企業(yè)內(nèi)部文件管理與存檔制度規(guī)范模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管及利用流程，保證文件資料的完整性、安全性、可追溯性，提高管理效率，防范信息泄露風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)，下同）在經(jīng)營管理過程中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料的管理，涵蓋行政、人事、財務(wù)、業(yè)務(wù)、研發(fā)等全類型文件。（三）基本原則統(tǒng)一管理：企業(yè)檔案管理部門（如行政部/綜合管理部）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌文件管理工作，各部門指定專人配合執(zhí)行。規(guī)范歸檔：文件需按分類標(biāo)準(zhǔn)整理、編碼后及時歸檔，保證“誰產(chǎn)生、誰整理、誰歸檔”。安全保密：涉密文件按企業(yè)保密制度單獨管理，非涉密文件嚴(yán)格控制借閱權(quán)限。高效利用：在保證安全的前提下，簡化借閱流程，支持業(yè)務(wù)部門對檔案的合理查詢與使用。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門行政部/綜合管理部為企業(yè)文件管理的歸口部門，設(shè)專職檔案管理員（姓名），職責(zé)包括：制定和完善文件管理制度及分類標(biāo)準(zhǔn)；指導(dǎo)各部門文件整理、歸檔工作；負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、保管、鑒定、銷毀及利用；組織檔案管理培訓(xùn)與監(jiān)督檢查。檔案管理員具體職責(zé)：接收各部門移交的檔案，核對文件完整性、規(guī)范性；建立檔案總目錄及電子臺賬，動態(tài)更新檔案狀態(tài)；定期檢查檔案保管環(huán)境（溫濕度、防火、防潮等），保證檔案安全；辦理檔案借閱、歸還、復(fù)印手續(xù)，跟蹤借閱記錄；按規(guī)定程序組織檔案鑒定與銷毀工作。（二）各部門職責(zé)部門負(fù)責(zé)人：對本部門文件管理的真實性、完整性負(fù)總責(zé)，指定兼職檔案管理員（姓名），并監(jiān)督本制度執(zhí)行。兼職檔案管理員：負(fù)責(zé)本部門文件收集、分類、初步整理及編碼；按規(guī)定時限向檔案管理部門移交歸檔文件；跟蹤本部門借閱檔案的歸還情況，協(xié)助檔案管理員做好利用工作。全體員工：在職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生、處理文件時，需按本制度要求規(guī)范操作，保證文件及時歸檔。三、文件分類與編碼規(guī)則（一）文件分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)及來源，分為以下一級類別，二級類別可根據(jù)部門需求細(xì)化（示例）：一級類別二級類別（示例）行政管理制度文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、證照資質(zhì)、公文等人力資源管理招聘錄用、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利等財務(wù)管理會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)資料、審計報告等業(yè)務(wù)管理客戶資料、項目文件、銷售合同、招投標(biāo)文件、市場調(diào)研等研發(fā)管理立項報告、技術(shù)方案、研發(fā)記錄、專利文件、成果報告等聲像資料照片、錄音、錄像、光盤等（二）文件編碼規(guī)則檔案采用“一級類別代碼-二級類別代碼-年份-部門代碼-流水號”格式編碼，規(guī)則一級類別代碼：行政（XZ）、人力（RL）、財務(wù)（CW）、業(yè)務(wù)（YW）、研發(fā)（YF）、聲像（SX）；二級類別代碼：用2位數(shù)字表示（如制度文件01、會議紀(jì)要02）；年份：文件形成年份（如2024）；部門代碼：用部門名稱首字母大寫（如行政部XZB、人力部RLB）；流水號：3位數(shù)字，按部門當(dāng)年歸檔順序編號（如001、002）。示例：XZ-01-2024-XZB-001，表示2024年行政部制度文件第1號歸檔檔案。四、文件歸檔全流程操作規(guī)范（一）文件產(chǎn)生與初步整理文件形成：各部門在處理業(yè)務(wù)時，需使用企業(yè)統(tǒng)一模板（如有），保證文件要素齊全（如標(biāo)題、日期、經(jīng)辦人、審批人等）。部門內(nèi)部審核：文件形成后，由部門負(fù)責(zé)人（姓名）審核簽字，保證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。（二）文件收集與分類收集范圍：包括但不限于紙質(zhì)文件原件、電子文件（需刻錄光盤或存儲至企業(yè)指定服務(wù)器）、聲像資料等。分類整理：兼職檔案管理員按本制度“文件分類標(biāo)準(zhǔn)”對文件進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效文件，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)。（三）文件編碼與裝訂編碼標(biāo)注：在文件首頁右上角標(biāo)注檔案編碼，同一案卷內(nèi)所有文件編碼一致。裝訂要求：紙質(zhì)文件：左側(cè)裝訂，超過50頁需加裝卷皮、卷內(nèi)目錄，頁碼連續(xù)；電子文件：按檔案編碼建立文件夾，文件名與編碼一致，格式統(tǒng)一為PDF（掃描件）或DOCX（editable文件）；聲像資料：標(biāo)注拍攝時間、地點、內(nèi)容說明，刻錄光盤并粘貼標(biāo)簽。