企業(yè)行政管理事務(wù)執(zhí)行手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)行政管理事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化流程，明確各環(huán)節(jié)操作要求，提升行政工作效率，保障企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)有序進(jìn)行。手冊(cè)適用于企業(yè)各部門(mén)及全體員工，涵蓋會(huì)議管理、辦公物資管理、差旅管理、檔案管理、印章管理、辦公環(huán)境管理等核心行政事務(wù)，各部門(mén)可結(jié)合實(shí)際情況參照?qǐng)?zhí)行。一、會(huì)議管理事務(wù)事務(wù)應(yīng)用范圍適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議組織，包括但不限于例會(huì)（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)）、專(zhuān)題會(huì)議（如項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、制度評(píng)審會(huì)）、臨時(shí)會(huì)議（如突發(fā)事項(xiàng)協(xié)調(diào)會(huì)）等。操作步驟詳解1.會(huì)議籌備明確會(huì)議基本信息：根據(jù)會(huì)議目的，確定會(huì)議主題、時(shí)間（精確到上/下午具體時(shí)段）、地點(diǎn)（會(huì)議室名稱(chēng)及容納人數(shù)）、參會(huì)人員（主持人、主講人、記錄人及各部門(mén)參會(huì)代表）。制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題、每個(gè)議題的討論時(shí)長(zhǎng)、負(fù)責(zé)人及預(yù)期成果，提前1-2天與主持人確認(rèn)議程合理性。準(zhǔn)備會(huì)議材料：根據(jù)議程收集相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)、方案等材料，整理成冊(cè)（電子版需提前發(fā)送至參會(huì)人員郵箱，紙質(zhì)版按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備，標(biāo)注“會(huì)議材料”字樣）。確認(rèn)會(huì)議設(shè)備：提前1天檢查會(huì)議室投影儀、音響、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議設(shè)備（如需）是否正常運(yùn)行，保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，準(zhǔn)備備用電池、激光筆等輔助工具。2.會(huì)議通知發(fā)布通知：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部通訊工具（如OA系統(tǒng)、企業(yè)）發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程（簡(jiǎn)要）、會(huì)議材料領(lǐng)取方式（如有）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式。確認(rèn)參會(huì)：會(huì)議召開(kāi)前4小時(shí)，通知參會(huì)人員確認(rèn)是否參會(huì)，對(duì)無(wú)法參會(huì)人員及時(shí)知曉原因，并協(xié)調(diào)相關(guān)人員替補(bǔ)（如需）。3.會(huì)議召開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，工作人員到場(chǎng)布置會(huì)議室（擺放桌簽、調(diào)試設(shè)備、分發(fā)材料），引導(dǎo)參會(huì)人員簽到（簽到表需包含姓名、部門(mén)、聯(lián)系方式）。會(huì)議主持：主持人按議程主持會(huì)議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)，保證討論不偏離主題；記錄人全程記錄會(huì)議要點(diǎn)（包括發(fā)言核心、討論結(jié)果、待辦事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限）。突發(fā)情況處理：若設(shè)備故障，立即啟用備用設(shè)備或更換會(huì)議室；若人員遲到，主持人可先進(jìn)入下一議題，待遲到人員到場(chǎng)后簡(jiǎn)要補(bǔ)充說(shuō)明。4.會(huì)后跟進(jìn)整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議記錄整理紀(jì)要，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息、各議題討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)（明確任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限），經(jīng)主持人審核無(wú)誤后發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。