企業(yè)信息管理標準化制度文件匯編一、總則（一）目的與依據為規(guī)范企業(yè)內部信息管理流程，保證信息的真實性、準確性、完整性和安全性，提升信息資源利用效率，支撐企業(yè)戰(zhàn)略決策與日常運營，根據《中華人民共和國數(shù)據安全法》《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》及公司《章程》等相關要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部、各分支機構及全體員工在信息采集、處理、存儲、使用、共享、歸檔等活動中的管理行為，涵蓋客戶信息、供應商信息、財務信息、人力資源信息、生產運營信息等各類企業(yè)核心數(shù)據。二、組織架構與職責分工（一）信息管理領導小組組成：由總經理擔任組長，分管行政、財務、業(yè)務、技術的副總經理及各部門負責人為成員。職責：審定企業(yè)信息管理戰(zhàn)略、制度及年度工作計劃；統(tǒng)籌協(xié)調跨部門信息管理重大事項；審批信息分類分級標準、權限管理規(guī)則及安全應急預案。（二）信息管理部門（綜合管理部*）職責：牽頭制定、修訂信息管理制度及相關操作流程；負責企業(yè)信息系統(tǒng)的日常運維與安全管理；組織開展信息管理培訓及監(jiān)督檢查；管理信息存儲介質（服務器、云存儲等）及數(shù)據備份工作。（三）業(yè)務部門職責：負責本部門業(yè)務信息的采集、初步審核與動態(tài)更新；嚴格按照權限規(guī)范使用信息，保證信息用途合規(guī)；配合信息管理部門開展信息安全檢查與問題整改。（四）信息安全崗職責：制定信息安全技術防護方案（如加密、訪問控制等）；監(jiān)控信息系統(tǒng)運行，定期開展安全漏洞掃描與風險評估；處理信息安全，追溯并上報違規(guī)行為。三、信息分類與編碼標準（一）信息分類按業(yè)務屬性及密級將企業(yè)信息分為四類：類別定義示例公開信息可對外披露，無保密要求的信息企業(yè)簡介、產品目錄、聯(lián)系方式內部信息企業(yè)內部使用，不對外公開的信息部門架構、員工基本信息、內部管理制度秘密信息涉及核心業(yè)務，泄露可能造成較大損失的信息客戶名單、采購價格、未公開財務數(shù)據機密信息涉及企業(yè)戰(zhàn)略及重大決策，泄露將造成嚴重損害的信息并購計劃、核心技術參數(shù)、高管薪酬方案（二）編碼規(guī)則采用“類別代碼+部門代碼+年份+流水號”的編碼方式，保證信息唯一可追溯：類別代碼：公開（GK）、內部（NB）、秘密（BM）、機密（MJ）；部門代碼：行政（XZ）、財務（CW）、銷售（XS）、生產（SC）等（各部門首字母）；年份：編碼年份（如2024）；流水號：3位阿拉伯數(shù)字（001-999）。示例：XS-BM-2024-001表示“2024年銷售部秘密信息第1號”。四、信息全生命周期管理流程（一）信息采集與錄入需求確認：業(yè)務部門根據工作需要，明確信息采集范圍、字段要求及時限，填寫《信息采集需求表》（見附件1）報信息管理部門備案。數(shù)據收集：通過合法渠道采集信息（如客戶調研、供應商資質審核、系統(tǒng)對接等），保證來源可靠。初步審核：業(yè)務部門負責人對信息真實性、完整性進行初審，重點核對關鍵字段（如統(tǒng)一社會信用代碼、身份證號等）的準確性。系統(tǒng)錄入：審核通過后，由指定信息錄入員在企業(yè)信息系統(tǒng)中錄入數(shù)據，相關附件（如合同、掃描件等）。校驗歸檔：系統(tǒng)自動校驗信息格式（如手機號位數(shù)、郵箱格式），校驗通過后進入信息庫；同時將紙質資料分類歸檔至檔案室。（二）信息審核與變更變更申請：信息發(fā)生變更時，由業(yè)務部門填寫《信息變更申請表》（見附件2），注明變更內容及原因，經部門負責人簽字后提交信息管理部門。復核審批：信息管理部門對變更依據（如客戶提供的更新函、文件等）進行復核，涉及秘密/機密信息的，需報信息管理領導小組審批。更新與通知：審批通過后，信息管理部門在1個工作日內完成系統(tǒng)數(shù)據更新，并通過企業(yè)內部系統(tǒng)通知相關部門。