銷售合同審核與簽訂規(guī)范模板一、規(guī)范適用范圍與核心目標(biāo)本規(guī)范適用于公司所有銷售業(yè)務(wù)中合同文本的起草、審核、簽訂及歸檔全流程，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)、明確權(quán)責(zé)劃分、保障公司及客戶合法權(quán)益，保證銷售業(yè)務(wù)合規(guī)高效開展。核心目標(biāo)包括：規(guī)范合同要素、統(tǒng)一審核標(biāo)準(zhǔn)、縮短簽訂周期、減少合同糾紛。二、合同審核與簽訂全流程操作指引（一）合同起草：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，要素完整操作步驟：明確需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶需求、談判結(jié)果及公司產(chǎn)品/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，梳理合同核心條款（如標(biāo)的物、價(jià)格、交付、付款等），保證與客戶口頭約定一致。選擇模板：從公司合同管理系統(tǒng)（或共享文件夾）調(diào)取對應(yīng)業(yè)務(wù)類型的《標(biāo)準(zhǔn)銷售合同模板》（見第三章模板框架），優(yōu)先使用已有模板，避免自行起草導(dǎo)致條款遺漏。填寫基礎(chǔ)信息：按模板要求填寫合同編號（規(guī)則：[年份]-[部門縮寫]-[序號]，如2024-XS-001）、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、甲乙雙方全稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）、地址、法定代表人/負(fù)責(zé)人信息、聯(lián)系方式等基礎(chǔ)內(nèi)容。擬定核心條款：標(biāo)的物：明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量（大寫+小寫）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)），避免使用“大概”“可能”等模糊表述；價(jià)格與費(fèi)用：單價(jià)、總價(jià)（大小寫一致）、是否含稅、稅率、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）等；交付與驗(yàn)收：交付時(shí)間（具體日期或期限）、地點(diǎn)（如“甲方倉庫”“乙方指定地址”）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“按本合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收”）及流程（如“收貨后3個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收，逾期視為合格”）；付款方式：明確預(yù)付款（比例≤30%）、進(jìn)度款（按交付階段支付）、尾款（質(zhì)保金比例≤10%，質(zhì)保期結(jié)束后支付）的支付時(shí)間、賬戶信息（需為公司對公賬戶）；違約責(zé)任：針對逾期交貨、逾期付款、質(zhì)量不合格等情形，約定具體違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日萬分之五支付”）或賠償范圍；爭議解決：優(yōu)先約定“向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟”，避免約定仲裁（除非客戶為長期合作且確有必要）。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對合同內(nèi)容進(jìn)行初審，重點(diǎn)核對客戶信息準(zhǔn)確性、條款與談判結(jié)果一致性，簽字確認(rèn)后提交法務(wù)審核。（二）內(nèi)部審核：多部門協(xié)同，風(fēng)險(xiǎn)把控操作步驟：法務(wù)審核（1-2個(gè)工作日）：法務(wù)專員*重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同主體資格：乙方是否為合法存續(xù)的企業(yè)（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗(yàn)），自然人需核實(shí)身份證信息；條款合法性：是否存在“霸王條款”、違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容（如“質(zhì)量爭議期間仍需支付全款”）；權(quán)責(zé)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，違約責(zé)任是否明確且不對甲方顯失公平；措辭嚴(yán)謹(jǐn)性：避免歧義表述（如“盡快”“合理時(shí)間內(nèi)”需明確具體期限）。法務(wù)審核后出具《合同審核意見表》，注明“通過”“修改后通過”或“不通過”（需說明理由）。