任務(wù)跟蹤：行政部門(mén)建立《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》，每周更新任務(wù)完成進(jìn)度，對(duì)逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒負(fù)責(zé)人，并向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。標(biāo)準(zhǔn)化表單表1-1會(huì)議籌備清單序號(hào)籌備項(xiàng)目完成情況（是/否）負(fù)責(zé)人完成時(shí)限1會(huì)議主題及議程確認(rèn)*主管會(huì)議前1天2參會(huì)人員名單確認(rèn)*助理會(huì)議前4小時(shí)3會(huì)議材料準(zhǔn)備*專(zhuān)員會(huì)議前1天4會(huì)議室設(shè)備調(diào)試*后勤會(huì)議前1天表1-2會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議主題：[例如：2024年第三季度銷(xiāo)售目標(biāo)推進(jìn)會(huì)]會(huì)議時(shí)間：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM會(huì)議地點(diǎn)：[例如：總部301會(huì)議室]參會(huì)人員：[列出主要參會(huì)人員姓名及部門(mén)，如：銷(xiāo)售部經(jīng)理、市場(chǎng)部主管等]主持人：[姓名]記錄人：[姓名]一、會(huì)議議題及討論要點(diǎn)議題一：[議題名稱(chēng)]討論要點(diǎn)：[簡(jiǎn)要記錄各方發(fā)言核心，如：銷(xiāo)售部提出當(dāng)前市場(chǎng)反饋問(wèn)題，市場(chǎng)部提出應(yīng)對(duì)建議等]議題二：[議題名稱(chēng)]討論要點(diǎn)：[同上]二、決議事項(xiàng)[決議內(nèi)容1，如：同意調(diào)整第三季度銷(xiāo)售策略，重點(diǎn)開(kāi)拓華東市場(chǎng)][決議內(nèi)容2，如：增加市場(chǎng)推廣預(yù)算20萬(wàn)元，由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)執(zhí)行]三、待辦任務(wù)任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人完成時(shí)限備注制定華東市場(chǎng)開(kāi)拓方案*經(jīng)理YYYY-MM-DD附詳細(xì)預(yù)算表完成推廣預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)*專(zhuān)員YYYY-MM-DD提交財(cái)務(wù)部執(zhí)行要點(diǎn)提示會(huì)議議程需簡(jiǎn)潔聚焦，避免臨時(shí)增減議題，保證會(huì)議效率；會(huì)議材料需提前分發(fā)，方便參會(huì)人員提前準(zhǔn)備，提高討論質(zhì)量；會(huì)議紀(jì)要需明確“任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)限”，避免責(zé)任不清；會(huì)議室使用需提前1天在OA系統(tǒng)預(yù)訂，避免與其他部門(mén)沖突。二、辦公物資管理事務(wù)事務(wù)應(yīng)用范圍適用于企業(yè)日常辦公所需物資的申領(lǐng)、采購(gòu)、入庫(kù)、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)及報(bào)廢管理，包括辦公用品（如筆、本、文件夾）、辦公設(shè)備耗材（如打印機(jī)墨盒、硒鼓）、勞保用品（如口罩、消毒液）等。操作步驟詳解1.需求提報(bào)部門(mén)申領(lǐng)：各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求，填寫(xiě)《辦公物資申領(lǐng)表》（注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、申領(lǐng)數(shù)量、用途、申領(lǐng)人），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部門(mén)。月度計(jì)劃：每月25日前，各部門(mén)匯總下月物資需求，提交《月度物資需求計(jì)劃》，行政部門(mén)匯總后統(tǒng)籌采購(gòu)。2.審核與采購(gòu)需求審核：行政部門(mén)根據(jù)《辦公物資管理規(guī)范》（如常用物資庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算限額）審核申領(lǐng)需求，對(duì)超量申領(lǐng)或非必要需求退回并說(shuō)明原因。采購(gòu)執(zhí)行：零星采購(gòu)（金額≤1000元）：行政部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的申領(lǐng)表，從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，保證價(jià)格合理、質(zhì)量合格；批量采購(gòu)（金額＞1000元）：需編制《采購(gòu)需求單》，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采用比價(jià)、招標(biāo)等方式采購(gòu)，簽訂采購(gòu)合同。3.入庫(kù)與登記物資入庫(kù)：采購(gòu)物資到貨后，行政部門(mén)與采購(gòu)員共同核對(duì)物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量（檢查是否破損、過(guò)期），確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。