（四）移交檔案管理部門移交時限：年度歸檔：次年3月31日前完成上一年度文件歸檔；專項歸檔：重大項目、重要合同等文件在完成后1個月內(nèi)歸檔。移交流程：填寫《文件歸檔移交清單》（見附件1），一式兩份，注明文件名稱、編碼、數(shù)量、移交人、移交日期；雙方核對無誤后，簽字確認(rèn)，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存。（五）歸檔登記與上架登記入庫：檔案管理員接收文件后，1個工作日內(nèi)錄入檔案管理系統(tǒng)，更新電子臺賬，內(nèi)容包括：檔案編碼、名稱、類別、形成日期、密級、存放位置、移交部門等。上架保管：按檔案編碼順序排列，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器及異地存儲設(shè)備，聲像檔案存放于防磁柜。五、檔案保管與利用管理（一）保管要求環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)：檔案庫房溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備溫濕度計、滅火器、防蟲防鼠設(shè)備，定期通風(fēng)（每季度1次）。保管期限：根據(jù)文件價值分為永久、長期（10年以上）、短期（10年及以下）三類，具體參照《檔案保管期限表》（附件2）執(zhí)行。定期檢查：檔案管理員每半年對檔案進(jìn)行清點，檢查有無缺失、損壞，發(fā)覺問題及時處理并記錄。（二）借閱與利用借閱權(quán)限：非涉密檔案：員工因工作需要借閱，需填寫《檔案借閱申請表》（附件3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（姓名）簽字后，檔案管理員辦理借閱；涉密檔案：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（姓名）審批，借閱時由檔案管理員全程陪同。借閱規(guī)則：借閱期限：非涉密檔案不超過7個工作日，涉密檔案不超過3個工作日，到期需續(xù)借的需提前1天申請；借閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得擅自復(fù)制（涉密檔案禁止復(fù)制）；借閱檔案需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、損壞或丟失，如有遺失需按企業(yè)規(guī)定賠償。歸還流程：借閱人歸還檔案時，檔案管理員需核對文件完整性，確認(rèn)無誤后簽字注銷借閱記錄。（三）檔案鑒定與銷毀鑒定小組：由檔案管理部門、法務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，每3年對到期檔案進(jìn)行鑒定。銷毀流程：對無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》（附件4），經(jīng)總經(jīng)理（姓名）批準(zhǔn)后，方可銷毀；銷毀時需由2人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)并記錄銷毀情況。六、責(zé)任追究機(jī)制未按規(guī)定歸檔：部門未按時移交檔案，每次扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效5%；因文件缺失導(dǎo)致企業(yè)損失的，追究部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人責(zé)任。檔案損壞或丟失：借閱人因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，按檔案價值全額賠償；情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報批評或降薪處理。違規(guī)泄露信息：擅自復(fù)制、外傳涉密檔案的，立即解除勞動合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究法律責(zé)任。七、附則本制度由行政部/綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。各部門可根據(jù)本制度制定實施細(xì)則，報檔案管理部門備案。本制度如與國家法律法規(guī)沖突，以國家規(guī)定為準(zhǔn)。附件清單《文件歸檔移交清單》《檔案保管期限表》《檔案借閱申請表》《檔案銷毀審批表》附件1：文件歸檔移交清單序號檔案編碼文件名稱形成日期頁數(shù)（份）密級移交人接收人移交日期備注1XZ-01-2024-XZB-0012024年行政管理制度匯編2024-01-15120普通2024-03-10-2RL-03-2024-RLB-0052024年第一季度員工培訓(xùn)記錄2024-03-3150普通2024-04-05-…………移交部門（蓋章）：________________接收部門（蓋章）：________________部門負(fù)責(zé)人簽字：________________檔案管理員簽字：________________附件2：檔案保管期限表（節(jié)選）一級類別二級類別保管期限備注行政管理制度文件永久含企業(yè)章程、重要管理制度行政管理會議紀(jì)要長期（30年）董事會、總經(jīng)理辦公會等重要會議人力資源管理勞動合同長期（員工離職后10年）-財務(wù)管理財務(wù)報表永久年度、季度財務(wù)報告業(yè)務(wù)管理客戶資料長期（合作結(jié)束后5年）核心客戶資料需永久保存研發(fā)管理專利文件永久含專利證書、申請材料附件3：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期銷售部2024-05-202024-05-27檔案編碼文件名稱借閱事由密級XW-04-2024-YWB-0022024年Q2銷售合同明細(xì)項目核對普通借閱人簽字：檔案管理員簽字：部門負(fù)責(zé)