醫(yī)院公章管理流程與使用規(guī)范公章，作為醫(yī)院行使法定職權(quán)、對外承擔法律責任的重要憑證，其管理的規(guī)范性與使用的嚴謹性，直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療秩序、經(jīng)濟安全乃至整體信譽。在醫(yī)療行業(yè)不斷規(guī)范化、法治化的今天，建立一套科學(xué)、嚴密的公章管理流程與使用規(guī)范，是每一家醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部治理不可或缺的重要環(huán)節(jié)。本文旨在結(jié)合醫(yī)院管理實踐，系統(tǒng)闡述公章管理的核心要點與操作細則。一、公章管理的組織架構(gòu)與職責分工醫(yī)院公章管理絕非某一個人或某一個部門的孤立職責，而應(yīng)是一項系統(tǒng)性的管理工作，需要明確的組織架構(gòu)和清晰的職責分工作為保障。1.管理主體與決策層：醫(yī)院應(yīng)明確由院領(lǐng)導(dǎo)班子成員（通常為院長或分管行政工作的副院長）作為公章管理的總負責人，對公章的刻制、廢止、重大使用事項擁有最終審批權(quán)。這體現(xiàn)了醫(yī)院對公章管理工作的高度重視，并確保了決策的權(quán)威性。2.日常管理部門：通常情況下，醫(yī)院的行政辦公室（院辦）是公章管理的歸口部門，承擔以下核心職責：*負責醫(yī)院各類公章的統(tǒng)一申請、刻制、登記、啟用、收繳、封存和銷毀工作。*制定和修訂醫(yī)院公章管理相關(guān)制度，并監(jiān)督執(zhí)行。*對各部門、各科室公章使用情況進行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督。*組織對公章保管人員的培訓(xùn)和教育。3.保管與使用部門/崗位：各類專用章（如財務(wù)專用章、合同專用章、醫(yī)療技術(shù)專用章等）應(yīng)根據(jù)其職能屬性，明確具體的保管部門和保管人。保管人需具備高度的責任心和良好的職業(yè)素養(yǎng)，嚴格按照規(guī)定程序保管和使用公章。二、公章的刻制、啟用、變更與廢止流程公章的“生命周期”管理是確保其合法性與規(guī)范性的首要環(huán)節(jié)。1.刻制審批：醫(yī)院因工作需要新增公章，必須由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出書面申請，詳細說明刻制印章的名稱、用途、規(guī)格及保管責任人，經(jīng)院辦審核后，報請分管院領(lǐng)導(dǎo)及院長審批。嚴禁任何部門或個人未經(jīng)批準擅自刻制公章。獲批后，由院辦統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的合法刻章單位進行刻制。2.登記備案與啟用：新印章刻制完成后，院辦應(yīng)立即對印章的印模、材質(zhì)、規(guī)格、啟用日期、保管部門及保管人等信息進行詳細登記，建立《醫(yī)院印章管理臺賬》。同時，應(yīng)在院內(nèi)發(fā)布正式的印章啟用通知，明確印章的使用范圍和效力。必要時，需向相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門進行備案。3.變更與廢止：當機構(gòu)名稱變更、公章因磨損、變形等原因無法正常使用，或某項業(yè)務(wù)終止導(dǎo)致專用章不再需要時，原印章應(yīng)及時廢止。廢止流程同樣需由使用部門提出申請，經(jīng)審批后，由院辦負責收回原印章，并在《醫(yī)院印章管理臺賬》中注明廢止日期及原因。廢止的印章應(yīng)妥善保管，按照規(guī)定程序（如統(tǒng)一封存、監(jiān)銷等）進行處理，嚴禁隨意丟棄或個人留存。三、公章的保管與存放規(guī)范公章的安全保管是防范風險的第一道防線，必須做到萬無一失。1.專人專管：每一枚公章都必須指定責任心強、工作嚴謹?shù)恼皆诰幦藛T作為唯一保管人。保管人名單應(yīng)在院辦備案，并簽訂《公章保管責任書》。保管人變更時，需辦理嚴格的交接手續(xù)，交接雙方簽字確認，并由院辦監(jiān)交，確保責任的清晰過渡。2.安全存放：公章應(yīng)存放在符合安全標準的專用保險柜或帶鎖的鐵皮柜中。存放地點應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮條件，且非工作時間應(yīng)確保存放環(huán)境的安全。原則上，公章不得帶出辦公場所，確因特殊情況需要帶出的，需履行嚴格的審批手續(xù)，并由兩人以上共同攜帶。3.保管人職責：保管人應(yīng)妥善保管鑰匙或密碼，不得隨意交予他人。