臺(tái)賬登記：及時(shí)更新《辦公物資臺(tái)賬》，記錄物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、入庫(kù)日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商、領(lǐng)用記錄等信息，保證賬實(shí)相符。4.發(fā)放與領(lǐng)用領(lǐng)用流程：申領(lǐng)人憑簽字齊全的《辦公物資申領(lǐng)表》到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資，倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)申領(lǐng)信息后發(fā)放，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。特殊物資管理：打印機(jī)墨盒、硒鼓等易耗品實(shí)行“以舊換新”制度，領(lǐng)用時(shí)需歸還舊耗材；勞保用品按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，超標(biāo)準(zhǔn)申領(lǐng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢定期盤(pán)點(diǎn)：每月末行政部門(mén)組織對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，編制《物資盤(pán)點(diǎn)表》，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況分析原因，形成《盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后處理。報(bào)廢處理：對(duì)損壞、過(guò)期無(wú)法使用的物資，由行政部門(mén)填寫(xiě)《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢原因、數(shù)量、價(jià)值，經(jīng)技術(shù)部門(mén)鑒定（如需）、領(lǐng)導(dǎo)審批后，按企業(yè)資產(chǎn)處置流程處理（如回收、銷(xiāo)毀），并更新臺(tái)賬。標(biāo)準(zhǔn)化表單表2-1辦公物資申領(lǐng)表申領(lǐng)部門(mén)申領(lǐng)日期物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量用途部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字銷(xiāo)售部2024-05-20A4紙80g包10日常打印*經(jīng)理行政部2024-05-20簽字筆0.5mm支5辦公使用*主管表2-2辦公物資臺(tái)賬（示例）序號(hào)物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)入庫(kù)日期數(shù)量單價(jià)（元）供應(yīng)商領(lǐng)用日期領(lǐng)用人庫(kù)存數(shù)量1A4紙80g2024-05-0110025*文具公司2024-05-20*助理902墨盒HP9012024-05-10580*耗材商2024-05-15*專(zhuān)員4執(zhí)行要點(diǎn)提示物資申領(lǐng)需按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，避免過(guò)度囤積；采購(gòu)需選擇合格供應(yīng)商，保留采購(gòu)憑證（如合同、發(fā)票），保證合規(guī)性；臺(tái)賬需動(dòng)態(tài)更新，每月盤(pán)點(diǎn)至少1次，保證賬實(shí)一致；報(bào)廢物資需經(jīng)審批后處理，不得私自丟棄或處置。三、差旅管理事務(wù)事務(wù)應(yīng)用范圍適用于員工因公出差（含市內(nèi)、市外、境外）的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用的申請(qǐng)、審批、報(bào)銷(xiāo)及管理，旨在規(guī)范差旅行為，控制差旅成本。操作步驟詳解1.出差申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)申請(qǐng)單：?jiǎn)T工出差前需填寫(xiě)《出差申請(qǐng)審批表》，注明出差事由、目的地、出發(fā)/返回日期、行程安排（含交通方式）、預(yù)計(jì)費(fèi)用（交通、住宿、補(bǔ)貼等）、出差人員，附相關(guān)會(huì)議通知、客戶(hù)邀請(qǐng)函等證明材料。審批流程：市內(nèi)出差：部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；市外出差：部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)審批；境外出差：部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批。2.行程與預(yù)訂行程規(guī)劃：?jiǎn)T工根據(jù)審批通過(guò)的行程安排，優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的交通方式（如高鐵二等座、飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙），住宿選擇企業(yè)協(xié)議酒店（如無(wú)協(xié)議酒店，需選擇性?xún)r(jià)比適中、合規(guī)的酒店）。