財(cái)務(wù)審核（1個(gè)工作日）：財(cái)務(wù)專員*重點(diǎn)審核：價(jià)格與付款條款：是否符合公司定價(jià)策略，付款節(jié)點(diǎn)與交付/驗(yàn)收進(jìn)度是否匹配，質(zhì)保金比例是否合理；稅務(wù)處理：發(fā)票類型、稅率、開票時(shí)間是否符合財(cái)務(wù)規(guī)范，避免“三流不一致”（發(fā)票流、資金流、貨物流）；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：乙方付款能力評估（如新客戶要求預(yù)付款比例不低于50%），避免壞賬風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)部門修訂：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見，逐條修訂合同內(nèi)容，對無法采納的審核意見需與相關(guān)部門溝通并說明理由，修訂后再次提交法務(wù)復(fù)核（直至“通過”）。（三）客戶溝通與確認(rèn)：達(dá)成一致，留存證據(jù)操作步驟：發(fā)送合同文本：業(yè)務(wù)部門將最終審核通過的合同PDF版（加蓋公司“合同草案章”或“騎縫章”）通過郵件、傳真或公司協(xié)同平臺發(fā)送給客戶聯(lián)系人*，附《合同簽收確認(rèn)函》（模板可參考附件），注明“請于X個(gè)工作日內(nèi)反饋確認(rèn)意見”。客戶反饋處理：若客戶無異議，在《合同簽收確認(rèn)函》上簽字蓋章并回傳，視為雙方對合同內(nèi)容達(dá)成一致；若客戶提出修改意見，業(yè)務(wù)部門需評估：屬于條款表述問題的，可直接修訂；屬于價(jià)格、付款等核心條款變動(dòng)的，需重新履行內(nèi)部審批流程（法務(wù)、財(cái)務(wù)重新審核）。溝通記錄留存：所有與客戶的溝通（郵件、電話）需留存書面記錄，重要條款變更需有客戶方書面確認(rèn)（如郵件回復(fù)、蓋章的修訂頁），避免口頭約定。（四）最終審批與簽訂：權(quán)限管理，規(guī)范簽署操作步驟：權(quán)限審批：根據(jù)合同金額及公司《合同管理辦法》履行審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員審批；5萬元＜金額≤20萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理*審批；金額＞20萬元：增加分管副總審批，重大合同（如＞50萬元）需提交總經(jīng)理審批。文本準(zhǔn)備：審批通過后，業(yè)務(wù)部門打印合同文本（一式兩份或三份，根據(jù)客戶需求調(diào)整），保證打印清晰、無涂改，騎縫章加蓋完整。簽署儀式：雙方授權(quán)代表需攜帶法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時(shí)）原件，核對身份后簽字；甲方（公司方）加蓋合同專用章或公章（優(yōu)先使用合同專用章），乙方（客戶方）需加蓋公章或合同專用章（個(gè)體工商戶可加蓋公章或負(fù)責(zé)人簽字）；禁止先簽字后蓋章或蓋章后補(bǔ)簽，簽署日期需一致，且不得早于審批日期。（五）合同歸檔：專人管理，可追溯操作步驟：原件收集：簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件、附件（如技術(shù)協(xié)議、訂單）、審批文件（《合同審核意見表》、審批單）、客戶確認(rèn)材料（簽收函、修訂頁）等整理成套，移交至檔案管理員*。系統(tǒng)登記：檔案管理員在合同管理系統(tǒng)中錄入合同關(guān)鍵信息（編號、雙方主體、金額、簽訂日期、歸檔日期、存放位置），保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。存放與借閱：紙質(zhì)合同按“年份-合同編號”順序存入檔案柜，電子檔案備份至公司服務(wù)器；借閱需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后限期歸還，涉密合同需額外經(jīng)分管副總批準(zhǔn)。三、標(biāo)準(zhǔn)銷售合同模板框架（一）合同基本信息合同編號簽訂日期簽訂地點(diǎn)甲方（銷售方）名稱地址法定代表人/負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話統(tǒng)一社會信用代碼乙方（購買方）名稱地址法定代表人/負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話統(tǒng)一社會信用代碼（或身份證號）（二）合同標(biāo)的及價(jià)格序號產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)（元）金額（元）備注（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）12合計(jì)金額（大寫）合計(jì)金額（小寫）￥（三）交付與驗(yàn)收交付時(shí)間：甲方應(yīng)于______年______月______日前完成交付，乙方需提前______個(gè)工作日提供交付地址及聯(lián)系人信息。