記錄留存：變更申請表、審批記錄及依據材料需留存歸檔，保存期限不少于3年。（三）信息存儲與備份存儲方式：公開信息存儲于企業(yè)官網或公共服務器；內部及以上密級信息存儲于加密服務器，訪問需通過VPN及雙因素認證。備份策略：每日17:00自動全量備份數(shù)據至異地災備中心；每周進行一次增量備份，保留最近4周的備份數(shù)據；機密信息需加密存儲，備份介質由信息安全崗專人管理。介質管理：存儲介質（U盤、移動硬盤等）需貼密級標簽，使用后及時歸還，禁止私自復制或帶離辦公區(qū)域。（四）信息使用與共享權限申請：員工需使用信息時，填寫《信息使用審批表》（見附件3），說明用途、范圍及期限，經部門負責人及信息管理部門審批后開通權限。使用規(guī)范：嚴禁超出審批范圍使用信息，禁止將內部及以上密級信息通過私人郵箱、社交軟件傳輸；涉密信息使用需在專用終端操作，操作過程需留痕記錄。共享管理：跨部門信息共享需簽訂《信息共享協(xié)議》，明確共享內容、責任方及保密義務；對外提供信息（如司法、監(jiān)管機構）需經總經理*審批。（五）信息歸檔與銷毀歸檔范圍：超過保存期限的inactive信息（如已終止合作的客戶信息、已完結的合同檔案等）。歸檔流程：業(yè)務部門提出歸檔申請，信息管理部門審核后，將數(shù)據從活躍庫遷移至歸檔庫，標注“已歸檔”狀態(tài)。銷毀管理：歸檔信息保存期滿需銷毀的，由信息管理部門編制《信息銷毀清單》，經法務部門*及分管領導審批后，采用物理粉碎（紙質）或數(shù)據擦除（電子）方式銷毀；銷毀過程需全程錄像，由信息安全崗及審計部門*共同監(jiān)督，銷毀記錄保存5年。五、標準化模板工具附件1：信息采集需求表申請部門申請日期需求編號信息類別□公開□內部□秘密□機密優(yōu)先級采集范圍（需明確具體信息類型，如“客戶聯(lián)系人信息”“供應商資質文件”）字段要求（列出必填字段，如“企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、電話、郵箱”）采集時限年月日前完成用途說明部門負責人簽字信息管理部門審批附件2：信息變更申請表信息名稱原信息編碼變更日期變更前內容（需詳細列變更前字段值，如“原聯(lián)系人：，電話：138”）變更后內容（詳細列變更后字段值，如“新聯(lián)系人：，電話：1395678”）變更原因□客戶信息更新□政策調整□數(shù)據錄入錯誤□其他（請注明）附件依據（如客戶提供的《聯(lián)系人變更函》、文件復印件等）業(yè)務部門初審負責人簽字：日期：信息管理部門復核領導小組審批（秘密/機密信息）簽字：日期：附件3：信息使用審批表使用部門使用人申請日期信息類別□公開□內部□秘密□機密信息編碼使用范圍（如“僅限項目組使用”“可導出Excel表格”）使用期限年月日至年月日用途說明部門負責人審批簽字：日期：信息管理部門審批保密承諾本人承諾嚴格按照審批范圍使用信息，不泄露、不濫用，如違規(guī)承擔相應責任。使用人簽字：日期：六、管理注意事項與風險提示（一）信息準確性管理業(yè)務部門需對采集信息的真實性負責，每季度開展一次信息自查，重點核查客戶、供應商等關鍵信息的有效性，發(fā)覺問題及時更新。信息管理部門每半年組織一次跨部門信息交叉校驗，保證各部門間共享信息一致，避免“數(shù)據孤島”及信息沖突。（二）信息安全防護員工離職或崗位調動時，信息管理部門需在1個工作日內關閉其信息系統(tǒng)權限，收回存儲介質，并刪除本地終端涉密數(shù)據。禁止在信息系統(tǒng)中使用弱密碼（如“56”“admin”），密碼需包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號，且每90天更換一次。（三）合規(guī)性要求采集客戶、員工個人信息時，需遵守《個人信息保護法》，明確告知信息用途，獲得授權后方可收集，嚴禁超范圍采集。對外提供信息時，需核實接收方資質，保證信息用途合法，避免因信息泄露引發(fā)法律糾紛。（四）應急響應機制發(fā)生信息泄露、系統(tǒng)故障等安全事件時，當事人需立即向信息安全崗及信息管理部門報告，不得隱瞞或遲報。信息管理部門應在1小時內啟動應急預案