會(huì)議紀(jì)要與規(guī)范執(zhí)行模板一、適用范圍：哪些會(huì)議需要規(guī)范紀(jì)要？公司/部門周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、季度規(guī)劃會(huì)；項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段性評(píng)審會(huì)、問題復(fù)盤會(huì)；跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、客戶需求溝通會(huì)、專項(xiàng)任務(wù)推進(jìn)會(huì)；決策會(huì)議（如預(yù)算審批、制度修訂等需留痕的重要會(huì)議）。二、操作流程：從會(huì)議開始到紀(jì)要落地的全步驟步驟1：會(huì)前準(zhǔn)備——明確會(huì)議核心，為紀(jì)要打基礎(chǔ)明確會(huì)議目的與議程：會(huì)議發(fā)起人需提前1-2天發(fā)布會(huì)議通知，包含會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需附）、參會(huì)人員、議程及會(huì)前準(zhǔn)備材料（如需）。指定記錄人：通常由會(huì)議組織者或指定人員擔(dān)任，提前熟悉議程，準(zhǔn)備會(huì)議記錄工具（如筆記本、錄音設(shè)備需提前告知參會(huì)人員）。梳理背景資料：記錄人需收集會(huì)議相關(guān)背景信息（如上次會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目進(jìn)展數(shù)據(jù)、待討論問題清單），保證記錄時(shí)能快速關(guān)聯(lián)上下文。步驟2：會(huì)中記錄——抓關(guān)鍵信息，區(qū)分“討論”與“決議”記錄核心要素：會(huì)議基本信息：名稱、日期、具體起止時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議注明平臺(tái)）；人員信息：主持人、記錄人、參會(huì)人員（含部門/職務(wù)）、缺席人員及原因（如需）；議題進(jìn)展：按議程順序，記錄每個(gè)議題的討論要點(diǎn)（重點(diǎn)記錄不同觀點(diǎn)的分歧點(diǎn)、共識(shí)點(diǎn)）；決策結(jié)論：對(duì)每個(gè)議題最終形成的明確決議（避免模棱兩可的表述，如“盡快推進(jìn)”需明確具體時(shí)間）；行動(dòng)項(xiàng)：區(qū)分“任務(wù)”“負(fù)責(zé)人”“完成時(shí)間”“交付成果”，例如“完成方案初稿，由*負(fù)責(zé)，2024年X月X日前提交，交付成果為Word版方案+PPT匯報(bào)材料”。記錄技巧：關(guān)鍵信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、負(fù)責(zé)人姓名）需反復(fù)核對(duì)，避免模糊表述；區(qū)分“討論過程”和“最終結(jié)論”，紀(jì)要以結(jié)論為主，過程可簡(jiǎn)略；對(duì)未達(dá)成共識(shí)的議題，需標(biāo)注“待下次會(huì)議討論”或“需補(bǔ)充信息后再次評(píng)估”。步驟3：會(huì)后整理——核對(duì)信息，形成規(guī)范紀(jì)要初稿撰寫：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，按“會(huì)議基本信息—議程及討論情況—決議事項(xiàng)—行動(dòng)項(xiàng)—其他說明”結(jié)構(gòu)整理，語言簡(jiǎn)潔客觀，避免主觀評(píng)價(jià)（如“的發(fā)言不切實(shí)際”需改為“提出觀點(diǎn)，認(rèn)為需優(yōu)先考慮因素”）。信息核對(duì)：初稿完成后，發(fā)送給主持人及關(guān)鍵參會(huì)人員核對(duì)，重點(diǎn)確認(rèn)：決策結(jié)論是否準(zhǔn)確；行動(dòng)項(xiàng)的負(fù)責(zé)人、時(shí)間、成果是否清晰；是否遺漏重要信息（如未記錄的臨時(shí)動(dòng)議、新增議題）。定稿發(fā)布：核對(duì)無誤后，按公司規(guī)定格式排版（標(biāo)題統(tǒng)一為“【會(huì)議紀(jì)要】+會(huì)議名稱+日期”），通過郵件、企業(yè)等正式渠道發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)方，抄送需存檔的部門（如行政部、項(xiàng)目管理部）。步驟4：執(zhí)行跟進(jìn)——跟蹤行動(dòng)項(xiàng)，保證閉環(huán)管理建立行動(dòng)項(xiàng)臺(tái)賬：在紀(jì)要中單獨(dú)列出“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”，明確每項(xiàng)任務(wù)的當(dāng)前狀態(tài)（待啟動(dòng)/進(jìn)行中/已完成）、實(shí)際完成時(shí)間、完成情況說明（如未完成需注明原因及調(diào)整計(jì)劃）。定期提醒與反饋：記錄人/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在行動(dòng)項(xiàng)截止日前2天提醒負(fù)責(zé)人，截止后3天內(nèi)收集完成情況，更新至臺(tái)賬。