預(yù)訂確認(rèn)：通過(guò)企業(yè)指定平臺(tái)或供應(yīng)商預(yù)訂交通票、酒店，保存預(yù)訂憑證（如訂單截圖、確認(rèn)單），出發(fā)前1天再次確認(rèn)行程信息。3.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)票據(jù)收集：出差期間，員工需妥善保存交通票據(jù)（發(fā)票、行程單）、住宿發(fā)票（需注明住宿日期、天數(shù)、金額）、餐飲發(fā)票（需注明日期、金額）等合規(guī)票據(jù)，票據(jù)抬頭需為企業(yè)全稱(chēng)。填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單：返回企業(yè)3個(gè)工作日內(nèi)，員工填寫(xiě)《差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，注明出差時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用明細(xì)（分類(lèi)填寫(xiě)）、票據(jù)張數(shù)、總金額，附所有票據(jù)及《出差申請(qǐng)審批表》復(fù)印件。審核報(bào)銷(xiāo)：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷(xiāo)單與票據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性，行政部門(mén)審核出差行程與審批一致性，財(cái)務(wù)部門(mén)審核票據(jù)及金額是否符合《差旅費(fèi)管理辦法》，無(wú)誤后按流程支付報(bào)銷(xiāo)款。4.特殊情況處理行程變更：出差期間如需變更行程（如延長(zhǎng)出差時(shí)間、更改目的地），需及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部門(mén)報(bào)備，填寫(xiě)《行程變更申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后執(zhí)行。超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用：因特殊原因（如緊急出差、無(wú)協(xié)議酒店）產(chǎn)生的超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用，需在報(bào)銷(xiāo)時(shí)書(shū)面說(shuō)明原因，附相關(guān)證明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)銷(xiāo)。標(biāo)準(zhǔn)化表單表3-1出差申請(qǐng)審批表出差人部門(mén)出差事由*專(zhuān)員市場(chǎng)部參加行業(yè)展會(huì)出發(fā)日期返回日期天數(shù)YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD3天目的地行程安排（含交通方式）預(yù)計(jì)費(fèi)用（元）上海高鐵（北京-上海）→展會(huì)→高鐵（上海-北京）交通800，住宿600，補(bǔ)貼300部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)（境外）同意同意/表3-2差旅費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單報(bào)銷(xiāo)人部門(mén)出差時(shí)間*專(zhuān)員市場(chǎng)部2024-05-10-05-12費(fèi)用明細(xì)金額（元）票據(jù)張數(shù)交通費(fèi)8002住宿費(fèi)6001餐飲補(bǔ)貼300/總計(jì)17003執(zhí)行要點(diǎn)提示出差申請(qǐng)需提前3天提交（境外出差需提前7天），保證審批流程順暢；交通、住宿需符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，超標(biāo)準(zhǔn)費(fèi)用需事前審批；報(bào)銷(xiāo)需在返回后3個(gè)工作日內(nèi)提交，逾期需說(shuō)明原因；票據(jù)需真實(shí)、合規(guī)，不得涂改、偽造，遺失票據(jù)需提供情況說(shuō)明并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。四、檔案管理事務(wù)事務(wù)應(yīng)用范圍適用于企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、資料、圖紙、影像等各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱及銷(xiāo)毀管理，保證檔案的完整性和安全性。操作步驟詳解1.檔案分類(lèi)與編號(hào)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案內(nèi)容分為行政類(lèi)（如會(huì)議紀(jì)要、制度文件）、人事類(lèi)（如員工合同、檔案）、財(cái)務(wù)類(lèi)（如憑證、報(bào)表）、業(yè)務(wù)類(lèi)（如合同、項(xiàng)目資料）、基建類(lèi)（如工程圖紙）等，每類(lèi)再按年度、部門(mén)細(xì)分。編號(hào)規(guī)則：采用“類(lèi)別-年度-部門(mén)-流水號(hào)”格式，如“XZ-2024-行政-001”（行政類(lèi)2024年行政部門(mén)第1號(hào)檔案），編號(hào)唯一，便于檢索。