質(zhì)量管理體系自查與整改報(bào)告單一、適用場景與價(jià)值定位本工具適用于各類組織（制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、建筑業(yè)等）在質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中的內(nèi)部監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)場景。具體包括：體系內(nèi)部審核后：針對(duì)審核發(fā)覺的不符合項(xiàng)，制定整改計(jì)劃并跟蹤驗(yàn)證；管理評(píng)審前：全面梳理體系運(yùn)行的薄弱環(huán)節(jié)，保證輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性；客戶投訴或質(zhì)量事件發(fā)生后：追溯問題根源，系統(tǒng)性整改并預(yù)防再發(fā)；年度/季度體系復(fù)盤：評(píng)估質(zhì)量目標(biāo)達(dá)成情況，識(shí)別流程優(yōu)化點(diǎn)。通過標(biāo)準(zhǔn)化自查與整改流程，可實(shí)現(xiàn)“問題發(fā)覺-責(zé)任落實(shí)-措施驗(yàn)證-閉環(huán)管理”的良性循環(huán)，強(qiáng)化體系執(zhí)行力，提升質(zhì)量管理水平。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指南（一）自查準(zhǔn)備階段明確自查范圍與依據(jù)根據(jù)自查目標(biāo)（如特定條款、關(guān)鍵流程、高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)），確定自查覆蓋的部門、流程或要素（如ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的“過程運(yùn)行”“資源管理”等）；收集自查依據(jù)，包括質(zhì)量管理體系文件（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書）、法律法規(guī)要求、客戶特定要求、內(nèi)部質(zhì)量目標(biāo)等。組建自查小組由質(zhì)量管理部門牽頭，抽調(diào)具備體系知識(shí)、熟悉業(yè)務(wù)流程的人員組成小組，組長由質(zhì)量負(fù)責(zé)人或管理者代表擔(dān)任；明確組員職責(zé)：如資料審查員（檢查文件記錄完整性）、現(xiàn)場檢查員（核查流程執(zhí)行符合性）、問題記錄員（匯總問題描述）。制定自查計(jì)劃內(nèi)容包括自查時(shí)間、范圍、方法（文件查閱、現(xiàn)場觀察、員工訪談、數(shù)據(jù)追溯）、人員分工及輸出要求（如《自查問題清單》）；計(jì)劃需提前發(fā)送至受檢部門，保證其配合自查工作。（二）自查實(shí)施階段信息收集與證據(jù)記錄文件審查：抽查質(zhì)量記錄（如檢驗(yàn)報(bào)告、培訓(xùn)記錄、內(nèi)審報(bào)告、設(shè)備校準(zhǔn)證書等），檢查其完整性、規(guī)范性和可追溯性；現(xiàn)場核查：觀察關(guān)鍵工序操作、設(shè)備維護(hù)狀態(tài)、現(xiàn)場標(biāo)識(shí)、6S管理等是否符合規(guī)定；人員訪談：隨機(jī)與崗位員工交流，知曉其對(duì)質(zhì)量職責(zé)、操作規(guī)程、應(yīng)急處理程序的掌握情況；數(shù)據(jù)追溯：通過質(zhì)量數(shù)據(jù)（如產(chǎn)品合格率、客戶投訴率、過程能力指數(shù)）分析體系運(yùn)行有效性。問題識(shí)別與初步判定對(duì)自查中發(fā)覺的不符合項(xiàng)，需記錄具體問題描述（含時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員/文件、不符合事實(shí)），并對(duì)照依據(jù)條款判定“不符合”性質(zhì)（如體系性不符合、實(shí)施性不符合、效果性不符合）；對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)問題（雖未造成實(shí)際影響，但可能導(dǎo)致不符合），也應(yīng)記錄并納入整改范圍。（三）問題分類與評(píng)估將自查問題按影響程度分類，明確優(yōu)先級(jí)：嚴(yán)重問題：直接導(dǎo)致產(chǎn)品/服務(wù)不合格、客戶投訴、體系失效或違反法律法規(guī)（如關(guān)鍵工序未按規(guī)程操作、質(zhì)量記錄造假）；一般問題：對(duì)體系運(yùn)行有輕微影響，但不直接導(dǎo)致不合格（如記錄填寫不完整、標(biāo)識(shí)不規(guī)范）；改進(jìn)建議：現(xiàn)有體系可優(yōu)化的環(huán)節(jié)（如流程冗余、效率低下）。（四）整改計(jì)劃制定針對(duì)每個(gè)問題，由責(zé)任部門牽頭制定《整改計(jì)劃表》，內(nèi)容需包含：問題描述（清晰、可追溯，如“2023年10月A車間工序未按《操作規(guī)程》3.2條執(zhí)行首件檢驗(yàn)”）；整改措施（具體、可操作，如“立即停產(chǎn)返工，培訓(xùn)操作人員首件檢驗(yàn)要求，質(zhì)量部每日抽查”）；責(zé)任部門/人（明確到具體崗位，如“A車間主任*某某”）；完成時(shí)限（嚴(yán)重問題一般不超過7個(gè)工作日，一般問題不超過15個(gè)工作日）；驗(yàn)證方式（如“現(xiàn)場檢查、記錄查閱、數(shù)據(jù)驗(yàn)證”）。