會(huì)議復(fù)盤：在下一次會(huì)議中優(yōu)先回顧上次會(huì)議行動(dòng)項(xiàng)的完成情況，對(duì)未完成的任務(wù)明確后續(xù)推進(jìn)計(jì)劃，形成“會(huì)議—紀(jì)要—執(zhí)行—反饋”的閉環(huán)。三、會(huì)議紀(jì)要模板（標(biāo)準(zhǔn)格式）【會(huì)議紀(jì)要】[會(huì)議全稱]-[YYYY年MM月DD日]一、會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：項(xiàng)目Q3規(guī)劃啟動(dòng)會(huì)會(huì)議時(shí)間YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM會(huì)議地點(diǎn)例：公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議）主持人*（職務(wù)：部門經(jīng)理）記錄人*（職務(wù)：部門專員）參會(huì)人員（部）、（部）、*（部）等共X人缺席人員*（部，事由：出差）二、會(huì)議議程及討論情況（按議程順序記錄，每個(gè)議題包含“討論要點(diǎn)”和“結(jié)論”，若有多項(xiàng)議程可分點(diǎn)列出）議題1：[議題名稱，如“Q3項(xiàng)目目標(biāo)拆解”]討論要點(diǎn)：*提出：Q3核心目標(biāo)為“用戶量提升30%”，建議通過渠道推廣；*補(bǔ)充：需考慮現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)人力，建議優(yōu)先聚焦區(qū)域市場(chǎng)；分歧：認(rèn)為推廣預(yù)算應(yīng)側(cè)重線上，認(rèn)為需增加線下活動(dòng)。結(jié)論：Q3項(xiàng)目目標(biāo)定為“用戶量提升25%”（兼顧可行性與挑戰(zhàn)性）；推廣渠道采用“線上70%（短視頻+社群）+線下30%（地推活動(dòng)）”組合方案。三、決議事項(xiàng)（匯總所有議題的最終結(jié)論，明確“做什么”“為什么做”，避免重復(fù)）確定Q3項(xiàng)目核心目標(biāo)為“用戶量提升25%”，由市場(chǎng)部牽頭制定詳細(xì)落地計(jì)劃，*負(fù)責(zé)，X月X日前提交；同意推廣渠道組合方案，預(yù)算上限萬元，財(cái)務(wù)部*需在X月X日前完成預(yù)算審批；成立專項(xiàng)小組推進(jìn)問題（如“用戶留存率低”），組長(zhǎng)，組員包括、*，X月X日前提交問題分析報(bào)告。四、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表（核心部分，需明確“任務(wù)-負(fù)責(zé)人-截止時(shí)間-交付成果-狀態(tài)”，保證可執(zhí)行、可追溯）序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付成果當(dāng)前狀態(tài)備注（如遇阻說明）1制定Q3用戶增長(zhǎng)詳細(xì)落地計(jì)劃*2024-07-15Word版計(jì)劃+PPT匯報(bào)材料進(jìn)行中需待財(cái)務(wù)部預(yù)算審批結(jié)果2完成問題分析報(bào)告*2024-07-20PDF版報(bào)告+改進(jìn)建議清單待啟動(dòng)需協(xié)調(diào)技術(shù)部提供數(shù)據(jù)支持3組織線下地推活動(dòng)方案評(píng)審會(huì)*2024-07-10會(huì)議紀(jì)要+最終版活動(dòng)方案已完成-五、其他說明本次會(huì)議附件：《Q3項(xiàng)目目標(biāo)拆解PPT》《推廣預(yù)算明細(xì)表》；下次會(huì)議時(shí)間：YYYY年MM月DD日14:00，議題：Q3項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行情況復(fù)盤。分發(fā)范圍：全體參會(huì)人員、總經(jīng)理辦公室、項(xiàng)目管理部存檔部門：行政部（電子檔存檔路徑：/會(huì)議紀(jì)要/2024年/）四、關(guān)鍵提示：讓紀(jì)要更有效的注意事項(xiàng)客觀準(zhǔn)確，避免主觀臆斷：紀(jì)要需忠實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，不添加記錄人個(gè)人觀點(diǎn)，對(duì)不確定的信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間）務(wù)必與參會(huì)人確認(rèn)后再落筆。決議與行動(dòng)項(xiàng)分離，責(zé)任到人：決議是“做什么”，行動(dòng)項(xiàng)是“誰來做、何時(shí)做、做什么”，兩者需清晰區(qū)分，避免“決議模糊、行動(dòng)項(xiàng)缺失”。時(shí)效性優(yōu)先，快速閉環(huán)：會(huì)議紀(jì)需在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出，行動(dòng)項(xiàng)需設(shè)置明確截止時(shí)間，并建立跟蹤機(jī)制，避免“議而不決、決而不行