2.檔案整理與歸檔收集整理：各部門(mén)在文件形成后1個(gè)月內(nèi)，將需歸檔的文件整理成冊(cè)（去除金屬夾、裝訂整齊），標(biāo)注檔案編號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)，填寫(xiě)《檔案歸檔清單》。移交歸檔：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，于每季度末將檔案移交至檔案室，檔案管理員核對(duì)檔案內(nèi)容與清單是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字確認(rèn)，檔案管理員更新《檔案總目錄》。3.檔案保管存放要求：檔案室需具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防高溫、防光等條件，檔案柜上標(biāo)注檔案類(lèi)別及編號(hào)，定期檢查存放環(huán)境（溫度18-22℃，濕度45-60%）。保密管理：涉密檔案（如合同核心條款、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨(dú)存放，由專(zhuān)人保管，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；非涉密檔案可由各部門(mén)按權(quán)限查閱。4.檔案查閱與借閱查閱流程：內(nèi)部員工查閱檔案需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案編號(hào)、內(nèi)容、用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，在檔案室查閱，查閱時(shí)不得涂改、勾畫(huà)、抽取檔案。借閱流程：因工作需要借閱檔案（非涉密），需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理員審批，借閱期限不超過(guò)7天，到期需歸還，如需續(xù)借需提前3天申請(qǐng)。5.檔案銷(xiāo)毀鑒定與審批：對(duì)超過(guò)保管期限的檔案（如行政類(lèi)檔案保管期限10年，財(cái)務(wù)類(lèi)憑證保管期限15年），檔案室會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值后，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀執(zhí)行：銷(xiāo)毀時(shí)需由2人以上監(jiān)銷(xiāo)，保證檔案無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀后更新《檔案總目錄》，注明銷(xiāo)毀原因及日期。標(biāo)準(zhǔn)化表單表4-1檔案歸檔清單部門(mén)歸檔日期檔案編號(hào)檔案標(biāo)題年度頁(yè)數(shù)歸檔人審核人行政部2024-03-31XZ-2024-行政-0012024年第一季度會(huì)議紀(jì)要202450*助理*主管財(cái)務(wù)部2024-03-31CW-2024-財(cái)務(wù)-0012024年1月憑證2024200*會(huì)計(jì)*經(jīng)理表4-2檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門(mén)借閱日期歸還日期*專(zhuān)員市場(chǎng)部2024-05-202024-05-27檔案編號(hào)檔案標(biāo)題借閱用途YW-2023-業(yè)務(wù)-0052023年項(xiàng)目合同復(fù)制合同條款用于新項(xiàng)目談判部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)檔案管理員意見(jiàn)同意同意執(zhí)行要點(diǎn)提示檔案歸檔需及時(shí)，避免文件遺失，重要文件需留存原件；檔案編號(hào)需規(guī)范，保證唯一性，便于檢索和管理；涉密檔案需嚴(yán)格保密，查閱權(quán)限需嚴(yán)格控制；銷(xiāo)毀檔案需履行審批流程，不得私自銷(xiāo)毀。五、印章管理事務(wù)事務(wù)應(yīng)用范圍適用于企業(yè)公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等各類(lèi)印章的刻制、保管、使用、停用及銷(xiāo)毀管理，保證印章使用的合法性和規(guī)范性。操作步驟詳解1.印章刻制與備案刻制申請(qǐng)：因新增印章或印章?lián)p壞需重新刻制時(shí)，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，注明印章類(lèi)型、名稱(chēng)、規(guī)格、用途，經(jīng)總經(jīng)理審批后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻制單位刻制。備案登記：印章刻制完成后，行政部門(mén)留存印章印模，到公安機(jī)關(guān)備案，同時(shí)在《印章管理臺(tái)賬》中登記印章信息（名稱(chēng)、編號(hào)、刻制日期、保管人、保管地點(diǎn)）。2.印章保管專(zhuān)人保管：各類(lèi)印章由行政部門(mén)指定專(zhuān)人保管（如公章由主管保管，合同章由專(zhuān)員保管），保管人需具備責(zé)任心，印章存放于帶鎖的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人隨身攜帶。