辦公室行政管理崗位職責(zé)說明書一、崗位基本信息崗位名稱：辦公室行政主管/專員所屬部門：辦公室/行政部直接上級：辦公室主任/行政經(jīng)理崗位目標：確保辦公室日常運作的高效、有序與順暢，為公司各項業(yè)務(wù)的開展提供堅實的行政支持與后勤保障，營造積極、舒適的工作環(huán)境。二、主要工作職責(zé)與內(nèi)容（一）辦公環(huán)境與后勤保障1.辦公場所管理：負責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境維護、清潔衛(wèi)生監(jiān)督與管理，確保辦公環(huán)境整潔、有序、安全。協(xié)調(diào)處理辦公設(shè)施（如空調(diào)、水電、網(wǎng)絡(luò)、通訊設(shè)備等）的日常巡檢、故障報修與維護工作，保障其正常運行。2.后勤服務(wù)統(tǒng)籌：統(tǒng)籌公司的后勤服務(wù)工作，包括但不限于員工餐飲、物業(yè)對接、安保協(xié)調(diào)、綠化養(yǎng)護等，關(guān)注員工工作舒適度與便利性，及時響應(yīng)并解決相關(guān)問題。3.差旅安排：根據(jù)公司規(guī)定及員工需求，協(xié)助或安排員工因公出差的交通、住宿預(yù)訂等事宜，確保差旅活動的順利進行，并按規(guī)定辦理差旅費用的報銷初審。（二）行政事務(wù)處理與協(xié)調(diào)1.前臺接待與總機服務(wù)：（如適用，或監(jiān)督前臺工作）負責(zé)公司前臺的日常管理，包括訪客接待、登記、引導(dǎo)，電話接聽、轉(zhuǎn)接與留言記錄，收發(fā)公司信函、報刊、快遞，并進行分發(fā)與傳遞。2.辦公用品管理：根據(jù)各部門需求及預(yù)算，統(tǒng)籌辦公用品、辦公設(shè)備及其他行政物資的采購、驗收、登記、分發(fā)與庫存管理，確保供應(yīng)及時、成本合理，并定期進行盤點，避免浪費與積壓。3.會務(wù)管理：負責(zé)公司各類會議（包括內(nèi)部會議、外部接待會議、視頻會議等）的籌備、組織與保障工作，包括會議室預(yù)訂、議程安排、資料準備、設(shè)備調(diào)試、茶歇安排、會議記錄整理及會后事項跟進等。4.行政費用控制：協(xié)助進行行政預(yù)算的編制與執(zhí)行，嚴格控制各項行政開支，確保費用使用合規(guī)、高效，并定期整理行政費用報表。（三）固定資產(chǎn)與采購管理1.固定資產(chǎn)管理：負責(zé)公司固定資產(chǎn)（如辦公家具、辦公設(shè)備等）的登記、建檔、盤點、維護、轉(zhuǎn)移、報廢等全生命周期管理，確保資產(chǎn)安全、完整，賬實相符。2.采購協(xié)調(diào)：根據(jù)審批權(quán)限，協(xié)助或組織進行行政類物品、服務(wù)的采購工作，包括供應(yīng)商的初步篩選、詢價、比價、合同洽談與執(zhí)行跟進，確保采購過程公開、透明、經(jīng)濟。（四）文書檔案與信息管理1.公文處理：協(xié)助進行公司各類公文、函件、通知、報告的起草、校對、印發(fā)、傳閱、歸檔工作，確保公文流轉(zhuǎn)規(guī)范、及時。2.檔案管理：負責(zé)公司行政類檔案（如合同、文件、資料等）的收集、整理、分類、歸檔、保管與借閱工作，確保檔案的完整性、安全性與可追溯性，并按規(guī)定進行檔案銷毀。3.信息傳達：確保公司內(nèi)部信息（如通知、公告、規(guī)章制度等）的及時、準確傳達，維護內(nèi)部信息發(fā)布渠道的暢通。（五）企業(yè)文化與團隊支持1.企業(yè)文化建設(shè)支持：協(xié)助組織公司企業(yè)文化活動，如員工生日會、節(jié)日慶祝、團隊建設(shè)等，營造積極向上的企業(yè)文化氛圍。2.員工關(guān)懷：關(guān)注員工需求，協(xié)助處理員工在工作中遇到的行政后勤相關(guān)問題，提升員工滿意度。3.規(guī)章制度執(zhí)行：協(xié)助宣傳、解釋并監(jiān)督執(zhí)行公司的行政管理制度、流程及相關(guān)規(guī)定，確保各項行政工作有章可循。三、任職資格要求（一）知識與技能1.學(xué)歷背景：大專及以上學(xué)歷，行政管理、文秘、工商管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。2.專業(yè)知識：熟悉行政管理工作的流程與規(guī)范，具備一定的公文寫作、檔案管理、會務(wù)組織、后勤保障等專業(yè)知識。3.辦公軟件：熟練掌握各類辦公自動化軟件（如Word、Excel、PowerPoint、Outlook等）的操作，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識。4.語言能力：具備良好的中文書面與口頭表達能力，能清晰、準確地傳達信息；熟練掌握一門外語者優(yōu)先。5.溝通協(xié)調(diào)：具備優(yōu)秀的溝通、協(xié)調(diào)與組織能力，能有效處理內(nèi)外部關(guān)系，推動各項行政事務(wù)的順利開展。6.問題解決：具備較強的觀察力與應(yīng)變能力，能及時發(fā)現(xiàn)并妥善處理日常行政工作中出現(xiàn)的問題。7.細致耐心：工作認真細致，責(zé)任心強，具備良好的服務(wù)意識與團隊合作精神，能承受一定的工作壓力。（二）工作經(jīng)驗1.具有一定年限的相關(guān)行政管理工作經(jīng)驗，熟悉辦公室運作流程。2.（對于主管崗位）具備一定的團隊管理或帶領(lǐng)經(jīng)驗者優(yōu)先。（三）個人素質(zhì)1.品行端正，誠實守信，原則性強，有良好的職業(yè)操守。2.積極主動，嚴謹務(wù)實，有條理，注重效率與質(zhì)量。3.具備較強的保密意識，能嚴格保守公司機密。四、工作關(guān)系1.內(nèi)部關(guān)系：與公司各部門保持密切聯(lián)系，提供行政支持與服務(wù)；向直接上級匯報工作。2.外部關(guān)系：與物業(yè)、供應(yīng)商、政府相關(guān)部門及其他外部機構(gòu)進行必要的溝通與協(xié)調(diào)。五、附則本崗位職責(zé)說明書將根據(jù)公司發(fā)展和實際工作需要進行調(diào)整與完善。員工