(fù)原使用）（四）封存后狀態(tài)變更記錄（如適用）若封存的印章因特殊原因需要啟封或最終銷毀，需在此處記錄。*狀態(tài)變更類型：□啟封使用□轉(zhuǎn)為銷毀*變更日期：____年__月__日*變更原因及依據(jù)：*審批人：（職務(wù)/姓名）（五）簽署確認(rèn)所有參與人員的親筆簽名是流程合規(guī)性的重要證明。*申請人簽字：_________日期：____年__月__日*審批人簽字：_________日期：____年__月__日*經(jīng)辦人（執(zhí)行人）簽字：_________日期：____年__月__日*監(jiān)銷人簽字：_________日期：____年__月__日（僅銷毀時填寫）*備注：（其他需要說明的特殊情況）（六）附件信息*附件清單：（例如：印章照片、相關(guān)審批文件復(fù)印件、損壞證明、銷毀過程照片/視頻記錄等，注明附件數(shù)量及編號）二、記錄表的管理與使用注意事項1.專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理：企業(yè)應(yīng)指定印章管理部門（通常為行政部或綜合管理部）負(fù)責(zé)記錄表的設(shè)計、印制、發(fā)放、回收、歸檔等工作，確保記錄的規(guī)范性與完整性。2.即時填寫，真實準(zhǔn)確：所有處理行為發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)立即填寫記錄表，確保信息真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡清晰，不得事后補填或隨意涂改。如確需修改，應(yīng)采用規(guī)范的更正方法并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.分級審批，權(quán)責(zé)分明：嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，不同級別、不同類型的印章處理，其審批權(quán)限應(yīng)有所區(qū)分，確保決策的審慎性。4.全程留痕，有據(jù)可查：從申請、審批到執(zhí)行、監(jiān)銷，每一環(huán)節(jié)都應(yīng)有對應(yīng)的人員簽字和日期，形成完整的責(zé)任鏈條。涉及銷毀等高風(fēng)險環(huán)節(jié)，建議有影像資料輔助記錄。5.安全保密，妥善歸檔：記錄表及相關(guān)附件屬于企業(yè)重要檔案資料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并妥善保管在安全場所。保管期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求。6.定期審計，持續(xù)改進(jìn)：企業(yè)可定期對印章管理及記錄表的填寫情況進(jìn)行內(nèi)部審計或檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，優(yōu)化流程，確保制度得到有效執(zhí)行。三、結(jié)語《企業(yè)印章封存與銷毀記錄表》不僅是企業(yè)印章管理規(guī)范化的體現(xiàn)，更是應(yīng)對潛在法律風(fēng)險、保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要憑證。它如同印章生命周期的“墓志銘”與“通行證”，記錄著其使命的終結(jié)，也昭