交付地點(diǎn)：________________________（如“甲方工廠地址”“乙方指定收貨地址：________”）。運(yùn)輸方式及費(fèi)用：由______方負(fù)責(zé)運(yùn)輸，運(yùn)輸費(fèi)用由______方承擔(dān)，貨物毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)自______（“交付時(shí)”“簽收時(shí)”）轉(zhuǎn)移。驗(yàn)收：乙方應(yīng)在收貨后______個(gè)工作日內(nèi)按本合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并出具書面驗(yàn)收報(bào)告；逾期未驗(yàn)收或未提出書面異議的，視為驗(yàn)收合格；驗(yàn)收不合格的，乙方應(yīng)在______個(gè)工作日內(nèi)通知甲方，甲方負(fù)責(zé)免費(fèi)更換或修復(fù)，由此產(chǎn)生的費(fèi)用由甲方承擔(dān)。（四）付款方式付款階段付款比例金額（元）付款條件付款時(shí)間預(yù)付款合同簽訂后______個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)度款交付后______個(gè)工作日內(nèi)尾款（質(zhì)保金）質(zhì)保期屆滿且無質(zhì)量問題后______個(gè)工作日內(nèi)質(zhì)保期：______個(gè)月/年（五）違約責(zé)任甲方逾期交貨的，每逾期一日，按逾期交付貨物金額的______%向乙方支付違約金，累計(jì)不超過合同總金額的______%；逾期超過______日的，乙方有權(quán)解除合同。乙方逾期付款的，每逾期一日，按逾期金額的______%向甲方支付違約金，逾期超過______日的，甲方有權(quán)暫停交付貨物。因產(chǎn)品質(zhì)量問題導(dǎo)致乙方損失的，甲方應(yīng)賠償直接損失（包括但不限于維修費(fèi)、替換貨物的價(jià)值），并承擔(dān)由此產(chǎn)生的第三方索賠。（六）爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。（七）其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式______份，甲乙雙方各執(zhí)______份，具有同等法律效力。本合同附件（如有）為本合同組成部分，與本合同具有同等法律效力。未盡事宜，雙方可簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。（八）簽署頁甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：__________________日期：______年______月______日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：__________________日期：______年______月______日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與操作提示（一）合同主體審查：避免“假章”“假主體”核驗(yàn)乙方營業(yè)執(zhí)照（企業(yè)）或身份證（自然人）信息，保證與合同名稱一致，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)是否存續(xù)、有無經(jīng)營異常；乙方為非法人組織（如合伙企業(yè)、分公司）的，需核實(shí)其授權(quán)文件，避免無權(quán)代理；禁止與自然人簽訂“掛靠”其他企業(yè)的合同，保證交易主體真實(shí)合法。（二）條款表述：避免歧義與漏洞金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息需同時(shí)使用大小寫，如“人民幣伍萬元整（￥50,000.00）”；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確具體指標(biāo)（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”），避免“合格”“優(yōu)質(zhì)”等模糊表述；違約責(zé)任需量化（如“按日萬分之五支付違約金”），避免“承擔(dān)相應(yīng)損失”等不確定表述。（三）印章管理：保證簽署效力甲方必須使用公司公章或合同專用章（優(yōu)先合同專用章），禁止使用部門章、財(cái)務(wù)章；乙方印章需與營業(yè)執(zhí)照名稱一致，若使用分公司章，需加蓋總公司公章授權(quán)；騎縫章需覆蓋合同所有頁，防止單頁抽換，騎縫章加蓋方式為：每頁側(cè)面均需有印章痕跡。（四）合同變更與解除：書面確認(rèn)是關(guān)鍵合同履行過程中如需變更（如交付時(shí)間、價(jià)格），雙方需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，嚴(yán)禁口頭約定；解除合同需符合法定或約定條件，解除通知需書面送達(dá)（如快遞簽收、郵件回