每日下班前，必須檢查公章是否歸位存放。如發(fā)現(xiàn)公章遺失或被盜，應(yīng)立即向院辦及分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取必要的補救措施，同時按規(guī)定向公安機關(guān)報案。四、公章使用的審批與登記流程公章的使用是管理的核心環(huán)節(jié)，必須嚴格執(zhí)行審批登記制度，確保每一次用印都有據(jù)可查、權(quán)責清晰。1.使用申請與審批：任何部門或個人需要使用公章，均須填寫《醫(yī)院公章使用申請表》，詳細注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印日期、申請部門、申請人及聯(lián)系方式等信息。申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字。根據(jù)用印事項的性質(zhì)和重要程度，設(shè)定不同層級的審批權(quán)限：*一般性事務(wù)（如內(nèi)部通知、證明等）：由部門負責人審批后，報院辦主任或其授權(quán)人審批。*重要事務(wù)（如對外合同、協(xié)議、重要醫(yī)療文件、財務(wù)報表、對外承諾等）：需經(jīng)部門負責人、分管院領(lǐng)導(dǎo)審核后，報請院長或其授權(quán)的其他院領(lǐng)導(dǎo)審批。所有審批手續(xù)必須完整，嚴禁越權(quán)審批或事后補批。2.用印審核與登記：保管人在接收用印申請時，應(yīng)對申請材料的完整性、審批手續(xù)的合規(guī)性以及文件內(nèi)容與申請事由的一致性進行認真核對。核對無誤后，方可在指定位置用印。用印完畢，保管人應(yīng)在《公章使用登記薄》上逐項登記，包括用印日期、文件名稱、份數(shù)、審批人、申請人、用印人等信息，并由申請人簽字確認。3.用印規(guī)范：*公章印文應(yīng)清晰、端正、完整，不得模糊不清或蓋壓在文字、數(shù)字上（特定格式文件除外）。*嚴禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同或未填寫完整的文件上加蓋公章。*對內(nèi)容有修改的文件，修改處需經(jīng)原審批人簽字確認后方可用印。*同一文件若需多頁加蓋公章，應(yīng)在騎縫處加蓋騎縫章，確保文件的完整性和防篡改性。五、特殊情況的處理與風險防范在公章管理實踐中，難免會遇到一些特殊情況，需要有針對性的處理預(yù)案和風險防范措施。1.緊急用?。河鼍o急情況（如突發(fā)公共衛(wèi)生事件、危及患者生命安全等特殊醫(yī)療文書需立即用?。瑹o法履行常規(guī)審批程序時，可啟動緊急用印預(yù)案。由申請部門負責人直接向分管院領(lǐng)導(dǎo)或院長報告，獲得口頭批準后，由院辦負責人陪同用印，并在事后24小時內(nèi)補辦完整的審批和登記手續(xù)。2.外出用?。涸瓌t上公章不得帶出單位。確因工作需要（如異地簽約、現(xiàn)場鑒證等）必須帶出時，需由用印部門提出書面申請，詳細說明外出用印的事由、地點、時間、隨行人員及安全保障措施，經(jīng)院長批準后，由兩名以上正式工作人員共同攜帶和使用，并對用印過程全程負責。3.電子印章的管理：隨著信息化建設(shè)的推進，電子印章的應(yīng)用逐漸普及。醫(yī)院在啟用電子印章前，應(yīng)建立嚴格的電子印章管理制度，明確電子印章的生成、授權(quán)、使用、存儲和銷毀流程，確保電子印章的安全性、唯一性和法律效力，防范電子文檔被篡改、偽造的風險。六、監(jiān)督檢查與責任追究建立健全監(jiān)督檢查機制和責任追究制度，是確保公章管理各項規(guī)定落到實處的有力保障。1.日常監(jiān)督與定期檢查：院辦應(yīng)定期對各部門公章保管和使用情況進行檢查，重點檢查保管是否安全、登記是否規(guī)范、審批是否合規(guī)。醫(yī)院紀檢監(jiān)察部門應(yīng)將公章管理納入日常監(jiān)督范圍，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改。2.責任追究：對于違反公章管理規(guī)定，造成不良后果或經(jīng)濟損失的，醫(yī)院將根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人進行批評教育、通報批評、行政處分直至追究法律責任。具體包括：*未經(jīng)批準擅自刻制、啟用、銷毀公章的；*擅自將公章交予他人保管或使用的；*在空白文件上加蓋公章或違規(guī)用印的；*因保管不善導(dǎo)致公章遺失、被盜的；*偽造、變造、買賣公章的。結(jié)語醫(yī)院公章管理是一項基礎(chǔ)性、嚴肅性的工作，它不僅關(guān)系到醫(yī)院的日常