整改計(jì)劃需經(jīng)質(zhì)量管理部門審核、管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施。（五）整改實(shí)施與驗(yàn)證整改落實(shí)：責(zé)任部門按計(jì)劃執(zhí)行整改，保存整改過程記錄（如培訓(xùn)簽到表、返工記錄、設(shè)備維護(hù)記錄）；效果驗(yàn)證：整改完成后，由自查小組或指定驗(yàn)證人通過現(xiàn)場檢查、記錄復(fù)核等方式驗(yàn)證整改有效性，確認(rèn)問題是否徹底解決、是否引發(fā)新問題；結(jié)果反饋：驗(yàn)證結(jié)果需記錄在《整改計(jì)劃表》中，驗(yàn)證人簽字確認(rèn)；若整改未通過，需重新制定整改措施并跟蹤。（六）報(bào)告匯總與歸檔編制報(bào)告：質(zhì)量管理部門匯總自查情況、問題清單、整改計(jì)劃及驗(yàn)證結(jié)果，形成《質(zhì)量管理體系自查與整改報(bào)告單》；審批發(fā)布：報(bào)告經(jīng)管理者代表、最高管理者審批后，向各部門發(fā)布；記錄歸檔：將《自查問題清單》《整改計(jì)劃表》《整改驗(yàn)證記錄》及最終報(bào)告整理歸檔，保存期限不少于3年。三、報(bào)告單模板及填寫說明質(zhì)量管理體系自查與整改報(bào)告單基本信息報(bào)告編號(hào)QMS-2023–（按年份-部門-序號(hào)編號(hào)）自查部門/范圍（如：生產(chǎn)部、研發(fā)中心、供應(yīng)鏈管理流程）自查時(shí)間YYYY年MM月DD日-YYYY年MM月DD日自查依據(jù)（如：ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)、公司《質(zhì)量手冊(cè)》V3.0、《程序文件》）自查小組組長*某某（質(zhì)量部經(jīng)理）小組成員某某（生產(chǎn)主管）、某某（技術(shù)工程師）、*某某（質(zhì)量專員）自查發(fā)覺問題清單序號(hào)問題描述（含時(shí)間、地點(diǎn)、不符合事實(shí)）問題分類（嚴(yán)重/一般/改進(jìn)）不符合依據(jù)（條款/文件名稱）責(zé)任部門/人整改措施完成時(shí)限驗(yàn)證結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)證人驗(yàn)證時(shí)間12023年10月15日，B車間生產(chǎn)線員工*某某在焊接工序中未按《焊接作業(yè)指導(dǎo)書》要求使用溫度檢測儀，直接憑經(jīng)驗(yàn)操作。嚴(yán)重《焊接作業(yè)指導(dǎo)書》4.1條B車間/*某某1.立即停止操作，返工處理當(dāng)日產(chǎn)品；2.對(duì)*某某及班組全員重新培訓(xùn)指導(dǎo)書要求；3.車間主任每日抽查執(zhí)行情況。2023-10-20合格*某某2023-10-212質(zhì)量部《儀器設(shè)備校準(zhǔn)記錄》中，2023年Q3季度有3臺(tái)檢測設(shè)備的校準(zhǔn)日期未及時(shí)更新（記錄滯后3-5天）。一般《記錄控制程序》5.2條質(zhì)量部/*某某1.立即更新校準(zhǔn)記錄；2.建立校準(zhǔn)日期提醒臺(tái)賬，提前7天通知管理員；3.每周檢查記錄及時(shí)性。2023-10-18合格*某某2023-10-193研發(fā)部新產(chǎn)品試產(chǎn)流程中，未明確“試產(chǎn)問題反饋”的響應(yīng)時(shí)限，導(dǎo)致跨部門協(xié)作效率較低。改進(jìn)《新產(chǎn)品開發(fā)程序》6.3條研發(fā)部/*某某修訂程序文件，增加“試產(chǎn)問題需在24小時(shí)內(nèi)反饋至相關(guān)部門”條款，并組織跨部門培訓(xùn)。2023-10-25合格*某某2023-10-26整改驗(yàn)證匯總嚴(yán)重問題整改率：100%（X/X項(xiàng)）；一般問題整改率：100%（X/X項(xiàng)）；改進(jìn)措施完成率：100%（X/X項(xiàng)）；遺留問題：（如無，填寫“無”；如有，說明原因及后續(xù)計(jì)劃）報(bào)告審批自查小組組長簽字質(zhì)量負(fù)責(zé)人簽字管理者代表簽字最高管理者審批*某某*某某*某某*某某日期：YYYY年MM月DD日日期：YYYY年MM月DD日日期：YYYY年MM月DD日日期：YYYY年MM月DD日填寫說明問題描述：需客觀、具體，避免模糊表述（如“操作不規(guī)范”應(yīng)改為“未按文件條款執(zhí)行操作”）；整改措施：需體現(xiàn)“糾正（解決已發(fā)生問題）+預(yù)防（避免再發(fā)）”雙重措施，明確“5W1H”（誰、做什么、何時(shí)做、在哪做、怎么做、為何做）；驗(yàn)證結(jié)果：僅填寫“合格”或“不合格”，不合格需在“備注”欄說明原因及重新整改計(jì)劃。四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)客觀公正原則：自查過程中需以事實(shí)為依據(jù)，避免主觀臆斷或避重就輕，保證問題識(shí)別全面；閉環(huán)管理要求：所有問題必須落實(shí)整改措施并驗(yàn)證，