保管要求：印章不得隨意放置或交他人代管，非工作時(shí)間需將印章鎖入保險(xiǎn)柜；如保管人需臨時(shí)外出，需將印章交行政部門(mén)指定人員代管，并辦理交接手續(xù)。3.印章使用用印申請(qǐng)：使用印章需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用途、用印日期、申請(qǐng)人，附需蓋章的文件原件（如合同、函件），按審批權(quán)限報(bào)批：日常文件（如介紹信、證明）：部門(mén)負(fù)責(zé)人→行政部門(mén)負(fù)責(zé)人；合同、協(xié)議類(lèi)文件：部門(mén)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理；涉及重大事項(xiàng)的文件：總經(jīng)理→董事會(huì)（如需）。用印登記：審批通過(guò)后，保管人核對(duì)文件內(nèi)容與申請(qǐng)表是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后在指定位置蓋章，并在《印章使用登記表》中記錄用印日期、文件名稱(chēng)、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人、保管人簽字。用印規(guī)范：印章需清晰、端正地蓋在文件指定位置（如合同騎縫章、落款處），不得蓋在空白紙張或涂改處；一份文件如需多次蓋章，需在《印章使用登記表》中注明。4.印章停用與銷(xiāo)毀停用申請(qǐng)：因機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱(chēng)變更等原因需停止使用印章時(shí)，由行政部門(mén)填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、印章名稱(chēng)，經(jīng)總經(jīng)理審批后，收回印章并登記在《印章停用臺(tái)賬》中。銷(xiāo)毀管理：對(duì)停用或損壞無(wú)法使用的印章，需填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部門(mén)會(huì)同監(jiān)銷(xiāo)人（2人以上）現(xiàn)場(chǎng)銷(xiāo)毀，保證印章無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀后更新《印章管理臺(tái)賬》。標(biāo)準(zhǔn)化表單表5-1印章使用申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門(mén)申請(qǐng)日期*助理行政部2024-05-20印章名稱(chēng)用印文件名稱(chēng)份數(shù)企業(yè)公章關(guān)于召開(kāi)2024年半年總結(jié)會(huì)的通知50審批人審批意見(jiàn)*經(jīng)理同意，按流程用印表5-2印章使用登記表用印日期印章名稱(chēng)文件名稱(chēng)份數(shù)申請(qǐng)人審批人保管人備注2024-05-20企業(yè)公章半年總結(jié)會(huì)通知50*助理*經(jīng)理*主管已分發(fā)各部門(mén)執(zhí)行要點(diǎn)提示印章使用需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁在空白紙張或未審批文件上蓋章；保管人需妥善保管印章，丟失需立即報(bào)告并報(bào)警；用印文件需與申請(qǐng)內(nèi)容一致，不得擅自更改文件內(nèi)容；停用、銷(xiāo)毀印章需履行審批流程，保證印章安全。六、辦公環(huán)境管理事務(wù)事務(wù)應(yīng)用范圍適用于企業(yè)辦公區(qū)域（含工位、會(huì)議室、公共區(qū)域、走廊、衛(wèi)生間等）的清潔、綠化、設(shè)施維護(hù)、安全管理，營(yíng)造整潔、有序、舒適的辦公環(huán)境。操作步驟詳解1.區(qū)域劃分與責(zé)任劃分責(zé)任區(qū)：行政部門(mén)根據(jù)部門(mén)分布及功能，將辦公區(qū)域劃分為各部門(mén)責(zé)任區(qū)（如銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)工位區(qū)域、行政部負(fù)責(zé)公共區(qū)域），明確各區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)（如地面無(wú)雜物、桌面整潔、設(shè)備無(wú)灰塵）。制定清潔計(jì)劃：每日清潔（如桌面擦拭、垃圾分類(lèi)清理）、每周大掃除（如門(mén)窗清潔、地面消毒）、每月深度清潔（如空調(diào)濾網(wǎng)清洗、燈具除塵），保潔人員按計(jì)劃執(zhí)行，各部門(mén)配合保持本區(qū)域整潔。2.辦公區(qū)域清潔日常清潔：?jiǎn)T工每日上班前整理個(gè)人工位（文件歸檔、物品擺放整齊），下班前清理桌面雜物，關(guān)閉電腦、空調(diào)等設(shè)備電源；保潔人員每日上班前對(duì)公共區(qū)域（走廊、衛(wèi)生間、茶水間）進(jìn)行清潔，保證地面干凈、垃圾桶及時(shí)清空。專(zhuān)項(xiàng)清潔：每周五下午為部門(mén)大掃除時(shí)間，各部門(mén)組織員工清潔本責(zé)任區(qū)（如擦拭門(mén)窗、整理文件柜、清潔設(shè)備）；行政部門(mén)每月組織一次深度清潔，重點(diǎn)清潔空調(diào)出風(fēng)口、燈具、窗簾等不易清潔的部位。3.綠化與設(shè)施維護(hù)綠化管理：行政部門(mén)在辦公區(qū)域擺放綠植（如綠蘿、多肉），安排專(zhuān)人定期澆水、施肥、修剪，枯萎植物及時(shí)更換；員工不得隨意挪動(dòng)或損壞綠植